20. DOAG-Konferenz. Optimierung von Beschaffungsprozessen... im Vorfeld der Oracle E-Business Suite Migration bei Hofmeister & Meincke

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Werner Kirchner
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1 20. DOAG-Konferenz Optimierung von Beschaffungsprozessen... im Vorfeld der Oracle E-Business Suite Migration bei Hofmeister & Meincke Nürnberg 21. November 2007 Boris Kubicek, Hofmeister & Meincke Thomas Karle, PROMATIS

2 Agenda Optimierung von Beschaffungsprozessen im Vorfeld der E-Business-Suite-Migration 1. Vorstellung Hofmeister & Meincke 2. Ausgangssituation / Ziele 3. Instrumentarium und Vorgehensweise 4. Geschäftsprozessoptimierung Live 5. Fazit und Ausblick

3 Inhalt Porträt Produkte Ziele Geschäftsfelder der Hofmeister & Meincke- Fahrzeugteile Gruppe Fahrzeugbausysteme u. -komponenten Metall- und Kunststoffhalbzeuge

4 Inhalt Porträt Produkte Ziele 19 Standorte Hofmeister & Meincke 1 Bremen 2 Weyhe 3 Haan 4 Bremerhaven 5 Oldenburg 6 Hamburg 7 Rietz 8 Hemau 9 Böblingen Bremsenhaus Fischer 10 Frankfurt 11 Koblenz Wessel Fahrzeugteile 12 Magdeburg 13 Langenhagen 14 Braunschweig 15 Halberstadt 16 Stendal 17 Köthen 18 Leipzig Marketingowa HOF-MEI-KO 19 Praszka/Polen 9

5 Inhalt Porträt Produkte Ziele Zahlen und Fakten Gegründet 1908 Umsatz 2006 > 152 Mio. Euro 640 Mitarbeiter

6 Ausgangssituation Über Auftragspositionen pro Tag Über 300 so genannte Sonderbeschaffungen pro Tag Die gefühlte Warenverfügbarkeit bei A-D-Artikeln ist nicht ausreichend Anstehende Migration der Oracle E-Business Suite Der Prozess Sonderbeschaffung ist nicht klar geregelt und bzgl. Effizienz und Prozesskosten zu optimieren Im Rahmen des interdisziplinären Hauptgeschäftsprozesses Beschaffung sind Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten ausschließlich über die Aufbauorganisation definiert Fehlende Definition von Qualitätsstandards (Ziele) innerhalb der Beschaffung Insgesamt gewachsene Strukturen Der interdisziplinärer Hauptgeschäftsprozess der Sonderbeschaffung sowie sämtliche Prozesse im Rahmen der Disposition sind zu verbessern.

7 Ausgangssituation Systemkomponenten - Beschaffung Oracle E-Business Suite Purchasing Order Management Inventory Dispo-System Lagerverwaltungssystem

8 Ziele Disposition des gesamten Artikelportfolios unter Einhaltung konkreter Verfahrensweisen Klare Regeln für Entscheidung von Sonderbeschaffungen unter Berücksichtigung von Rendite, Kundenservice und Prozesskostenminimierung Steigerung des Kundenservice durch verbesserte Strukturen und Prozesse (intern und extern) in sämtlichen Unternehmensbereichen und Schnittstellen Der Vertrieb als treibende Kraft für sämtliche interne Dienstleister Senkung der unternehmensweiten Einzelprozesskosten Unternehmensweite Zertifizierung Vorbereitung des Oracle-Upgrades

9 Instrumentarium Ablaufmodelle Rollen / Ressourcen Geschäfts ftsprozess Organisationsmodelle Objektmodelle Geschäftsprozessmodellierung mit Income

10 Ablaufmodellierung mit Income Objektspeicher Aktivität Parallelverarbeitung Geschäftsobjekt / Ereignis (z.b. Rechnung, Eingehende Bestellung) Verfeinerte Aktivität V Synchronisation Verzweigung Verfeinerung

11 Vorgehensweise Ist-Analyse Dokumentation der Ist-Prozesse Hinterlegung von Schwachstellen, Problemen und nicht klar geregelten Teilprozessen Soll-Analyse Erstellung eines Prozessmodells bei dem Schwachstellen und Probleme beseitigt sind Definition der noch nicht klar geregelten Teilprozesse Maßnahmenkatalog Prozesslandkarte Kontextdiagramm Prozessebene Detailebene 1 Detailebene 2

12 Ist-Analyse

13 Soll-Analyse

14 Soll-Analyse

15 Fazit und Ausblick Erfassung von Problemen an den Stellen ihres Auftretens Minimierung der Gefahr wichtige Punkte bei der Migration zu vergessen oder Fehler zu portieren Gemeinsame Vision mit gemeinsamen Zielen für alle Beteiligten Sicherstellung der Einbindung einzelner Prozesse in den gesamten Unternehmensablauf Komplexe Wechselwirkungen werden beherrschbar Optimale Vorgabe für die Migration durch das formale Modell Prüfung bzgl. neuer Standardfunktionalitäten Implementierungsvorgabe für Workflows oder Zusatzentwicklungen IT-technische Anforderungen resultieren aus dem optimierten fachlichen Geschäftsprozess Unnötige Entwicklungen werden minimiert Verbesserungen im Vorfeld der Migration aufgrund organisatorischer Änderungen

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