Die Top Herausforderungen des Prozessmanagements... Dr. Lars Algermissen Digitaler Staat, und wie man sie meistert

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1 Die Top Herausforderungen des Prozessmanagements... Dr. Lars Algermissen Digitaler Staat, und wie man sie meistert

2 Die Top Herausforderungen des Prozessmanagements... Wissen mit Hilfe von Prozessmanagement für die Verwaltung erhalten" Carsten Moning, Abteilung Organisation und IT, Kreis Herford Vom Althergebrachten zum zukunftsorientierten SOLL-Prozess Prozessmodellierung mit PICTURE als Grundlage digitaler Workflows" Michael-Georg Ruttorf, Leiter Koordinationsbüro egovernment & Digitalisierung und Stefan Weiler, stellvertretender Referatsleiter Haushalt, Bundesinstitut für Berufsbildung Praktische Herausforderung bei der Etablierung eines verwaltungsweiten Prozessmanagements. Am Beispiel der Stadtverwaltung Wuppertal" Nicole Sommer, Projekt- und Prozessmanagerin, Stadt Wuppertal Dr. Lars Algermissen Digitaler Staat, und wie man sie meistert

3 Ihre Spezialisten für Organisationsgestaltung und Prozessmanagement im öffentlichen Sektor

4 Ihre Spezialisten für Organisationsgestaltung und Prozessmanagement im öffentlichen Sektor 2008 Gründung in Münster 250+ Projekte 36 Mitarbeiter 300+ Kunden Prozessmanagement. Einfach. Machen. Unser Motto Mittelständisch, unabhängig, inhabergeführt Unser Profil Alles aus einer Hand Unser Portfolio

5 Willkommen in bester Gesellschaft wir betreuen über 300 Kunden im öffentlichen Sektor in Deutschland Bund Länder Städte & Gemeinden Kreise Hochschulen & Forschungseinr. Kammern & Verbände Kirchen & Sozialeinrichtungen Softwarehersteller & IT-Dienstleister Energie & Versorgung Gesundheitswesen 5

6 Die Top 5 Herausforderungen des Prozessmanagements und wie man sie meistert Prozessmanagement - Warum und Wozu? Wir haben kein Konzept Wir haben keine Leute Wir haben kein Geld Top 5-Herausforderungen. Unsere Führung steht nicht dahinter Unsere Mitarbeiter ziehen nicht mit Und was jetzt? /// 6

7 Wir machen Prozessmanagement

8 Es gibt viele Themen, Projekte und Probleme, zu denen Prozessmanagement einen Lösungsbeitrag leisten kann was ist Ihr Thema? Strategische Themen der Organisationsentwicklung Demografischer Wandel & Wissensmanagement Haushaltskonsolidierung Qualitätsmanagement Risikomanagement & IKS Verwaltungsübergreifende Kooperation Digitalisierung & E-Government Strategieentwicklung für Digitalisierung/ E-Government Umsetzung OZG Potenzialanalyse, Priorisierung & Umsetzung Einführung der E-Akte & E-Vorgangsbearbeitung Einführung von Online-Verfahren & Bürgerportalen IT-Anforderungsmanagement & Softwareauswahl Organisationsgestaltung Durchführung von Organisationsuntersuchungen Aufgabenkritik & Einführung neuer Prozesse Abbau von Überlastungsanzeigen Optimierung einzelner Prozesse nach Zeit, Kosten, Qualität Einführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses Stellenorganisation Stellenbeschreibungen Stellenbewertungen Stellenbemessungen & Personalbedarfsermittlungen Gestaltung von Aufgabengliederungsplänen & Dienstanweisungen Klärung von Rollen und Zuständigkeiten 8

9 Die Top 5 Herausforderungen des Prozessmanagements und wie man sie meistert Prozessmanagement - Warum und Wozu? Wir haben kein Konzept Wir haben keine Leute Wir haben kein Geld Unsere Führung steht nicht dahinter Unsere Mitarbeiter ziehen nicht mit Und was jetzt? /// 9

10 Am Anfang stehen viele Fragen... Wer soll s machen? Wohin wollen wir? Welche Werkzeuge setzen wir ein? Was kostet das alles? Was ist unser Thema? Was bringt das überhaupt?

11 Unsere Lösung: PROMPT - Die Prozessmanagement-Potenzialanalyse

12 Wo wollen wir hin? Wer ist wir? Wie gehen wir vor? Welche Hilfsmittel können wir nutzen? Wo stehen wir?

13 Die Prozessmanagement-Potenzialanalyse Wozu ist das gut? Was besprechen wir? Sie stellen mit unserer Hilfe fest, wo Sie stehen in welchen Themen- und Handlungsfeldern welche Potenziale bestehen und wie Sie dort hinkommen Strategie & Ziele Verwaltungskultur Erfahrungen mit Prozessoptimierung Organisation & Personalwesen IT-Infrastruktur Methoden, Werkzeuge, Standards Dokumentation & Wissen 13

14 Gehen Sie Ihren Weg motiviert und zielgerichtet

15 Die Top 5 Herausforderungen des Prozessmanagements und wie man sie meistert Prozessmanagement - Warum und Wozu? Wir haben kein Konzept Wir haben keine Leute Wir haben kein Geld Unsere Führung steht nicht dahinter Unsere Mitarbeiter ziehen nicht mit Und was jetzt? /// 15

16 ???? Doch wer soll das alles machen?

17 Prozessmanagement ist eine Daueraufgabe Prozessmanagement macht man nicht nebenbei Prozessmanagement erfordert Ressourcen

18 Menschen schaffen Erfolge Ein Prozessmanager an zentraler Stelle ist erforderlich, um das Thema zu tragen

19 Lösung: Wir helfen Ihnen dabei, einen qualifizierten Prozessmanager einzusetzen Anforderungsprofil und Ressourcenbedarf feststellen Folgt aus Potenzialanalyse Üblich: Mindestens 0,3-0,5 VZÄ, optimal Gesamtkapazität 1 VZÄ (incl. Vertretung) Stabsfunktion, angedockt an Mitglied der Verwaltungsleitung Stelle schaffen & besetzen Nutzen der Stelle darstellen Stellenbeschreibung und Stellenausschreibung erstellen Unterstützung bei der Auswahl Stelle schaffen & besetzen Fähigkeiten vermitteln (Methodik, Moderation, Interviewtechniken, Schaffung von Akzeptanz, ) Hilfsmittel bereitstellen (Software, Checklisten, Präsentationen, Leitungsvorlagen, Leitfäden, Beispielprozesse ) Alternativ: Wir stellen Ihnen einen externen Prozessmanager Abbildung als Serviceleistung mit Laufzeit Flexibel: Keine Stelle erforderlich, Person ist bereits spezialisierter Prozessmanager Effektiv: Erfahrung aus anderen Verwaltungen, externe Perspektive, anderes Standing im Haus bearbeiten 19

20 Ergebnis: ein(e) Prozessmanager(in) mit passenden Fähigkeiten in ausreichender Kapazität

21 Die Top 5 Herausforderungen des Prozessmanagements und wie man sie meistert Prozessmanagement - Warum und Wozu? Wir haben kein Konzept Wir haben keine Leute Wir haben kein Geld Unsere Führung steht nicht dahinter Unsere Mitarbeiter ziehen nicht mit Und was jetzt? /// 21

22 Kein Geld? oder kein Nutzen?

23 Beispiel Quantitativ: Einführung Online Antragswesen 23

24 Beispiel Quantitativ: Einführung Online Antragswesen 24

25 Wenn der Nutzen klar ist, findet sich auch Geld

26 Die Top 5 Herausforderungen des Prozessmanagements und wie man sie meistert Prozessmanagement - Warum und Wozu? Wir haben kein Konzept Wir haben keine Leute Wir haben kein Geld Unsere Führung steht nicht dahinter Unsere Mitarbeiter ziehen nicht mit Und was jetzt? /// 26

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28 Ich will planen, priorisieren steuern Und das Ganze leicht verdaulich Ich will meine Probleme lösen Die Führungskraft im Fachbereich Die Vorstellungen des Organisationsbereichs

29 Lösung: Schaffen Sie ein zentrales Prozessregister als Werkzeug für die Führung Wer ist wofür zuständig? Welche Aufgaben gibt es in meinem Bereich? 29

30 Beispiel: Nutzung eines Prozessregisters zur Priorisierung im E-Government-Projekt Strukturierte Prozesse Prozessregister Mit einer Fallzahl > p.a. Aus den Bereichen Meldung/ Anzeige Anzahl Prozesse

31 Das Prozessregister liefert Daten für unterschiedliche Arten von Auswertungen, die der Priorisierung und Steuerung dienen 31

32 Für die Potenziale einer E-Akte haben wir spezifische Auswertungen vorgesehen 32

33 Vorgehen zum Aufbau in einem Organisationsbereich Aufsetzen einer PICTURE-Prozessplattform leeres Register Anpassung der Kriterien für Beschreibung und Steuerung konfiguriertes Register Befüllung des Registers mit vorhandenen Prozesskatalogen vor befülltes Register Vervollständigung und QS durch FK der mittleren Ebene verwendbares Register Verwendung des Registers als Führungsinstrument nützliches Register Aufwand pro Führungskraft (mittlere Ebene) Einmalig Workshop/Interview Ggf. einmalig Nacharbeit (durch Mitarbeiter) Regelmäßig ( jährlich oder halbjährlich) Aktualisierung 3-4 h 3-4 h 2-3 h

34 Bieten Sie Mehrwerte für die Führungskräfte

35 dann ziehen diese auch mit.

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37 Wozu soll das gut sein? Das bringt mir nichts! Das ist ja total kompliziert! Da habe ich keine Zeit für!

38 Für manche Dinge braucht es kein Akzeptanzmanagement

39 24 Bausteine machen Prozessbeschreibungen verständlich, konsistent und auswertbar Informationsflüsse Medienwechsel Bearbeitungsunterbrechung Dokument entgegennehmen Dokument versenden Inhaltliche Verwaltungsarbeit Prozessbausteine Daten in EDV übernehmen Drucken Datenträger bespielen Verschriftlichung / Dokumentation Berechnung durchführen Scannen Kopieren Dokument erstellen Dokument bearbeiten Formell prüfen Inhaltliche Prüfung/ Entscheidung treffen Informationsbeschaffung und Koordination Dokument aussondern Vorgang registrieren Ein-/Auszahlung durchführen Dokument/ Information sichten Recherche durchführen Rückfrage durchführen Dokument unterschreiben Vorgang zu den Akten Arbeitsort wechseln Spezielle Tätigkeit durchführen Beratung durchführen Absprache/Vereinbarung treffen

40 Mit nur 24 verschiedenen Bausteinen bilden Sie alle Ihre Prozesse ab 60 Modellierungskarten aus hochwertigem Kunststoff unterstützen Sie beim ersten Brainstorming und in Workshops bzw. Schulungen Die wiederbeschreibbaren Karten geben Gestaltungsmöglichkeiten für unterschiedliche Prozess-Attribute Modellieren und Reorganisieren Sie tägliche Abläufe, um Prozesse sichtbar und besser zu machen Das Methoden-Poster liefert als Ergänzung einen Gesamtüberblick über alle 24 Bausteine

41 Optimal für Digitalisierungskonzepte in der Tiefe Optimal für Wissensmanagement & KVP in der Breite (überführbar in BPMN)

42 Das ergibt Sinn! Endlich passiert was! Das nützt auch mir! Das ist ja relativ einfach!

43 Die Top 5 Herausforderungen des Prozessmanagements und wie man sie meistert Prozessmanagement - Warum und Wozu? Wir haben kein Konzept Wir haben keine Leute Wir haben kein Geld Unsere Führung steht nicht dahinter Unsere Mitarbeiter ziehen nicht mit Und was jetzt? /// 43

44 Die Top 5 Herausforderungen des Prozessmanagements und wie man sie meistert 1 Wir haben ein Treiberthema für Prozessmanagement 2 Wir haben Konzept 3 Wir haben die passenden Leute 4 Wir haben die notwendigen Mittel 5 Unsere Führung steht dahinter 6 Unsere Mitarbeiter ziehen mit

45 Prozessmanagement.Einfach.Machen.

46 Die Top Herausforderungen des Prozessmanagements... Wissen mit Hilfe von Prozessmanagement für die Verwaltung erhalten" Carsten Moning, Abteilung Organisation und IT, Kreis Herford Vom Althergebrachten zum zukunftsorientierten SOLL-Prozess Prozessmodellierung mit PICTURE als Grundlage digitaler Workflows" Michael-Georg Ruttorf, Leiter Koordinationsbüro egovernment & Digitalisierung und Stefan Weiler, stellvertretender Referatsleiter Haushalt, Bundesinstitut für Berufsbildung Praktische Herausforderung bei der Etablierung eines verwaltungsweiten Prozessmanagements. Am Beispiel der Stadtverwaltung Wuppertal" Nicole Sommer, Projekt- und Prozessmanagerin, Stadt Wuppertal Dr. Lars Algermissen Digitaler Staat, und wie man sie meistert

47 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.und bis gleich am Stand +49 (0) algermissen@picture-gmbh.de +49 (0)

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