Prozessmodellierung mit PICTURE und der EPK Übung und Vergleich

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Gitta Baumann
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1 Prozessmodellierung mit PICTURE und der EPK Übung und Vergleich Anwendungssysteme 3. Juli 2008

2 Agenda Übung Prozessverbesserung Kurze Wiederholung PICTURE Prozessmodellierung mit EPK und PICTURE 1

3 Übung Prozessverbesserung Übung läuft seit Dienstag Bearbeitungszeitraum: Bis zum :59 Zugangsdaten sollten per Mail zugestellt worden sein Bei Problemen oder Fragen an an verbesserung.de wenden 2

4 Agenda Übung Prozessverbesserung Kurze Wiederholung PICTURE Prozessmodellierung mit EPK und PICTURE 3

5 Architektur der Modellierungstechnik Organisationssicht Wer führt etwas aus? Organisationseinheiten Stellenarten Stellen Mitarbeiter wird durchgeführt von Geschäftsobjektsicht Was wird verarbeitet/produziert? Dokumenttypen Dokumente Informationen Materielle Objekte Input Output Prozesssicht Was wird wie ausgeführt? Prozesse Teilprozesse Prozessbausteine Attribute Varianten Ressourcensicht Womit wird etwas ausgeführt? Ressourcentypen Ressourcen nutzt/benötigt 4

6 Prozesssicht Was wird wie ausgeführt? Prozess Teilprozess I Bezeichnung Prozessbaustein Prozessbaustein Teilprozess II Variante A Variante B Elementtypen der Prozesssicht Prozess Atomar (ganz oder gar nicht) vom Kunden in Anspruch genommen Grundlage: Produktbücher der Verwaltungen Außen- (Kernprozess) oder Innenbezug (Supportprozess) Teilprozess Spezifisch für einen Prozess (keine Wiederverwendung) Grundsätzlich innerhalb einer Organisationseinheit (z. B. Sachgebiet) Teilprozessvariante Relevante Unterschiede in den verwendeten Bausteinen mit wahrnehmbarer Fallzahl Prozessbaustein Kapselt den Aktivitätstyp Angereichert um verschiedene Attribute Grundsätzlich sequenzielle Kette 5

7 Prozessbausteinset Bezeichnung Attribute Konfiguration Operationalisierung Beschreibung Beziehungstypen Organisationsmodell Geschäftsobjektmodell Ressourcenmodell Typ des Bausteins Konzept des Prozessbausteins Anzahl der Typen festgelegt (Prozessbausteinset) Auswertbare Semantik Eindeutiges Symbol zugeordnet Freier Kurzbezeichner Freies Vokabular/Erhöht Lesbarkeit Bedeutung offen Attributtypen Konfigurationsattribute Festgelegte Semantik/Verfeinert Bausteine Operationalisierungsattribute Bewertbarkeit/Messbarkeit von Modellaussagen Beschreibungsattribute t Freie Ergänzung, wie z. B. Kommentare und Hinweise Beziehungstypen Organisation (intern/extern) Geschäftsobjekte Ressourcen 6

8 Prozessbausteinset Kommunalverwaltung okument/information entgegennehmen Bausteinset und Attribute sind anpassbar Bausteinset und Verschriftlichung und Dokumentation Informationsflüsse und Beteiligungen Neues Dokument/ Information erstellen Dokument/ Information Dokument/ Information Dokument/ Information Do Neues Dokument/ nformation erstellen okument/information bearbeiten okument/information weiterleiten bearbeiten entgegennehmen weiterleiten Erfassen/ Registrieren fassen/registrieren ument/information geht aus In Do Do Bearbeitung unterbrechen/warten t Dokument/ Information geht aus ung kument archivieren Bearbeitung terbrechen/warten Inhaltliche h Verwaltungsarbeit Dokument archivieren i g elen Inhaltliche Prüfu Erf Dok unt Dok Inhaltliche Prüfung Prozessbausteinset Kommunalverwaltung Datenträger bespielen Daten in die EDV übertragen Formelle Prüfun Datenträger bespie Formelle Prüfung Berechnung durchführen Medienwechsel ng en Berechnung durchführen Informationsbeschaffung und Koordination Drucken Drucken Daten in die EDV übetragen Recherche durchführen Rückfrage durchführ Auszahlung durchführen Recherche durchführen Rückfrage durchführen Dokument/Informationn sichten Beratung durchführen Kassieren/Einzahlun entgegennehmen Auszahlung durchführen Kassieren/ Einzahlung entgegennehmen Scannen Dokument vervielfältigen/kopieren Scannen Absprache/ Vereinbarung treffen Dokument vervielfältigen/kopieren Ortswechsel durchführen Dokument/ Information sichten Beratung durchführen Absprache/ Vereinbarung treffen Bearbeitungsort wechseln 7

9 Agenda Übung Prozessverbesserung Kurze Wiederholung PICTURE Prozessmodellierung mit EPK und PICTURE 8

10 Antrag ist per Post eingegangen Antrag ist persönlich eingegangen EPK Unterlagen auf Vollständigkeit 1/3 prüfen Unterlagen sind vollständig Ausweis oder Pass Unterlagen sind nicht vollständig Ausweis oder Pass Fahrzeugschein Fahrzeugschein Fahrzeug- schein Anspruchsvoraussetzungen prüfen 20% Anspruchsvoraussetzungen sind nicht erfüllt 80% Anspruchsvoraussetzungen sind erfüllt Antrag auf Antragsdaten in die EDV übernehmen MESO Antragsdaten sind übernommen drucken HP Laserjet erstellen MS Word ist gedruckt ist erstellt erstellen drucken HP Laserjet 2/3 ist erstellt Zahlungsart bestimmen MESO ist gedruckt Zustellungsart für Bescheid 3/3 ermitteln Zahlungsart ist "bar" Zahlungsart ist "Überweisung" Zahlungseingang ist bestätigt Zustellungsart ist "persönlich" Zustellungsart ist "postalisch" Zahlung kassieren versenden aushändigen Zahlung ist kassiert ist zugestellt ausgehändigt aushändigen 9

11 Antrag ist per Post eingegangen gg g Antrag ist persönlich eingegangen EPK 1/3 Fahrzeug- schein Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen Ausweis oder Pass Ausweis oder Pass Unterlagen sind vollständig Unterlagen sind nicht vollständig Anspruchsvoraussetzungen prüfen 80% Fahrzeugschein Fahrzeugschein Anspruchs- voraus- setzungen sind erfüllt 20% Anspruchs- voraus- setzungen sind nicht erfüllt 10

12 EPK 2/3 11

13 EPK 3/3 12

14 PICTURE Formelle Prüfung Dokument / Information geht ein 1/3 Drucken Drucken Dateneingabe in die EDV Neues Dokument / Information erstellen Inhaltliche Prüfung Hinweis: Diese Lösung spiegelt nicht 1:1 die 2/3 3/3 spiegelt nicht 1:1 die PICTURE-Notation wieder sondern ist zu Kassieren / Ein-zahlung entgegen nehmen Neues Dokument / Information erstellen Dokument / Information geht aus Übungs- und Vergleichszwecken abstrahiert. Dokument / Information geht aus 13

15 PICTURE 1/3 Inhaltliche Prüfung Formelle Prüfung Dokument / Information geht ein 14

16 genehmigen PICTURE 2/3 Antragsdaten in EDV übernehmen Benutzte Software MESO drucken Benutztes Gerät HP Laserjet Bewohner- parkausweis erstellen Jahresgebühr kassieren Benutzte Software Meso Zahlungsweisen Bar Überweisung geht aus Voraussetzung Zahlungseingang Ausgangskanäle Persönlich 15

17 PICTURE 3/3 verweigern erstellen Benutzte Software Microsoft Word drucken Benutztes Gerät HP Laserjet Ablehnungs- bescheid geht aus Ausgangskanäle Persönlich Brief 16

18 Antrag ist per Post eingegangen Antrag ist persönlich eingegangen Vergleich Dokument / Inform mation geht ein Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen Fahrzeug- schein Ausweis oder Pass Formelle Prüfung Ausweis oder Pass Fahrzeugschein Fahrzeugschein Unterlagen sind vollständig Anspruchsvoraussetzungen prüfen Unterlagen sind nicht vollständig 20% Anspruchsvoraussetzungen sind nicht erfüllt Inhaltliche Prüfung 80% Anspruchsvoraussetzungen sind erfüllt Antrag auf Antragsdaten in die EDV übernehmen MESO Antragsdaten sind übernommen drucken HP Laserjet erstellen MS Word Date neingabe in die EDV Neues Dokument / Informat tion erstellen ist gedruckt erstellen ist erstellt drucken HP Laserjet ist erstellt ist gedruckt Drucken Drucken Zahlungsart bestimmen MESO Zustellungsart für Bescheid ermitteln Neues Dokument / Information erstellen Dokument / Information geht aus Zahlungsart ist "bar" Zahlungsart ist "Überweisung" Zahlungseingang ist bestätigt Zustellungsart ist "persönlich" Zustellungsart ist "postalisch" Kassier ren / Ein-zahlung entg gegen nehmen Zahlung kassieren Zahlung ist kassiert ist zugestellt versenden aushändigen Dokument / Information geht aus aushändigen ausgehändigt 17

19 Vergleich 1/3 Antrag ist per Post eingegangen Antrag ist persönlich eingegangen Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen Fahrzeugschein Ausweis oder Pass Dokumen nt / Information ge eht ein ng Ausweis oder Pass Unterlagen sind vollständig Unterlagen sind nicht vollständig Formelle Prüfu Fahrzeugschein Fahrzeugschein Anspruchsvoraussetzungen prüfen Inhaltliche Prüfung 80% Anspruchsvoraussetzungen sind erfüllt 20% Anspruchsvoraussetzungen sind nicht erfüllt 18

20 Vergleich 2/3 genehmigen Antragsdaten in EDV übernehmen Benutzte Software MESO drucken Benutztes Gerät HP Laserjet Bewohner- parkausweis erstellen Jahresgebühr kassieren Benutzte Software Meso Zahlungsweisen Bar Überweisung geht aus Voraussetzung Zahlungseingang Ausgangskanäle Persönlich 19

21 Vergleich 3/3 verweigern erstellen Benutzte Software Microsoft Word drucken Benutztes Gerät HP Laserjet geht aus Ausgangskanäle Persönlich Brief 20

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