Business Process Weakness Analysis in Public Administrations

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1 Business Process Weakness Analysis in Public Administrations European Research Center for Information Systems

2 Motivation Prozessanalyse in Öffentlichen Verwaltungen Prozesse sind zentraler Gestaltungsgegenstand in ÖV, spezielle im Kontext von egovernment Fokus egovernment: Einsatz von IT zur Prozessverbesserung Erfordert Analyse zur Identifikation geeigneter Prozesse Prozessmodelle bilden Informationsgrundlage für Analyse Aber: Analyse wird hauptsächlich manuell durchgeführt Ziel des Beitrags Unterstützung der Analyse durch musterbasierten Ansatz zur Schwachstellenidentifikation 1

3 Motivation Stand der Forschung zur Prozessanalyse-Techniken Fokus auf Modell- Discovery, Validierung, Pflege, Simulation Oft nur anwendbar für formale Modellierungsmethoden (Petri-Netze) Keine direkte Unterstützung der Aufdeckung von Schwachstellen Praktische Situation der Prozessanalyse ation mit generischen Modellierungsmethoden (z.b. EPK, BPMN) Relevante Informationen in Domänensprache, nicht in Modellierungselemente Manuelle Analyse, Zeit- und kostenintensiv, abhängig von Fähigkeiten des Analysten Modellierungssprachenelement (Funktion) Antrag prüfen Anwendung der semantischen bausteinbasierten Modellierungssprache PICTURE Domänensprachliche Aussagen 2

4 PICTURE-Idee Prozessbaustein-Typen integrieren domänensprachliche Ausdrücke in Modellierungssprachelemente Attribute Zusätzlich individuelles Attribut-Set für jeden Bausteintyp Dokuent entgegennehmen Gewerbeanmeld. Gewerbeanmeldung entgegennehmen Kanal: Persönlich = 50% Post = 50% Vorteile im Hinblick auf Prozessanalyse Eingeschränkte Freiheitsgrade für Modellierer Fixes Abstraktionsniveau Weniger Analysekonflikte (z.b. Synonymkonflikte, Abstraktionskonflikte) Domänensemantik in Prozessbausteinen integriert Information besser zugänglich für eine (halb-)automatische Analyse 3

5 Prozessschwachstellen in der ÖV Eigenschaften von Prozessschwachstellen in der ÖV Schwachstelle: (Gruppe von) Aktivität(en), die in bestimmter Hinsicht verbesserungsfähig ist (geringere Bearbeitungszeit, weniger Ressourcenverbrauch) Verbesserung erzielbar durch Reorganisationsmaßnahmen (Einführung von IT, Reorganisation der Aktivitäten) Grund für Schwachstellen ist meist Informationsverarbeitung, nicht spezifische Prozessaufgabe Schwachstellen über verschiedene Prozesse hinweg ähnlich 4

6 Arten von Prozessschwachstellen Medienbrüche Wechsel des informationstragenden Mediums während eines Prozesses Mögliche Probleme Zusätzlicher manueller Arbeitsaufwand Fehler bei der Datenübertragung Informationsdefizite Fehlende Informationen verhindern weitere Prozessausführung Mögliche Probleme Aufwand für Suche erforderlicher Informationen Ggf. Koordination mit Dritten Prozessinstanz stoppt für unbestimmte Zeit 5

7 Arten von Prozessschwachstellen Automatisierungspotenziale Standardisierte, manuelle Tätigkeiten, die mit IT unterstützt oder automatisiert werden können Mögliche Probleme Unnötiger manueller Arbeitsaufwand Arbeit nicht standardisiert, Bearbeitungsfehler Organisationsbrüche Mehrere Organisationseinheiten an der Prozessdurchführung beteiligt Mögliche Probleme Transport- und Liegezeiten an Schnittstellen Doppelarbeiten Koordinationsaufwand 6

8 Musterbasierte Schwachstellenanalyse Analyseidee Formalisierung von Prozessschwachstellen als Muster Suche der Muster in Prozessmodellen Treffer = Schwachstelle Konzept eines Muster Formalisierung der Eigenschaften konzeptioneller Modelle Beschreibung sich wiederholende Strukturen von Modellelementen Basieren auf PICTURE-Elementen Über viele Prozesse hinweg nutzbar 7

9 Elemente eines Schwachstellenmusters Elemente von Schwachstellenmustern Erforderlicher Prozessbaustein Muss für Muster-Treffer im Prozess auftreten Wildcard Erlaubt das Überspringen von Prozessbausteinen im Modell Berechnung Drucken Dok A Attributbedingung Wildcard Bedingung bzgl. eines Attributs Parameterbedingung Bedingung bzgl. der an Prozessbausteinen annotierten Modellierungsobjekte Erlaubt Spezifikationen, dass Prozessbausteine auf gleichen/unterschiedlichen Objekten arbeiten, ohne Objekte explizit anzugeben Kanal: elektronisch < 100% Dok A 8

10 Medienbrüche Schwachstellen-Muster Scannen Berechnung Drucken Dateneingabe in die EDV Information drucken Information drucken Manuelle Datenübertragung Kanal: Elektronisch < 100% Kanal: Elektronisch < 100% Emfänger = Intern/Behörde Kanal: Elektronisch < 100% Nicht-elektronisches Senden Nicht-elektronische internes Senden Nicht-elektronisches Empfangen Conditions Kanal: Elektronisch < 100% Dok A Berechnung Drucken Dok A Wildcard Wildcard Dateneingabe in die EDV Dok A Nicht elektronisches Empfangen mit manueller Datenübertragung Drucken für nichtelektronisches Senden Kanal: Elektronisch < 100% Conditions Dok A 9

11 Schwachstellenmuster Informationsdefizite Organisationsbrüche Recherche Inhaltliche Prüfung Orga-Einheit Organisations -einheit X Recherche Berechnung sichten Unproduktive Aktivität Orga-Einheit Organisations -einheit Y Rückfrage Rückfrage Organisationsbruch Rückfrage Prüfung führt zu Rückfrage Empfänger = Extern Conditions Formelle Prüfung Gegenstand = Vollständigkeit Ergebnis negativ > 30% nachgefordert > 0% Wildcard Vollständigkeitsprüfung verursacht ennachforderung Beratung Kanal: Telefon > 0% OR Persönlich > 0% Empfänger = Bürger anforderung verursacht Beratungsbedarf 10

12 Schwachstellen-Muster Automatisierungspotenziale Information empfangen Nicht-elektronisches Fax Kanal: Fax > 0% Berechnung Manuelle Berechnung Software!= Fachverfahren Recherche Bediungungen Elekronischer Zugriff < 100% Gesuchte Information = Rechtsinformation Problematischer Zugang zu Rechtsinformation Information erstellen Software!= Fachverfahren enerstellung ohne Fachverfahren Kanal: Fax > 0% Inhaltliche Prüfung Rechtsgrundlage!= NULL Nicht-elektronisches Fax Information archivieren Software!= Fachverfahren Archivierung ohne Fachverfahren Problematischer Zugang zu Rechtsinformation 11

13 Bewertung von Schwachstellen Muster-Kennzahl Berechnet auf Basis der Attribute identifizierter Modellelemente Bsp.: Druckseiten pro Jahr = gedruckte Seiten x Prozess-Fallzahl pro Jahr Einspar-Rate Mögliche Einsparung durch Reorganisationsmaßnahme pro Kennzahleinheit Bsp. DMS-Einführung: 0,02 /Seite = 0,04 Druckkosten/Seite x 50% Wirksamkeit Reorganisationsmaßnahme Berechnung Wildcard Drucken Kanal: elektronisch < 100% Empfänger: Intern Dok A Dok A Drucken für internes Senden 12

14 Prozesslandschaft modellieren Vorgehensmodell Relevante Schwachstellen auswählen Schwachstellen-Muster kofigurieren Mustersuche Ergebnisse verifizieren Verbesserungspotenzial bewerten 13

15 Fazit Vorstellung eines Ansatzes zur Identifikation von Schwachstellen in PICTURE Prozessmodellen Konkretes Set von Mustern für die öffentliche Verwaltung Evaluationsergebnisse bestätigen Anwendbarkeit Aber: Treffer sind nur Schwachstellenkandidaten 14

16 Kontakt European Research Center for Information Systems (ERCIS), University of Münster Leonardo Campus Münster Germany 15

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