IT und Prozessmanagement Der Abstimmungsprozess zwischen Organisation und IT. Markus Bodemann Erzbischöfliches Generalvikariat, Paderborn

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1 IT und Prozessmanagement Der Abstimmungsprozess zwischen Organisation und IT Markus Bodemann Erzbischöfliches Generalvikariat, Paderborn

2 2 Markus Bodemann IT Gliederung Aktuelle Situation in der IT in der öffentlichen Verwaltung/ Hochschulbereich Herausforderungen der IT grundsätzlich Herausforderung der Orga und IT im ÖD Exemplarische Vorstellung des Aufbaus und der Möglichkeiten Fazit und Ausblick

3 3 Markus Bodemann IT Kurzvorstellung: Markus Bodemann (Dipl.-Volkswirt und Dipl.-Wirtschaftsjurist (FH)) Assistent der GF in einem mittelständischem Unternehmen (PB) FB-Leiter in einem kommunalen Rechenzentrum / Umstellung auf NKF in NRW Abteilungsleiter in einem kommunalen Rechenzentrum / u.a. Optimierung Projektmanager für Finanzwesen (PB)

4 4 Aktuelle Situation in der IT im öffentlichen Bereich / Hochschulbereich Ablösung individueller Programmierung im Großrechner-Umfeld durch Standardlösung auf Client-Server bzw. web-basis ggf. mit ThinClients Beschaffung zentral/dezentral Fehlende mittelfristige IT-Strategie Bereitstellung von zunehmenden Daten (Anzahl, Komplexität und Verfahren) Komplexität der Auswertungen Redundanz der Daten

5 5 Herausforderung der IT grundsätzlich IT schafft Informationserfassung, Verarbeitung, Speicherung und Auswertung Organisation schafft Regelwerke und Wege als Dienstleister für den Geschäftsbetrieb Einsatz von IT muss Mehrwert erreichen; IT- Einsatz darf nicht zum Selbstzweck werden Von IT wird oft Mini-Max- Prinzip erwartet

6 6 Herausforderung der Orga und IT im ÖB/ ÖB zunehmende und komplexere Aufgaben Zusammenfassung von Aufgaben Stellenabbau Finanzielle Ausstattung Formal-juristisches Regelwerk vs. Digitalisierung von Vorgängen Paradigmenwechsel im Rechnungswesen Vergleiche und Vergleichbarkeit mit Privatunternehmen

7 7 Herausforderung der Orga und IT im ÖB/ ÖB Formerfordernisse vs. Workflows Unterschrift vs. Signatur Name/Passwort als konkludenter Unterschriftsersatz Grundsätzlich Unterschrift/Paraphierung als Unterschriftsersatz Spannungsfeld Datenschutz und moderne Technologie (Messbarkeit von Arbeitsleistung/ Cloud usw.)

8 8 Herausforderung der Orga und IT im ÖB/ ÖB Ständige Veränderung von Prozessen und Dienstleistungen Effektivere Durchführung von Pflichtaufgaben Umfang und Qualität der Daten/Datenvorhaltung Kosten der IT im Vergleich zu einem quantifizierbaren Mehrwert Konfliktäre Software- und Hardware Unklare Aufgabenverteilung Eigendynamik / Abweichend von Strategie Insellösungen

9 9 Markus Bodemann IT Eindimensionaler Ablauf einer Verarbeitung einer Eingangsrechnung Bearbeitung/ sachliche und und rechn. rechn. Richtigkeit Eingangs -- rechnung Freigabe/ Zahlbar- machung- IT-unterstütztes Verwaltungshandeln

10 10 Zeitliche Ebene: -Berücksichtigung Fristen -Alarmfunktionen -Rückholung und Sperrung Funktionale Ebene: -Delegation von Verantwortung -Übernahme der Verantwortung -Verknüpfung u.a. zum Finanzwesen Markus Bodemann IT Persönliche Ebene: a) Berücksichtigung Krankheit b) Abwesenheit c) Vertreterregelungen Eingangs -- rechnung IT-unterstütztes Verwaltungshandeln

11 11 Markus Bodemann IT Fundraising Adressverwaltung Forschungsarchiv Kurzzeit/Langzeit Zeiterfassung Inventarisierung Rechnungswesen Intern/extern Personalabrechnung Anlagenbuchhaltung Raumverwaltung

12 12 Fazit und Ausblick IT-Einsatz kann effizient nur vorherbestimmte Prozesse abbilden Prozesse sind daher vorher zu analysieren und auf Effektivität und Effizienz zu prüfen Anpassungen in der Ablauforganisation sind unumgänglich Prozesse sind in einer ganzheitlichen Sicht aufeinander abzustimmen (Module) Abbildung der Prozesse

13 Fazit und Ausblick Festlegung, welche Daten mit welchen Verfahren zu welchem Zweck in welchem Zeitraum für welchen Adressatenkreis bereitgestellt werden sollen Feststellung und Festlegung der DB und Datenformate, um wechselseitige Auswertungen möglich zu machen

14 14 Fazit und Ausblick IT nutzbar machen Organisation als Transport von Informationen zur Entscheidungsfindung Reduktion von Doppelerfassung und pflege Abgestimmte IT-Struktur über alle Abteilungen Wille der Führung, Anpassungen zu beauftragen und eingeschlagene Wege für Optimierungen zu verlassen..