Risikomanagement und IKS für Gemeinden. Pascal Oechslin

Transkript

1 Risikomanagement und IKS für Gemeinden Pascal Oechslin Präsentation vom 1. Dezember 2016

2 Gründung 1. Mai 1960 in Schwyz Rechtsform Inhabergeführte Kommanditgesellschaft Anzahl Mitarbeitende 130 (davon 90 in der Schweiz) Niederlassungen in der Schweiz Schwyz, Pfäffikon, Zug, Altdorf, Brig

3 Agenda 1. Einführung in Projektorganisation und -ablauf 2. Mattig RiskME (direkt im Tool) 3. Mattig IKS (direkt im Tool) 4. Erfolgsfaktoren und Erfahrung aus der Praxis 5. Abschluss / Fragen

4 Einführung Projektorganisation Gemeinderat Risiko- Kommitee Risk-/ IKS-Manager Externer Riskund IKS-Coach Risiko- und Kontrollverantwortlicher Risiko- und Kontrollverantwortlicher Risiko- und Kontrollverantwortlicher Risiko- und Kontrollverantwortlicher 4

5 Projektorganisation Aufgaben und Verantwortung Gemeinderat: Gesamtverantwortung über Risikomanagement und IKS Periodische, kritische Diskussion der beiden Instrumente Anpassung von Risikomanagement- und IKS-Grundsätzen bzw. -Zielen Rechenschaft über die Risikosituation gegenüber Anspruchsgruppen Hilfestellung bei der Umsetzung von Risikomassnahmen 5

6 Projektorganisation Aufgaben und Verantwortung Risiko-Komitee: Entscheidet über relevante bzw. irrelevante Risiken Bewertung der Risiken («Risk Rating 2») Definition von Massnahmen Diskutiert periodisch die Risikosituation und berichtet an Bezirksrat 6

7 Projektorganisation Aufgaben und Verantwortung Risk- und IKS-Manager: Definition des RMS-/IKS-Umfangs Schnittstelle zwischen Risiko-/Kontrollverantwortlichen und Risiko- Komitee bzw. Gemeinderat Überwachung und Koordination der Umsetzung des RMS / IKS Erstellung von Berichten zuhanden des Risiko-Komitees bzw. des Gemeindesrats Durchführen von periodische RMS-/IKS-Überprüfungen Pflegen der IT-Tools sowie Dokumentation Schulung der Mitarbeitenden 7

8 Projektorganisation Aufgaben und Verantwortung Risiko- und Kontrollverantwortliche: Identifikation und Beurteilung Risiken («Risk Rating 1») Vorschläge für Risikosteuerungs- und Kontrollmassnahmen Umsetzung der definierten Massnahmen und Kontrollen Überwachung der Massnahmen und Kontrollen bzgl. ihrer Wirksamkeit Vorschläge bzgl. Prozess- oder Kontrolloptimierungen 8

9 Projektorganisation Aufgaben und Verantwortung Externer Coach: Unterstützt Implementierungsprozess durch Koordination und Organisation der einzelnen Workshops Ergänzt Risiko- und Massnahmenlisten durch kritische Inputs Unterstützt bei periodischen Überprüfungen, Schulungen und Aktualisierungen des RMS / IKS 9

10 Projektablauf bei RMS-Einführung Strategie SWOT Risiko- Identifikation Risk-Rating 1 Ausgangslage Ziele Risikobereiche Definition RM-Team Ursachen Einzelrisiken Risiko- Inventar (Umfeld-, strategische, Prozessrisiken) Auswirkungen Risk-Rating 2 Risiko- Katalog Beeinflussbarkeit IKS- Prozesse Massnahmen- Katalog Frühwarn- Indikatoren Überprüfung Risikopolitik Kontinuierliche Überwachung Risiko -vermeidung -verminderung -diversifikation Risiko -transfer -vorsorge Risiko- Berichte Vorbereitung Risikoidentifikation und -analyse Steuerung und Bewältigung Überwachung und Kontrolle t 10

11 Projektablauf bei IKS-Einführung Einzelne Implementierungsschritte JR- Analyse Ausarbeitung eigener IKS- Grundsätze Schlüsselprozesse Konzept- Handbuch Kontrollumfeld, Info/Komm Aktionsplan IKS Überwachung IKS-Konzept RM- Prozessanalyse Mattig RiskME Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 t 11

12 Erfolgsfaktoren Risikomanagement & IKS sollten der Gemeindegrösse und -komplexität angepasst sein und sich auf das Wesentliche (Risiken / Prozesse / Kontrollen) beschränken. vom Gemeinderat und den Abteilungsleitern vorgelebt werden. systematisch erfolgen und in einen kontinuierlichen Prozess übergehen (Überwachung / Review), welcher auch dokumentiert wird. das Risikomanagement und IKS zusammen eingeführt werden - Fokus zuerst auf RMS. ein top-down Vorgehen angestrebt werden (Kultur, Kontrollumfeld, Monitoring). die Mitarbeitenden einbeziehen und so das Risiko- und Kontrollbewusstseins in der Organisation fördern sowie eine Risiko- und Kontrollkultur aufbauen. 12

13 Erfahrungen aus der Praxis Eine Risikobeurteilung schafft offene Herangehensweise dank externem Coach. Bewusstsein für Risiken, die gar nicht auf dem Radar waren oder für die schon implizite Kontrollen bestehen. eine klare Trennung zwischen betrieblich notwendigen Prozessen und politischen Entscheiden. eine Übersicht bzgl. Häufung von Risiken in gewissen Bereichen. 13

14 Fazit RM / IKS nicht als einmalige Übung, sondern als Teil der Verwaltungsaufgaben sehen! 14

15 Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Seite 15 15