IKS PRAKTISCHE UMSETZUNG BEI GEMEINDEN

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1 IKS PRAKTISCHE UMSETZUNG BEI GEMEINDEN Verband der Verantwortlichen für Gemeindefinanzen und Gemeindesteuern des Kantons Basel-Landschaft (VGFS-BL) PIRMIN MARBACHER 26. NOVEMBER 2010 AGENDA Ausgangslage Internes Kontrollsystem (IKS) Definition Ziele eines Nutzen eines Abgrenzung IKS Risikomanagement Übersicht Aufsichtsinstrumente Vorgehen Aufbau und Einführung IKS Dokumentation Prozesse Projektorganisation - involvierte Personen Kritische Punkte Mehrwert IKS Diskussion Fragen Seite 2 1

2 INTERNES KONTROLLSYSTEM (IKS) DEFINITION (1/2) Unter IKS versteht man die Gesamtheit der internen Kontroll-Massnahmen, welche dazu beitragen, dass die Unternehmensziele effektiver und effizienter erreicht werden, indem Prozesse sicher ablaufen und damit Fehler (absichtliche oder unabsichtliche) verhindert bzw. reduziert werden. INTERNAL CONTROL SYSTEM TO CONTROL = STEUERN (NICHT KONTROLLIEREN) Seite 3 INTERNES KONTROLLSYSTEM (IKS) DEFINITION (2/2) Seite 4 2

3 ZIELE EINES IKS IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG Die Zuverlässigkeit der finanziellen und operationellen Prozesse garantieren Wirksame und effiziente Führung Öffentliche Ressourcen und Staatsvermögen schützen Missbräuche und Fehler feststellen und womöglich vermeiden Bürgerinnen und Bürger, Steuerzahlende und weitere Anspruchsgruppen vor jeder Art von willkürlicher Behandlung schützen und verhindern, dass sie zu Schaden kommen Seite 5 NUTZEN EINES IKS IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG (1/2) Mögliche Fehlentwicklungen und die damit verbundenen Risiken schnell identifizieren Die Auswirkungen solcher Fehlentwicklungen auf Betrieb und Finanzen erkennen Die betroffenen Prozesse klar bestimmen Tätigkeiten Rechnungsprüfungsorgan verringern Führungsinstrument Seite 6 3

4 NUTZEN EINES IKS IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG (2/2) Seite 7 ABGRENZUNG IKS RISIKOMANAGEMENT (1/2) Seite 8 4

5 ABGRENZUNG IKS RISIKOMANAGEMENT (2/2) Einfluss des Risikomanagements auf das IKS Erkenntnisse aus der Risikoanalyse fliessen in das IKS ein Inputs für die Bestimmung der wesentlichen Prozesse Bestimmung der möglichen Risikopotenziale in den Prozessen Aufzeigen bereits vorhandener Kontrollen und umgesetzter Massnahmen (insbesondere auf Unternehmensebene) Steuerung der Risiken durch das IKS Seite 9 ÜBERSICHT AUFSICHTSINSTRUMENTE Strategisch Operativ Überwachungskategorien Compliance Finanziell Funktionen der Unternehmensüberwachung Assurance Control Risikomanagement Management Accounting Financial Accounting Prozessintegrität Prozesseffizienz und -effektivität Strategisches Controlling Business Risk Management Operatives Controlling Interne Revision Finanzielles Controlling minimal buchführungs- und berichterstattungsrelevant IKS Externe Revision Business Seite 10 5

6 VORGEHEN AUFBAU UND EINFÜHRUNG IKS (1/10) IKS Modell Seite 11 VORGEHEN AUFBAU UND EINFÜHRUNG IKS (2/10) Grundlagen Konzept Kontrollumfeld Organisatorische Hilfsmittel Kommunikation, Überwachung Projektorganisation, Projektplan Seite 12 6

7 VORGEHEN AUFBAU UND EINFÜHRUNG IKS (3/10) Konzept - Inhalt Definition IKS Ziel IKS Zuständigkeiten Prozess Aufbau / Betrieb IKS Wesentlichkeit etc. Seite 13 VORGEHEN AUFBAU UND EINFÜHRUNG IKS (4/10) Erhebung Kontrollumfeld Leitbild Verhaltenskodex Kontrollbewusstsein Kommunikation Funktionentrennung Visumsregelungen Kompetenzregelungen etc. Seite 14 7

8 VORGEHEN AUFBAU UND EINFÜHRUNG IKS (5/10) Erhebung Prozesse, Risiken, Kontrollen Identifikation / Dokumentation Prozesse Identifikation / Bewertung Risiken Dokumentation der Kontrollen Erhebung von Schwachstellen Festlegen von Maßnahmen Seite 15 VORGEHEN AUFBAU UND EINFÜHRUNG IKS (6/10) Identifikation Prozesse Planung Information Berichterstattung Controlling Personal Einwohnerkanzlei Soziales und Gesundheit Finanzen und Steuern Bildung Bau und Umwelt... Eintritt Registerführen Ausrichten WSH Berichterstattung Gebühren Musikschule Erteilen Baubewilligung... Lohn und Abrechnung Ausweise erstellen Alimentenbevorschuss ung Steuererhebung Stellvertretungen Erhebung Werkgebühren... Austritt Gebühren erheben Alimenteninkasso Steuerinkasso Schulgebühren Betrieb und Unterhalt Liegenschaften... Projekte Beschaffung Rechnungswesen Informatik Dokumentation Verträge... Seite 16 8

9 VORGEHEN AUFBAU UND EINFÜHRUNG IKS (7/10) Identifikation / Bewertung Risiken Seite 17 VORGEHEN AUFBAU UND EINFÜHRUNG IKS (8/10) Dokumentiertes IKS Auszug Risiko-Kontroll-Matrix Steuererhebung Risiko Auswirkung auf Rechnungsw esen Kontrollen Beurteilung Kontrollen Hilfsmittel Wirksamkeit Dokumentation Massnahmen H M T H M T Ja Nein Funktionentrennung (Funktionen, welche personell getrennt sein sollten) Stammdaten- und Transaktionsdatenverarbeit ung. Mutationen der Stammdaten im Steuerregister, Steuertarif, Inkasso und Buchhaltung werden systematisch protokolliert. Das Mutationsjournal wird von einer Zweitperson kontrolliert. Seite 18 9

10 VORGEHEN AUFBAU UND EINFÜHRUNG IKS (9/10) Einführung IKS Abnahme oberstes Leitungsgremium Evtl. Information Rechnungsprüfungsorgan Einführung System Schulung Seite 19 VORGEHEN AUFBAU UND EINFÜHRUNG IKS (10/10) Berichterstattung / Überwachung Periodische Überprüfung Wirksamkeit IKS Berichterstattung Festlegen und umsetzen Maßnahmen Seite 20 10

11 DOKUMENTATION PROZESSE Beginn / Ende Prozess festlegen Art der Dokumentation - Flowchart - Beschreibung Anpassen Größe Organisation Seite 21 PROJEKTORGANISATION INVOLVIERTE PERSONEN Projektorganisation -Projektsteuerung - Projektteam Einbindung Revisionsorgan oder Überwachungsorgan Seite 22 11

12 KRITISCHE PUNKTE Umfang IKS Informatik Zuständigkeiten / Verantwortlichkeiten Prozessdenken Berichterstattung Seite 23 MEHRWERT IKS Prozesse überprüfen Prozessdenken fördert Verständnis Risiken Kontrollen hinterfragen Risiken erkennen Führungsinstrument Unterstützt Revisionsorgan Seite 24 12

13 IKS SCHAFFT TRANSPARENZ UND VERTRAUEN Seite 25 GERNE BEANTWORTEN WIR IHRE FRAGEN Pirmin Marbacher dipl. Wirtschaftsprüfer Betriebsökonom FH Prüfer und Berater von öffentlichen Verwaltungen und Non-Profit-Organisationen Weitere Informationen BDO AG, Landenbergstrasse 34, 6002 Luzern Telefon oder Seite 26 13

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