IKS bei Organisatoren von AMM

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1 Kanton Zürich Volkswirtschaftsdirektion Amt für Wirtschaft und Arbeit IKS bei Organisatoren von AMM Fachtagung vom 4. Juni 2013 Umsetzungspraxis im Kanton Zürich Ursula Richrath Leiterin Finanzen und Controlling

2 2 Finanzweisung Kanton Zürich für Beschäftigungsmassnahmen und IKS Die wesentlichen Fragen für Sie sind: Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Jahresrechnung korrekt ist und diese korrekt in die Schlussabrechnung übergeleitet wird? Wie stellen Sie sicher, dass die Subventionen rechtskonform verwendet werden? Wie verringern Sie die wirtschaftlichen Risiken bei der Beschaffung?

3 3 Aufbau des IKS Fokus auf Kontrollen IKS für kleinere Organisationen kontrollorientiert, ohne Prozessdokumentation Risikobeurteilung Kontrollaktivitäten Überwachung des IKS Information und Kommunikation Rahmenbedingungen/Kontrollumfeld

4 Prozess 1 Prozess 2 Prozess 3 Prozess 4 Prozess 5 Prozess n 4 Aufbau des IKS Fokus auf Prozesse Risikobeurteilung Kontrollaktivitäten Überwachung des IKS Information und Kommunikation Rahmenbedingungen/Kontrollumfeld

5 5 Roadmap zur IKS-Einführung Rahmenbedingungen / Kontrollumfeld der Organisation identifizieren, IKS- Verantwortliche/r bestimmen Konzept erstellen Zwischenbericht an Organe, Einholung von definitivem GO Risiken identifizieren und beurteilen und Kontrollaktivitäten festlegen Wirksamkeit der Kontrollen beurteilen, Schwachstellen identifizieren, Massnahmen verabschieden Überwachung und Berichterstattung

6 6 Was braucht ein/e IKS-Verantwortliche/r? Betriebswirtschaftliche Zusammenhänge verstehen Hand bieten für individuelle und pragmatische Lösungsansätze Aktiv führen und kommunizieren Aktivem und passivem Widerstand professionell begegnen

7 7 Konkretes Umsetzungsbeispiel Grundsätze (IKS-Konzept) Dokumentation der Kontrollen Beispiel Abschlusscheckliste Massnahmen IKS-Berichterstattung

8 8 Was beinhaltet ein IKS-Konzept? Grundsätze zu IKS von 1 bis maximal 5 Seiten zu: Definition und Zweck des IKS Ziele des IKS Methode und Grundausrichtung Komponenten des IKS Kontrollumfeld Risikoanalyse und Risikobewertung Kontrollmassnahmen und Kontrollnachweise Information, Kommunikation und geeignete Informationsinstrumente Überwachung und Berichterstattung

9 EW SA Gesamt 9 Risiko- und Kontrollnachweis Risikobereich Risikobeschreibung Risikobewertung Vorhandene Kontrollen, um das Risiko zu minimieren Nachweis für Durchführung der Kontrolle Mögliche Massnahmen Jahresabschluss Jahresabschlussprozess ist nicht angemessen dokumentiert. Dadurch entstehen Fehler Abschlusscheckliste (Was; Abschlusscheckliste Aktivität / Wer; Verantwortlichkeit / Wann; Terminvorgabe); Buchhalter prüft ob alle Bestandes- und Bewertungsnachweise vorhanden sind; Kontrolle und Visum GF Schlussabrechnung gemäss Finanzweisung und Wegleitung zur Schlussabrechnung. Durch fehlendes 4-Augenprinzip oder Kollektivunterschrift könnten nicht anrechenbare Kosten in die Schlussabrechnung überführt werden oder die Abrechnung erfolgt nicht weisungskonform Kontrolle Abrechnung durch GF Abschlusscheckliste; unterschriebenes Schlussabrechnungsformular (GF und Buchhalter) Erweiterte Checkliste mit Auflistung der vorzunehmenden Kontrollen gemäss Finanzweisung und Wegleitung Feststellungen aus der Anrechenbarkeitsprüfung Feststellungen (Managementletter) werden nicht verarbeitet/umgesetzt Prüfung, ob Feststellungen gemäss ML umgesetzt sind Managementletter Erweiterte Checkliste mit Auflistung der vorzunehmenden Kontrollen gemäss Finanzweisung und Wegleitung EW = Eintretenswahrscheinlichkeit SA = Schadensausmass

10 10 Abschlusscheckliste Periodizität Verantw. Tätigkeit Erledigt M Q J ZK (x) J F M A M J J A S O N D x Flüssige Mittel (Kasse, Bank, Post) - Abstimmung Kasse-, Bank - und Post mit Saldo FIBU Debitoren x - Abstimmung Hauptbuch mit Nebenbuch x X - Wertberichtigung (Delkredere) X x - Saldonachweis (OP-Liste) Transitorische Aktiven und Passiven x - Rückbuchung Transitorische Aktiven und Passiven des Vorjahres per 1.1. x - Bildung Transitorische Aktiven und Passiven per Abschlussdatum x X - Nachweis Positionen per X Überleitung Jahresrechnung in Schlussabrechnung x - Übenahme der effektiven Lohnkosten für das Programm x - Übernahme der effektiven Weiterbildungskosten x X - Alle Investitionen > CHF 5'000 wurden vom AWA bewilligt X x - Alle Abschreibungen sind gemäss Finanzweisung erfolgt x - Sämtliche Erträge (z.b. Praktikumsbeiträge) wurden fakturiert x X - Die verrechneten Overhead-Kosten entsprechen der Finanzweisung X x X - Ausscheidung aller nicht anrechenbaren Kosten gemäss Finanzweisung X Y Z (Geschäftsführer) Datum / Visum Y M monatlich Q quartalsweise Checkliste durchgesehen, sie ist korrekt und vollständig bearbeitet: J jährlich Datum / Visum Z ZK Zweitkontrolle durch Geschäftsführer

11 11 Massnahmen Risikobereich Umschreibung Handlungsbedarf Bis wann Verantwortlich Schlussabrechnung Es besteht keine Checkliste für die relevanten gemäss Überleitungen aus der Jahresrechnung in die Finanzweisung und Schlussabrechnung Wegleitung zur Schlussabrechnung Erweiterung der bestehenden Jahresabschlusscheckliste um die wesentlichen Positionen für die Überleitung (z.b. Details zu den anrechenbaren Kosten, Kontrolle durch Geschäftsführung) Ende November 2013 Mustermann Datum: Unterschrift:

12 12 IKS-Berichterstattung Wurden alle Risiken bezüglich Aktualität überprüft bzw. bewertet und wurde die Effektivität der Kontrollen überprüft? Ja Nein Falls nein, begründen und eingeleitete Massnahmen aufzeigen: Prozess/ Risikobereich Begründung und Massnahmen Wurde die Durchführung der Kontrollen überprüft? Ja Nein Falls nein, begründen und eingeleitete Massnahmen aufzeigen: Prozess/ Risikobereich Begründung und Massnahmen Wurden Lücken im bestehenden IKS festgestellt und besteht diesbezüglich Handlungsbedarf? Ja Nein Falls nein, begründen und eingeleitete Massnahmen aufzeigen: Prozess/ Risikobereich Begründung und Massnahmen Gestützt auf die vorgenommenen Prüfungen und durchgeführten Massnahmen bestätigt der Unterzeichnende, dass in seinem Zuständigkeitsbereich für die wesentlichen finanzrelevanten Risiken ein IKS besteht. Ort, Datum Unterschrift IKS-Verantwortliche/r

13 13 Finanzweisung Kanton Zürich für Beschäftigungsmassnahmen und IKS Was ist uns besonders wichtig? Die korrekte Jahresrechnung wird korrekt in die Schlussabrechnung übergeleitet. Die Subventionen werden rechtskonform verwendet. Die wirtschaftlichen Risiken in den Beschaffungsprozessen werden verringert.

14 14 Minimalanforderungen Grundsatz der Doppelunterschrift, insbesondere im Zahlungsverkehr Vieraugenprinzip Funktionentrennung Kompetenzregelung und Visumsberechtigungen Jahresrechnung nach Vorgaben Checkliste Korrekte Überführung der Jahresabrechnung in die Schlussabrechnung

15 15 Schlussbemerkungen Umsetzung bei den meisten Organisationen mit vertretbarem Aufwand möglich Viele Kontrollen und Checklisten vorhanden -> zusammenfügen in gesamtes System, denn minimale Dokumentation muss sein Fokussierung Wesentlichkeit Angemessene interne Kontrollen bringen Ihnen Mehrwert und Qualitätssteigerungen IKS muss leben Nicht nur das WIE ist wichtig, sondern vor allem DASS Sie ein IKS machen

16 16 Und zu guter Letzt.. Kontrolle ist kein Ausdruck von fehlendem Vertrauen sondern ist Beweis einer professionellen Arbeitsweise Urs Julmy, Eidg. Finanzverwaltung

17 17 Kontaktpersonen für Anbietende im Kanton Zürich Ursula Richrath Leiterin Finanzen und Controlling Leandra Ioannidis IKS-Beauftragte Claudia Schriber Verantwortliche BeM-Prüfungen

18 18

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 19

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