EDIFACT elektronischer Austausch bibliotheksrelevanter Daten

Transkript

1 EDIFACT elektronischer Austausch bibliotheksrelevanter Daten 1

2 EDIFACT Was heißt das? Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport 2

3 EDIFACT Was ist das? Ein branchenübergreifender, internationaler Standard für das Format elektronischer Daten im Geschäftsverkehr, der in allen zur elektronischen Datenübertragung benutzten Medien zum Einsatz kommen kann Instrument zur effizienten Verwaltung von gedruckten und elektronischen Fachinformationen Individuelle Lösung, angepasst an die spezifischen Bedürfnisse unserer Kunden 3

4 EDIFACT Wie funktioniert das? Mit Hilfe von Datenschnittstellen (Konvertern) wird eine Umwandlung verschiedenster Datenformate von und zu EDIFACT gewährleistet und eine Anbindung an unterschiedlichste Datenverarbeitungssysteme möglich: Bibliothekssystemen Buchhaltungssystemen 4

5 EDIFACT Ihre Vorteile Zeit- und Kostenersparnis durch automatischen Datentransfer Reduzierung der Fehlerquote im Vergleich zur manuellen Bearbeitung buchhalterische Aufbereitung Ihrer Rechnungsdaten komfortable Zuordnung nach Abteilungen oder Kostenstellen, -trägern oder - arten vereinfachte Abonnementverwaltung zentrale Verfügbarkeit aller Daten in EBSCONET auf Wunsch: Herunterladen der Daten via FTP 5

6 Beispiele aus der Praxis Rechnungsdaten Aleph Order Number Abonnementnummer Kostenart Kostenträgercode Mehrwertsteuer Format Laufzeit Bandangabe Bestellangaben 6

7 Beispiele aus der Praxis Individuelle Anpassung 1 Firmenkunde: interne Weiterbelastung Ein Firmenkunde möchte die Mehrwertsteuer lediglich für die Gesamtbestellung angezeigt bekommen. Die Einzelposten erscheinen hier ohne Mehrwertsteuer und damit automatisch mit dem Betrag, der den entsprechenden Kostenstellen weiterbelastet wird. 7

8 Beispiele aus der Praxis Individuelle Anpassung 2 Universität: Zuordnung zu Bereichsbibliotheken Eine Universitätsbibliothek erhält für alle Posten den Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer ausgewiesen. Alle Kosten können so komplett direkt den entsprechenden Teilbibliotheken zugeordnet werden. 8

9 Beispiele aus der Praxis Reklamation Ihre Reklamationen wird über Ihr eigenes Bibliothekssystem, z.b. Aleph 500 und HORIZON, ausgelöst und elektronisch an den Verlag weitergeleitet. Bei Aleph z.b werden die Daten über die EBSCO Order number (z.b. C ) im Feld «Lieferanten Bestellnummer» identifiziert und abgeglichen. 9

10 Beispiele aus der Praxis Lieferdaten Sie profitieren von der automatischen Übertragung der JETS-Lieferdaten via EBSCONET. Mit einem Klick auf ILS Export laden Sie die Lieferscheindaten Ihrer konsolidierten Abonnements. Alle Lieferscheindaten können Sie auch im Excel-Format abrufen. 10

11 Einrichtung Aktivierung Adaption 5 Phasen: Sichtung der Daten und Bestimmung der geeigneten Schnittstelle Datenaufbereitung Testen der Standardschnittstelle Individuelle Anpassung der Schnittstelle Umstellung Ihres Geschäftsprozesses 11

12 Einrichtung Aktivierung Adaption Sichtung der Daten und Bestimmung der geeigneten Schnittstelle Datensätze werden bestimmt und qualitativ überprüft (Vollständigkeit, Korrektheit und Einheitlichkeit ) Bestimmung der für den konkreten Fall optimalen Schnittstelle Bestimmung der Identifikatoren (Matchpoints); z.b. Aleph Order Number oder die EBSCO Order Number Übermittlung der Daten an EBSCO-Minerva Beteiligte Personen: MINERVA-EBSCO-Mitarbeiter, Mitarbeiter der Bibliothek (inhaltlicher und technischer Sachverständiger) Empfohlener Zeitrahmen: Dezember - Februar 12

13 Einrichtung Aktivierung Adaption Inhaltliche Datenaufbereitung Überprüfung der Datensätze hinsichtlich einheitlicher Formatierung, Vollständigkeit, aber auch inhaltlicher Richtigkeit gegebenfalls Überarbeitung Übermittlung der Daten an EBSCO-Minerva und Einarbeitung in unsere Systeme Beteiligte Personen: Mitarbeiter der Bibliothek (inhaltlicher Sachverständiger), evtl. Aushilfspersonal Empfohlener Zeitrahmen: Januar - März 13

14 Einrichtung Aktivierung Adaption Testen der Standardschnittstelle Spätestens 5 Werktage nach Anmeldung ist Ihre Schnittstelle eingerichtet und Ihre Daten stehen Ihnen in EBSCONET oder via FTP Server zur Verfügung. In enger Abstimmung mit Ihrem Kundenbetreuer von MINERVA-EBSCO testen Sie das Laden der Daten und die Richtigkeit der Ergebnisse. Beteiligte Personen: MINERVA-EBSCO- Mitarbeiter, Mitarbeiter der Bibliothek (inhaltlicher und technischer Sachverständiger) Empfohlener Zeitrahmen: März - Mai 14

15 Einrichtung Aktivierung Adaption Individuelle Anpassung der Schnittstelle Keine Bibliothek gleicht der anderen. Individuelle Anforderungen erfordern individuelle Lösungen. Unsere erfahrenen Mitarbeiter unterstützen Sie bei der Anpassung der Schnittstelle an Ihre Bedürfnisse. 15

16 Einrichtung Aktivierung Adaption Umstellung Ihres Geschäftsprozesses Nach Abschluss der Tests folgt die Umstellung Ihrer Geschäftsprozesse auf den elektronischen Datenaustausch. Neben der Beschleunigung der direkt betroffenen Arbeitsabläufe kann die konsequente Umstellung verwandter Prozesse beträchtliche Ressourcen schaffen. 16

17 EDIFACT Teil eines Gesamtkonzepts EBSCONET Subscription Management System, unser webbasierendes Verwaltungssystem ist Ihr zentraler Zugang zu allen wichtigen Informationen für die Verwaltung Ihrer elektronischer Zeitschriften. Die über EDIFACT bereitgestellten Daten können Sie einfach in EBSCONET abrufen oder auf Wunsch von einem FTP Server herunterladen. 17

18 EDIFACT Teil eines Gesamtkonzepts ERM Essentials ist ein Electronic Resource Management System, welches ALLE elektronischen Ressourcen verwaltet unabhängig vom Lieferanten. Über 100 Datenelemente werden automatisch von EBSCO eingepflegt. ERM Essentials ist eine Erweiterung von EBSCONET 18

19 EDIFACT Teil eines Gesamtkonzepts E-Package Renewals in EBSCONET In Zusammenarbeit mit ausgewählten Verlagen bietet EBSCO jetzt ein neues Programm für die Verwaltung von Zeitschriftenpaketen. Auf einer einzigen Weboberfläche werden alle Informationen zusammengeführt, die Sie für die jährliche Abonnementerneuerung elektronischer Zeitschriftenpakete benötigen. Ihre lizenzierten elektronischen Zeitschriftenpakete erneuern Sie so in wenigen Stunden statt Wochen! 19

20 EDIFACT Zusammenfassung Individuell anpassbare Schnittstelle auf Ihre Bedürfnisse perfekt abgestimmt! Zeit und Kostenersparnis der Bibliothekar kann sich bibliotheksrelevanten Aufgaben widmen! Zentrale Verfügbarkeit aller Daten in EBSCONET eine Plattform statt verschiedener Systeme Teil eines Gesamtkonzepts nicht-bibliotheksspezifische Aufgaben werden ausgelagert 20

21 Fragen? Besuchen Sie den Stand der Minerva am 30. Bibliothekartag in Graz! Messegelände Graz Stand 11 Mittwoch Freitag Oder kontaktieren Sie mich unter 21