s Sparkasse Musterstadt

Transkript

1 s Sparkasse Musterstadt Eine Sparkassen Titelzeile RechnungsService baut sich immer von Für einfach unten nach besseren oben Rechnungsfluss auf.

2 Sparkassen RechnungsService Erschlagen Sie Ihre Papierrechnungen? 07:00 Uhr, Poststelle der Schiffbau AG Max Müller sortiert die Eingangspost. Einen großen Stapel Rechnungen legt er direkt in das Postfach der Buchhaltung. Einen anderen Stapel mit Persönlich/ Vertraulich leitet er ungeöffnet weiter, eine davon direkt an Sabine Meier, die Vorstandssekretärin. 10:00 Uhr, Vorstandssekretariat Mit der Eingangspost erhält Sabine Meier die an sie adressierte Rechnung der Werbeagentur Clausen über hochwertige Werbegeschenke. Zur späteren Prüfung legt sie die Rechnung auf den Unerledigt-Stapel. 10:00 Uhr, Buchhaltung Sven Schulze sitzt vor einem neuen Stapel von Papierrechnungen, die er im System vorerfasst. Dass er versehentlich die Rechnungssumme der Petermann KG zu niedrig erfasst hat, ist ihm gar nicht aufgefallen Später legt Sven Schulze die Rechnungen mit dem Vermerk Bitte auf sachliche Richtigkeit prüfen in die Postfächer der betroffenen Kollegen auch die Rechnung der Petermann KG. 16:00 Uhr, Controlling Dr. Johann Pape, Abteilungsleiter, benötigt für den morgigen Wirtschaftsprüfertermin den Status der offenen Rechnungen. Er bittet Sven Schulze um den aktuellen Status. Nächster Tag, 08:00 Uhr, Buchhaltung Sven Schulze meldet sich im Buchhaltungssystem an und fragt den Status der offenen Rechnungen ab. Dass ihm dabei die Rechnung der Werbeagentur Clausen entgeht, die immer noch unerfasst im Unerledigt-Stapel von Sabine Meier liegt, kann ihm nicht auffallen. Die falsch erfasste Rechnungssumme der Petermann KG bemerkt er ebenfalls nicht. 10:00 Uhr, Controlling Dr. Johann Pape legt dem Wirtschaftsprüfer das von Sven Schulze vorgelegte Statuspapier vor in der festen Überzeugung, aktuelle Zahlen vor sich zu haben... 17:00 Uhr, Buchhaltung Sven Schulze erhält die vom Kollegen sachlich richtig gezeichnete Rechnung der Petermann KG zurück und weist die Zahlung an. Dass er die Rechnung durch ein Versehen um 1.000,00 EUR gekürzt hat, weiß nur sein Buchhaltungssystem. Der verantwortliche Kollege hat eine weitere Rechnungskopie für seinen Vorgang gezogen und legt diese in seinem Schattenarchiv ab. 2 Wochen später Die Petermann KG fragt bei Sven Schulze nach, warum ihre Rechnung gekürzt worden sei. Sven Schulze prüft den Vorgang, bestätigt die sachliche Richtigkeit und entschuldigt sich für das Versehen. Sabine Meier erhält eine persönliche Mahnung der Werbeagentur Clausen wegen einer unbezahlten Rechnung. Ihr fällt ein, dass diese noch im Unerledigt- Stapel liegt. Kommt Ihnen hierbei etwas bekannt vor? Dann ist es Zeit zu handeln! Ihr Problem: Papierflut Manuelle Prozesse Hoher Zeitaufwand Zu hohe Fehlerquote Intransparenz im gesamten Prozess Kostenintensiv

3 Kolumnentitel Einfach Wirtschaftlich Es ist ganz einfach,... sich dem täglichen Rechnungsärgernis zu entziehen. Das schaffen auch Sie. Natürlich gelingt Ihnen das nicht mit Papierbergen, verschollenen Rechnungen, Intransparenz und Doppelarbeiten. Von Ihren überflüssigen Schattenarchiven wollen wir gar nicht reden, die kosten nur Geld, Zeit und Bäume. Effizienz und Transparenz Mit dem Sparkassen RechnungsService schaffen Sie es, dass Ihre Rechnungseingangs- und -ausgangsprozesse viel effizienter und transparenter werden, denn es geht dabei um einen elektronischen Rechnungsaustausch. Schließlich sind und ebanking heutzutage völlig normal, was spricht also gegen eine erechnung? Ihre neue erechnung Mit dem Sparkassen RechnungsService verfügen Sie über ein Verfahren für das Versenden, Empfangen und Verarbeiten Ihrer Rechnungen via Internet. Sie senden Ihre Rechnungen künftig ganz einfach als Datei an Ihre Kunden. Keine Sorge, wenn Ihr Kunde lieber eine Papierrechnung von Ihnen empfangen möchte, in diesem Fall nutzen Sie einfach unseren Lettershop. Sie erstellen eine Datei, senden sie an den Lettershop, und dieser druckt und versendet die Papierrechnung. Sicher lässt sich auch Ihr Kunde motivieren, die Vorteile der elektronischen Rechnung zu nutzen, dann binden Sie ihn einfach mit an. Die Rechnungen Ihrer Lieferanten empfangen Sie ebenfalls als Datei und sehen sie sich direkt auf dem Bildschirm an. Ohne manuelle Tätigkeiten und Datenerfassungen gehen die Rechnungsdaten im richtigen Format für Ihre IT- Systeme (z. B. Finanzbuchhaltung, Controlling, Warenwirtschaft und Zahlungsverkehr) bei Ihnen ein, um sie elektronisch weiterzuverarbeiten. Alle Doppelerfassungen werden so vermieden. Lieferantenanbindung kein Problem Und wenn Ihre Lieferanten nicht mitmachen wollen? Kein Problem, wir stellen Ihnen einen Scan Service für die Papierrechnungen zur Verfügung und schicken Ihnen eine Datei. Aber auch hier gilt: Gemeinsam können wir sicher einen Großteil Ihrer Lieferanten von der erechnung überzeugen! Das wäre noch einfacher. Für einen schrittweisen Umstieg von Papier auf erechnung unterstützen wir Sie und Ihre Lieferanten durch die Software Simplyst Express, die wie ein Druckertreiber funktioniert. Sie ahnen vielleicht schon, was dabei für Sie herauskommt? Sie werden merklich schneller in Ihrer Rechnungsverarbeitung. Ihre Freigabeprozesse alles geschieht jetzt per Workflow verkürzen sich. Sie verfügen über ein elektronisches Rechnungseingangs- und -ausgangsbuch und wissen immer, wann welche Rechnungen in welcher Höhe fällig sind und wie der Bearbeitungsstatus ist. Sie verpassen keine Skonto-Fristen mehr. Und auf Ihr Schattenarchiv können Sie doch verzichten, oder? Automatisierte Prozesse Einfache Bedienerführung Transparenz im gesamten Prozess Elektronische Prozess-Anbindung von Kunden und Lieferanten Es ist äußerst wirtschaftlich,... den Sparkassen RechnungsService einzusetzen. Auch für Sie. Denn Sie sparen Geld, tagtäglich. Schauen wir uns einmal den Prozess Ihrer Rechnungseingangsbearbeitung (Eingang, Erfassung, Weiterleitung zur Prüfung, Zahlungsfreigabe) an: Eine Rechnung kostet Sie rund 9 Euro. Dabei haben wir berücksichtigt, dass bei der Rechnungsbearbeitung eine Fehlerquote von 5% entsteht z. B. eine unbemerkte Falschbuchung. Wenn Sie die gesamten Handlungsabläufe und die damit verbundenen Ressourcen betrachten, dann sind diese 9 Euro eine sehr realistische Zahl. Aber finden Sie das nicht ein wenig zu teuer? Sparen, sparen, sparen Genau hier setzen wir an: Der Sparkassen RechnungsService automatisiert Ihre Prozesse, dadurch werden manuelle Tätigkeiten reduziert Sie sparen Ressourcen! Ihre Rechnungen werden nicht mehr manuell in der Poststelle geöffnet und verteilt, Ihre Buchhaltung spart die Ersterfassung, das Kopieren zum Zweck der Weiterleitung und Prüfung entfällt alle Schritte erfolgen elektronisch, so sparen Sie kostbare Zeit. Natürlich sparen Sie auch Sachkosten, denn Sie benötigen weniger Papier. Auch wenn es schwer fällt, sich davon zu verabschieden Sie brauchen Ihre Schattenarchive wirklich nicht mehr! Und noch viel besser: Rechnungskopien entfallen komplett, weil Sie die Rechnungsdaten elektronisch und somit viel komfortabler zur Verfügung haben. Und wenn Sie den Gedanken zu Ende denken und die elektronische Rechnung in einem elektronischen Archiv ablegen wozu brauchen Sie bei diesem Prozess dann überhaupt noch Papier? Reden wir weiter über Ihren Gewinn. Bislang ging es um Geld, jetzt geht es um Qualität. Ihre Fehlerquote in der Rechnungsbearbeitung wird mit dem Sparkassen RechnungsService sinken, denn viele Fehlerquellen entfallen einfach. So kann eine elektronische Rechnung natürlich nicht mehr unbemerkt im Prüfprozess verharren oder versehentlich mit falschen Daten erfasst werden. Der Workflow sorgt für schnelle und transparente Abläufe, und damit gewinnen Sie Prozessqualität. Der herkömmliche Umlauf-, Prüf-, Genehmigungs- und Freigabeprozess mit Mehrfachtransport Ihrer Poststelle und zahlreichen Rechnungskopien wird durch die Automatisierung Ihres Prozesses schnell und schlank. Außerdem sind Sie immer auf Knopfdruck im Bilde, wenn Sie den Status Ihrer Rechnung abrufen möchten. Sie gewinnen also auch an Informationsqualität. Und weil Sie immer wissen, welchen Status Ihre offenen Rechnungen haben, können Sie die Zahlungsziele einhalten und von den Skonto-Vorteilen profitieren! Womit wir abschließend wieder beim Geld wären, das sie ja sparen wollen. Einsparung von Ressourcen Einsparung von Sachkosten Steigerung der Prozessgeschwindigkeit Steigerung der Qualität

4 Kolumnentitel Sicher Ökologisch Sie sind auf der sicheren Seite... mit dem Sparkassen RechnungsService: zum einen versenden und empfangen Sie gesetzeskonforme erechnungsdokumente, zum anderen können Sie sich beruhigt zurücklehnen, weil Sie jederzeit gegenüber Dritten qualitätsgesichert auskunftsfähig sind. Die rechtliche Seite Schauen wir erst einmal auf die rechtliche Seite: Die europäische Gesetzgebung hat klare Richtlinien für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen festgelegt. Der reine Mail-Versand Ihrer Rechnung z. B. als pdf-datei genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht. Der Sparkassen RechnungsService hingegen beinhaltet die zwingend erforderliche qualifizierte elektronische Signatur und liefert Ihnen so sichere und gesetzeskonforme Rechnungsdokumente, die Sie für Ihren Vorsteuerabzug nutzen können und die Ihrer Betriebsprüfung standhalten. Unterschrift nur noch elektronisch Eine qualifizierte elektronische Unterschrift ist einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt (gemäß 126a BGB). Die elektronische Signatur ist deshalb so wichtig, weil sie den Unterzeichner zuverlässig identifiziert und eine nachträgliche Veränderung der gesendeten Dokumente verhindert. Damit besitzt die signierte erechnung eine rechtliche Beweiskraft. Wenn Sie eine erechnung an Ihre Kunden versenden, signiert der Sparkassen RechnungsService Ihre Ausgangsdaten automatisch und liefert Ihnen den dazugehörigen Beleg für Ihr Archiv. Im umgekehrten Fall Sie erhalten eine erechnung stellt die Signaturprüfung des SparkassenRechnungs- Services im Eingang sicher, dass Ihnen ausschließlich gesetzeskonforme Dokumente zugestellt werden, die vorsteuerabzugsfähig sind. Damit befolgen Sie automatisch alle Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (z. B. 14 UstG, SigG, GOBS, GDPdU u. ä.). Außerdem wird die eingehende erechnung auf formale Richtigkeit überprüft und natürlich nur bei Fehlerfreiheit akzeptiert. Qualität und Auskunft Übrigens brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen, in welchem Format Ihre Lieferanten die Rechnungen senden. Es zählt nur eines: Ihr Zielformat! Für den Datenimport oder auch den Datenexport werden die Formate so umgewandelt, wie Sie es benötigen. Ohne Datenverluste, ohne manuelle Nacherfassung und unabhängig vom Ursprungsformat. Sie können sicher sein, dass das durch den Sparkassen RechnungsService funktioniert. Und nun nochmal zur Auskunftsfähigkeit: Mit dem Sparkassen RechnungsService sind Sie immer sofort im Bilde, was den Status offener und erstellter Rechnungen sowie die Bearbeitungsstati betrifft. Selbst plötzliche Prüfungen können Sie nicht mehr schrecken, denn es genügt ein Knopfdruck, um gesicherte Daten vorzuweisen. Beruhigend, finden Sie nicht? Rechtssicher und gesetzeskonform Vorsteuerabzugsfähig Gesicherte Auskunftsfähigkeit gegenüber Dritten Es ist sehr ökologisch,... sich für den Sparkassen Rechnungs- Service zu entscheiden. Wir machen Ihnen da eine ganz einfache ökologische Rechnung auf: Weniger Papier = mehr Bäume. Das klingt doch erstmal gut, oder? Die Zeichen stehen auf Green IT Das Thema Green IT steht sehr stark im Interesse der Öffentlichkeit. Die Gesellschaft erwartet von den Unternehmen ein aktives Engagement für den Schutz der Umwelt. Papier spielt dabei eine große Rolle. Stellen Sie sich bitte einmal vor, das in Deutschland für die Produktion des nur allein für Rechnungen benötigen Papiers eine Energiemenge nötig ist, die der Leistung mehrerer Kraftwerksblöcke entspricht! Sie müssen dazu wissen, dass die Papierherstellung ein energetisch äußerst aufwendiger Prozess ist und zudem wertvolle, natürliche Rohstoffe voraussetzt, also Bäume So betrachtet rückt unsere ökologische Rechnung doch noch viel stärker in den Fokus. Ist es nicht erschreckend, dass Deutschland gleich nach den USA Vizeweltmeister im Papierverbrauch ist? Ökonomische UND ökologische Bilanz verbessern Abgesehen von dem Faktor Papier betrachten wir aber auch die Reduzierung des CO₁-Ausstoßes. Genauer gesagt die Reduzierung der Energiemenge und des CO₁-Austoßes, die für die Herstellung der eingesparten Papiermenge erforderlich wären. D. h., Ihre ökologische Bilanz verbessert sich enorm! Wir können Ihnen das sogar noch genauer sagen, denn diese Faktoren analysieren wir auch im Rahmen unserer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. Ihr Beitrag zum Umweltschutz lohnt sich Es geht also um nachhaltiges Verantwortungsbewußtsein, um ein Stück Social Responsibility. Es geht darum, einen wichtigen gesellschaftlichen Beitrag zum Umweltschutz zu leisten. Und wenn Sie nebenbei noch Geld sparen, an Qualität gewinnen und sich völlig sicher fühlen können, um so besser! Außerdem gewinnen Sie einen weiteren wichtigen Pluspunkt, denn Ihr Unternehmensimage steigt. Sie können Ihren wertvollen Beitrag im Bereich Green IT ruhig mit Selbstbewußtsein in der Öffentlichkeit bekannt machen, Sie werden dafür Anerkennung ernten! Sie sehen also, unser Sparkassen RechnungsService bietet Ihnen auch unter ökologischen Aspekten nur Vorteile. Sie leisten einen wesentlichen Beitrag zum Umweltschutz, und so ganz nebenbei können Sie damit auch Ihr Image verbessern. Doppelter Gewinn, oder? Verbesserung der ökologischen Unternehmensbilanz Steigerung des Unternehmensimages

5 Sparkassen RechnungsService Der Sparkassen RechnungsService auf einen Blick. Sparkassen RechnungsService Einfach. Wirtschaftlich. Sicher. Ökologisch. Ihre Lieferanten Kreditoren I O I O O I O O I I O I O I I I I O O I I I O O I O I O I O Signatur prüfen IO IOI Prüfbericht Bild-Datei Rohdaten Bild-Datei Ihr Rechnungseingang Ihr Unternehmen Buchen Faktura Workflow Ihr Rechnungsausgang I O I O O I O O I I O I O I I I I O O I I I O O I O I O I O Signatur erzeugen IOIOII Bild-Datei Rohdaten Ihre Kunden Debitoren Das sind vier gute Gründe, um sich für den Sparkassen Rechnungs- Service zu entscheiden. Außerdem ist es ganz egal, wie groß Ihr Unternehmen ist Sie können als kleines mittelständisches Unternehmen genauso gut von den Vorteilen der Lösung profitieren wie ein Konzern. Ihre Lieferanten oder der Scan-Service senden Ihnen auf der Rechnungseingangsseite internetbasiert revisionssichere Dokumente, die Sie ohne Medienbrüche elektronisch weiterverarbeiten können. Genauso verhält es sich umgekehrt auch Sie versenden auf der Rechnungsausgangsseite nur noch elektronische Dokumente an Ihre Rechnungsempfänger. Vielleicht nutzen Sie bei dem einen oder anderen Kunden noch einen Lettershop zum Versand der Papierrechnung, aber das sollten Ausnahmen werden. I O I O O I O O I I O I O I I I I O O I I I O O I O I O I O Roh-Daten Scan-Service Elektronisches Archiv Lettershop Interne Postlaufzeiten fallen für Sie nicht mehr an, und Sie brauchen sich auch nicht mehr an die Öffnungszeiten von Zustelldiensten zu halten. Sie wickeln alle Prozessschritte elektronisch ab und sparen dabei Zeit und Geld. POST POST Sie sehen, der Sparkassen RechnungsService ist ganz einfach, sehr wirtschaftlich, völlig sicher. Und dabei auch noch ökologisch. Ihr Lieferant hat die Wahl. Er kann Ihnen die Rechnung elektronisch oder per Briefsendung zustellen Der Rechnungseingang in Ihrem Unternehmen ist stets elektronisch Auch vom Scan-Service erhalten Sie umgehend bare Daten Rechnungen versenden Sie in Ihrem Unternehmen stets elektronisch Der Lettershop ist ein Service, der Kunden auf Wunsch Papierrechnungen zustellt. Ihr Kunde hat die Wahl. Er kann Ihre Rechnungen elektronisch oder per Briefsendung erhalten. Angeschlossen am Rechauch er von den Vorteilen 9

6 Sparkassen RechnungsService Mit vier Schritten zum Sparkassen RechnungsService 1 Erstberatung Wir erklären Ihnen den Sparkassen RechnungsService mit seinen Vorteilen im Detail. Sie lernen die Anwendung kennen und erfahren, wie Sie Ihre Kunden und Lieferanten anbinden können. 2 3 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Jetzt geht es nur noch um Sie. Wir ermitteln gemeinsam mit Ihnen Ihre Potenziale und führen eine Kosten- und Nutzenbetrachtung durch, damit Sie wissen, mit welchem Einsparpotenzial Sie rechnen können. Natürlich sind Sie neugierig, wann sich die Lösung für Sie amortisiert wir zeigen Ihnen die wirtschaftliche Seite auf und werfen auch einen Blick auf Ihre ökologische Bilanz. Maßgeschneidertes Angebot Auf der Basis von kalkulierbaren Transaktionspreisen erstellen wir Ihnen ein transparentes, modular aufgebautes Angebot, welches genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Möchten Sie eine Teststellung, um die Anwendung in Ihrem Haus zu prüfen? Kein Problem, das machen wir gern! Haben wir Ihr Interesse geweckt? Es sind nur wenige Schritte für Sie, und schon können Sie alle Vorteile des Sparkassen Rechnungs- Services nutzen. Der erste Schritt führt Sie einfach in Ihre Sparkasse zu Ihrem Berater, von da an werden Sie staunen, wie schnell wir Sie von Ihrer papiergebundenen Rechnungsflut befreien! 4 Umsetzung Es ist so weit! Wir planen gemeinsam mit Ihnen das Einführungsprojekt und binden Ihre Rechnungsein- und -ausgangsprozesse in den Sparkassen RechnungsService ein. Damit ist der Startschuss zur Automatisierung Ihrer manuellen Tätigkeiten gefallen. Eine Kreditorenanalyse wird durchgeführt, Lieferanten und Kunden können angebunden werden. Selbstverständlich sind wir auch an Ihrer Seite, wenn es um die Schulung Ihres Personals und um die Begleitung von Change-Prozessen geht. Wir gehen erst dann, wenn Sie auf der perfekten Rechnungswelle surfen! 10 11

7 Wir informieren Sie gerne über den Sparkassen RechnungService. Finden Sie Ihr teilnehmendes Institut unter: