Elektronische Signatur für elektronische Geschäftsprozesse

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1 Elektronische Signatur für elektronische Geschäftsprozesse

2 Vorteile von elektronischen Geschäftsprozessen 1. Schnellerer Prozessablauf 2. Reduktion der Kosten bei räumlich verteilten Prozessen 3. Verzicht auf Papierausdrucke 3 aber auch der Verzicht auf eigenhändige Unterschriften!

3 Einsatzbereiche von esignaturen Verträge / Willensbekundungen E-Rechnungen PDF Rechnungen Archivierung gemäss GebüV 4

4 Neu - Elektronisch Signieren im Prozess mit Therefore 5

5 Wichtige Fragen Ist der elektronische Geschäftsverkehr rechtlich überhaupt zulässig? Sind gesetzliche Formvorschriften zu beachten? 6 Sind die Prozesse und die erstellten Dokumente beweiskräftig?

6 Grundsatz der Formfreiheit Governance Das schweizerische Privatrecht ist geprägt vom Grundsatz der Formfreiheit eine bestimmte Form ist bei Verträgen nur dann einzuhalten, wenn das Gesetz eine solche ausdrücklich vorsieht oder wenn die Parteien dies vereinbaren. Verträge können daher auch ohne Unterschrift (z.b. mündlich, durch den Austausch von s oder auch durch sogenanntes konkludentes Verhalten) rechtsgültig geschlossen werden, wenn das Gesetz oder der Wille der Vertragsparteien nichts anderes verlangen! 7 Praxis - Ausserhalb des Bereichs des E-Commerce werden Verträge von einer gewissen Bedeutung immer noch in schriftlicher Form abgeschlossen, wozu auch der Austausch einer schriftlichen Offerte gezählt wird. Risiko Management Compliance

7 Grundsatz der Formfreiheit Bestehen keine gesetzlichen Formvorschriften, können die Identität des Signierenden sowie der Nachweis der Integrität des Dokuments auch durch fortgeschrittene elektronische Signaturen erbracht werden Die Verwendung elektronischer Signaturen zur Erhöhung der Rechtssicherheit im elektronischen Geschäftsverkehr, ist daher auch dort zu empfehlen, wo sie nicht zwingend gesetzlich verlangt werden 8

8 Einfache Schriftform Beispiele: Abschluss eines Lehrvertrages (Art. 344a Abs. 1 OR) Vereinbarung eines nachvertraglichen Konkurrenzverbots (Art. 340 Abs. 1 OR) Eingehen einer Bürgschaft (Art. 493 Abs. 1 OR) 9 Konsumkreditvertrag (Art. 9 Abs. 1 KKG) Zirkularbeschlüsse des Verwaltungsrats (Art. 713 Abs. 2 OR) Regelung: Eigenhändig unterschrieben oder qualifizierte elektronische Signatur

9 Qualifizierte Schriftform Beispiele: Ein Testament muss qualifizierten Formvorschriften genügen, damit es rechtsgültig ist (eigenhändig geschrieben oder notariell beurkundet) 10 Die Mietzinserhöhung muss auf einem vom Kanton herausgegebenen Formular angekündigt werden Der Kauf eines Grundstücks muss notariell beurkundet und im Grundbuch eingetragen werden

10 Formen der elektronischen Signaturen Keine gesetzliche Formvorschrift Gesetzliche Formvorschrift 1. einfache esignatur Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder die logisch mit ihnen verknüpft sind und zu deren Authentifizierung dienen 2. Fortgeschrittene esignatur Inhaberin kann eine natürliche oder juristische Person sein. Der eigenhändigen Unterschrift nicht gleichgestellt Ermöglicht die Identifizierung des Inhabers Nachträgliche Veränderung der Daten werden erkannt 3. Qualifizierte esignatur Inhaberin nur eine natürliche Person Der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt Ermöglicht die Identifizierung des Inhabers Nachträgliche Veränderung der Daten werden erkannt

11 Mit Therefore Signaturdienste in den Prozess einbinden Keine gesetzliche Formvorschrift Gesetzliche Formvorschrift 1. einfache esignatur 2. Fortgeschrittene esignatur 3. Qualifizierte esignatur

12 Demo Demo mit DocuSign Vertragsunterzeichnung Demo mit Swisscom AIS Service PDF Rechnungen per versenden DEMO 13

13 Vertragsverwaltung Die finale Version eines Vertrags wird direkt über den Therefore Viewer zu DocuSign geschickt. Der gesamte Unterschriftenprozess findet online statt. Manager erhält Vertrag Vertrag unterzeichnet Aufgesetzter Vertrag vorbereitet Unterzeichneter Vertrag in Therefore gespeichert Kunde erhält Vertrag Vertrag unterzeichnet

14 Therefore Office Add-In Elektronische Rechnungen über Therefore signieren und archivieren ERP Rechnungen mit Indexdaten Archivieren SSL Swisscom Microsoft Office Therefore Drag & Drop Rechnungsempfänger Signieren direct via Therefore

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