Finanzverwaltung des Kantons Zürich Als Rechnungsempfänger vom Scanning zum E-Invoicing
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- Vincent Hummel
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1 swissdigin-forum Veranstaltung vom Mittwoch, 17. Juni 2009 Finanzverwaltung des Kantons Zürich Als Rechnungsempfänger vom Scanning zum E-Invoicing 17. Juni Organigramm Finanzverwaltung Finanzverwaltung / Buchungszentrum 2 1
2 Aufgaben und Organisation des SSC (BuZ) Buchungszentrum BuZ Leitung (100% StP) Team Buchhaltung (300% StP + 1 Azubi) Konzernaufgaben (Unregelmässige Arbeiten) Team Buchungsverkehr (1200% StP + 1 Azubi) Belegsverarbeitung (Regelmässige Arbeiten) Betreuung Fachapplikationen: SAP / Pabu / mammut Kontoabstimmungen / -auszüge / Auskünfte Zahlungsverkehr: Bank- / Posteingang / DTA / ESR OP + Mahnwesen Anlagebuchhaltung Kreditoren Betreuung Fachapplikation: dipsin SAP-Zahllauf Hauptbuch: Verarbeitung Projekte, Sonderaufgaben, Kundenbetreuung Konten- / CO- / FI-AA- Stammdaten Lohnverbuchung ZS1 / Schnittstellen- Bewirtschaftung Stammdaten Kreditoren und Debitoren Fakturierung Debitoren Inkasso und Verlustscheinverwaltung Auskunft (Hotline , Hotmail buzhotmail@fdfv.zh.ch, Fax ) Finanzverwaltung / Buchungszentrum 3 3 Dienstleistungsumfang des SSC Kt. ZH Verwaltungseinheiten (ca. 200 Buchungskreise) Ausgabenprozesse Intercompanyprozesse Einnahmeprozesse Kreditoren dipsin; Scanning, Workflow & Archiv Lösung Hauptbuch Int. Verrechnungen Bukr übergreifend Web-Unterstützte Erfassung SAP SD Fakturierung Zahlungsverkehr Mit Mammut Daten f. Cashmanagement Banken und PostFinance Transfers Buchungszentrum des Kantons Zürich Zentral gepflegte Stammdaten Kontopläne, Debi (EBPP,) Kredi (IBAN) SAP FI Zahlungseingang OP & Mahnwesen SAP Inkasso Betreibungswesen & Verlustscheinverwaltung Fachsupport + Zentr. Aufgaben Rechnungsstellen, Lohn, Schnittstellen Kunden (Bürger oder Unternehmungen) Finanzverwaltung / Buchungszentrum 4 2
3 3 Teilprojekt 1: Direktion Staatskanzlei Sicherheitsdirektion Finanzdirektion Volkswirtschaftsdirektion Gesundheitsdirektion Bildungsdirektion Baudirektion Behörden Kundenkreis des Buchungszentrum Amt Staatskanzlei / Regierungsrat Amt für Militär und Zivilschutz / Strassenverkehrsamt / ab Generalsekretariat / ab Mitte 2009 Kantonspolizei Generalsekretariat, Finanzverwaltung, Amt für Tresorerie, Steueramt, Personalamt, KITT-Geschäftsstelle (kantonale IT) Generalsekretariat, Amt für Verkehr, Amt für Wirtschaft und Arbeit somatische + psychiatrische Akutversorgung Mittelschul- und Berufbildungssamt (alle Berufs- und Kantonsschulen), Amt für Jugend- + Berufsberatung (inkl. regionale Jugendsekretariate) Hoch- und Tiefbauamt, Immoamt, Amt für Landschaft und Naturschutz ALN, Amt für Raumordnung und Vermessung ARV, Amt für Wasser, Energie, Luft Parlamentsdienste, Finanzkontrolle, Ombudsmann, Datenschützer Finanzverwaltung / Buchungszentrum 5 Eckdaten zum Projekt Zentrale Kreditorenabwicklung Ausgangslage Ziel: Volumen Start Etappen Vorgehen Dezentrale Verarbeitung der Kreditoren auf Papier Zentralisierung der Verarbeitung mit Einsatz von Zukunftstechnologie (Scanning / Workflow / E-Rechnung), um die Prozesse effizienter und wirtschaftlicher abzuwickeln FI Rechnungen 2005 Oktober mit Belege 2006 Ausbau auf Belege 2007 Ausbau auf Belege 2008 Ausbau auf Belege 2009 Ausbau auf Belege 1. Übernahme bestehende Prozesse (Nachscannen) 2. Change auf Workflow (Frühscannen) 3. Einsatz der neuesten Technologie (E-Rechnung) Finanzverwaltung / Buchungszentrum 6 3
4 Prozessvarianten Kreditorenrechnungen Traditionell 1. Nachscannen 2. Frühscannen 3. E - Invoicing Belegmenge 2009: ca Belegmenge 2009: ca Belegmenge 2009: ca Amt Amt BuZ Amt BuZ Amt BuZ Rechnungseingang Rechnungseingang Ans BuZ senden AVOR, Frühscannen Automatisches einlesen der E-Rechnung Vorerfassen & zuteilen Autom. Vorerfassen & zuteilen Kontierungstempel Kontierungstempel Kontierung Kontierung RO kontiert RO kontiert Materielle Prüfung Materielle Prüfung Materiell Prüfung und Visum Materiell Prüfung und Visum formell/rechn. Pr. formell/rechn. Pr. RO prüft und visiert RO prüft und visiert Anweisungsberechtigter Anweisungsberechtigter AW prüft und visiert AW prüft und visiert ans BuZ senden Buchen Einscannen Buchen Automatische Verbuchung Automatische Verbuchung Manueller Zahllauf Täglich, automatisierte Zahllauf mit optischen Belegen Elektronisches Archiv Papier Archivierung Papier Archivierung Online Archiv bei Provider (Paynet & Yellowbill) Finanzverwaltung / Buchungszentrum 7 Systemarchitektur Kreditorenverarbeitung Frühscannig Finanzverwaltung / Buchungszentrum 8 4
5 Nächste Etappen / Vorhaben des SSC Ablösen Papier Archiv per Expertengruppe (Finanzdirektion, Finanzkontrolle, Staatsarchiv, HW + SW Betreiber und Finanzverwaltung) prüft Voraussetzungen (technisch, organisatorisch und rechtlich), um die Papierablage abzulösen. Akquirieren von neuen E-Lieferanten SSC/BuZ sucht mit den E-Providern neue für den Kanton interessante Lieferanten, um bei möglichst vielen Amtstellen auf E-Invoicing umzustellen. Change Prozess SSC/BuZ versucht durch Überzeugungsarbeit - weitere Amtsstellen für die zentrale Kreditorenverarbeitung im BuZ zu gewinnen - möglichst viele Amtsstellen mit Spätscannen auf den Prozess Frühscannen umzustellen (Voraussetzung für E-Rechnung). - Rechnungen von B2B-Lieferanten an Frühscan-Kunden auf E-Rechnung umzustellen Finanzverwaltung / Buchungszentrum 9 Mit welchen Argumenten können die Amtsstellen zu einem Wechsel auf die E-Rechnung überzeugt werden? Verarbeitungszeiten im Buchungszentrum: Durchschnittlicher Zeitaufwand für die Digitalisierung und bei der Variante Nachscannen zusätzlich noch die Verbuchung Papierrechnung Nachscannen 4 ½ Minuten Papierrechnung Frühscannen 2 ¾ Minuten E - Rechnung ¼ Minuten Interner Verrechnungspreis: Der Verrechnungspreis für die Abwicklung der Kreditorenverarbeitung ist bei der E-Rechnung viel attraktiver als derjenige der Papierrechnung: Papierrechnung Nachscannen Papierrechnung Frühscannen E-Rechnung Fr pro Rechnung Fr pro Rechnung Fr pro Rechnung Finanzverwaltung / Buchungszentrum 10 5
6 Fragen Finanzverwaltung / Buchungszentrum 11 Kontakt Stefan Lustenberger Finanzverwaltung Kanton Zürich Leiter Buchungszentrum Tel Mail: stefan.lustenberger@fdfv.zh.ch Finanzverwaltung / Buchungszentrum 12 6
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