Interoperabilität zwischen Service Providern im E-Invoicing am Beispiel der Tamedia

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1 Interoperabilität zwischen Service Providern im E-Invoicing am Beispiel der Tamedia Guido Rabel, Swisscom IT Services Adrian Sem, PostFinance Jacqueline Lehmann, Tamedia (Christian Tanner) Agenda - Kurzvorstellung der Tamedia-Gruppe - Ausgangslage in der Kreditorenabteilung der Tamedia-Gruppe - E-Invoicing in der Tamedia-Gruppe - Voraussetzungen zur Nutzung der Interoperabilität - Vorteile der Nutzung der Interoperabilität - Rolle und Beiträge der Service Provider - Swisscom/Conextrade und PostFinance 1

2 Produkte der Tamedia-Gruppe - Pendlerzeitungen und abonnierte Zeitungen - 20 Minuten / 20 minutes, L essentiel, Le matin, 24heures, Le Temps, Tribune de Genève - Abonnierte Tageszeitungen - Tages-Anzeiger, Zürichsee-Zeitung, Zürcher Unterländer, Berner Zeitung, Der Bund - Anzeiger und Lokalzeitungen - Berner Bär, Tagblatt der Stadt Zürich, div. Titel in der Romandie und in den Kantonen BE, ZH - Fachtitel und Sonntagszeitungen - Automobil Revue, Der Schweizer Bauer, Finanz & Wirtschaft, Sonntagszeitung, Le Matin Dimanche - Zeitschriften - 20 Minuten Friday, Annabelle, Femina, Schweizer Familie, Das Magazin, div. TV-Zeitschriften - Regionale TV- und Radio-Stationen - Capital FM, Radio 24, TeleBärn, TeleZüri - Online Nachrichten- und Rubriken-Plattformen - 20minuten.ch, newsnetz.ch, jobwinner.ch, homegate.ch, search.ch, car4you.ch, swissfriends.ch, tillate.ch, piazza.ch - Services (Druck, Verlagslogistik, visuelle Kommunikation) Tamedia-Gruppe über 30 Mehrheitsbeteiligungen 20 Minuten AG* 20 Minutes Romandie SA* Belcom AG* Berner Oberland Medien AG* Büchler Grafino AG* car4you Schweiz AG Espace Media Groupe Espace Media AG* Verlag Finanz und Wirtschaft AG* FMM Fachmedien Mobil AG* Neues Bülacher Tagblatt AG* Newsnetz* Metropool Radio 24 AG* Schaer Thun AG* Schweizer Bauer * search.ch AG Aufschaltung in die Wege geleitet Tamedia AG* Tagblatt der Stadt Zürich AG tilllate Schweiz AG Verlag Zolliker Bote AG Verlag Finanz und Wirtschaf AG* Winner AG Zürich Land Medien AG Zürcher Regionalzeitungen AG* ein Auszug *E-Invoicing mit Swisscom für Fixnet-Rechnung 2

3 Ausgangslage und Motivation für E-Invoicing Bereich Finanzen führt die Kreditorenbuchhaltung für 35 Gruppengesellschaften ca Kreditorenrechnungen jährlich bearbeitet von 4,5 Vollzeitstellen Kreditorenrechnungen werden seit 2009 eingescannt, die Inhalte mittels OCR ausgelesen und mittels digitalem Workflow (DipsIn von Swiss Post Solutions) bearbeitet. Die PDF-Belege werden unmittelbar beim Scannen digital signiert und mit der Lösung ARTS von Uptime archiviert Die ursprünglichen Papierrechnungen werden weiterhin in Schachteln archiviert Als Finanzsoftware ist SAP FI/CO im Einsatz Scanning-Lösung läuft zufriedenstellend aber verursacht manuellen Aufwand Bei der Texterkennung und Datennacherfassung liessen sich durch E-Invoicing dank einer stärkeren Automatisierung und Kosten einsparen Die Kostenstelle muss manuell in DipsIn eingetragen werden DipsIn verfügt über eine Schnittstelle zu E-Invoicing Service Providern 3

4 Rechnungseingangsverarbeitung Tamedia Gruppe Posteingang Zentraler Rechnungseingang, formelle Prüfung der Rechnungen durch Kreditorenbuchhaltung Scannen Einlesen und Texterkennung mittels OCR im DipsIn Validieren Kontrolle und Ergänzung Daten, Weiterleitung an Kostenstellenverantwortliche zur materiellen Prüfung SAP FI/CO - Vorerfassung der Rechnung - automatische Buchung nach mat. Prüfung - Verlinkung mit Archivdokument (SAP Archive Link) ARTS / Uptime - Archivierung der gescannten Rechnung inkl. digitaler Signatur E-Invoicing in der Tamedia-Gruppe Kriterien für Wahl des E-Invoicing Service Providers Einfache Anbindung (Schnittstelle DipsIn PostFinance bestand bereits) Pflege von Verbindungen zu anderen Providern Bereitstellung einer Lösung für Workflowbearbeitung 4

5 E-Invoicing in der Tamedia-Gruppe Swisscom Handelsplatz Conextrade PostFinance Tamedia seit Oktober 2010 monatlich ca. 100 elektronische Rechnungen von Swisscom Fixnet für 15 Firmen Zeiteinsparung bei Postbearbeitung und einscannen Erkennungsverbesserung der Daten, da digitaler Input Einlesung der Kontierung (Kostenstelle) ermöglicht eine rasche Bearbeitung im Workflow (im Fall von Swisscom Fixnet noch nicht realisiert) Schnittstelle DipsIn PostFinance im Paket von Swiss Post Solutions enthalten Durch die Unterstützung des Kundenbetreuers PostFinance erhoffen wir weitere Lieferanten zum Wechsel auf E-invoicing zu bewegen! Voraussetzungen zur Nutzung der Interoperabilität Biller-ID s der Lieferanten von Conextrade zum Hinterlegen im DipsIn (Info von PostFinance Kundenbetreuer direkt an Swiss Post Solution) Information an Swiss Post Solution betreffend korrekter Kreditorennummer Testrechnung prüfen und evtl. Fehler melden Produktivsetzung melden Hindernisse/Herausforderungen Kontierungsangaben (Kostenstelle) bedingen Anpassungen und Kosten sowohl bei Swisscom wie auch im DipsIn (von Swiss Post Solution noch nicht umgesetzt) Bei ersten Tests war das PDF nicht identisch mit der Papierrechnung von Swisscom Schwierige Abstimmung wegen ändernden Ansprechpartner, Abwesenheiten und nicht klar kommuniziertem Zeitplan (Milestones) Es dauerte rund 6 Monate bis die erste Testrechnung erfolgreich verbucht werden konnte. 5

6 Vorteile der Nutzung der Interoperabilität Nach erfolgreichem Test konnten die Swisscom-Rechnungen für die weiteren Gruppengesellschaften innert Kürze aufgeschaltet werden Heute werden pro Monat rund 100 Swisscom-Rechnungen von 15 Gruppengesellschaften elektronisch verarbeitet. Fazit Die Abstimmung der Rechnungsinhalte (Kontierungsangaben) war aufwändiger als angenommen Die digitale Signatur war nie ein Problem (PostFinance nimmt die Signaturprüfung vor) Empfehlung Am Anfang Ansprechpartner definieren und gemeinsame Analyse der individuellen Bedürfnisse bezüglich Rechnungsinhalte Festlegen eines verbindlichen Zeitplanes und sicher stellen, dass die verschiedenen Parteien zu den geplanten Zeiten für Tests verfügbar sind Swisscom Handelsplatz Conextrade PostFinance Tamedia Rechnung aufbereiten inkl. PDF Rechnung an Conextrade senden Rechnung prüfen (Business Values) Rechnung in Roaming Transportformat konvertieren Rechnung an PF senden Rechnung in Empfängerformat konvertieren Rechnung signieren Archivdaten empfangen und archivieren Archivdaten von PF empfangen und an Swisscom senden Signierte Rechnung zur Verfügung stellen Signierte Rechnung inkl. PDF und Prüfprotokoll herunterladen Rechnung inkl. PDF und Prüfprotokoll archivieren Rechnung in Workflow importieren, kontrollieren, verbuchen und bezahlen 6

7 Fragen an Conextrade Braucht es eine spezielle Delegationserklärung, wenn Rechnungen von einem anderen Provider signiert werden? Die Delegationserklärung beinhaltet auch die Weiterdelegation des Signaturauftrages an dedizierte Interconnect-Partner. Muss der Biller diese explizit unterzeichnen? Nein, es handelt sich dabei um die Standard-Delegationserklärung, welche bei der Anmeldung unterzeichnet wird. Wie sieht der Biller, welche Parteien seine Rechnungen signieren können? Die Partner, welche für unsere Kunden Rechnungen signieren können sind explizit auf unserer Website publiziert. Fragen an Conextrade Gibt es bestimmte Voraussetzungen, welche der Biller erfüllen muss, damit Rechnungen an PF übermittelt werden können? Nein Welche Aufgaben hat der Rechnungssteller bei der Umsetzung zu leisten? Verfügbarkeit für End-to-End-Test, sofern solche überhaupt erwünscht/notwendig sind. Wie sieht das Pricing für den Rechnungssteller aus? Gibt es einen Zuschlag? Jeder Provider definiert seine Preisstruktur selber und unabhängig. 7

8 Fragen an PostFinance Gibt es bestimmte Voraussetzungen, welche der Rechnungsempfänger erfüllen muss, damit Rechnungen von einem Rechnungssteller empfangen kann, welcher bei Conextrade angeschlossen ist? Nein Welche Aufgaben hat der Rechnungsempfänger bei der Umsetzung zu leisten? Verfügbarkeit für End-to-End-Test, sofern solche überhaupt erwünscht/notwendig sind. Wie sieht das Pricing für den Rechnungsempfänger aus? Gibt es einen Zuschlag? Jeder Provider definiert seine Preisstruktur selber und unabhängig. Fazit aus Sicht der beiden Provider Die Aufschaltung ist nicht befriedigend verlaufen, 6 Monate bis die erste Testrechnung ok ist, sind viel zu lange. Individuelle Anforderungen an Kontierungsangaben, haben dazu geführt, dass beim System des Rechnungsstellers sowie im Workflow-System des Empfängers Anpassungen notwendig waren. Diese mussten entsprechend getestet werden. Zwischen den Providern musste sicher gestellt werden, dass diese Angaben korrekt konvertiert werden. Ein Problem mit der Aufbereitung der PDF-Datei wurde zusätzlich erkannt und musste gelöst werden. Es war nicht immer klar, wer für wen Ansprechpartner ist. Die Abstimmung in der Testphase kann optimiert werden. Die digitale Signatur und der Interconnect Conextrade-Postfinance war von Anfang an gelöst und während des gesamten Aufschaltprozesses nie ein Thema. 8