Wertschöpfungsbeitrag der Rechnungsabwicklung gestern und heute

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1 Wertschöpfungsbeitrag der Rechnungsabwicklung gestern und heute Effiziente Rechnungsbearbeitung mit SAP 6. April 2005, SAP Regensdorf Roger Jaquet, Business ControllingPartner AG Regensdorf, 6. April 2005

2 Inhalt des Referates Die Wertschöpfung des Rechnungswesens Rechnungsabwicklung gestern Technologische Entwicklungen und veränderte Rahmenbedingungen Rechnungsabwicklung heute Nutzen und was es zur Umstellung braucht Anhang: Links zu Gesetzen und Verordnungen 1

3 Wertschöpfung im Rechnungswesen entsteht sowohl durch Kostensenkung als auch durch Leistungssteigerung. Wertschöpfung im Rechnungswesen Kosten Leistung Leistungssteigerung durch: - bessere Infos - schnellere DLZ - höhere Sicherheit 120 Kostensenkung durch: Wertschöpfung - Arbeitsersparnis - Materialeinsparung - günst. Infrastruktur 70 vorher nachher vorher nachher 2

4 Diese Faktoren beeinflussen die Wertschöpfung Einflussfaktoren kostensenkend weniger Rechnungen weniger Prozesselemente kürzere Durchlaufszeit weniger Fehler/Interventionen besseres Archivmedium leistungssteigernd Prozessautomatisierung Höhere EBPP-Abdeckung bessere Datenqualität kürzere Datenzugriffszeit (User) effektivere Technologienutzung 100 Einsparungs- Potential Leistungs- Potential 100 < 50 > 50 vorher nachher vorher nachher 3

5 Nicht wertschöpfende Aufgaben können bis 60% der Gesamtkosten ausmachen. Kostenvergleich beim Kreditorenprozess IST-Aufgaben nicht wertschöpfende Aufgaben Tätigkeiten, welche teilweise einen hohen Aufwand verursachen. 100% Bearbeiten Stammund Parameterdaten Fehlerbehebung, Mahnungen Monatsabschluss, Reports, Controlling 60% Potential für Kostensenkung Buchen, Zahlen und Archivieren Kontrolle, Klären Spezialfälle Kopieren, Verteilen überwachen (Vor-)Erfassen Kosten bei effizienter Aufgabenabwicklung 4

6 Nicht erbrachte Aufgaben können bis 40 % der Soll-Leistung ausmachen. Leistungsvergleich beim Kreditorenprozess Soll-Aufgaben Aufgaben- Lücken Leistungen, welche von der DL Kreditoren erwartet werden. 100% Überwachter Prozess, Schneller Durchlauf Info-Versorgung der Fachbereiche 40% Potential für Leistungsverbesserung Bereitstellung Daten für Abschluss,Analyse Liquidität sicher gestellt CG-Regeln, IQS eingehalten Vorschriften erfüllt (Buchführung, MWST) Transaktionen verbucht und bezahlt 5

7 Mit diesen drei Prozessen generiert der Finanzbereich seinen Wertschöpfungsbeitrag Hauptprozess und Grundfunktionen im Bereich Finanzen Prozesse Strategie und Geschäftsmodell Fokus für Prozess- Verbesserungen Strategieumsetzung Entscheid- Unterstützung Reporting 3 2 Transaktions- Abwicklung 1 Budgetierung und Planung Investment Finance RM Information und Kommunikation Führungsinformation, Analyse und Bereitstellung Finanzieller Abschluss Transaktionsarten (Geschäftsfälle) Finanzielle Bewegungen Betrieblicher Abschluss Betriebliche Bewegungen Steuerplanung Mitarbeiterführung und Organisation Daten und Systeme 6

8 Die Rechnungsabwicklung im Spannungsfeld zwischen Businessanforderungen und externen Rahmenbedingungen Teilprozess Kreditoren und Debitoren II Gesetzgebung III Externe Rahmenbedingungen MWST Rechnungslegung Beziehungen zu Lieferanten und Kunden Corporate Governance III I Interne Anforderungen Beschaffungs- und Kundenprozesse Lieferant Teilprozess Kreditoren Teilprozess Debitoren Kunde Kreditoren- Rechnungen Debitoren- Rechnungen Ablage Ablage 7

9 Durch Erhebung des aktuellen Leistungsstandes wird das Potential in der Rechnungsabwicklung ermittelt Typische Probleme in der Rechnungsabwicklung Lange Durchlaufszeiten Keine Leistungsziele der Teilprozesse Komplexe Strukturen Aufwendiger Datenaustausch Interne Anforderungen Beschaffungs- und Kundenprozesse Teilprozess Kreditoren Teilprozess Debitoren Ungenügende Produktivität der MA Unterschiedliche Medien Kreditoren- Rechnungen Ablage Debitoren- Rechnungen Ablage Archiv nur für RW zugänglich 8

10 Bisher: Die Information des Originaldokumentes kann weder analysiert noch ausgewertet werden Beispiel eines Originaldokumentes im Kreditorenprozess Stufe P1 Originalrechnung Stufe P3 Bisher war nur Originalrechnung gültig BESTELLER VISUM DATUM Kontierungsstempel KOSTENSTELLENLEITER VISUM DATUM KONTONUMMER BEREICHSLEITER VISUM DATUM MWST Der physische Papieraustausch ist zu teuer geworden! S: H: KOSTENSTELLE ANLAGENUMMER AUFTRAGSNUMMER KUNDENNUMMER BELEGNUMMER VORERFASST Manuelle Bearbeitung erforderlich Manuelle Archivierung Informationsinhalt nicht abrufbar GEBUCHT Elektronischer Zugriff und Automatisierung der Bearbeitung 9

11 Bisher: Die gesetzliche Vorschrift nur Papieroriginale zu akzeptieren, verursacht einen hohen manuellen Aufwand Typische Bearbeitungselemente im Teilprozess Kreditoren Die effiziente Rechnungsbearbeitung ist eine logistische Herausforderung Bearbeitungsprozess Niederlassung 1 - n Rechnungsprüfung User Verbuchung Rechnung Posteingang Kopieren, Verteilen Fibu Hauptbuch Rechnung (Vor-) Erfassung resp. Bearbeitung Kontrolle und Verbuchung (Ablage) Archivierung 10

12 Bisher: Die gesetzlichen Regulatoren haben grössere Prozessverbesserungen in der Rechnungsabwicklung eingeschränkt Mögliche Optimierungsstufen in der Papierwelt Stufe P1 Papier Stufe P2 EDI + Papier Papier Stufe P3 Bis März 2002 Papier + forderte der Gesetzgeber Papier.? Risiko der Archivierung hoch Aufbewahrung 10 Jahre + 5 Jahre Verjährung 11

13 Elektronischer Rechnungsaustausch im EBPP-Verbund Voraussetzung: digital signiert übermittelt und aufbewahrt Papierlose Rechnungsabwicklung mittels EBPP* EBPP Lieferant Die Verordnung des EFD über elektronisch übermittelte Daten und Informationen erlaubt die papierlose Rechnungsabwicklung, ELDI-V, SR Teilprozess Kreditoren Unternehmen Teilprozess Debitoren Kunde EBPP-Dienstleistungen Datenkonversion PDF- Erzeugung Signatur Web- Präsentation Archivdaten * Electronic Bill Presentment & Payment 12

14 Die Umstellung auf elektronische Rechnungsabwicklung vereinfacht und beschleunigt den Bearbeitungsprozess Lösung im Kreditorenprozess Bearbeitungsprozess Verbuchung Rechnungsprüfung User E B P P Rechnung Fibu Hauptbuch MM- Rechnungen Workflow Papier Posteingang Gemeinkosten- Rechnungen 100 % elektronisch Archivverwaltung 13

15 Die Kombination EBPP, Scanning und Workflow ermöglicht eine 100 %ige elektronische Rechnungsabwicklung Lösungsvorschlag für Kreditorenprozess Lieferant MM- Rechnungen Projekte Gemeinkosten Spesen EBPP Scanning und Workflow Travel Elektronisches Archiv 14

16 Durch Umstellung von Papier auf elektronische Abwicklung werden erhebliche Kosten eingespart Kosten je verarbeiteter Eingangsrechnung Beispiel bei Rechnungen Potential für Kostensenkung in TCHF/Jahr Zielwert bei 100% elektronischem Einsatz Papier Scanning, Workflow EBPP, Scanning, Workflow EBPP 100% 15

17 Die Umstellung auf elektronische Rechnungsabwicklung bringt einen Pay Back von eins bis zwei Jahren Beispiel: EBPP-Projekt Steigerung der Wertschöpfung Kosten Leistung Einmalige Ausgaben EBPP- Umstellung 120 Workflow Verbesserte Wertschöpfung je Rechnungen: Integration 70 TCHF 100 pro Jahr vorher nachher vorher nachher 16

18 Der direkte Schritt zu EBPP kann ohne grossen Aufwand erfolgen Kosten-Nutzen-Pyramide Stufen Kosten je Transaktion Nutzen je User Integration Schnittstelle EBPP Stufe P3 Papier + Stufe P2 EDI + Papier Stufe P1 Papier... von Papier zu.. EBPP 17

19 Stellen Sie den Prozess jetzt um Weniger Administration für Sie und Ihre Kunden Höherer Wertschöpfungsbeitrag durch Kosten Nutzen 18

20 Die massgebenden Regulatoren für die Rechnungsabwicklung. Anhang Gesetze und Verordnungen Buchführungsrecht Artikel OR Link Geschäftsbücherverordnung GeBüV, SR Bundesgesetz über die MWST Nr Verordnung zum Bundesgesetz über die MWST Nr Verordnung des EFD ELDI-V 19