Dokumentenmanagement effizient und revisionssicher verwalten. Viele Daten, viele Dokumente und noch mehr Papier

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2 Dokumentenmanagement effizient und revisionssicher verwalten Viele Daten, viele Dokumente und noch mehr Papier Gerade in der heutigen Zeit werden immer mehr Dokumente erzeugt - Der Dokumentenbestand im Unternehmen wächst und wächst, Aktenarchive nehmen immer mehr Platz und Organisation in Anspruch und oftmals wird es dabei schwierig, den Überblick zu behalten. Unternehmensrelevante Daten und Informationen sind nur schwer auffindbar oder gehen gar ganz verloren. Die Folgen sind meist Einbußen in Qualität und Produktivität und können auf Grundlage derzeitiger gesetzlicher Anforderungen rechtlich auch zu Problemen führen. Die Lösung für zukunfts- und erfolgsorientierte Unternehmen liegt daher immer häufiger in der Einführung von elektronischen Archivsystemen, die vor allem in Bezug auf ihre Revisionssicherheit Daten und Informationen unverändert und verfälschungssicher speichern, jegliche Zugriffe und Änderungen protokolieren und vor allem Inhalte zeitnah auffindbar machen und somit gesetzlichen Anforderungen (AO, HGB, GoBS und anderen rechtlichen Vorgaben) entsprechen. Revisionssicherheit wird bei uns groß geschrieben! Mit dem ECCOSoft DMS System sind Sie immer auf der sicheren Seite ECCOSoft DMS bietet die Sicherheit, den Anforderungen der Abgabenordnung (AO), des Handelsgesetzbuches (HGB), den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-geschützter Buchführungssysteme (GoBS) und anderen rechtlichen Vorgaben sowie im Unternehmen vorherrschenden betrieblichen Bestimmungen gerecht zu werden. ECCOSoft DMS unterstützt Sie in ihrem betrieblichen Qualitätsmanagement und bietet Ihnen eine sichere Grundlage für eine ISO 9001:2000 Zertifizierung. ECCOSoft DMS gibt Ihnen die Möglichkeit, Geschäftsprozesse akkurat zu dokumentieren und bietet durch Revisionssicherheit Absicherung in Sachen Produkthaftung ECCOSoft DMS hilft, den Erhalt von Wissen und Know-How nachhaltig zu sichern Seite 2 von 12

3 Mit ECCOSoft DMS lassen sich alle Daten, Dokumente und Informationen automatisch erfassen, verwalten, recherchieren, bearbeiten und verteilen ohne dabei verloren zu gehen oder gar zerstört zu werden. Ihre Informationen werden unverändert und fälschungssicher gespeichert und sind durch umfangreiche Suchmechanismen jederzeit auffindbar. Jeder Zugriff auf Daten und Dokumente wird zuverlässig protokolliert und ist somit stets nachvollziehbar. Das bedeutet für Sie: Kosteneinsparungen durch den Wegfall konventioneller Aktenarchive und damit verbundenen Platz- und Organisationsbedarf Prozessbeschleunigung durch schnellere Zugriffszeiten mittels zuverlässiger Recherchemöglichkeiten und dezentralem Zugriff Durchlaufzeiten werden drastisch reduziert Vermeidung von Datenverlust und Medienbrüchen, da viele Daten und Dokumente von vornherein in digitaler Form vorliegen ECCOSoft DMS verhilft Ihnen nicht nur zu einer ordnungsgemäßen Dokumentation Ihrer Unternehmensprozesse, sondern lässt Ihre Arbeitsabläufe im Unternehmen auch um ein Vielfaches effizienter werden. Somit erleben Sie durch ECCOSoft DMS nicht nur deutliche Effizienzsteigerungen, sondern auch erhebliche Kostenreduzierung und schaffen bzw. erhalten sich Ihre Wettbewerbsvorteile. Seite 3 von 12

4 Leistungsmerkmale Der Erste Schritt zum Erfolg ECCOSoft DMS ein System aus der Praxis für die Praxis. Einfache Handhabung, performanter Zugriff auf alle Dokumente, Dateien und Informationen und die optimale Unterstützung bei der Bewältigung Ihrer täglicher Arbeiten. Nutzen Sie die Vorteile unseres Dokumentenmanagement und Workflowsystems ECCOSoft DMS: Schneller Zugriff auf alle Dokumente und Informationen Systematische und geordnete Archivierung von Dokumenten, Informationen und Dateien Revisionssichere Verwaltung von Dokumenten Benutzerrechtmanagement Lifecycle-Management für alle Dokumente und Dateien (Lebensakte/ Historienverwaltung) Optimierung und Beschleunigung von Geschäftsprozessen durch integrierte Workflows und/oder Ad-hoc Workflows Reduzierung von Sachkosten (Papier, Ordner, Lagerkosten) sowie Reduzierung von Personal-zeiten/-kosten (Verkürzung von Ablage- und Suchzeiten) Stammdatenverwaltung Seite 4 von 12

5 Archivierung Nichts geht mehr verloren Das Dokumentenmanagement und Workflowsystem ECCOSoft DMS ermöglicht die langfristige Sicherung von Wissen durch die revisionssichere Archivierung aller unternehmensrelevanter Dokumente, Dateien und Informationen in digitaler Form. Um vor allem den Anforderungen einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation gerecht zu werden, werden alle Dokumente und Dateien im ECCOSoft DMS auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert. Individuell definierbare Ordnerstruktur Einfache und schnelle Recherche von Dokumenten, Dateien und Informationen durch Indexierung mit Metadaten dabei stehen umfangreiche Suchmechanismen zur Verfügung Automatische Ordnerbildung bei Archivierung neuer Dokumente Vorgangsbezogener Zugriff auf verknüpfte Daten View-Funktion für alle Dokumente und Dateien Lifecycle-Management für alle Dokumente (Lebensakte / Historienverwaltung) Automatische Vergabe von Versionskennzeichen zur Protokollierung jeglicher Änderungen und Zugriffe Durch die zuverlässige Versionierung kann stets auf ältere Versionsstände eines Dokumentes oder Datei zugegriffen werden Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes eines Dokumentes ist somit jederzeit möglich Überwachung der Aktualität bestimmter Dokumente durch die Vergabe von Gültigkeiten (Zeitstempel) Umfangreiches Berechtigungssystem für eine klare Vergabe von Rechten für das Ansehen, Suchen, Bearbeiten und Löschen von Dokumenten Seite 5 von 12

6 Digitale Ordner Ordnung ist das halbe Leben Ein schneller Zugriff auf unternehmensrelevante Dokumente und Informationen für jeden User. ECCOSoft DMS glänzt durch den automatischen Aufbau einer klaren, übersichtlichen und zuverlässigen Ordnerstruktur, wodurch die Recherche und Sicht von Dokumenten schneller und einfacher möglich ist. Nichts geht mehr verloren und Wissen wird nachhaltig erhalten. Einfache Anlage neuer Ordner möglich Automatische Ordnerbildung, vor allem bei der Archivierung neuer Dokumente durch definierbare Klassifizierungen und Kennzeichen (z.b. Ordnernummern) Der Suchaufwand für User wird durch die übersichtliche Struktur deutlich reduziert Verknüpfung von Dokumenten und Ordner; vor allem auch vorgangsbezogener Zugriff auf verknüpfte Ordner und deren Daten Individuelle Benutzerrechteverwaltung Seite 6 von 12

7 Scannen und Klassifizieren Optimieren Sie ihre Geschäftsabläufe und ersetzen Sie konventionelle Ablagesysteme. Durch die Digitalisierung von Papierbelegen und Schriftstücken verhilft Ihnen ECCOSoft DMS zu erheblichen Kostenund Zeitersparnissen durch den Wegfall von umständlichen Papierarchiven. Dokumente werden von Ihnen gescannt und ECCOSoft DMS erkennt die Art des Dokuments - Wichtige Daten werden somit zuverlässig ausgelesen und dem richtigen Vorgang zugeordnet. Zuverlässige Zuordnung gescannter Dokumente zu entsprechenden Geschäftsvorgängen sichert Ihre täglichen Prozessabläufe Einfaches und zügiges Auffinden von Dokumenten durch automatische Volltextindexierung (je nach Wahl und Verfügbarkeit des Scanner Systems) jedes Wort eines Dokumentes wird durch die Indexierung suchfähig Neben der Volltextindexierung zusätzlich die Möglichkeit zur Verschlagwortung von Dokumenten Schnelleres Arbeiten durch vollständige Dokumenteninformationen Durchlaufzeiten in Ihrem Unternehmen werden signifikant reduziert Klassifizierung auch bei s möglich Seite 7 von 12

8 Vorgangsbearbeitung Durch die Vorgangsbearbeitung minimieren Sie Ihre Papier und Druckkosten und die Transportwege werden verkürzt. ECCOSoft DMS vereinfacht die Archivierung komplexer Prozesse und ermöglicht eine umfangreiche Recherche. Verkürzung der Liege- und Transportzeiten Verringert die Zugriffszeiten und bietet eine ständige Verfügbarkeit an Informationen Zuverlässige Zuordnung von Vorgängen und Prozessen zu bestimmten Usern je nach Prozessstatus ECCOSoft DMS sorgt für einen reibungslosen Prozessablauf durch die Definition von Vertreterregelungen Je nach Verfügbarkeit von beteiligten Usern werden Dokumente und Prozesse automatisch zugeordnet Nichts wird vergessen Durch die Definition von Eskalationsregeln bleiben Sie immer auf den neusten Stand und behalten den Überblick über laufende Prozesse Umfangreiche Workflow-Funktionen sowie frei definierbare Ad-hoc Workflows Seite 8 von 12

9 Workflowmanagement Durch unser ECCOSoft DMS Workflowmanagement ist es möglich, Ihre verfügbaren Ressourcen sinnvoll zu nutzen und die Geschwindigkeit der Bearbeitung zu erhöhen. Somit optimieren Sie Ihre Abläufe von der Stammdatenpflege bis hin zur Prüfung und Freigabe von Dokumenten. Kontrolle über den Status eines Dokuments im Prozess Einfache Abwicklung komplexer Prozesse Grafische Abbildungen und automatisierte Steuerungen sind möglich Erhöhung der Bearbeitungsgeschwindigkeit Schnittstellen Durch die Schnittstellen stehen Ihnen alle ERP-Dokumente inklusive der Stammdaten im digitalen Archiv zur Verfügung. Somit lassen sich die Daten schnell und bequem wiederfinden. Einfaches recherchieren und Beschleunigen der Prozesse Integration in führende ERP- Systeme (z.b. SAP, CAD) Keine aufwendigen, fehleranfälligen und zeitverzögerten Abgleichungen Daten aus dem ERP System sind direkt aufrufbar Seite 9 von 12

10 Office Integration Durch die Office Integration wird die digitale Archivierung und Recherche von Dokumenten aus Microsoft Office heraus ermöglicht. Drucken von Office Dokumenten Arbeiten in bekannter Umgebung Geringer Schulungsaufwand Bearbeiten von Office Dokumenten Erzeugen von Schriftverkehr Stammdatenverwaltung Bei der ECCOSoft DMS Stammdatenverwaltung werden alle Basisinformationen über Unternehmen, Lieferanten und Personen erfasst. Durch das zentrale Verwalten der Informationen wird Ihre Arbeit erleichtert. Importieren von Dokumenten in kürzester Zeit Schnelles Aufrufen von Dokumenten Übersichtliches, zeiteinsparendes und kostengünstiges Arbeiten Ständige Verfügbarkeit aller Daten Seite 10 von 12

11 Betriebsdokumentation Gerade im Bereich der Wartung und Instandhaltung wird das Thema Dokumentenmanagement immer wichtiger. Zwar ist es nicht das Hauptmerkmal eines Wartungs- und Instandhaltungssystems, jedoch ist sollte die richtige Verwaltung von Betriebsdokumenten nicht außer Acht gelassen werden. Dokumentendaten kommen in jedem Teil des Wartungsprozesseses vor. Unabhängig vom Dokumententyp, ob Microsoft Office, PDF, Grafiken, CAD-Zeichnungen, Video oder sonstige Dateityp, jede Dokumentendatei muss durch einen starkes und leistungsfähiges Softwaresystem verwaltet werden können. Weiterhin muss es innerhalb eines System möglich sein, das ein Zugang zu sämtlichen Dokumentendateien für mehrere Benutzer aus den verschiedensten Abteilungen eines Unternehmens jederzeit zugänglich sind. Durch ein starkes Berechtigungssystem besteht zusätzlich die Möglichkeit, das Ansehen und Bearbeiten von Dokumentendateien für bestimmte Usern oder User-Gruppen zu definieren. Systematische und geordnete Archivierung aller relevanten Betriebsdokumente Lifecycle-Management für alle Dokumente (Lebensakte / Historienverwaltung) Workflow gesteuertes Änderungsmanagement Bidirektionale Zuordnung von KKS-Nummern aus Zeichnungen (R&I Schemata) zum Datenobjekt Automatische Extraktion von KKS (Nummern) aus (R&I Schema) Zeichnungen Seite 11 von 12

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