Definition Budgettransfer bzw. interne Leistungsverrechnung

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1 Definition Budgettransfer bzw. interne Leistungsverrechnung gültig ab 2013 Verzeichnis der Geschäftsfälle im Rahmen der o.a. Definition an der LFU sowie der entsprechenden Workflows und Zuständigkeiten Mit diesem Leitfaden soll eine einheitliche, universitätsweite Vorgehensweise zur Abbildung von Budgettransfers bzw. internen Leistungsverrechnungen ermöglicht werden. Diesem Papier können somit Definitionen, Workflows, Ansprechpartner und die Abbildung einzelner Geschäftsfälle im SAP entnommen werden. Grundsätzliches: Von einer internen Leistungsverrechnung spricht man, wenn eine Leistung einer Organisationseinheit der Universität Innsbruck an eine andere Organisationseinheit der Universität Innsbruck erbracht wird (intern) und anschließend diese Leistung monetär verrechnet wird (Beispiel: der Fernleihe der UB). Unter Budgettransfer versteht man die Zubuchung von Mitteln im Rahmen von Förderungen, Zuschüssen etc. ohne unmittelbar erbrachte Leistung. Fakultätsautonome Sachmittelverteilungen an fakultätsinterne Organisationseinheiten bzw. institutsinterne Sachmittelverteilungen sind weiterhin mit dem bereits etablierten Formular FM-Budgetumbuchungen zu veranlassen. Dieses finden Sie auf unserer Homepage unter Formulare. Ansprechpartner/in (orientiert sich am Budget- bzw. Mittelempfänger/in): Globalbudget und sonstige selbsterwirtschaftete Einnahmen ADir. Sonja Spielmann, DW 2272 Drittmittel im Rahmen von 27 UG 02 Mag. Annemarie Larl-Wolf, DW Fonds - Budgettransfers VR Forschung Allgem. Förderungen (Druckkostenzuschüsse etc.) VR Forschung Förderungen aus dem Veranstaltungsfonds FR58 Budgettransfer FM VR Lehre und Studierende Förderungen BIB Förderungen aus dem Globalbudget Personaltentwicklung Kostenzuschüsse für bedarfsorientierte Fortbildungen etc ZID - Neue Medien e-learning Projekte sonja.spielmann@uibk.ac.at Seite 1

2 2. Interne Leistungsverrechnungen KB21N KB15N KB15N nachträgliche Interne Leistungsverrechnung ie interne kosten (Dienst- und Projektgespräche) Interne tech. Anm.: Die buchungen werden in einem Beleg gesammelt erfasst, wobei die über Leistungsart LATEL ausschließlich mit der Kostenstelle direkt verbunden ist. für die Einzelerfassung von nachträglichen Änderungen, z.b. wenn statt der Kostenstelle des Globalbudgets doch ein 27 Projekt (PSP) belastet werden soll. Software, Plot, Kabel, geräte* und Zubehör etc. *(Achtung Ausnahme, obwohl externe Rechnung) KE innsbruck univ. press Leistungen von Book on Demand (IUP) FL-Fernleihe, Kopien, Mahnspesen etc. Digitalisierung; (KExxxxxx) Visitenkarten, Uni-Mappen, Veranstaltungs- und Kongressmanagment BfÖ Unichor, Collegium Musicum, Uni Big Band USI Mieten für Hallen, Kurse etc. GI Schlüsselkautionen, Parkkarten (BU131666) etc. Finanzabteilung Kopien (BU137010) etc. Univ. Sportheim Obergurgel Registratur/ Kanzlei Nächtigungen, Verpflegung etc. Aussendungen etc Personalentwicklung Stornogebühren für Fortbildungen etc. ZID ie: ZID UB BfÖ Institute, Arbeitsbereiche etc. 27 Veranstaltungen (Symposien, wissensch. Kongresse) Kopien, Ausdrucke etc. -> ursprüngliche Finanzierung über Globalbudget Eigenerzeugnisse bzw. Substanzen, welche weiter verarbeitet wurden, werden intern weiter verrechnet (Stickstoff etc.); etc. Gebühren für Univ. Mitarbeiter, die an diesen Veranstaltungen der LFU teilnehmen Cornelia Ostermann Alexander Höck Seite 2

3 3. Fonds - Budgettransfers KB15N Budgettransfer EXxxxxxx KB15N KB15N Budgettransfer von Kostenersätzen ; VR Lehre und Studierende Exkursionszuschuss (eigener Workflow) Bedecken von Minusständen auf Innenaufträgen im Fonds ; nur in genehmigten Ausnahmefällen! ; ; Beenden von Innenaufträgen ULG/UK - von Kostenersätzen C. Kirchebner 4. Fonds P27 - Budgettransfers KB15N KB15N Saldo abgeschl. Projekte 27 Kostenersatz 27 KE P27-finanzierte Förderungen an andere P27 Projekte: Frankreichschwerpunkt, Italienzentrum, Kanadazentrum, etc. Bearbeitung erfolgt im Rahmen der Drittmitteldatenbank (VIS) nach Meldung der Projektbeendigung und Prüfung im projektservicebüro Kostenersätze für Drittmittel - Auftragsforschung nach 26 und 27 UG02 wird vom projektservicebüro ermittelt und dann auf den KE des VR f. Forschung umgebucht. Manuela Nagl Förderungen Landesmittelkonto P Förderungen Landesmittel sonja.spielmann@uibk.ac.at Seite 3

4 5. Regelungen für Ausnahmefälle KB15N Spenden an Uni aus A2- Begutachtungsentg P Spenden vom Universitätsrat (Ausnahme Fondswechsel!) Gespendete Begutachtungsentgelte an die Universität 6. Kontierungsänderungen (= Erfolgsumbuchungen) Eine Kontierungsänderung ist dann erforderlich, wenn eine externe Rechnung irrtümlich aus einem falschen 'Budgettopf' bezahlt wurde. Diese Kontierungsänderungen sind direkt über die abzuwickeln. Diesbezügliche Fragen daher bitter direkt an die richten. FI- Buchung Kontierungsänderung Storno Ursprungsbuchung, Zahlungsausgleich zurücknehmen, Buchung neuerlich erfassen FI-Sachbearbeiter/in Seite 4

5 7. Übersicht über Kostenarten und Transaktionscode FR58 Budgettransfer FM x x siehe Punkt 1. Zirngast KB21N KB15N KB15N KB15N Nachträgl. Interne Leistungsverrechnung Kostenersatz x LATEL Ostermann x x Ostermann siehe Punkt 2. KB15N Budgettransfer x x siehe Punkt 3. KB15N KB15N KB15N Saldo abgeschl. Projekte 27 Kostenersatz 27 Spenden an Uni aus A2- Begutachtungsentg. x x Höck x x siehe Punkt 3. Zirngast x x Nagl x x siehe Punkt 4. Ein Erfassen dieser Geschäftsfälle über die KB15N erfolgt Nagl aus pragmatischen bzw. systemtechnischen Gründen. Zirngast Kirchebner x x siehe Punkt 4. und 5. Zirngast x x siehe Punkt 5. Zirngast sonja.spielmann@uibk.ac.at Seite 5