Eckpunkte bei Veranstaltungen

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1 OFFICE DAY 2014 AVIS Austausch Vernetzung Information - Solidarität

2 AGENDA 1. Projektanzeige 2. Steuerliche Aspekte Zuschuss Zuwendung / Spende Sponsoring Ausländischer Gastvortrag Bewirtung / Rahmenprogramm 3. Abrechnung

3 Ablauf einer Veranstaltung aus Sicht der Verwaltung Projektanzeige Prüfung der Vorkalkulation Veranstaltung Einrichtung von Kostenstellen + Kostenstellen-Info Prüfung Bewertungsausschuss / steuerliche Beratung Nachkalkulation der Veranstaltung und Erstellung der Verwendungsnachweise

4 1. Projektanzeige Projektanzeige (vorgefertigtes Formular auf der Homepage) Prüfung vorläufige Kalkulation (Finanzplanung vollständig?) Prüfung Bewertungsausschuss (wirtschaftliche Tätigkeit i.s.d. EU Gemeinschaftsrahmens) Korruptionsprüfung Einrichtung von Kostenstellen Versand von Kostenstellen-Infos

5 Ablauf einer Veranstaltung aus Sicht der Verwaltung Projektanzeige Prüfung der Vorkalkulation Veranstaltung Einrichtung von Kostenstellen + Kostenstellen-Info Prüfung Bewertungsausschuss / steuerliche Beratung Nachkalkulation der Veranstaltung und Erstellung der Verwendungsnachweise

6 2. Steuerliche Aspekte a) Zuschuss Bewilligungsantrag an Geldgeber (z.b. Stiftungen) Mittel werden i.d.r. zweckgebunden vom Geldgeber zur Verfügung gestellt und sind dem Geldgeber in Form eines Verwendungsnachweises darzulegen ggf. separate Einrichtung von Kostenstellen Auf den Verwendungsnachweisen dürfen nur Ausgaben gebucht werden, die der Geldgeber im Bewilligungsantrag genehmigt hat! Steuerlich unbeachtlich

7 2. Steuerliche Aspekte b) Zuwendung / Spende Geld-/Sachleistungen, die ein Geldgeber ohne den Erhalt einer Gegenleistung erbringt Eine Zuwendungsbestätigung kann von der Universität Trier ausschließlich für Zwecke der Wissenschaft und Forschung ausgestellt werden Bewirtung und Rahmenprogramm dürfen nicht aus Zuwendungen / Spenden finanziert werden, für die eine Zuwendungsbestätigung ausgestellt wird Spendenhaftung! Steuerlich unbeachtlich Beachtung der Korruptionsrichtlinien!

8 2. Steuerliche Aspekte c) Sponsoring Sponsoring = Gewährung von Geld oder geldwerten Vorteilen durch Unternehmen zur Förderung von Personen, Gruppen und/oder Organisationen Sponsor verfolgt das Ziel der Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit für sein Unternehmen / seine Produkte Leistungen eines Sponsors mit der Universität Trier sind in einem Sponsoring-Vertrag zu vereinbaren

9 Aktives Sponsoring Zum Beispiel: Anzeigenwerbung im Tagungsband, Flyer, etc. Anbringung von Banderolen während einer Veranstaltung Hinweis auf Internetseite der Universität Trier auf die Sponsoren mit Verlinkung auf deren Homepage Aktive Werbetätigkeit der Universität Trier Steuern sind bei Projektplanung einzukalkulieren Passives Sponsoring Zum Beispiel: Wiedergabe des Logos*) des Sponsors auf Tagungsprospekt etc. Dank an den Sponsor in einem Tagungsband mit Wiedergabe des Logos des Sponsors*) Hinweis auf Internetseite der Universität Trier auf die Sponsoren ohne Verlinkung auf deren Passive Werbetätigkeit der Universität Trier Steuern sind bei Projektplanung nicht einzukalkulieren Beachtung der Korruptionsrichtlinien! *) ohne besondere Hervorhebung

10 2. Steuerliche Aspekte d) Ausländische Gastdozenten Für ausländische Gastdozenten hat die Universität Trier auf das gezahlte Entgelt zusätzlich 19% Umsatzsteuer an das Finanzamt zu entrichten. Entgelt ist alles, was die Universität Trier für den ausländischen Gastdozenten aufwendet, wie z.b. Honorar, Reisekosten, Übernachtungskosten, Bewirtung Bei Vertragsverhandlungen ist unbedingt zu beachten, dass die abzuführende Umsatzsteuer in Höhe von 19% einkalkuliert wird. Für sämtliche Abrechnungen von Honorar und Reisekosten ist das Formular Forderungsnachweis für Honorar und Reisekosten auszufüllen

11 2. Steuerliche Aspekte e) Bewirtung und Rahmenprogramm In der Regel werden aus Teilnehmerentgelten die Bewirtung und/oder das Rahmenprogramm bestritten und werden einem sog. Betrieb gewerblicher Art (BgA) zugeordnet Steuern sind zu berücksichtigen Die Einnahmen für die Teilnehmerentgelte und die Ausgaben für Bewirtungen / Rahmenprogramm sind auf den dafür eingerichteten Kostenstelle zu verbuchen Der Anteil der Bewirtungskosten in den Teilnehmergebühren wird nach Abrechnung der Abteilung I automatisch auf die Bewirtungskostenstelle umgebucht

12 Ablauf einer Veranstaltung aus Sicht der Verwaltung Projektanzeige Prüfung der Vorkalkulation Veranstaltung Einrichtung von Kostenstellen + Kostenstellen-Info Prüfung Bewertungsausschuss / steuerliche Beratung Nachkalkulation der Veranstaltung und Erstellung der Verwendungsnachweise

13 3. Abrechnung Erstellung eines Verwendungsnachweises für die Geldgeber Ausgleich der Bewirtungskostenstelle Deklaration der Umsatzsteuerzahllast beim Finanzamt Prüfung der abgeführten Umsatzsteuer auf ausländische Gastvorträge, ggf. Nachversteuerung von Bewirtungskosten Vorbereitung der Steuererklärung des BgA Bewirtung / Rahmenprogramm

14 Fragen?

15 Ansprechpartner :: Kontakt - Steuern :: Kontakt - Drittmittel Alrica Kraft Tel.: :: Projektanzeige Manuela Loch Tel.: Annemie Steinmetz Tel.: :: Veranstaltungen Anke Schuh-Gubernator Tel.: Stand: Stand: November März

16 Links :: Drittmittel Antrag Kostenstelle, Projektanzeige Zuwendungsvertrag Antrag auf Ausstellung einer Zuwendungsbescheinigung (Spendenbescheinigung) Merkblatt zur administrativen Vorgehensweise bei Veranstaltungen Homepage: Verwaltung > Abteilung I (Finanzen) > Service / Informationen > Finanzangelegenheiten > Drittmittel

17 Links :: Umsatzsteuer Rechnungsmuster Pflichtbestandteile einer Rechnung Info-Tour zur Rechnungserstellung Homepage: Verwaltung > Abteilung I (Finanzen) > Service / Informationen > Finanzangelegenheiten > Umsatzsteuer

18 Links :: Personalabteilung Forderungsnachweis für Honorar und Reisekosten Homepage: Verwaltung > Abteilung III (Personal) > Service > Personal A-Z > Gastvortrag ( AbtIII_Service/Gastvortrag_Forderungsnachweis)

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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