Schnittstelle zu Versandprogrammen

Transkript

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2 Inhalt Allgemein...3 Installation...3 Firmenstamm-Einstellungen...3 Auswahl von Versandarten in der Belegerfassung...5 Zuordnung von Versandarten im Adressenstamm...6 Eigenständige Übergabe im Versand...7 Seite 2

3 Allgemein Mit dem INKS-Modul UPS-, DHL-, DPD- und Danzas-Versand ist die Übergabe von Belegbezogenen Anschriftdaten an Programme von Paketversand-Dienstleistern möglich. Die Aufbereitung kann wahlweise anhand von Aufträgen, Lieferscheinen oder Rechnungen erfolgen. Übergeben wird die Lieferanschrift oder sofern keine Lieferanschrift eigens im Beleg eingegeben worden ist die Rechnungsanschrift. Die Übergabe erfolgt nur nach Bestätigung einer Abfrage beim Speichern des Belegs. Die Übergabe der Anschrift kann auch unabhängig von der Belegerfassung in der Form erfolgen, dass in einer eigenen Eingabemaske am Versandarbeitsplatz die Belegnummer eingegeben oder eingescannt wird. Damit kann sichergestellt werden, dass die Übergabe an das Versandprogramm erst dann erfolgt, wenn die Ware tatsächlich versendet wird. Die Übergabe-Schnittstellen zu DHL (Easylog) und DPD (DeliSprint) wurden erweitert. Bei der Übergabe von Belegdaten an die Versandprogramme werden zusätzliche Informationen bereitgestellt. Diese zusätzlichen Informationen werden am Ende der Datensätze angehängt, so dass bereits bestehende Übergabe-Definitionen sich nicht verändern. Beachten Sie bitte, dass für die erweiterte Übergabe an DPD im INKS-Firmenstamm unter "Parameter für weitere Funktionen - 9. Steuerung der Belegerfassung" beim Parameter "Versandeinstellung Versandtext und in welcher Belegart" an der Tausenderstelle eine '7' eingetragen werden muss. Installation Für die Inbetriebnahme der Versandschnittstelle ist eine Freischaltung in der INKS- Personalisierung erforderlich. Außerdem muss im INKS-Firmenstamm eingestellt werden, bei welcher Belegart die Abfrage zur Übergabe an das Versandprogramm eingeblendet werden soll und die Versandtexte müssen einer speziellen Schreibweise entsprechen. (Außerdem benötigen Sie ein Versandprogramm von Ihrem Paketversand-Dienstleister.) Firmenstamm-Einstellungen Im INKS-Firmenstamm geben Sie unter Parameter für weitere Funktionen 9. Steuerung der Belegerfassung beim Parameter Versandeinstellung Versandtext und in welcher Seite 3

4 Belegart an, bei welcher Belegart die Abfrage erscheinen soll, ob der aktuelle Auftrag, Lieferschein oder die aktuelle Rechnung an das Versandprogramm übergeben werden soll. Beachten Sie bitte, dass das Abfrage-Fenster für die Übergabe auch nur dann erscheint, wenn in den Belegen im Feld Versand/Note der Paketdienstleister bzw. die Versandform in einer bestimmten Schreibweise eingetragen ist. Texte für das Feld Versand/Note können im INKS-Firmenstamm unter Tabellen (Anreden/Infotexte/Versandtexte/ Zolltarife) vordefiniert werden. Je nachdem, mit welchem Versender bzw. welchen Versendern Sie zusammenarbeiten, sollten dort in genau dieser Schreibweise (wie in der Spalte Versender ) erfasst werden: Versender DHL DHLExpress DPD DPD Delti DPE UPS GO! Zieldatei und Pfadname in DHLWORLD.CFG DHEWORLD.CFG DPDWORLD.CFG DPIWORLD.CFG DPEWORLD.CFG UPSWORLD.CFG GOWORLD.CFG Die CFG-Dateien können mit einem Editor erstellt werden und müssen in Ihrem INKS- Ordner gespeichert werden. In den CFG-Dateien geben Sie in der ersten Zeile in Absprache mit Ihrem Versanddienstleister an, in welche Datei an welchem Speicherort die Versanddaten gespeichert werden sollen, damit das Programm Ihres Versenders darauf zugreifen kann. Abb.: Beispiel für Versandtexte im INKS-Firmenstamm Seite 4

5 Sollten Sie mit anderen Versanddienstleistern zusammenarbeiten wollen, wenden Sie sich bitte an die. So wurde z. B. auch bereits eine Schnittstelle zum Versandprogramm der Spedition DACHSER realisiert. Auswahl von Versandarten in der Belegerfassung Beim Erfassen von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen können Sie in der Belegerfassung im Feld Versand/Note auswählen, welche Versandart bzw. welcher Versender für diesen Vorgang zugeordnet werden soll. Sofern im Adressenstamm ein Versandtext der Belegadresse bereits zugeordnet ist, wird dieser Versandtext in den Beleg übernommen, kann im Beleg selbst aber auch noch geändert werden. Abb.: Auswahl eines Versandtextes in der Belegbearbeitung Beim Speichern des Belegs kommt je nach Definition im INKS-Firmenstamm die Abfrage, ob der Beleg an das Versandprogramm übergeben werden soll: Seite 5

6 Abb.: Versandabfrage in der Belegbearbeitung Zuordnung von Versandarten im Adressenstamm In den Stammdaten der Adressen kann je Adresse ein Standardtext für das Feld Versand/ Note zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt im Feld Funktionskennzeichen an der 17. Stelle. Zuordnungen, die im Adressenstamm erfolgt sind, können in der Belegerfassung jeweils für den Vorgang, den Sie gerade bearbeiten, geändert werden. Abb.: Zuordnung von Versandarten im Adressenstamm Seite 6

7 Mit dem INKS-Programmteil Stammdaten Adressen Funktionskennzeichen ändern haben Sie die Möglichkeit, bei allen oder bei einem Teil Ihrer Adressen in einem Arbeitsgang den Text einer bestimmten Versandart zuzuordnen. Eigenständige Übergabe im Versand Mit dem Aufruf INFO2W 9998LVERSAND (als eigene Verknüpfung) kann an Arbeitsplätzen, die nur den Versand handhaben sollen, ein Belegsuch- und Auswahlfenster gestartet werden, in dem nur die Belegnummer eingegeben bzw. gescannt zu werden braucht, um die (Liefer-) Anschrift aus dem Beleg an das angebundene Versandprogramm zu übergeben. Zu eingegebenen Lieferscheinnummern wird auch dann noch der richtige Beleg gefunden, wenn der Lieferschein inzwischen bereits in eine Rechnung gewandelt worden ist. Abb.: Eigenständige Übergabe im Versand Seite 7

8 Bei weiteren Fragen, sprechen Sie uns bitte gerne an. Ihr IN-LINE Team Seite 8