Stand: Fremddateneinzug Modulbeschreibung

Transkript

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2 Inhalt Allgemein...3 Installation...3 So nutzen Sie den...3 Ablauf des s...4 Datenausgabe mit dem...6 Datenimport in die Belegerfassung (Aufträge usw.)...6 Seite 2

3 Allgemein Der ermöglicht Ihnen den Import und auch den Export von Daten. Das können z. B. Artikeldaten oder Preislisten von Lieferanten sein, die Ihnen in Dateiform bereitgestellt werden. Oder Adressdaten von Interessenten usw. Außerdem können Sie mit dem auch z. B. Aufträge aus einem WebShop übernehmen oder vorhandene Belege wie Lieferanten-Bestellungen usw. aktualisieren. Voraussetzung für den ist, dass die Daten in Form von CSV-Dateien vorliegen. CSV steht dabei für Comma-separated values wobei für den Import in INKS davon ausgegangen wird, dass als Trennzeichen zwischen den Feldinhalten jeweils Semikolons (;) verwendet werden. CSV-Dateien können z. B. mit Microsoft EXCEL erzeugt werden. Die Dateien mit den zu übernehmenden Daten können beliebige Namen haben. Installation Um den in Betrieb nehmen zu können, ist nicht die Installation zusätzlicher Programmdateien in INKS erforderlich. Die notwendigen Programmdateien sind nach der Installation des Programms INKS bereits vorhanden. Aktiviert wird der durch eine Freischaltung in der INKS-Personalisierung. (Zum Erzeugen von CSV-Dateien z. B. aus XLS-Dateien benötigen Sie aber ein entsprechendes Tabellenkalkulationsprogramm wie z. B. Microsoft EXCEL.) So nutzen Sie den Wenn Sie z. B. Artikeldaten in Dateiform von einem Lieferanten bekommen, können Sie die entweder unter den Artikelnummern des Lieferanten in Ihren INKS-Artikelstamm übernehmen, die Lieferanten-Artikelnummer mit einem bis zu 3-stelligen Präfix, also einer vorangestellten Zeichenkombination aus bis zu drei Buchstaben und/oder Ziffern versehen oder über eine in den Adress-Artikel-Konditionen eingetragene Lieferanten- Bestellnummer auf Ihre abweichenden eigenen Artikelnummern referenzieren. Nicht alle in der Datei bereitgestellten Informationen müssen übernommen werden. Sie wählen selbst die Felder bzw. Spalten aus, die in Ihre INKS-Daten Eingang finden sollen. Außerdem können Sie beim angeben, dass nur Änderungen an bereits vorhandenen Daten übernommen, aber keine neuen Datensätze angelegt werden sollen. Beim können Sie Daten hinzufügen lassen, die nicht in der ursprünglichen Datei stehen, wie z. B. bei der Übernahme von Artikeldaten Ihre Adressnummer für Seite 3

4 den Lieferanten in das Feld Lieferant 1 eintragen lassen, damit bei der nächsten Bestelldisposition gleich der richtige Lieferant vorgeschlagen wird. Durch den können auch Berechnungen durchgeführt werden, um z. B. aus Ihren Einkaufspreisen beim Lieferanten Verkaufspreise zu kalkulieren oder um aus einem empfohlenen Verkaufspreis Ihren Einkaufspreis ermitteln zu lassen. Abb.: Beispiel für einzulesende Daten Abb.: Ansicht der Daten in einer CSV-Datei mit dem Editor Ablauf des s In der Eingangsmaske für das Fremddaten einlesen CSV wählen Sie zunächst aus, aus welcher CSV-Datei Daten übernommen werden sollen. Sie können dort wie im Windows- Explorer Laufwerk, Verzeichnis und Datei suchen und finden. Vorgeschlagen wird in der Dateisuche zunächst der Ordner, aus dem Sie zuletzt Daten übernommen haben: Abb.: Auswahl der Datei mit den zu übernehmenden Fremddaten Seite 4

5 Nachdem Sie die Datei mit den einzulesenden Daten ausgewählt haben, werden auf dem Bildschirm drei Fenster angezeigt links oben eines mit einer Vorschau auf die ersten Datensätze der ausgewählten CSV-Datei, rechts eines mit allen darin enthaltenen Spaltenüberschriften und unten links eines für zusätzliche Festlegungen und Rechenoperationen. Abb.: Bearbeitungsmasken nach der Dateiauswahl Im Fenster Vorbereitung zum legen Sie fest, welche Spalte aus der CSV-Datei in welches INKS-Feld übernommen werden soll. Wenn Sie in diesem Fenster eine Zeile markiert haben, können Sie sich die zur Verfügung stehenden Felder anzeigen lassen (siehe das Fenster oben rechts in der Abbildung) und daraus auswählen. Die Feldbezeichnungen stimmen mit denen der ODBC-Schnittstelle überein, die auch als PDF-Datei zur Verfügung stehen. Im Beispiel in der Abbildung sehen Sie im Fenster unten rechts zwei Zuordnungen, die beim Datenimport vorgenommen werden, ohne dass sie in den Daten in der CSV-Datei enthalten sind, nämlich einmal die Zuordnung von WGR als einzutragende Warengruppe und einmal die Zuordnung von als Lieferantennummer. Importiert werden können Daten aus CSV-Dateien in den Artikelstamm (Bezeichnungen, fremdsprachige Bezeichnungen, Preise, EAN usw.), in den Adressenstamm, in Lieferantenund in Kunden-Konditionen, in Notizbuchzeilen, Offene Posten aus einem Fremd-Finanzbuchhaltungsprogramm, Lagerbestände, Inventurdaten, Stücklisten. Seite 5

6 Da der INKS- gleichzeitig in der Lage ist, Daten aus INKS so auszugeben, dass Sie sie z. B. mit Microsoft EXCEL bearbeiten können, haben Sie mit diesem Modul auch die Möglichkeit, Ihre INKS-Daten extern zu pflegen. Datenausgabe mit dem Mit dem Programmteil Sonstiges Fremddaten einlesen (CSV) können Sie nicht nur Daten in INKS importieren sondern auch aus INKS exportieren bzw. kopieren. Dazu geben Sie beim Pfad für die CSV-Datei (Ihren INKS-Pfad und) zusätzlich den Ordnernamen AUSGABE und dahinter einen Namen für die zu erstellende CSV-Datei an. Abb.: Export von Daten per Wenn Sie diese Eingabe bestätigen, ist natürlich keine Vorschau auf die auszugebenden Daten zu sehen. Auch in der Bearbeitungsmaske Vorbereitung zum sind noch keine Spaltenüberschriften eingetragen sondern nur Spaltennummerierungen von 1 bis 99. Tragen Sie dort die INKS-Felder in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge ein, die ausgegeben werden sollen. Datenimport in die Belegerfassung (Aufträge usw.) Für den Import von Belegdaten gibt es einen eigenen Programmteil, nämlich Sonstiges Fremddaten Belege einlesen. Beim Aufruf dieses Programmteils prüft INKS sofort, ob einzulesende Belegdaten vorhanden sind, und erzeugt, wenn dies der Fall ist, sofort die entsprechenden Belege z. B. Aufträge oder Lieferscheine und löscht nach der Verarbeitung die Bereitstellungsdateien. Dies geschieht in einer Endlosschleife, sodass, wenn der Programmteil gestartet ist, permanent neue Belegdaten bereitgestellt und sofort verarbeitet werden können. Auch Belegdaten werden aus CSV-Dateien aufgebaut. Mindestangaben sind eine Adress- und eine Artikelnummer sowie eine Menge je Artikel. Je Adresse wird ein eigener Beleg erzeugt, d. h. in einer Bereitstellung können auch Aufträge für mehrere Kunden verarbeitet werden. Damit ist es z. B. auch möglich, Aufträge aus einem WebShop in INKS zu übernehmen. Seite 6

7 Wenn in der CSV-Datei kein Preis mit übergeben wird, ermittelt INKS die Preise entsprechend den Konditionen, die in den Adress-Artikel-Verknüpfungen bzw. in den Artikelstammdaten hinterlegt sind. Mit dem Import von Belegdaten können auch vorhandene Belege aktualisiert werden z. B. Bestellungen bei Lieferanten, wenn Ihnen Ihr Lieferant für die bestellten Artikel Liefertermine mitteilt. Beachten Sie bitte die detaillierte Hilfe im Programm. (Wenn das Modul bei Ihnen noch nicht freigeschaltet ist, können Sie in der INKS-Online-Hilfe (Button ) zum Beispiel nach den Schlüsselworten importieren oder suchen.) Wir unterstützen Sie auch gern per Fernwartung beim Import von Daten. Bei weiteren Fragen, sprechen Sie uns bitte gerne an. Ihr IN-LINE Team Seite 7