KOSTENRECHNUNG. Modul

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1 1 Modul KOSTENRECHNUNG Das -Modul ermöglicht, es Ihre Daten der Finanzbuchhaltung aus betriebswirtschaftlicher Sicht näher aufzuschlüsseln und entsprechende Übersichten und Auswertungen zu erhalten. Dazu bietet die eine zusätzliche Buchung auf Kostenstellen und diese wiederum unterteilt nach Kostenarten an. Für die Buchungen auf Kostenstellen gibt es wie bei den Sachkonten Verkehrszahlenansichten/ Saldenlisten und Kostenstellenbewegungslisten. Teilweise können diese auch nach Kostenarten ausgegeben werden. Eine weitere Auswertungsmöglichkeit liegt im Betriebsabrechnungsbogen, der über eine flexible Aufbausteuerung individuell nach Ihren Wünschen eingerichtet werden kann.

2 2 1. Das Menü innerhalb der LESS- erreichen Sie über folgende Menüpunkte: 2- FINNANZBUCHHALTUNG 6- KOSTENRECHNUNG. Das Menü hat folgenden Aufbau: 1- KOSTEN-STELLEN-STAMM 2- KOSTEN-ARTEN-STAMM 3- MANUELLE UMBUCHUNGEN 4- BETR-ABRECHNUNGS-BOGEN 5- BAB - AUFBAU 6- LISTEN KOSTENSTELLEN 1- KOSTENSTELLEN-NACHWEIS 2- KOST-STL-BEWEGUNGSLISTE 3- KOST-STL-SALDENLISTE 4- KOST-ART-BEWEGUNGSLISTE. Innerhalb des Menüs können Sie alle wesentlichen Programme der aufrufen. Außerhalb des Menüs sind 2 weitere Programme von der betroffen: - Sachkontenstamm: hier kann eingetragen werden, welche Kostenstelle und Kostenart bei Buchung auf ein Konto automatisch ebenfalls bebucht werden soll - Erfassung: hier nehmen Sie die Verteilung einer Buchung auf die Kostenstellen/Kostenarten vor. Das vorliegende Handbuch gliedert sich wie folgt: 2. Kostenstellen-Stamm Kostenarten-Stamm Umbuchungen Kostenstellen Erweiterungen des Sachkontenstammes Erweiterungen der Erfassung...11

3 3 2. Kostenstellen-Stamm Der Kostenstellen-Stamm dient zur Erfassung/Verwaltung Ihrer Kostenstellen (wie z.b. Verwaltung, Technik, Vetrieb usw). Nach Aufruf des Programmes erscheint folgende Bildschirmmaske: Kostenstelle... : Kurzbezeichnung... : Kostenstelle... : Kostenstellenklase... : Vorschlagskostenart.. : eingerichtet am... : Kostenstellensperre.. : bebuchbar ab... : bebuchbar bis... : Hauptkostenstelle... : KOSTENSTELLEN - STAMM F1 - F3 - F5 - F7 - F9 - F2 - F4 - F6 - F8 - F10- Sie befinden sich im Feld 'Kostenstelle' und haben folgende Auswahlmöglichkeiten: F1 - Beenden des Programmes F4 - Drucken des Kostenstellenstammes <RETN> - Suche Kostenstellen nach Suchbegriff Nr.+<RETN> - Direkter Aufruf einer Kostenstelle. Bei der Suche nach Suchbegriff können Sie eine Vorgabe machen und dann mit den Taste F7/F8 vor- und rückwärts im Kostenstellenstamm blättern. Alternativ können Sie über die Taste F5 ein Übersichtsfenster aufrufen. Wenn Sie eine noch nicht vorhandene Kostenstelle aufrufen, werden Sie gefragt, ob diese Kostenstelle neu aufgenommen werden soll. Antworten Sie je nach Absicht mit 'J' oder 'N'. F1 - Rückkehr ins übergeordnete Menü F4 - Drucken F5 - Übersicht

4 4 Nach Eingabe der Kostenstellennummer stehen Sie im Feld nach der Nummer. Hier können Sie den Suchbegriff eintragen, unter dem Sie die Kostenstelle später auswählen können. Lassen Sie das Feld leer, so wird es vom Programm bei Abspeicherung mit den ersten Zeichen des Feldes 'Kurzbezeichnung' gefüllt. Im Feld 'Kurzbezeichnung' tragen Sie die Kostenstellenbezeichnung ein, wie Sie auch in den Listen zur angedruckt werden soll. Im Feld 'Kostenstelle' können Sie eine längere, ausführlichere Bezeichnung eintragen. Die'Kostenstellenklasse' dient zur Gruppierung innerhalb der Kostenstellen-Listen. In der Regel tragen Sie hier die ersten 2 Stellen der Kostenstellen-Nummer ein. Als'Vorschlagskostenart' können Sie die Kostenart (z.b. Raumkosten, Bürobedarf usw.) eintragen, die bei der Erfassung von Kostenstellenbuchungen standardmäßig vorgeschlagen werden soll. Das Feld 'eingerichtet am' ist nur informativ und kann nur bei der Neuaufnahme bearbeitet werden. Dann wird als Vorgabe das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen. Im Feld 'Kostenstellensperre' legen Sie mit 'J' fest, daß die Kostenstelle bebucht werden kann. Bei 'N' ist eine Buchung nicht möglich. Über die Felder 'bebuchbar ab' und 'bebuchbar bis' können Sie die Kostenstelle mit zeitlich begrenzten Buchungssperren versehen. Sind Begrenzungen gesetzt und es wird eine Buchung auf die Kostenstelle vorgenommen, wird ein Hinweis ausgegeben ab/bis wann die Buchungen gesperrt sind. Als'Hauptkostenstelle' müssen Sie alle Kostenstellen mit 'J' markieren, die Sie direkt aus der Erfassung heraus bebuchen wollen. Kostenstellen mit einem 'N' in diesem Feld können nur über das Programm 'Manuelle Umbuchungen' oder den Hauptkostenstellenverteiler bebucht werden. Für Hauptkostenstellen können Sie zusätzlich über F3 eine Verteiler-Maske aufrufen: KOSTENSTELLEN-UMVERTEILUNG Kostenstelle Anteil Kostenstelle Anteil Kostenstelle Anteil F1 - Programm/Eingabe beenden F3 - Verteiler für Hauptkostenstellen F4 - Verkehrszahlen-Ansicht

5 5 Hier können Sie bis zu 33 Kostenstellen mit Verteilungsprozentsätzen angeben. Dies dient dazu, daß z.b. Buchungen auf die Kostenstelle STROM automatisch auf die einzelnen Verbraucher verteilt werden. Dies ist jedoch nur möglich, wenn diese Kostenstellen keine Hauptkostenstellen sind! Beispiel: Kostenstelle STROM Verteilerschlüssel: Kostenstelle 1 Verwaltung 30 % Kostenstelle 2 Vertrieb 20 % Kostenstelle 3 Technik 50 % Wird nun die Kostenstelle mit 1000,-- DM bebucht, so werden davon ohne weiteren Eingriff 300,-- auf die Kostenstelle Verwaltung 200,--, auf den Betrieb und 500,-- auf die Technik verteilt. Über die Funktionstaste F4 können Sie die Verkehrszahlen dieser Kostenstelle abrufen. Diese Funktion entspricht der Verkehrszahlenübersicht im Sachkontenstamm, wobei jedoch für jede Kostenart eine eigene Maske mit Verkehrszahlen erscheint. Zwischen den Kostenarten können Sie mit den Taste F7/F8 blättern. Die Funktionstaste F6 - Löschen wird nur angeboten, wenn für eine Kostenstelle keine Verkehrszahlen vorhanden sind. Vor Ausführung der Löschung werden Sie nochmals gefragt, ob dies wirklich beabsichtigt ist. F1 - Eingabe beenden F4 - Verkehrszahlen F6 - Löschen Kostenstelle F7 - Blättern Verkehrszahlen rückwärts F8 - Blättern Verkehrszahlen vorwärts

6 6 3. Kostenarten-Stamm Der Kostenstellen-Stamm dient zur Erfassung/Verwaltung Ihrer Kostenarten, die die Kostenstellen unterteilen ( z.b. Raumkosten, Fahrzeugkosten, Bürobedarf usw). Nach Aufruf des Programmes erscheint folgende Bildschirmmaske: K O S T E N A R T E N Kostenart-Nummer... : Kostenarten-Bezeichnung... : BAB-Kennzeichen... : F1 - F3 - F5 - F7 - F9 - F2 - F4 - F6 - F8 - F10- Sie können nun im Feld 'Kostenart-Nummer' folgende Auswahlen treffen: F1 - beenden des Programmes F4 - Drucken des Kostenartenstammes F5 - Suche Kostenarten aus Übersicht Nr.+<RETN> - Direkter Aufruf einer Kostenart. Wenn Sie eine noch nicht vorhandene Kostenart aufrufen, werden Sie gefragt, ob diese Kostenart neu aufgenommen werden soll. Antworten Sie je nach Absicht mit 'J' oder 'N'. F1 - Programm/Eingabe beenden F5 - Übersicht über alle Kostenarten

7 7 Im Feld 'Kostenart-Bezeichnung' tragen Sie den Namen der Kostenart, wie z.b. Raumkosten, ein. Das Feld 'BAB-Nummer' füllen Sie bitte nur aus, wenn Sie den Betriebsabrechnungsbogen nutzen wollen. In diesem Fall tragen Sie hier die Nummer ein, unter der die Verkehrszahlen dieser Kostenart im BAB angedruckt werden soll. Über die Funktionstaste F6 können Sie die aktuelle Kostenart löschen. Vor der endgültigen Löschung werden Sie nochmals gefragt, ob dies tatsächlich gewünscht ist.

8 8 4. Umbuchungen Kostenstellen Nach Aufruf des Programmes erscheint folgende Maske: UMBUCHUNGEN KOSTENSTELLEN UserID: Periode F1 - F3 - F5 - F7 - F9 - F2 - F4 - F6 - F8 - F10- Sie müssen jetzt die Drucker-Nummer für das Umbuchungsjournal eingeben. Danach geben Sie wie gewohnt Ihre Anwenderkennung sowie die Buchungsperiode ein. Zur Auswahl der Kostenstelle, von der aus die Umbuchung erfolgen soll, wird nun folgende Zusatzmaske angezeigt: Kostenstelle... : Kostenart... : Verkehrszahlen Per.... : Kostenstelle und Kostenart wählen Sie wie gehabt aus. Anstelle der Kostenstelle können Sie über F3 auch die Funktion 'Direkt-Buchung' abrufen. Diese ermöglicht es Ihnen, einen Betrag neu einzubuchen, ohne ihn von einer Kostenstelle umzubuchen. F1 - Programmende F3 - Direkt-Buchungen

9 9 Soweit Sie keine Direkt-Einbuchung vornehmen, wird im Feld 'Verkehrzahlen Periode' nebeneinander der Periodensaldo Soll und Haben der ausgewählten Kostenstelle/Kostenart angezeigt. In beiden Fällen wird folgende Zusatzmaske zur Eingabe des Buchungsbetrages eangezeigt: Umbuchungsbetrag... : Buchungstag... : Restbetrag...: Buchungstext... : Der Umbuchungsbetrag muß immer angegeben werden. Er wird standardmäßig im Haben vorgeschlagen, da Kosten umgebucht werden. Das Feld 'Restbetrag' gibt an, welcher Betrag bei der Umbuchung noch offen ist. Es ist jetzt identisch mit dem Umbuchungsbetrag. Im Feld 'Buchungsdatum' geben Sie das Datum für das Umbuchungsjournal an. Weicht es von der obigen Buchungsperiode ab, so wird eine Warnung ausgegeben. Der Buchungstext dient ausschließlich zum Andruck auf dem Umbuchungsjournal. Im unteren Maskenteil können Sie nun die einzelnen Umbuchungen vornehmen. Es stehen bis zu 15 Umbuchungspositionen auf 3 Masken zur Verfügung. Zwischen den Masken können Sie über die Tasten F7/F8 blättern (soweit mehr als eine Umbuchungsmaske vorhanden ist). Das erste Feld der Umbuchung ist die Kostenstelle, die Sie wie gehabt über Nummer oder Suchbegriff/Übersicht auswählen können. Danach ist die Kostenart entweder direkt über Nummer oder per Auswahl aus der Übersicht einzugeben. In der zweiten Umbuchungszeile ist der Umbuchungsbetrag einzugeben, standardmäßig wird dieser immer im Soll erfaßt. Wird hier nur <RETN> gedrückt, so wird der Restbetrag übernommen. Mit Abschluß des Feldes wird der Restumbuchungsbetrag aktualisiert. Danach können Sie einen Buchungstext zum Andruck auf dem Umbuchungsjournal eingeben. Ist ein Buchungstext zum Umbuchungsbetrag erfaßt worden, so wird dieser übernommen, wenn Sie nur <RETN> drücken. Abschließend ist die Buchungsperiode anzugeben. Wenn Sie hier nur <RETN> drücken, wird die Periode aus der ersten Maskenzeile übernommen. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, die Periode mit der Taste F9 'Verteilen' abzuschließen. Damit können Sie den vorgegebenen Buchungsbetrag auf mehrere Perioden gleichmäßig verteilen. Es erscheint dann folgende Abfrage: UMBUCHUNGSBETRAG AB 00/00 AUF 00 PERIODEN VERTEILEN. Bei 00/00 wird die zuvor eingegebene Start-Buchungsperiode angezeigt. Unter '00' können Sie jetzt die Anzahl der Perioden angeben, auf die der Buchungsbetrag verteilt werden soll. F1 - Programmende F5 - Übersicht zur Auswahl Kostenstellen/Kostenarten F6 - Löschen einer Umbuchung F9 - Verteilen einer Umbuchung auf mehrere Buchungsperioden

10 10 Soweit Sie hier mehr Perioden angeben, als in der Periodenverwaltung im Firmenstamm vorhanden sind, wird die Eingabe verweigert. Nach Eingabe einer korrekten Anzahl erstellt das Programm automatisch für allen abgeforderten Perioden eine Umbuchung. Dabei wird der Buchungsbetrag der Basis-Umbuchung auf die Perioden gleichmäßig verteilt. Ist dies nicht ohne Rest möglich, so wird der Restbetrag auf die Basis-Umbuchung aufgeschlagen. Ist eine Umbuchung abgeschlossen, so haben Sie folgende Auswahl per Funktionstasten: F1 - F6 - Abschluß der Umbuchung Löschen der aktuellen Umbuchung F7/F8 -Blättern zwischen den verschiedenen Umbuchungsseiten (nur soweit mehr als 5 Umbuchungen vorhanden sind) Pfeil rauf/ runter - Anwählen einer bestimmten Umbuchung auf der Maske zum Ändern oder Löschen. Nach Abschluß der Umbuchungen werden SIe gefragt: SOLLEN DIE UMBUCHUNGEN VORGENOMMEN WERDEN? (J/N): Antworten Sie hier entsprechend. Falls Sie mit 'J' geantwortet haben und es besteht noch ein Umbuchungs-Restbetrag, so werden Sie zusätzlich gefragt: RESTBETRAG UNGLEICH 0! UMBUCHUNGEN DENNOCH VORNEHMEN? (J/N): Antworten Sie hier entsprechend. In jedem Fall können Sie jetzt eine weitere Kostenstelle für eine erneuten Umbuchung auswählen oder mit F1 das Umbuchungsprogramm beenden. Soweit Sie Umbuchungen vorgenommen haben, wird in diesem Fall ein Umbuchungsjournal auf den bei Programmstart angegebenen Drucker ausgegeben.

11 11 5. Erweiterungen des Sachkontenstammes Im Sachkontenstamm können Sie für jedes Sachkonto hinterlegen, welche Kostenstelle und Kostenart bei Buchung auf das Sachkonto standardmäßig vorgeschlagen werden soll. Dazu haben Sie auf der 2. Seite des Sachkontenstammes die zusätzlichen Eingabefelder 'Kostenstelle'und'Kostenart'. 6. Erweiterungen der Erfassung In der Erfassung werden die Kostenstellen automatisch oder manuell bebucht. Automatisch wird eine Kostenstellenbuchung ausgeführt, wenn Sie dem Gegenkonto im Sachkontenstamm eine Kostenstelle/Kostenart zugeordnet haben. Dies können Sie daran ersehen, daß nach Eingabe des Gegenkontos der TEXT 'KOSTENRECHNUNG' hell unterlegt unter dem Gegenkonto angezeigt wird. Bei dieser automatischen Art der Kostenstellenbuchung wird immer der gesamte Buchungsbetrag (außer Steueranteil) der Standard-Kostenstelle zugeordnet. Zur manuellen Bebuchung oder Korrektur einer automatischen Buchung wird Ihnen nach Eingabe des Buchungsbetrages einer Buchung zusätzlich die Funktionstaste 'F7 - KostRe' angeboten. Nach drücken der Taste erscheint folgendes Bildschirmfenster: Aufteilungskontrolle: 1.000,00H Kstl-Nr Kostenstelle K-Art Betrag Buchungstext Im oberen Teil des Fensters wird zur Aufteilungskontrolle der Buchungsbetrag angezeigt, der noch nicht auf Kostenstellen verteilt worden ist.

12 12 Eine Kostenstelle können Sie über Angabe der Kostenstellennummer oder durch Suche über den Suchbegriftt nach <RETN> vornehmen. Nach Auswahl der Kostenstelle wird die Bezeichnung angezeigt. Die Kostenart müssen Sie als Nummer eingeben. Die Bezeichnung der Kostenart wird nicht angezeigt. Soweit der Kostenstelle eine Vorschlags-Kostenart zugeordnet ist, wird diese automatisch vorgeschlagen. Zur Eingabe im Feld Buchungsbetrag schlägt das Programm immer den Rest der Aufteilungskontrolle vor. Akzeptieren Sie diesen mit <RETN> oder geben Sie einen anderen Betrag ein. Die Eingabe des Buchungstextes ist wahlfrei. Er wird beim Ausdruck des Kostenstellennachweises mit angedruckt. Soweit noch ein Restbetrag in der Aufteilungskontrolle verbleibt, können Sie weitere Kostenstellen bebuchen oder ändern. Dazu können Sie mit den Pfeiltasten rauf/runter wandern. Mit F6 kann eine bestehende Position wieder gelöscht werden. Ist der Aufteilungsbetrag 0, so wird mit Abschluß der letzten Buchung das Fenster beendet. Auf dem Bildschirm steht nun unter dem Gegenkonto der hell unterlegte Text ' KOSTENRECHNUNG'. Bei Änderung bestehender Kostenstellenbuchungen verbleibt das Programm auch bei Aufteilungskontrollbetrag 0 im Fenster. Dieses kann nun über die Funktionstaste F1 beendet werden. Wenn Sie F1 drücken und es ist noch ein Aufteilungsrest vorhanden, wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben.