ZEIT+ und Datenschutz

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1 Stand ZEIT+ V15 ab PTF G Letzte Änderung: IMPRESSUM Infoniqa LGV Payroll Solutions GmbH Team ZEIT+ Hamerlingstr. 42 A-4020 Linz Tel Dokument: ZEIT+ und Datenschutz.docx

2 INHALT IMPRESSUM... 1 INHALT Stammdatenfunktionen Menü Datenschutz DSGVO Zusatzmodul... 6

3 1 1.1 Stammdatenfunktionen Personalstamm Personalauskunftsblatt Direkt im ZEIT+ Personalstamm können Sie mittels einer Funktionstaste das Personalauskunftsblatt abrufen. Im Bestätigungsfenster wird dabei angezeigt, wo das erstellte PDF-Dokument abgelegt wird Historische Daten löschen einzelne Person Direkt im ZEIT+ Personalstamm können Sie mittels einer Funktionstaste die historischenn Daten zu einer bestimmten Person löschen. Im Bearbeitungsfenster wird dabei angezeigt bis zu welchem Datum gelöscht wird und ob die Person inkl. Stammdaten gelöscht werden soll - weil in der Zeit auch bereits ausgetreten! Natürlich können sowohl Datum als auch Stammdaten löschen J/N hier noch manuell verändert werden. Im Bestätigungsfenster machen wir nochmal darauf aufmerksam dass hier auch wirklich alle gewählten Daten physisch gelöscht werden! Person einzeln ausnehmen Um eine einzelne Person im Falle von z.b. einem noch anhängigen Verfahren von der allgemeinen Löschung auszunehmen, kann in den Personalstammunterbrechungen (P8) eine Lösch-Ausnahme markiert werden. 3

4 1.1.2 Übersicht wartbarer Felder P1 Bei der Definition der Lohnverbindung (LGVplus oder andere) kann zur Funktion Übersicht Felder verzweigt werden. Hier besteht die Möglichkeit für die einzelnen Felder anzugeben, ob diese aus dem Lohnsystem übernommen werden oder ob die Pflege direkt in ZEIT+ erfolgt oder ob die Felder zwar nicht übernommen werden, für die Eingabe aber dennoch gesperrt sind ( sollten gar nicht gepflegt werden! ) Die Definitionsmöglichkeiten je Feld lauten: A = Inhalt wird bei Übernahme vom Lohn aktualisiert, im ZEIT+ nur Anzeige E = Gilt NUR für Religion, wie A Inhalt wird aber nur übernommen wenn Evangelisch (mit E beginnend), für Erkennung Karfreitag N = Keine Datenübernahme, keine Anzeige leer = Feldpflege erfolgt im ZEIT+ Beachten Sie dabei bitte, dass nur Datenfelder übernommen werden, welche das jeweilige Lohnschnittstellenprogramm auch zur Verfügung stellt Felder löschen Aus der Übersicht Felder kann zur Funktion Felder löschen verzweigt werden. Hier können per Aufruf bestimmte Datenfelder, welche im ZEIT+ definitiv nicht benötigt werden endgültig aus dem Datenbestand aller historischen und aller aktuellen Stammsätze entfernt werden! Im Löschfenster werden die bei der Lohnschnittstelle auf N gestellten Felder (soll nicht verwendet werden) zum Löschen automatisch vorgeschlagen. Beachten Sie dabei bitte, dass bestimmte Datenfelder (Arbeiter/Angestellt, Eintritt, Austritt, etc.) zwingend notwendig sind und daher erst gar nicht gelöscht werden können! 4

5 1.2 Menü Datenschutz DS Datenschutzeinstellungen Hier sind die ALLGEMEINE Aufbewahrungsdauer für historische Daten und der Standardablagepfad für das Personalauskunftsblatt (siehe Stammdatenfunktionen Personalstamm) zu hinterlegen HDL Historische Daten löschen Hier wird das letzte Kalenderjahresende lt. der ALLGEMEINEN Aufbewahrungsdauer für historische Daten als Datum zum Löschen personenbezogener historischer Daten vorgeschlagen. Jede Firma, welche entsprechend gelöscht werden kann (weil Abrechnungsstamm vorhanden bzw. Besucherfirma, wo kein Abrechnungsstamm notwendig) kann hier einzeln ausgewählt und das Datum nach Wunsch geändert werden. Im Bestätigungsfenster machen wir nochmal darauf aufmerksam dass hier auch wirklich alle gewählten Daten physisch gelöscht werden! 5

6 1.3 DSGVO Zusatzmodul DS Datenschutzeinstellungen erweitert Falls Sie über das Zusatzmodul verfügen sind noch weitere Daten welche dem Zweck der AUTOMATISCHEN Löschung dienen anzugeben Beachten Sie dabei bitte, dass ein Eintrag in Jahren ohne sonstiges weiteres Zutun - zu einer AUTOMATISCHEN Löschung führt. Natürlich nur, sofern solche Daten (z.b Kantinendaten oder Zutrittsbuchungen) auch vorhanden sind DSGVO Monitor Falls Sie über das Zusatzmodul verfügen sehen Sie hier folgende Daten Zu löschende Daten Alle Personen welche lt. ALLGEMEINER Aufbewahrungsdauer wieder einer Löschung unterzogen werden sollten, werden hier mit dem Datum der letzten Löschung angezeigt. So können Sie sich vor einer Löschung nochmal von der korrekten Einstellung überzeugen. 6

7 Ausnahme löschen Alle Personen bei welchen im Personalstamm eine Ausnahme markiert ist, werden hier angezeigt. So können Sie sich vor einer Löschung nochmal von der korrekten Einstellung überzeugen Löschprotokoll Zwecks Nachvollziehbarkeit und Kontrolle können Sie hier sehen, wieviele Daten in welchen Firmen bis zu welchem Datum gelöscht wurden. Ebenso sehen Sie hier die allgemeinen Einträge einer ev. automatischen Löschung (Werden mit Firmennummer 0 angezeigt, gelten aber für alle Firmen) 7