ABACUS LOHN - Jahresendverarbeitung

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1 ABACUS LOHN - Jahresendverarbeitung Anleitung Dezember 2016 ADVICE Informatik AG Seite 1 / 13

2 Inhaltsverzeichnis 1 NEUES JAHR ERÖFFNEN 3 2 DATEN IM NEUEN KALENDERJAHR ÜBERPRÜFEN 6 3 NATIONALE AUSWERTUNGEN 10 4 ABSCHLUSS-FRAGEN UND SUPPORT DURCH ADVICE 13 ADVICE Informatik AG Seite 2 / 13

3 1 Neues Jahr eröffnen Damit im neuen Jahr 2017 Lohnperioden eröffnet werden können, muss zuerst das neue Jahr eröffnet werden. Im ABACUS-Lohn können immer 2 Jahre gleichzeitig geöffnet sein. Das heisst, auch nach der Eröffnung des neuen Jahres können immer noch Lohnläufe im alten Jahr verarbeitet werden. Im Programm L56 Jahresabschluss wird das neue Jahr eröffnet. Beim Start des Programmes Jahresabschluss dürfen keine weiteren Personen im selben Mandant im Lohn arbeiten. Falls es bei Ihnen so aussieht müssen Sie zuerst das Jahr 2015 abschliessen. Einfach auf den klicken. Danach wieder das Programm 56 starten. ADVICE Informatik AG Seite 3 / 13

4 Nun können Sie das Jahr 2017 eröffnen. klicken und das Jahr 2017 wird eröffnet. Drücken Sie «OK», danach wird der Jahresabschluss gestartet. ADVICE Informatik AG Seite 4 / 13

5 Nun ist das neue Jahr eröffnet. Kopieren Sie die Tabellen ins neue Jahr (Quellensteuer, Kinderzulagen) ADVICE Informatik AG Seite 5 / 13

6 2 Daten im neuen Kalenderjahr überprüfen Programm L43 Nationale Daten Nationale Stammfelder bei gesetzlichen Änderungen anpassen. ADVICE Informatik AG Seite 6 / 13

7 So sollten die nationalen Daten aussehen. ADVICE Informatik AG Seite 7 / 13

8 Programm 443 Firmenkonfiguration Sofern bei Ihren Versicherungen die Prämiensätze ändern, bitte hier unter Versicherungen diese kontrollieren und allenfalls anpassen. Programm 441 Firmenstammfelder Gibt es im neuen Jahr Anpassungen der firmenspezifischen Sätze, z.b. Ansatz pro Kilometer, Essensentschädigung etc., dann hier in den Firmenstammfeldern ändern. ADVICE Informatik AG Seite 8 / 13

9 ADVICE Informatik AG Seite 9 / 13

10 3 Nationale Auswertungen Alle Lohnläufe des betreffenden Auswertungsjahres müssen DEFINITIV verbucht sein! PROGRAMM 18 HINWEIS: ABACUS unterstützt bei den meisten Jahresendprogrammen die elektronische Schnittstelle ELM (einheitliches Lohnmeldeverfahren). Die elektronischen Auswertungen erfolgen mit ELM 3.0 oder 4.0 via Programm L299 / L2995. Für Ausdrucke auf Papier (das im Übrigen jederzeit immer noch möglich ist): AHV-/ALV-Abrechnung (L2911) 1. Programm 2911 anwählen 2. Monat 1 bis 12 des aktuellen Jahres auswählen 3. in "Gestaltung" Sachbearbeiter-Infos eintragen 4. Liste AHV-pflichtiges Personal wählen und ausdrucken 5. Liste AHV-befreites Personal anwählen und ausdrucken SUVA-/UVG-Abrechnung (Programm 2921) 1. Programm 2921, SUVA-/UVG-Abrechnung erstellen, anwählen 2. Monat 1 bis 12 des aktuellen Jahres auswählen 3. allenfalls in der Lasche Versicherungen Selektion treffen, falls unterschiedliche Versicherungen bestehen und diese separat abgerechnet werden müssen 4. in Gestaltung Sachbearbeiter Infos hinterlegen ADVICE Informatik AG Seite 10 / 13

11 UVGZ-Abrechnung erstellen (Programm 2922) Gleiche Schritte wie SUVA/UVG-Abrechnung. Voraussetzung für diese Jahresend-Liste ist die vorgängige Definition der benötigten Parameter (Verwendung neuer Basen, zusätzliche Mitarbeiterflags). KTG-Abrechnung erstellen (Programm 2923) Gleiche Schritte wie SUVA/UVG-Abrechnung. Voraussetzung für diese Jahresend-Liste ist die vorgängige Definition der benötigten Parameter (Verwendung neuer Basen, zusätzliche Mitarbeiterflags). Revisionsprotokolle (Programm 293) 1. Programm 2931, Lohnartenrekapitulation pro Monat 2. Programm 2933, Lohnkonto Diese Protokolle benötigt der AHV-Revisor. Es wird je nach Personenanzahl ziemlich viel Papier ausgedruckt. Für die AHV-Revision ist zudem kurzfristig bereitzustellen: Lohnartenliste mit Basenverteilung Programm 4151 AHV-/SUVA-Jahresabrechnung (L2911/L2921) Kumulativjournal ganzes Jahr über alle Lohnarten jedoch nur Rekap Programm 221 FAK-Abrechnung (Programm 2941) 1. Programm 2941 anwählen 2. Jahr sowie Monate 1 12 wählen 3. Im Menü Gestaltung die gewünschte Lohnartengruppen wählen 4. Allenfalls via L414 einmalig definieren: Welche Lohnarten bilden die Kinderzulagen? Familienzulagen-Auswertung (Programm 2945) Fakultativ, Übersicht nach Bedarf, via Gestaltung können zusätzliche Felder ausgewertet werden. Diese Auswertung ist nur möglich, wenn die detaillierte Familienzulage im L443 eingestellt ist. Quellensteuerabrechnung (Programm 2951) 1. Programm 2951 wählen 2. Monatliche oder Quartalweise Abrechnung wählen 3. Im L443 unter Kantonseinstellungen die Abrechnungsnummer(n) hinterlegen 4. Allenfalls via L414 einmalig Lohnarten für Quellensteuer korrekt zuordnen ADVICE Informatik AG Seite 11 / 13

12 Programm 414 (vor Version 2015 Programm 2979) Lohnarten zuordnen Dies ist grundsätzlich eine einmalige Tätigkeit und erfolgt meist bei der Einführung oder zu einem späteren Zeitpunkt. Es wird jedoch empfohlen, vor jeder Aufbereitung der Lohnausweise diese Einstellungen zu überprüfen (z.b. falls unterjährig neue Lohnarten definiert wurden etc.!). Programm 2971 Lohnausweise aufbereiten Der Switch Bereits mutierte Felder (Programm 2972) neu aufbereiten muss in der Regel nicht aktiviert werden. Er ist nur wirksam, wenn jemand im Programm 2972 bereits Lohnausweise mutiert hat und dies wieder rückgängig machen will. Das heisst, der Lohnausweis wird einfach nochmals vollständig aufbereitet und die getätigten Änderungen im Programm 2972 sind nicht mehr vorhanden. Programm 2972 Lohnausweise mutieren Dieses Mutationsprogramm wird nur benötigt, um allfällig Daten manuell zu ändern. In der Regel erübrigt sich dieses Programm, wenn die Templates (Vorlagen) im Personalstamm Programm 31/Lasche Lohnausweis korrekt gespeichert wurden. Evtl. muss jedoch z.b. das Austrittsdatum eines einzelnen Mitarbeiters manuell angepasst werden, falls dieses in den Stammdaten nicht korrekt gesetzt werden konnte. Bemerkung: Diese Mutationen werden wieder gelöscht, sobald die Lohnausweise erneut aufbereitet werden mit dem angekreuzten Flag unter Icon Kriterien Bereits mutierte Felder neu aufbereiten. Programm 2974 Lohnausweise Schweiz ausgeben Kalenderjahr auswählen Im Menü Gestaltung - Druckeinstellungen angeben, ob mit oder ohne Formular gedruckt werden sol - Anzahl Kopien definieren - Abstand Mitarbeiteradresse vom linken Rand wählen(je nach Fenster-Couvert-Position) - Eingabe Name Firma und Verantwortliche Person inkl. Telefon-Nummer - der Ausdruck des Barcodes auf dem Lohnausweis ist nicht zwingend, jedoch wünschenswert ADVICE Informatik AG Seite 12 / 13

13 4 Abschluss-Fragen und Support durch ADVICE Falls Fragen auftauchen, wenden Sie sich doch bitte an unsere Support-Telefonnummer: Die ADVICE Informatik AG führt die Jahresendverarbeitungen auch zusammen mit Ihnen durch. Entweder kann dies ein Berater vor Ort bei Ihnen durchführen oder es kann auch via Teamviewer (Fernsupport) durchgeführt werden. Für einen Termin vor Ort, bitte frühzeitig einen Termin mit dem jeweiligen Berater abmachen. ADVICE Informatik AG Seite 13 / 13