1 Jährlich wiederkehrende Aufgaben

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1 Jährlich wiederkehrende Aufgaben 1 1 Jährlich wiederkehrende Aufgaben Ziele des Kapitels: Sie lernen, was Sie alles zum Jahreswechsel vorbereiten müssen. Sie lernen, wie Sie den Jahreswechsel durchführen. Der Jahreswechsel dient zum Übertragen von Resturlaub und Gleitzeit in das neue Jahr. 1.1 Vorbereitung des Jahreswechsels In der Vorbereitung des Jahreswechsels ist folgendes notwendig: Schritt 1: Firmenkalender für neues Jahr anlegen: Vorgehen: 1. Öffnen Sie im Firmenstamm den Firmenkalender 2. Schalten Sie links oben auf das neue Jahr um 3. Tragen Sie ggf. Betriebsurlaubszeiten ein 4. Tip: Klicken Sie auf Pers. Kalender um diesen Kalender auch auf alle Mitarbeiter zu übernehmen, sie brauchen dann nicht für die einzelnen Mitarbeiter den Kalender manuell für das neue Jahr anlegen. 5. Speichern Sie den Firmenkalender mit OK ab. 6. Wiederholen Sie diese Schritte für alle Ihre Firmen. Schritt 2: Pflegen Sie die Abrechnungsperioden und Kappwerte für das neue Jahr (Firmenstamm): Vorgehen: 1. Doppelklicken Sie im Firmenstamm Ihre Firma 2. Wechseln Sie auf die Seite Abrechnungszeiträume 3. Schalten Sie links oben auf das neue Jahr um 4. Klicken Sie Übernehmen 5. Wechseln Sie auf die Seite Kappwerte 6. Schalten Sie links oben auf das neue Jahr um CARDIS Car Dealer Information Systems Aktiengesellschaft NEDISZeit - Zeiterfassung

2 2 Jährlich wiederkehrende Aufgaben 7. Klicken Sie OK um abzuspeichern. 8. Wiederholen Sie diese Schritte für alle Ihre Firmen. Vergessen Sie dabei nicht eventuell angelegte Demofirmen (Firma 001). Seltener Fall: Falls Sie mehrere Abrechnungskreise (z.b. einen monatlichen, einen vierteljährlichen) verwenden, müssen Sie im Firmenkalender alle verwendeten Abrechnungskreise durch Verwendung der Combo Box "Abr. Kreis" einzeln "durchschalten", den Firmenkalender jeweils entsprechend fes t- legen und mit OK abspeichern.im Schritt 2 (Firmenstamm Seite Abrechnungsperioden und Seite Kappwerte) müssen Sie dann auch alle verwendeten Abrechnungskreise durchschalten und mit Übernehmen abspeichern, damit alle verwendeten Abrechnungskreise für das neue Jahr angelegt sind. Den für den jeweiligen Mitarbeiter zugeordneten Abrechnungskreis finden Sie im Mitarbeiterstamm/Zusatzdaten. Häufig steht bei allen Mitarbeitern "1", da alle z.b. monatlich ausgewertet werden, also den gleichen Abrechnungskreis "1" mit den zwölf Abrechnungsperioden (=Monate) verwenden. Hinweis zu überflüssigen (Demo-)Firmen: Diese Schritte müssen für alle Firmen gemacht werden. Falls in Ihren Daten noch überflüssige Firmen (Demofirma 001) existieren, können Sie solche Firmen auch löschen um sich die Jahreswechselarbeiten für diese Firmen zu sparen. Vor dem Löschen unbedingt eine Datensicherung durchführen. Löschen Sie wirklich nur die Demofirma. Führen Sie anschließend im Serviceprogramm Bereinigung nicht zugeordneter Dateien durch. Dieser Vorgang kann lange dauern, am besten über Nacht laufen lassen. Ihre Daten werden aber dadurch kleiner, da alte Daten, die bereits gelöscht sind, dann wirklich aus dem Datenbestand verschwinden und so Daten optimiert werden. Erst dann sind solche überflüssigen Firmen aus den Datenbestand verschwunden und brauchen nicht mehr jährlich mit Firmenkalender, Abrechnungszeiträumen und Kappwerten für das neue Jahr versorgt werden. NEDISZeit - Zeiterfassung CARDIS Car Dealer Information Systems Aktiengesellschaft

3 Jährlich wiederkehrende Aufgaben 3 Schritt 3: Legen Sie die Jahresmodelle des neuen Jahres an: Vorgehen: - Starten Sie Organisator - Wählen Sie (Menü Stammdaten) Modelle (Unsere Abbildungen stellen den Wechsel von Jahr 2000 auf 2001 dar!) - Die Jahresmodelle erscheinen (möglicherweise haben Sie andere als die Abgebildeten) - Jahresmodelle sind nur für jeweils ein Jahr gültig (siehe Spalte "Jahr") - Jahresmodelle bestehen aus Wochenmodellen. Wochenmodelle können für mehrere Jahre verwendet werden, sie müssen lediglich im Jahresmodell ausgewählt werden. Wir können also dieselben Wochenmodelle auch für das neue Jahr verwenden. - Doppelklicken Sie auf ein existierendes Jahresmodell, z.b Das Fenster mit den dazugehörigen Wochenmodellen öffnet sich. CARDIS Car Dealer Information Systems Aktiengesellschaft NEDISZeit - Zeiterfassung

4 4 Jährlich wiederkehrende Aufgaben - Wählen Sie das neue Jahr aus. Die Tabelle mit den Wochenmodellen wird leer. - Um alle Wochen auszuwählen, klicken Sie in der ersten Spalte in die erste Zeile, halten die Maustaste gedrückt und ziehen die Maus nach unten. Lassen Sie das Fenster bis zur letzten Zeile scrollen. NEDISZeit - Zeiterfassung CARDIS Car Dealer Information Systems Aktiengesellschaft

5 Jährlich wiederkehrende Aufgaben 5 - Schalten Sie in der Combo Box "Modell" um auf das Wochenmodell, welches Sie für das gesamte Jahr verwenden wollen. - Die Tabelle füllt sich mit dem ausgewählten Wochenmodell. - Speichern Sie das Jahresmodell durch Klick auf "OK". - Die Tabelle zeigt ein zusätzliches Jahresmodell an. CARDIS Car Dealer Information Systems Aktiengesellschaft NEDISZeit - Zeiterfassung

6 6 Jährlich wiederkehrende Aufgaben Machen Sie auf diese Weise mit allen Ihren Jahresmodellen weiter. Durch den Doppelklick auf das existierende Jahresmodell und Umschaltung auf ein neues Jahr, übernehmen Sie die Nummer und die Bezeichnung in ein neu angelegtes Jahresmodell. Vorsicht: Sie haben im Personalstamm nur die Möglichkeit, eine Zeitmodellnummer zuzuordnen. Achten Sie deshalb darauf, daß Sie für das Jahresmodell des folgenden Jahres die gleiche Modellnummer verwenden. Wenn Sie wie beschrieben vorgeben, haben Sie keine Probleme. Würden Sie andere Nummern verwenden, müßten Sie alle Mitarbeiterdatensätze abändern. 1.2 Ausführung des Jahreswechsels Den Jahreswechsel selbst führen Sie folgenderweise durch: Vorgehen: 1. Der Tagesabschluß über die Tage des alten Jahres muß ausgeführt sein (zur Aktualisierung der Konten Urlaub, Krankheit, Gleitzeit usw...) Der Tagesabschluß für den hat hier eine Sonderstellung: er muß am durchgeführt werden (Systemdatum muß der sein). Verwenden Sie die zeitgesteuerten Tagesabschluß (AT-Befehl zum täglichen zeitgesteuertem Aufruf von DAKYAUTO, siehe NEDISZeit - Zeiterfassung CARDIS Car Dealer Information Systems Aktiengesellschaft

7 Jährlich wiederkehrende Aufgaben 7 automotive.de/technotes/tn0004_at_befehl.htm), haben Sie kein Problem. Falls Sie den Tagesabschluß für den Sylvestertag trotzdem zu einem späteren Zeitpunkt erst machen, müssen Sie vor dem Tagesabschluß das Systemdatum auf den umstellen, den abschließen und danach wieder auf das wirkliche Datum zurückstellen, da sonst Urlaubstage nicht korrekt übernommen werden. (Wenn Sie so vorgegen, brauchen Sie nicht extra an Sylvester in die Firma kommen...) 2. Folgende Schritte dürfen erst im neuen Jahr durchgeführt werden (Systemdatum muß im neuen Jahr liegen). 3. Schließen Sie Programme. 4. Rufen Sie das Programm "Service" auf. Geben Sie hier das Service- oder Systemkennwort ein. Es ist voreingestellt auf nediszeit oder autotime 5. Wählen Sie den Menüpunkt JAHRESWECHSEL. 6. Wählen Sie den Menü-Unterpunkt ÜBERNAHME IN DAS NEUE JAHR. 7. Es erscheint folgende Abfrage: Abb. 1-1: Abfrage bzgl. des Jahreswechsels, abgebildet ist der Jahreswechsel Stellen Sie sicher, daß das neue Jahr eingestellt ist und drücken Sie den Button OK. 9. Sie sehen dann folgende Meldung: CARDIS Car Dealer Information Systems Aktiengesellschaft NEDISZeit - Zeiterfassung

8 8 Jährlich wiederkehrende Aufgaben Abb. 1-2: Jahreswechsel 10. Betätigen Sie den Button ENDE. Beachten Sie bitte, daß dieser Knopf erst nach Beendigung der Funktion aktiv ist, während die Funktion läuft, ist er deaktiviert. Hinweis: Sie sollten den Jahreswechsel am Anfang des neuen Jahres durchführen. Sie können Jahreswechsel vom Vorjahr beliebig wiederholen. Sie werden vom Programm aufmerksam gemacht, daß der Jahreswechsel bereits durchgeführt wurde. Sie können dann abbrechen oder den Jahreswechsel noch einmal durchführen. Es ist jedoch nicht möglich, vom Vorvorjahr auf das Vorjahr den Jahreswechsel erneut durchzuführen. CARDIS Car Dealer Information Systems GmbH & Co. KG NEDISZeit - Zeiterfassung CARDIS Car Dealer Information Systems Aktiengesellschaft