2.1 Zählmethode Entscheiden Sie sich für eine Zählmethode und kontrollieren Sie die benötigten Geräte:

Transkript

1 Inventuranleitung

2 Inventur Inhalt 1. Inventur planen Vorbereiten Zählmethode Fragen an das Steuerbüro Artikelstamm Los geht s Inventur eröffnen Filter setzen und teilinventieren Artikel zählen Zählmethode a): MDE Zählmethode b): Scanner Zählmethode c): Zähllisten Kontrollieren und abwerten... 7

3 1. Inventur planen Sie planen eine Inventur und wollen Ihr Warenwirtschaftssystem dafür einsetzen? Mit Ihrer TriBike- Software stehen Ihnen dafür diverse Möglichkeiten zur Auswahl. Die Inventur können Sie damit einfach und schnell erledigen und dabei sogar weiterverkaufen. Beachten Sie dazu unbedingt die drei Goldenen Regeln aus Kapitel 3. Hinweis: Diese Anleitung beschreibt den Inventurvorgang in der Software und ersetzt nicht die Beratung durch Ihr Steuerbüro! 2. Vorbereiten 2.1 Zählmethode Entscheiden Sie sich für eine Zählmethode und kontrollieren Sie die benötigten Geräte: a) Mit Mobilem Datenerfassungsgerät MDE (kann bei Tridata wochenweise gemietet werden) b) Mit Funkscanner und Zuruf oder mit Laptop und Kabelscanner c) Mit ausgedruckten Zähllisten und Stift 2.2 Fragen an das Steuerbüro Klären Sie folgendes ab: Frage 1: Nach welcher Methode soll der Lagerwert bewertet werden? Alle drei Methoden sind rechtlich korrekt, dürfen aber nicht in ständigem Wechsel verwendet werden. a) Der hinterlegte durchschnittliche EK Netto entsteht aus dem Durchschnitt aller dem Artikel hinterlegten Lieferantenpreise. b) Der letzte EK Netto entsteht aus dem zuletzt in einem Wareneingang eingebuchten EK. c) Der durchschnittliche EK Netto entsteht aus dem Durchschnitt aus allen gebuchten EKs. Dabei wird der Zeitraum der vergangenen 12 Monate verwendet. Die Bewertungsmethode kann nach der Eröffnung der Inventur jederzeit geändert werden. Frage 2: Wie darf ich abwerten? Gibt es bei Ihnen Artikel aus vergangenen Saisons, die an Wert verloren haben? Lassen Sie sich von Ihrem Steuerbüro die für Ihr Unternehmen zulässigen Abwertungen aufstellen. Die Artikel können prozentual oder mit einem neuen Bewertungspreis abgewertet werden. Sammelabwertungen sind gesetzlich nicht zulässig, daher müssen Sie jeden Artikel einzeln abwerten.

4 2.3 Artikelstamm Überprüfen Sie Ihren Artikelstamm auf Vollständigkeit. In eine bereits eröffnete Inventur können fehlende Artikel nicht mehr nachgetragen werden. Ergänzen Sie wenn möglich auch fehlende EKs.

5 3. Los geht s Heute beginnt die Inventur? Achten Sie auf die drei Goldenen Regeln, damit Ihre Inventur gelingt! Regel Nr. 1: Eröffnen Sie als erstes die Inventur in der Software! Beginnen Sie erst zu zählen, wenn Sie das Inventurblatt erstellt haben. Regel Nr. 2: Verkaufen Sie keinen Artikel, der noch nicht gezählt wurde! Sobald ein Artikel gezählt ist, darf er wieder verkauft werden. Ob die Zählmenge dabei auf einem Zettel oder bereits im Inventurblatt vermerkt ist, ist dabei irrelevant. Regel Nr. 3: Setzen Sie alle Zählmengen auf Null, bevor Sie beginnen, die neuen Zähl- mengen in die Inventur einzutragen! 3.1 Inventur eröffnen Klicken Sie im Bereich [Lager] auf [Inventur] und auf den Button [Neue Inventur]. Wählen Sie die Bewertungsmethode aus. Diese kann vor dem Festschreiben noch verändert werden. Hinweis: Arbeiten Sie immer nur an einem Arbeitsplatz in der Inventur und speichern Sie regelmäßig, was Sie eintragen! 3.2 Filter setzen und teilinventieren Sie können sich anhand des Suchfelds die angezeigten Artikel filtern. Tragen Sie als Suchbegriff zum Beispiel eine Warengruppe ein.

6 Durch Klicken auf eine Spalte werden die Artikel sortiert. Die Sortierung, die Sie hier eingestellt haben, wird in die Zähllisten zum Abspeichern und Ausdrucken übernommen. Klicken Sie dazu auf [Drucken] und wählen Sie die gewünschte Variante. Wählen Sie ganz unten die Sortierung nach Artikelnummer oder nach Artikelbezeichnung.

7 Wenn Sie nur eine Teilinventur erstellen möchten, können Sie das Inventurblatt entsprechend bearbeiten. Entfernen Sie dazu alle Filter aus dem Suchfeld und sortieren Sie die Artikel durch. Markieren Sie die Artikelzeilen aller Artikel, deren Bestand Sie nicht zählen möchten. Entfernen Sie die Zeilen, indem Sie auf der Tastatur [Entfernen] tippen. Fügen Sie der Teilinventur am besten oben im Bemerkungsfeld hinzu, welche Artikel Sie hier zählen wollen. Speichern Sie Ihre Änderungen. 3.3 Artikel zählen Zählmethode a): MDE Sie haben sich für die Zählmethode mit MDE entschieden? Scannen Sie alle Artikelbarcodes ab und tragen Sie die Zählmengen im MDE ein. Achten Sie dabei darauf, dass Sie nur Artikelnummern abscannen, die in Ihrem Artikelstamm hinterlegt sind. Aus dem MDE können Textdateien ausgelesen werden, die in die Inventur übertragen werden. Eine fertige Textdatei sieht folgendermaßen aus: Unser Support-Team hilft Ihnen beim Auslesen der Dateien und überträgt diese mit Ihnen in die Inventur. Die Zählmengen in der Inventur müssen zunächst genullt werden. Klicken Sie dazu in der Inventurmaske auf den Button [Zählmengen auf 0 setzen].

8 Klicken Sie dann auf den Button [MDE], um die Textdatei in die Inventur zu übertragen. Sollten Barcodes mehrfach mit Zählmengen gescannt worden sein, werden diese aufsummiert Zählmethode b): Scanner Wenn Sie mit Ihrem Handscanner die Zählmengen erfassen möchten, nullen Sie zunächst die Zählmengen mit dem Button [Zählmengen auf 0 setzen]. Ein Mitarbeiter erfasst mit dem Funkscanner den Artikel und zählt den Bestand. Ein weiterer Mitarbeiter gibt vom PC aus Rückmeldung, ob der Artikel anhand dieser Scannummer gefunden wurde und trägt die Zählmenge ein Zählmethode c): Zähllisten Drucken Sie sich Zähllisten aus dem Inventurblatt heraus aus. Filtern und sortieren Sie dafür ggf. die Artikel, sodass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig zählen können (siehe Kapitel 3.2). Tragen Sie handschriftlich die Zählmengen in die Zähllisten ein. Um die Zählmengen in die Inventur einzutragen, können Sie den Barcode der Zählliste abscannen oder die Artikelnummer eintippen und die Anzahl übertragen. 4. Kontrollieren und abwerten Kontrollieren Sie abschließend folgendes: Sortieren Sie sich die Artikel anhand der Zählmengen durch und suchen Sie alle Artikel heraus, dere EK it 0,00 vermerkt ist. Korrigieren Sie diesen Wert, indem Sie den EK stattdessen in das Feld [Eigener Bewertungspreis] eintragen.

9 Tipp: Sie können sich die für Ihren Bearbeitungsschritt relevanten Spalten nach vorne ziehen. Klicken Sie dafür zweimal auf den Spaltennamen und verschieben Sie die ganze Spalte. Kontrollieren Sie danach die Differenzen. Klicken Sie einmal auf die Spalte [Differenz], um die größten negativen bzw. positiven Differenzen durchzugehen. Nehmen Sie abschließend die Abwertungen vor, wie mit Ihrem Steuerbüro besprochen. Diese sind pro Artikel vorzunehmen (Sammelabwertungen sind unzulässig). Sortieren Sie Ihre Artikel vor oder filtern Sie nach einem Suchbegriff und tragen Sie prozentuale Abwertungen in die Spalte [Abschlag in %] ein oder verwenden Sie die Spalte [Eigener Bewertungspreis], um einen abgewerteten Betrag einzutragen. Der Button [Abwertungen übernehmen] bezieht sich auf vorherige Inventuren. Sollten Sie hier Abwertungen eingetragen haben, können diese in die aktuelle Inventur übernommen werden. Tipp: Für sämtliche Kontrollen und Abwertungen können Sie sich Zeit lassen. Festgeschrieben wird auf das Datum der Inventur. Spätere Verkäufe sind dabei berücksichtigt. Wenn Sie mit dem Ergebnis der Inventur zufrieden sind, klicken Sie auf [Festschreiben].