Kurzcheckliste Inventur

Transkript

1 Kurzcheckliste Inventur 1. Vorbereitung (2-3 Wochen zuvor) 1. Ascend System auf Inventur vorbereiten Das System wird am besten mit unserem Leitfaden «Empfohlene Systemwartung» das ganze Jahr über optimal abgestimmt. Kontaktieren Sie den Support für Ihre «Empfohlene Systemwartung». Drucken Sie diese Kurzcheckliste aus, um diesen Leitfaden bei der Inventur immer zur Hand zu haben. Navigieren Sie zu: Ascend Desktop => Kachel Auswertungen A. Lagerbestand => Negativer Lagerbestand beheben => sicherstellen, dass für alle Kundenbestellartikel in Ascend eine Bestellung eingegeben ist. Status: Noch nicht bestellt oder bestellt. B. Lagerbestand => Veralteter Lagerbestand (Ziel: Abwertung und Sonderangebote erstellen) Im nächsten Schritt können Artikel mit Lagerbestand und deren falsche Kosten behoben werden. Sortieren Sie jeweils die Auswertung mit der Menge absteigend indem Sie auf die Spaltenüberschrift «Menge» 2x Mal Klicken. Die Artikel mit Lagerbestand sind nun zuoberst aufgeführt. C. Shop-Artikel => Artikel mit höheren Kosten als UVP D. Shop-Artikel => Artikel mit Kosten gleich UVP E. Shop-Artikel => Artikel ohne Kosten Navigieren Sie zu: Ascend Desktop => Kachel Doppelte entfernen F. Kachel Doppelte entfernen (Artikel mit Lagerbestand beheben) Navigieren Sie zu: Ascend Desktop => Datenbank Explorer Prüfen Sie alle offenen Transaktionen und wenn möglich Abschliessen. G. Verkaufstransaktionen Warenrücklagen => Prüfen warum noch offen und sicherstellen, dass für alle Kundenbestellartikel eine Bestellung eingegeben ist. Werkstattaufträge => Prüfen warum noch offen 1

2 2. Laden auf Inventur vorbereiten A. Datum festlegen (Laden muss geschlossen sein) B. Info an Personal und Kunden C. Laden in Bereiche aufteilen (Bikes Bereich 1, Bekleidung Bereich 2, usw.) Empfehlung: Bereiche D. Veralteter Lagerbestand (Sonderangebote erstellen und etikettieren) E. Kontrolle => Sind alle Artikel etikettiert? (Wenn Nein: Nachetikettieren) F. Artikel vom Schaufenster etc. Etikett kontrollieren, zum Scannen leicht zugänglich machen 3. Inventurscanner prüfen A. Inventurscanner anschliessen (Strom, USB) Navigieren Sie zu: Windows Explorer => Dieser PC (wenn Windows CE angezeigt, dann OK) Verbindungsproblem? An/Aus Taste am Scanner mit einem Stift 40 Sekunden gedrückt halten Scanner => Einstellungen prüfen (siehe Punkt 9) Für einen Test-Scan eines Artikels befolgen Sie Punkt 11. B, C und E hilfe@ascendrms.com 2

3 2. Wichtige Tätigkeiten 1 Tag vor Inventur 4. Artikel welche bei Inventur nicht gescannt werden dürfen A. Bestellungen im Wareneingang B. Artikel aus Warenrücklagen C. Artikel aus Werkstattaufträgen D. Offene Artikel aus Multi-Shop Transfers 5. Computer auf Inventur vorbereiten (wo der Inventurscanner angeschlossen ist) Navigieren Sie zu: Windows Explorer => Desktop A. Ordner erstellen Inventur + Jahr (Bsp.: Inventur 2020) Unterordner erstellen Bereiche Diskrepanzen Vor Änderungen Nach Änderungen Auswertungen Vor der Inventur Nach der Inventur Datensicherungen Vor der Inventur Nach der Inventur Navigieren Sie zu: Ascend Desktop B. Menü Extras => Warengruppierer => sicherstellen, dass alle Lagerartikel eine Warengruppe haben C. Kachel Doppelte entfernen (Artikel mit Lagerbestand beheben) hilfe@ascendrms.com 3

4 3. Am Tag der Inventur (Durchführung) 6. Wichtige Tätigkeiten vor dem Scannen Navigieren Sie zu: Ascend Desktop => Auswertungen A. Speichern Sie folgende Auswertungen in den Inventurordner => Unterordner Auswertungen => «Vor der Inventur» Aktueller Lagerbestand Lagerbestand nach Warengruppen - Zusammenfassung Veralteter Lagerbestand => Datum Heute => Verkaufte Artikel => Alle Klicken Sie in der Symbolleiste => Export => XLSX Speichern Sie unter: Windows Explorer => Desktop => Inventurordner => Auswertungen => Vor der Inventur Stellen Sie in Ihrem Laden sicher,...: B. dass Sie unerledigte Garantieartikel auch scannen C. dass Karton/Zone für nicht scan-bare Artikel bereitgemacht ist 7. Zur Erinnerung: Artikel welche bei Inventur nicht gescannt werden dürfen A. Bestellungen im Wareneingang B. Artikel aus Warenrücklagen C. Artikel aus Werkstattaufträgen D. Offene Artikel aus Multi-Shop Transfers hilfe@ascendrms.com 4

5 8. Inventurscanner: Einstellungen überprüfen A. Drücken Sie auf dem Inventurscanner Taste 3 Einstellungen (Stellen Sie sicher das Ihr Inventurscanner mit den Bildern übereinstimmt. Dieser Punkt darf nicht übersprungen werden) Falls keine Übereinstimmung, kann durch Drücken der jeweiligen Taste der Wert des Feldes geändert werden. B. Taste 1. Standardmenge gef. Artikel.: => 1 C. Taste 2. Standardm. nicht gef. Art.: => 0 D. Taste 3. Nicht gefunden zulassen: => N E. Taste 4. Artikel mit Lager 0 ausschliessen: => N F. Taste 5. Signal Lautstärke => MI G. Taste 6. Einstellungen => speichern H. Taste 0 => Schliessen hilfe@ascendrms.com 5

6 9. Lagerdatei von Ascend auf den Inventurscanner speichern Navigieren Sie zu: Ascend Desktop => Menüleiste I. Extras Lagerdatei für Inventurscanner erstellen Alle Artikel auswählen JA Anklicken (um direkt auf Inventurscanner zu speichern) Ascend Vorgang abgeschlossen «Fenster OK» J. Auf Inventurscanner wird die aktuelle Lagerdatei geladen «Fertig?» K. Drücken Sie in jedem Fall Taste 2 um alte Ergebnisse vom Vorjahr zu löschen, mit Enter bestätigen 10. Scannen der Artikel A. Nehmen Sie Ihr Shop-Bereiche Blatt zur Hand Nehmen Sie den Inventurscanner zur Hand. B. Drücken Sie Taste 1, geben Sie Bereichsnummer 1 ein und mit Ent Taste bestätigen C. Jeden einzelnen Artikel nacheinander mit Gelber Taste abscannen (Artikel wird automatisch erfasst, keine weitere Taste nötig) D. Artikel mit tiefen Scan-Ton in die Zone für nicht scan-bare Artikel bringen E. Mehr als 10 vom gleichen Artikel? 1. Menge von Hand zählen 2. Einen Artikel abscannen 3. Auf der Scanner Tastatur Menge eintippen 4. Mit Ent Taste bestätigen (Dies ist das einzige Mal während des Scannens, dass die Enter Taste benötigt wird F. Bereich fertig? (Drücken Sie die blaue Taste und danach die Taste 0) hilfe@ascendrms.com 6

7 11. Bereich-Datei auf dem Computer speichern Stellen Sie den Inventurscanner in die Station. G. Bereich-Datei von Scanner in Inventurordner speichern und wenn gewünscht umbenennen z.b. Bereiche001_total456_"Schuhe" Die Bilder veranschaulichen wie Sie die Bereich-Datei von dem Inventurscanner auf Ihren PC in den Inventurordner => Bereiche kopieren. Navigieren Sie zu: Windows Explorer => Dieser PC => Windows CE => Storage Card Kopieren Sie gemäß den Schritten unten Ihre Bereich-Datei in den Inventurordner => Bereiche 7

8 Bereich-Datei auf dem Computer speichern (Fortsetzung) Die Bilder veranschaulichen wie Sie die Bereich-Datei von dem Inventurscanner auf Ihren PC in den Inventurordner => Bereiche kopieren. Kopieren Sie gemäß den Schritten unten Ihre Bereich-Datei in den Inventurordner => Bereiche Navigieren Sie zu: Windows Explorer => Desktop => Bereiche und fügen die Bereich-Datei mit Rechter Maustaste ein. Nehmen Sie den Inventurscanner zur Hand, wenn Sie die Bereich-Datei erfolgreich auf dem PC gespeichert haben. A. Drücken Sie in jedem Fall Taste 2 um den alten Bereich zu löschen, mit Enter bestätigen B. Fahren Sie mit Ihrem nächsten Bereich-Scan fort, wiederholen Sie Punkt 11 für alle Bereiche hilfe@ascendrms.com 8

9 12. Zone nicht scan-bare Artikel nachetikettieren Navigieren Sie zu: Ascend Desktop => Artikel H. Artikel suchen mit EAN oder Shop-Artikelnummer, Lieferantenartikelnummer, Bezeichnung Wenn gefunden => Neues Etikett zum etikettieren Wenn nicht gefunden, Artikel anlegen => Neues Etikett ausdrucken/aufkleben => Nach dem Anlegen Zwingend nochmals Lagerdatei erstellen und auf den Scanner laden (Siehe Punkt 10 I, J und K) I. Restliche Artikel Scannen und Bereich-Datei auf Computer abspeichern (Siehe Punkt 12) 13. Scan Ergebnisse mit Ascend abgleichen A. Führen Sie eine Datenbanksicherung aus (In Inventurorder «Datenbanksicherung» «Vor der Inventur» speichern) Klicken Sie JA => Im Fenster «Datenbanksicherung erfolgreich ausgeführt» Möchten Sie den Inhalt Ihres Sicherungsordners anzeigen? Kopieren Sie mit Rechter Maustaste die jetzige Datensicherung Speichern Sie unter: Windows Explorer => Desktop => Inventurordner => Datenbanksicherungen => Vor der Inventur Navigieren Sie zu: Ascend Desktop => Ascend Desktop => Menüleiste B. Extras => Lagerbestand abgleichen Windows Fenster (Inventurscanner Datei) Drücken Sie Nein Datei nicht direkt vom Scanner verwenden Navigieren Sie zu: Windows Explorer => Desktop => Inventurordner => Bereiche Bereich Dateien über Strg+A Markieren und Öffnen Setzen Sie den Haken bei allen Warengruppen C. Exportieren der Ergebnisse bevor Sie Änderungen vornehmen Ohne Filter Ohne Haken bei Diskrepanzen Drücken Sie in der Symbolleiste auf Exportieren Speichern Sie unter: Windows Explorer => Desktop => Inventurordner => Diskrepanzen => Vor Änderungen hilfe@ascendrms.com 9

10 14. Summen einblenden Durch einblenden der Summen haben Sie eine bessere Übersicht der Totale. A. Schritt 1: Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift «Differenz» => «Rechte Maustaste» => Summen einblenden B. Schritt 2: Für weitere Spalten können Sie folgendermassen die Summen einblenden Klicken Sie mit der Rechten Maustaste auf den unteren Rand des Fensters (leere Spalte) wo Sie schon das Total für Spalte Differenz sehen Pro Spalte jeweils => rechte Maustaste => Summe anklicken 10

11 15. Diskrepanzen analysieren und beheben Wichtig, das Inventar abgleichen Fenster darf in keinem Fall über Zurück verlassen werden. C. 1. Setzen Sie den Haken bei «Nur Diskrepanzen» Falls Sie die Diskrepanz «Doppelte EAN/UPC» sehen, beheben Sie diese mittels Doppelklick auf die Zeile. D. 2. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Kosten, um die Ergebnisse absteigend zu sortieren (Teuerste Artikel zuoberst) Die Spalte «Alte Anzahl» zeigt die Menge an, die bisher in Ihrem Ascend hinterlegt war. Die Spalte «Neue Anzahl» zeigt die von Ihnen gescannte Menge der Inventur an, welche nach dem Abgleichen in Ihr Ascend effektiv als Lagerbestand geschrieben wird. E. Klicken Sie auf die Artikel Zeile und F9 um die Menge der Spalte «Neue Anzahl» zu korrigieren (Bsp.: Ein Fahrrad zeigt Alte Anzahl Menge «1» und Neue Anzahl Menge «0» und Sie merken, dass dieses Fahrrad noch bei Ihnen Zuhause steht) F. Fahren Sie fort bis Sie die für Sie relevanten Diskrepanzen behoben haben Notiere: Die Spalte «Neue Anzahl» ist massgebend für den neuen Lagerbestand. G. Wenn die Minusmengen bei den Spalten «Alte Anzahl» «Neue Anzahl» identisch ist, ist eine Kundenbestellung hinterlegt und keine weitere Aktion Ihrerseits nötig. H. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift «Neue Anzahl» um diese Absteigend zu sortieren (Höchste Anzahl zuoberst) Ist die «Neue Anzahl» legitim? Hier sehen Sie die grösste gescannte Anzahl jeweiliger Artikel. I. Klicken Sie auf die Artikel Zeile und F9 um die Menge der Spalte «Neue Anzahl» zu korrigieren 11

12 Diskrepanzen analysieren und beheben (Fortsetzung) Wenn Sie alle Diskrepanzen behoben haben, können Sie anhand der Differenz Summe nochmals Ihr Ergebnis kontrollieren und dementsprechend mit dem Abgleich des Lagerbestands beginnen. J. Klicken Sie auf das Symbol «Aktualisieren» (Dieser Punkt darf nicht übersprungen werden) K. Exportieren der Ergebnisse mit den vorgenommenen Änderungen Ohne Filter Ohne Haken bei Diskrepanzen Drücken Sie in der Symbolleiste auf Exportieren Speichern Sie unter: Windows Explorer => Desktop => Inventurordner => Diskrepanzen => Nach Änderungen L. Klicken Sie auf Abgleichen, «Achtung» die Mengen von der Spalte «Neue Anzahl» werden jetzt in Ihren Lagerbestand effektiv geschrieben. M. Klicken Sie auf OK im Fenster «Abgleich abgeschlossen» N. Bei der Frage «Wollen Sie die Auswertung Lagerbestand nach Warengruppe jetzt ausdrucken?» Klicken Sie auf «Nein» 16. Lagerbestandsauswertungen abspeichern und Datenbanksicherung Navigieren Sie zu: Ascend Desktop => Auswertungen O. Speichern Sie folgende Auswertungen in den Inventurordner => Unterordner Auswertungen => «Nach der Inventur» Aktueller Lagerbestand Lagerbestand nach Warengruppen - Zusammenfassung Veralteter Lagerbestand => Datum Heute => Verkaufte Artikel => Alle Symbolleiste => Export => XLSX P. Vergleichen Sie den totalen Lagerwert von den Auswertungen «Lagerbestand nach Warengruppen Zusammenfassung» von Vor und Nach der Inventur Q. Führen Sie eine Datensicherung aus Klicken Sie JA => Im Fenster «Datenbanksicherung erfolgreich ausgeführt» Möchten Sie den Inhalt Ihres Sicherungsordners anzeigen? Kopieren Sie mit Rechter Maustaste die jetzige Datensicherung Speichern Sie unter: Windows Explorer => Desktop => Inventurordner => Datenbanksicherungen => Nach der Inventur Die Inventur ist nun abgeschlossen. Bitte beachten Sie, dass Jahres-Endauswertungen trotzdem abgespeichert werden sollen. Beachten Sie jeweils unsere Kommunikation via . hilfe@ascendrms.com 12