Anwenderdokumentation. Jahreswechsel FORMEL 1 Finance 2016 / 2017

Transkript

1 CARDIS Reynolds 2016 / 2017

2 INHALTSVERZEICHNIS Jahreswechsel mit FORMEL 1 Finance... 3 Neues Wirtschaftsjahr anlegen... 3 Kontenvortrag... 4 Saldenübernahme... 5 Nachbuchungen... 7 Start Saldenvortrag... 7 Saldenvortrag mit Buchungskreisen... 8 Anlagenbuchhaltung... 9 Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 2 von 9

3 FORMEL 1 FINANCE Nachfolgend werden die einzelnen Schritte erläutert, die für einen Jahreswechsel in der FORMEL 1 evolution Finance notwendig sind. BENUTZERBEZOGENE ORDNERSTRUKTUR Beachten Sie bitte, dass es in SBS Rewe neo eine benutzerbezogene Ordnerstruktur gibt und der Jahresvortrag von jedem Mitarbeiter gemacht werden muss, damit seine persönliche Aktenstruktur in das Folgejahr übernommen wird. Dieser Vortrag ist nicht zu verwechseln mit dem Saldenvortrag, d.h. mit dem Vortrag der Aktenstruktur findet keine Saldenübernahme statt! Die Möglichkeit im alten Jahr weiterzuarbeiten geht durch die Anlage eines neuen Wirtschaftsjahres nicht verloren. Nachträgliche Änderungen der Aktenstruktur im Jahr 2016 werden nicht automatisch in die Struktur des Folgejahres übernommen und müssen manuell nachgepflegt werden. Die Anlage eines neuen Aktenjahres erfolgt pro Mandant Akte. NEUES WIRTSCHAFTSJAHR ANLEGEN Im Menüband finden Sie unter der Registerkarte Start die Jahresauswahl. Abb. 1: Beispielansicht Menüband - Registerkarte Start Darunter befindet sich der Punkt Jahresvortrag: Abb. 2: Beispielansicht Jahresvortrag Ursprungsjahr und Zieljahr werden vorgeblendet und können bei Bedarf angepasst werden. Wenn Sie sich im Ursprungsjahr 2016 befinden, sollte die Maske wie oben aussehen. Wahlweise können auch die Schriftverkehr- und externen Dokumente vorgetragen werden. Die Option Schriftverkehr-Dokumente vortragen ermöglicht es, die selbsterstellten Dokumente auf Basis von MS Word oder MS Excel in das neue Jahr vorzutragen. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 3 von 9

4 Die Option Externe Dokumente vortragen ermöglicht es, Dokumente die nicht über SBS Rewe plus erzeugt, aber in der Aktenstruktur abgelegt wurden, mit in das neue Jahr zu übertragen. Nach dem Anklicken des OK-Buttons erscheint ein Hinweis, dass der Jahresvortrag durchgeführt wird. Danach sehen Sie in der Jahresauswahl einen neuen Eintrag für KONTENVORTRAG Soll vor dem Saldenvortrag der Kontenstamm aus dem Jahr 2016 übertragen werden, öffnen Sie das Dokument Kontenstamm in der Akte Über den Menüpunkt Bearbeiten Übernahme Vorjahr wird das Übernahmeprogramm gestartet. Abb. 3: Beispielansicht Menüband Registerkarte Kontenstamm Hier haben Sie die Möglichkeit den Kontenbereich einzugrenzen. Wurde der Vortrag schon einmal durchgeführt, kann die Verarbeitung über die Option Vorhandene Stammkonten überschreiben gesteuert werden. Bei Aktivierung der Option Nur bebuchte Konten vortragen erfolgt der Vortrag nur für die Konten, die im Vorjahr Buchungen enthalten. Abb. 4: Beispielansicht Übernahme Vorjahr Kontenwerte nur beispielhaft Nach dem Kontenvortrag stehen Ihnen die Konten des Jahres 2016 im Kontenstamm zur Verfügung. Eventuelle Änderungen wie z.b. Kostenstellensteuerungen können nun vorgenommen werden. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 4 von 9

5 SALDENÜBERNAHME Der Saldenvortrag kann beispielsweise in der geöffneten Buchungsliste im ersten Monat des Wirtschaftsjahres über den Menüpunkt Bearbeiten Saldenübernahme durchgeführt werden. Abb. 5: Beispielansicht Menüband Registerkarte Buchungsliste Auf der Registerkarte Buchungen kann das entsprechende Wirtschaftsjahr ausgewählt werden. Die Voreinstellung, dass EB-Buchungen als vorläufige Buchungen erstellt werden, ist nicht änderbar. Über die Auswahl Konten für Saldenvortrag kann man vorgeben, welche Kontensalden vorgetragen werden sollen. Wird Einzelauswahl gewählt, können die gewünschten Kontengruppen für den Saldenvortrag durch Anhaken für den Vortrag individuell markiert werden, z.b. ein Vortrag lediglich für Finanzkonten und Kreditoren. Wenn die Option Vorjahr Prüfung aktiviert ist, wird bei vorhandenden Nachbuchungen im Vorjahr ein Erinnerungshinweis beim Start der Buchungsliste eingeblendet. Abb. 6: Beispielansicht Parameter für Jahres-/Saldenübernahme Registerkarte Buchungen Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 5 von 9

6 Für die Steuerung welches Konto welcher Kategorie entspricht, sind die Einträge im Kontenstamm im Bereich Verarbeitung unter Vortrag Folgejahr und Verarbeitung relevant. Eine Ausnahme bilden hier die Kontengruppierungen, wie z.b. UST-Vorjahr, die in den Zentralen Stammdaten über das Dokument Kontengruppierung angelegt werden. Abb. 7: Beispielansicht Parameter für Jahres-/Saldenübernahme Registerkarte Konten Unter der Registerkarte Konten werden die Gegenkonten für die Vortragsbuchungen für Sachkonten, Kunden und Lieferanten hinterlegt. Für den Kontenrahmen SKR 03 und 04 sind die Konten 9000 für den Vortrag der Sachkonten, 9008 für den der Kunden und 9009 für den Vortrag der Lieferanten voreingestellt. Bitte prüfen Sie vor der Saldenübernahme, ob die entsprechenden Vortragskonten im Kontenstamm bzw. Kontenrahmen bei der Einstellung Vortrag Folgejahr mit kein Vortrag und in der Verarbeitung als EB/Saldenvortragskonto geschlüsselt sind. Hier kann auch zentral eingestellt werden, ob zusätzlich zu den Salden auch die Wirtschaftsgüter für ein Wirtschaftsjahr übernommen werden sollen. Eine separate Übernahme im Dokument Abschreibungsverzeichnis ist dann nicht mehr erforderlich. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 6 von 9

7 NACHBUCHUNGEN Nachbuchungen im alten Wirtschaftsjahr werden nach einer Saldenübernahme nicht automatisch in das Folgejahr übertragen. Hierzu müssen Sie den Saldenvortrag im neuen Wirtschaftsjahr erneut aufrufen. Dabei wird die Differenz zu den bereits vorgetragenen Werten ermittelt und eine Saldenkorrektur durchgeführt. Durch die Option Löschen und Neubuchen haben Sie die Möglichkeit, bereits vorgetragene Buchungen zu löschen und neu buchen zu lassen, damit keine Differenzbuchungen entstehen. Sollten nur wenige Konten von Nachbuchungen betroffen sein, empfehlen wir die Variante des Saldenvortrags einzelner Konten über die Saldenliste. Hierzu öffnen Sie die Saldenliste im alten Wirtschaftsjahr. Auf dem entsprechenden Konto können Sie über das Kontextmenü den Saldo in das neue Wirtschaftsjahr vortragen. Abb. 8: Beispielansicht Saldenvortrag über Saldenliste START SALDENVORTRAG Nach Prüfung der Hinterlegungen in den Bereichen Buchungen, Konten und Buchungskreise wird über die Schaltfläche [Vortrag] der Saldenvortrag gestartet. Dabei wird, sofern noch nicht vorhanden, automatisch der Kontenstamm der vorgetragenen Konten im neuen Jahr angelegt. Anschließend werden die Salden vorgetragen. Abb. 9: Beispielansicht Start des Saldenvortrages über die Schaltfläche Vortrag Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 7 von 9

8 SALDENVORTRAG MIT BUCHUNGSKREISEN Wenn Sie mit Buchungskreisen arbeiten, steht Ihnen zusätzlich die Registerkarte Buchungskreise zur Verfügung: Abb. 10: Beispielansicht Parameter für Saldenübernahme Registerkarte Buchungskreise Auf der Registerkarte Buchungskreise werden die Ziel-Buchungskreise für den Vortrag ausgewählt. Es steht die Option offen, ob der Vortrag der ausgewählten Buchungskreise separat je Buchungskreis durchgeführt werden soll, oder ob der Vortrag kumuliert erfolgen soll. Wird letztere Option gewählt, kann der Ziel-Buchungskreis anschließend ausgewählt werden. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 8 von 9

9 ANLAGENBUCHHALTUNG Sofern es erforderlich ist einen separaten Vortrag der Wirtschaftsgüter durchzuführen, öffnen Sie das Abschreibungsverzeichnis für den letzten Monat des neuen Wirtschaftsjahres. Über Bearbeiten Übernahme Vorjahr Alle Anlagekonten kann der Vortrag durchgeführt werden. Alternativ kann der Vortrag der Wirtschaftsgüter auch mit der Saldenübernahme siehe oben durchgeführt werden. Abb. 11: Beispielansicht Parameter für Saldenübernahme Registerkarte Konten - Wirtschaftsgüter Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 9 von 9