Anwender-Dokumentation. Verwaltung von Fahrzeugprämien

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Kornelius Adenauer
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2 Allgemein Problematik: Von den Herstellern gewährte Verkaufsprämien sind bei der Ertragsberechnung bei Fahrzeugverkäufen zu berücksichtigen. Gleichzeitig ist der Zahlungseingang hierfür zu überwachen. Der Betrag ist ferner über die Schnittstelle an das Modul DIMS zu übergeben. Lösung in FORMEL 1: Für jede zugesagte Verkaufsprämie kann mit einem internen Auftrag die Forderung buchhalterisch festgehalten werden. Die noch ausstehenden Forderungen aus diesen Prämien sind in der Fibu ersichtlich (speziell, wenn OP-Führung gewählt wurde). Für die Ertragsberechnung wird dieser Wert mit dem Tagesabschluss in den Fahrzeugstamm in ein separates Feld übernommen, sodass keine Vermischung mit EK-erhöhenden /-reduzierenden Aufträgen erfolgt. Wird eine eingeforderte Prämie nicht gewährt, können mit einem Storno der internen Rechnung alle Buchungen rückgängig gemacht werden. Voraussetzung: Voraussetzung für den Funktionsumfang ist das Modul "DIMS". FORMEL 1-Version Vorbereitung 11.1 Stammdatenpflege Hier ist ein separates Konto für die Forderungen anzulegen (anlog 1405) bei Bedarf mit OP-Führung. Bild: Beispiel für FORMEL 1-FIBU In F1-Finance Anlage analog CARDIS Reynolds, Murnau, 2008 Seite 1 / 6

3 1.9.5 Erlösgruppen Es ist eine Erlösgruppe für Prämien anzulegen. In der Erlösspalte für intern (5) ist im Feld 1 das Forderungskonto zu hinterlegen (restliche Felder leer lassen). Die Erlösspalte (im Beispiel 5) richtet sich letztendlich nach dem Eintrag in der zu verwendenden Auftragsart (dort Feld Erl.Sp.MWSt-frei). 1.1 Teilestamm Es ist eine separate Teileposition (nicht als Zubehör!) anzulegen, ohne EK und VK mit der neuen Erlösgruppe. Das Kennzeichen Lagerführung sollte dabei auf "N" gesetzt werden Parameter Auftragsarten Es können bereits vorhandene Auftragsarten, für EK-erhöhende und/oder Kosten- Reparaturen verwendet werden - das Feld 15 FZ verarbeiten muss dabei auf 3 Fz- Teilrechnung gesetzt werden CARDIS Reynolds, Murnau, 2008 Seite 2 / 6

4 Anwendung 3.1-Auftragsbearbeitung Auftragseröffnung Eröffnung eines internen Auftrags (in der Auftragsart muss das Feld 15 FZ verarbeiten: auf 3 Fz-Teilrechnung stehen). Auf dem Feld Sollkonto ist die neue Möglichkeit "Auswahl Prämienkonto" zu wählen. Dies bewirkt, dass der Fakturierungsbetrag bestandsmindernd auf das Fahrzeug-Bestandskonto (der Filiale, die im Fzg- Stamm eingetragen ist!) gebucht, und in die Maske "Provisionsdaten", Feld Hersteller-VK-Hilfe übernommen wird (nur bei aktivem Modul DIMS) Durch die "Auswahl Prämienkonto" wird automatisch das Bestandskonto des Auftragsfahrzeuges herangezogen und eingesetzt. Hinweis zum Auswahlfenster: - Sind keine Kostenkonten hinterlegt, entfällt diese Auswahlmöglichkeit - Sind keine Konten "EK-Preis erhöhend" hinterlegt, entfällt diese Auswahlmöglichkeit - Sind beide Kontenarten nicht hinterlegt, wird automatisch das Prämienkonto (Bestandskonto) eingesetzt - Kann das Bestandskonto nicht ermittelt werden (fehlende Hinterlegung in >1.9.5<), erfolgt auf dem leeren Feld die Meldung: Sollkonto für Interne bzw. Gewährleistungs-Aufträge?=Auswahl mögliche Nach Bestätigen mit <CR> : "Kontenzuordnung falsch". Die Buchung erfolgt dann auf dem Differenzkonto! Auftragseröffnung nach Fahrzeugverkauf Zur Beachtung: Ist das Fahrzeug, für das eine Prämie erfasst werden soll, bereits verkauft und über den Tagesabschluss in den Kundenfahrzeugstamm umgezogen, ist die gleiche Auftragsart wie bei noch an Lager befindlichen Fahrzeugen zu verwenden. Die Auftragseröffnung muss dann jedoch über die Kundenummer / -Matchcode erfolgen, da das System ansonsten das Fahrzeug nicht mehr finden kann. Auftragsposition Das spezielle Ersatzteil (siehe oben) mit Menge "Minus 1" eingeben. Als Verkaufspreis ist die zu erwartende Prämie einzugeben, das Feld EK-Preis bleibt leer (Sicherheitsabfrage wirklich ohne EK mit "J" beantworten) CARDIS Reynolds, Murnau, 2008 Seite 3 / 6

5 Storno Wird eine verbuchte Prämie tatsächlich nicht gewährt, kann durch Gutschrift des Auftrages aus der History der komplette Vorgang rückgängig gemacht werden. Per Teilgutschrift lässt sich der Betrag auch nachträglich korrigieren. Ansicht bei Fahrzeugverkauf Wurde die Prämienrechnung vor einem Fahrzeugverkauf bereits abgeschlossen und per TAB verarbeitet, ist der Betrag beim Fahrzeugverkauf sichtbar (nicht änderbar). Verbuchung im Tagesabschluss Im TAB wird geprüft ob für das Fahrzeug bereits eine Verkaufsrechnung geschrieben wurde. Fahrzeugrechnung noch nicht geschrieben Ist für das Fahrzeug noch keine Rechnung geschrieben, wird das Bestands- (EK-)Konto des Fahrzeuges bebucht. Die Kontenfindung erfolgt über die Erlösgruppe des Fahrzeuges. Beim späteren Fahrzeugverkauf wird der Betrag dann automatisch von dem Bestandskonto auf das VAK-Konto umgebucht Fahrzeugrechnung bereits geschrieben Wenn ja, wird statt dem Bestands (=EK)-Konto das VAK-Konto der Erlösgruppe des Fahrzeugs im Minus Soll gebucht. Buchungsbeispiele siehe unten CARDIS Reynolds, Murnau, 2008 Seite 4 / 6

6 Anzeige in Fahrzeugstämmen Um den Betrag als separate Position anzuzeigen, wird dieser in die Maske P=Provisionsdaten, Feld Herst.-VK-Hilfe übernommen. ( Diese Maske ist nur bei aktiver Provisionsabrechnung (PRV) oder aktivem Modul "DIMS" vorhanden). Der (negative) Betrag wird hier mit umgekehrten Vorzeichen übernommen. Negativer Rechnungsbetrag = positive Anzeige und umgekehrt. Ist in dem Feld bereits ein Betrag vorhanden, wird der neue Wert addiert (ggf. subtrahiert). Das Feld kann bei aktivem Modul DIMS manuell NICHT angewählt und verändert werden. Bestandslisten In den Fahrzeugbestandslisten wird der Prämienbetrag derzeit NICHT berücksichtigt, sodass bei einer Abstimmung Kontenbestand/Echtbestand der Saldo des Prämienkontos manuell zu berücksichtigen ist. Schnittstelle DIMS Der Prämien-Wert wird in der Übergabedatei der Schnittstelle aus FORMEL 1 mit übergeben. Bruttoertragsrechnung (> <) Der Wert wird derzeit in der >2.9.4< Bruttoertragsrechnung NICHT berücksichtigt (Nur in Provisionsabrechnung >2.9.1< und Bruttoertragsrechnung >2.9.2<) CARDIS Reynolds, Murnau, 2008 Seite 5 / 6

7 Finanzbuchhaltung Der Gutschriftseingang wird in der Fibu Kreditor an das neue Forderungskonto gebucht, Buchungsschlüssel Gutschrift mit Vorsteuer. Buchungsbeispiele (Vereinfachte Darstellung der Buchungen - ohne Vst.- MwSt.-Buchungen / Konten nur beispielhaft) 1.) Fahrzeug-Einkauf Ein Fahrzeug wird für ,- EK (ohne MwSt.) eingekauft 1. Konto Bezeichnung Soll Haben Bestandskonto Fahrzeuge , Lieferant ,00 2.) Prämienbuchung Prämie = 1.000,- 2. Konto Bezeichnung Soll Haben Prämienkonto 1.000, Bestandskonto Fahrzeuge 1.000,00-3.) Fahrzeug-Verkauf VK-Preis = ,- 3. Konto Bezeichnung Soll Haben Kunde , Erlöse Fahrzeuge , VAK Fahrzeuge , Bestandskonto Fahrzeuge ,00 4.) Prämien-Gutschrift Gutschrift durch BMW-Bank 4. Konto Bezeichnung Soll Haben Bank 1.000, Prämienkonto 1.000, CARDIS Reynolds, Murnau, 2008 Seite 6 / 6

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