Anwender-Dokumentation

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1 Anwender-Dokumentation Ablauf 2 Einrichtung 2 Vorbereitung 2 Updateverarbeitung 2 Aufruf des Kontenplanupdates 2 Änderung der Kontenzuordnungen in den Erlösgruppen 3 Änderung der Kontenbezeichnungen 3 Anhang: Tabellarische Auflistung der Konten 4 Geänderte Konten 4 Neue Konten CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2004 Seite 1 /7

2 Ablauf Die Anpassung an den BMW Group Kontenrahmen 2005 erfolgt in drei Schritten 1. Updateverarbeitung des Patches in Neue Programme einlesen, danach 16. Kontenplanänderung (temporärer Menüpunkt). 2. Änderung der Kontenzuordnungen in den Erlösgruppen Erlösgruppen nach dem letzten Tagesabschluss Manuelle Änderung der Kontenbezeichnungen in 11.1 Finanzbuchhaltung / Stammdaten nach Abschluß des Monats Dezember in der FiBu. Aufgrund kurzfristig anstehender struktureller Veränderungen des HBV erfolgt im Rahmen des Kontenplanupdates keine Anpassung HBV/KER Einrichtung Vorbereitung Im Kontenplan (Anhang A) ist zu prüfen, ob unter den neu anzulegenden Nummern Konten angelegt sind, die nicht bebucht sind. Falls keine Buchungen vorhanden sind, sind diese Konten zu löschen. In Erlösgruppen ist zu prüfen, ob bereits Erlösgruppen 208 und/oder 209 angelegt sind. Sollte dies der Fall sein, muss diese mit den entsprechenden Kontenzuordnungen ausgedruckt werden. Danach ist diese Erlösgruppe zu löschen. Nach dem Update muss für die Zwecke der "alten" Erlösgruppen 208 bzw. 209 eine neue Erlösgruppe mit anderer Nummer angelegt und die alte Kontenzuordnung hinterlegt werden. >> Diese Vorgehensweise ist zwingend, da bei Neufahrzeugfakturen die Erlösgruppen 208/209 anhand des VK-Codes des Fahrzeuges automatisch angesprochen werden << Nach den Vorbereitungen ist unbedingt eine KOMPLETTSICHERUNG anzufertigen!!! Updateverarbeitung Die Updateverarbeitung erfolgt durch Übernahme der FORMEL 1-Version Hierdurch wird ein temporärer Menüpunkt 16. Kontenplanupdate angelegt, der nach Verarbeitung des Kontenplanupdates in allen Firmen automatisch wieder gelöscht wird. Aufruf des Kontenplanupdates Der Aufruf des Menüpunktes 16. Kontenplanupdate bewirkt automatisch: 1. Anlage der fehlenden Konten lt. BMW Group Kontenrahmen 2005 (siehe Anhang A) 2. Anlage der Erlösgruppen 208 (Mini Cabrio) und 209 (X-Reihe) 3. Kontenzuordnung zu den Erlösgruppen 208 und Anlage der Erlösspalten 20 und 21 (SI Eigen und SI Fremd) 5. Kontenzuordnung zu den Erlösspalten 20 und CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2004 Seite 2 /7

3 Beachten Sie den Protokollausdruck am Ende des Updates. Hier ergeht der Hinweis, ob die anzulegenden Konten und Erlösgruppen bereits anderweitig belegt sind. In diesem Fall sind entsprechende Konten manuell anzulegen Finanzbuchhaltung / Stammdaten und auch die Zuordnungen in Erlösgruppen sowie KER und evtl. in den Auftragsarten Parameter Auftragsarten manuell zu treffen. Die Zuordnung zu BWA, G+V, Bilanz und Umsatzsteuer erfolgt bei den neu angelegten Konten nach dem Muster unseres Auslieferungsstandes. Bei allen Kunden, die bei der Umsatzsteuer 16% nicht den Rückrechnungsfaktor "1" sondern eine andere Nummer eingetragen haben: Bei den Erlöskonten in Feld 9 und 11 den Faktor ändern, bevor die Konten bebucht werden!!! Es werden keine Konten automatisch gelöscht oder geändert. Einträge im Updateprotokoll, die "gelöscht" oder "gelöscht >" ausweisen, bedeuten lediglich, dass diese im BMW Group Kontenrahmen nicht mehr verwendet werden bzw. durch andere Kontennummern zu ersetzen sind. Folgendes ist manuell zu ändern: Protokollhinweis Gelöscht und gelöscht >... In Konten, die im Protokoll mit "gelöscht" gekennzeichnet sind, muss vor dem Monatsabschluss Dezember 04 in Stammdaten das Feld 13 "automatischer Saldovortrag" auf "0" gesetzt werden. Die Eröffnungsbilanz muss auf dem neuen Konto manuell mit einem BS90 oder BS91 vorgetragen werden. Die nach "gelöscht>" eingetragenen Nummern sind die Ersatzkonten für die "gelöschten" Konten. Diese Konten sind zudem in Stammdaten Feld 22 auf "nicht bebuchen" zu setzen. Diese Konten dürfen in 2005 nicht gelöscht werden, da sie für die Vorjahres- Vergleichszahlen in HBV und KER noch herangezogen werden. Nach erfolgtem Update kann der Menüpunkt in der betreffenden Firma nicht mehr aufgerufen werden. Es ergeht die Meldung "Update wurde bereits durchgeführt". Änderung der Kontenzuordnungen in den Erlösgruppen Erst nach dem letzten Tagesabschluss 2004 durchführen!!! Die Zuordnungen der Konten sind in Kontenzuordnung entsprechend der BMW- Vorgaben in Anhang A - Status "Konten geändert" anzupassen. Änderung der Kontenbezeichnungen Erst nach Abschluss des Monats Dezember in der FiBu durchführen!!! Die Kontenbezeichnungen müssen manuell in Stammdaten Feld 2 und 3 entsprechend der BMW-Vorgabe in Anhang A geändert werden. Abschließend ist über Matchcode aufbauen der Matchcode mit der Option "Matchcode aus Kunden- /Lieferantenstamm übernehmen" neu zu generieren CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2004 Seite 3 /7

4 Anhang: Tabellarische Auflistung der Konten Neue Konten, Erlösgruppen und Erlösspalten werden automatisch per Update angelegt, die Zuordnung der Konten mit dem Status "Konten geändert" innerhalb der Erlösgruppen ist nach dem letzten Tagesabschluss 2004 durchzuführen, die Kontenbezeichnung ist nach dem Abschluss des Buchungsmonats Dezember manuell zu ändern. Geänderte Konten VE MINI NF Eigenhandel VE MINI NF Eigenhandel VA Mini NF Eigenhandel Mini Neufahrzeuge VE MINI Vorführwagen VE MINI Vorführwagen VA MINI Vorführwagen Mini Vorführfahrzeuge VE MINI NF Eigenhandel VE MINI NF Eigenhandel VA Mini NF Eigenhandel Mini Neufahrzeuge VE MINI Vorführwagen VE MINI Vorführwagen VA MINI Vorführwagen Mini Vorführfahrzeuge VE MINI NF Handelsorg./Serv VE MINI NF Handelsorg./Serv VA MINI NF an Handelsorg./Serv Mini Neufahrzeuge VE MINI Vorführwagen VE MINI Vorführwagen VA MINI Vorführwagen Mini Vorführfahrzeuge VA Mini NF Eigenhandel VA MINI Vorführwagen VE MINI NF steuerfrei VE MINI NF steuerfrei VA MINI NF steuerfrei Mini Neufahrzeuge VE MINI Vorführw. steuerfrei VE MINI Vorführw. steuerfrei VA MINI Vorführwagen steuerfr Mini Vorführfahrzeuge VE BMW/MINI NF nicht steuerb VE BMW/MINI NF nicht steuerb VA BMW/MINI NF n. steuerbar Mini Neufahrzeuge VE MINI Vorführw.n.st.bar VE MINI Vorführw.n.st.bar VA MINI Vorführw.n.steuerbar Mini Vorführfahrzeuge < CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2004 Seite 4 /7

5 Neue Konten VE MINI NF Carbrio Eigenhandel VE MINI NF Carbrio Eigenhandel VA MINI NF Cabrio Eigenhandel Mini Neufahrzeuge VE Eigenhandel X-Reihe VE Eigenhandel X-Reihe VA Eigenhandel X-Reihe Neue BMW Fahrzeuge VE BMW geb.nachrüstt.service VE BMW geb.nachrüstt.service VA BMW geb.nachrüstteile Serv BMW Nachrüstteile gebunden VE MINI NF Carbrio Eigenhandel VE MINI NF Carbrio Eigenhandel VA MINI NF Cabrio Eigenhandel Mini Neufahrzeuge VE Eigenhandel X-Reihe VE Eigenhandel X-Reihe VA Eigenhandel X-Reihe Neue BMW Fahrzeuge VE MINI NF Handelsorg./Serv VE MINI NF Handelsorg./Serv VA MINI NF an Handelsorg./Serv Mini Neufahrzeuge VE BMW/MINI NF an Händler VE BMW/MINI NF an Händler VA BMW/MINI NF an Händler Neue BMW Fahrzeuge VA Mini NF Eigenhandel VE MINI NF steuerfrei VE MINI NF steuerfrei VA MINI NF steuerfrei Mini Neufahrzeuge VE BMW/ MINI NF steuerfrei VE BMW/ MINI NF steuerfrei VA BMW/MINI NF steuerfrei Neue BMW Fahrzeuge VE MINI NF nicht steuerbar VE MINI NF nicht steuerbar VA MINI NF nicht steuerbar Mini Neufahrzeuge VE BMW/MINI NF nicht steuerb VE BMW/MINI NF nicht steuerb VA BMW/MINI NF n. steuerbar Neue BMW Fahrzeuge VE Lohn BMW PKW SIC n.st.bar VE Lohn BMW PKW SIC n.st.bar VE Lohn elekt.bmw SIC n.st.bar VE Lohn elekt.bmw SIC n.st.bar CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2004 Seite 5 /7

6 VE Lohn MINI SIC n.st.bar VE Lohn MINI SIC n.st.bar VE Lohn MINI SIC n.st.bar VE Lohn MINI SIC n.st.bar VE BMW PKW-Teile SIC n.st.bar VE BMW PKW-Teile SIC n.st.bar VA BMW PKW-Teile SIC n.st.bar BMW Teile und Tauschteile VE BMW PKW-Teile SIC n.st.bar VE BMW PKW-Teile SIC n.st.bar VA BMW PKW-Teile SIC n.st.bar BMW Teile und Tauschteile VE BM geb.nachrüstt.n.st.bar VE BM geb.nachrüstt.n.st.bar VA BMW geb.pkw Nachr.SIC n.stb BMW Nachrüstteile gebunden VE BM Komplettr. SIC n.st.bar VE BM Komplettr. SIC n.st.bar VA BMW PKW Kompl.Rd. SIC n.stb BMW Kompletträder Felgen VE BM ungeb.zubh.sic n.st.bar VE BM ungeb.zubh.sic n.st.bar VA BMW ungeb.zubh.sic n. stb BMW PKW ungeb. Zubeh. Acc VE BM PKW-Reifen SIC n.st.bar VE BM PKW-Reifen SIC n.st.bar VA BMW PKW-Reifen SIC n.st.bar BMW REIFEN UND ZUBEHÖR VE BM Schmierst.SIC n. st.bar VE BM Schmierst.SIC n. st.bar VA BMW Schmierst. SIC n. stb BMW SCHMIERSTOFFE FASS VE MINI Teile SIC n.st.bar VE MINI Teile SIC n.st.bar VA MINI Teile u. Zub.SIC n.stb MINI (alle)teile VE Lohn BMW PKW SIC Fremdkunde VE Lohn BMW PKW SIC Fremdkunde VE Lohn elekt.bmw SIC Fremdk VE Lohn elekt.bmw SIC Fremdk VE Lohn MINI SIC Fremdkunde VE Lohn MINI SIC Fremdkunde VE Lohn MINI SIC Fremdkunde VE Lohn MINI SIC Fremdkunde CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2004 Seite 6 /7

7 VE BMW PKW-Teile SIC Fremdk VE BMW PKW-Teile SIC Fremdk VA BMW PKW Teile SIC Fremdk BMW Teile und Tauschteile VE BMW PKW-Teile SIC Fremdk VA BMW PKW-Teile SIC n.st.bar BMW Teile und Tauschteile VE BM geb. Nachrüstt.Fremdk VE BM geb. Nachrüstt.Fremdk VA BMW geb.nachr.sic Fremdk BMW Nachrüstteile gebunden VE BM Komplettr.SIC Fremdkunde VE BM Komplettr.SIC Fremdkunde VA BMW PKW Kompl.Rd.SIC Fremdk BMW Kompletträder Felgen VE BM ungeb.zubh.sic Fremdk VE BM ungeb.zubh.sic Fremdk VA BMW ungeb.zub. SIC Fremdk BMW PKW ungeb. Zubeh. Acc VE BM PKW-Reifen SIC Fremdk VE BM PKW-Reifen SIC Fremdk VA BMW PKW-Reifen SIC Fremdk BMW REIFEN UND ZUBEHÖR VE BM Schmierst.SIC Fremdkunde VE BM Schmierst.SIC Fremdkunde VA BMW PKW Schmierst.SIC Fremd BMW SCHMIERSTOFFE FASS VE MINI Teile SIC Fremdkunde VE MINI Teile SIC Fremdkunde VA MINI Teile/Zubh.SIC Fremdk MINI (alle)teile CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2004 Seite 7 /7