Anwenderdokumentation. FORMEL 1 Jahreswechsel 2017 / 2018

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1 Anwenderdokumentation CARDIS Reynolds FORMEL 1 Jahreswechsel 2017 / 2018

2 INHALTSVERZEICHNIS FORMEL 1 / KFZ-Bereich... 3 Altes Jahr im Vorfeld... 3 Datenbestand bereinigen / löschen... 3 Zum Geschäfts-Jahreswechsel... 4 Speichern Jahresendbestand... 4 Druck Bestandslisten... 5 > Diverse Nummern verwalten<... 6 Option Kann... 6 Option MUSS... 6 Option Sonder... 7 Nachträgliche Änderung des Rechnungsjahres... 8 FORMEL 1 Zeiterfassung... 9 Erster Tagesabschluss im neuen Jahr Automatische Umstellung der Statistiken FORMEL 1 evolution FORMEL 1 classic FORMEL 1 Finanzbuchhaltung Allgemein FORMEL 1 Add Ons Ölzapf-Schnittstelle (OLZ) EASY Archiv (AOA) Documents (F1D) Time Management (ATOSS) Finance (F1F) Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 2 von 12

3 FORMEL 1 / KFZ-BEREICH ALTES JAHR IM VORFELD DATENBESTAND BEREINIGEN / LÖSCHEN EMPFEHLUNG Die Verwendung der Programme und das damit verbundene Löschen der Daten stellt keine Empfehlung seitens CARDIS Reynolds dar die Nutzung obliegt alleine dem Ermessen und der Verantwortung des Anwenders. Dies Programme gründen noch aus Zeiten als das Thema Speicherplatz sehr wichtig war von daher können diese Punkte heute vernachlässigt werden. Die Änderungen durch diese Programme können nicht rückgängig gemacht werden. Es sollte direkt vor Verwendung eine Datensicherung erstellt werden, die im Falle von Fehleingaben, zum Wiederherstellen der Daten verwendet werden kann. ALLGEMEIN Nachfolgende Programme können dazu genutzt werden diverse Datenbestände zu verkleinern. Dabei sind mögliche längere Laufzeiten zu beachten, sodass diese Punkte nicht unmittelbar vor den üblichen Jahresabschlussarbeiten durchgeführt werden sollten. Zu jedem Menüpunkt sollte im Vorfeld die detaillierte Beschreibung im FORMEL 1 Handbuch gelesen werden Programm Beschreibung erledigt Spoolerverwaltung Entfernen der bereits gedruckten Spool-Dateien Durchgangskunden Adressdaten des "DIV" Kunden löschen Kundenkontakte löschen/reorganisieren Löschen "alter" Kundenkontakte Selektives Löschen Kunden/Fahrzeuge Entfernen von "Karteileichen" aus dem Kunden- / FZ-Stamm Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 3 von 12

4 ZUM GESCHÄFTS-JAHRESWECHSEL SPEICHERN JAHRESENDBESTAND Mit diesem Menüpunkt werden die aktuellen Bestände als "Jahres-Endbestände" gespeichert. Die Jahres-Endbestände werden in einer separaten Datei gespeichert dadurch können auch Teile, die anschließend gelöscht wurden, nachträglich noch gedruckt werden. Dieser Menüpunkt ist generell auch dann zu starten, wenn die Inventur zeitnah am durchgeführt wurde, da nur dann im Laufe des Folgejahres auf den Jahres-Endbestand zurückgegriffen werden kann. ZEITPUNKT Dieses Programm ist also nach dem letzten Tagesabschluss des abgelaufenen Jahres und vor dem ersten Tagesabschluss im neuen Jahr auszuführen. FORMEL 1 EVOLUTION Das Setzen der Jahresendbestände erfolgt über Teilemanagement Setzen Jahresendbestände. In der Startmaske wird das Datum des letzten Speicherungslaufes angezeigt. Über den Teilestamm und die Jahres-Endbestandsliste kann dann später auf diese Daten zugegriffen werden. Die Vorjahreswerte bleiben bestehen. FORMEL 1 CLASSIC Das Setzen der Jahresendbestände erfolgt über >5.16 Speichern Jahresendbestände<. Im Menüpunkt >5.18 Inventur-/Lagerbewertung< kann über die Auswahl Jahresendbestand während des gesamten neuen Jahres auf diese Werte zurückgegriffen werden. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 4 von 12

5 DRUCK BESTANDSLISTEN Nach dem letzten Tagesabschluss des alten und vor dem ersten Abschluss des neuen Jahres sollten die folgenden Bestandlisten gedruckt werden: FAHRZEUGBESTAND FORMEL 1 EVOLUTION Programm Beschreibung erledigt 4.13 Neufahrzeuge Bestand Neufahrzeuge Vorführfahrzeuge Bestand Vorführfahrzeuge Gebrauchtfahrzeuge Bestand Gebrauchtfahrzeuge Fahrzeugstamm Alternativ zu 4.13: Aufruf über Drucken und Auswahl des Reports Bestandsliste für die entsprechende Fahrzeugart. FORMEL 1 CLASSIC Programm Beschreibung erledigt 4.13 Neufahrzeuge Bestand Neufahrzeuge Vorführfahrzeuge Bestand Vorführfahrzeuge Gebrauchtfahrzeuge Bestand Gebrauchtfahrzeuge Fahrzeugstamm Alternativ zu 4.13: Aufruf über Listen und Auswahl der Bestandsliste im jeweiligen Fahrzeugstamm (1.4 / 1.5 / 1.6). TEILEBESTAND FORMEL 1 EVOLUTION Programm Beschreibung erledigt Teilestamm Aufruf über Drucken und Auswahl des Reports Lagerwert. Beim Druck und Sortierung nach Erlösgruppen wird pro Erlösgruppe eine Zwischensumme gebildet. FORMEL 1 CLASSIC Programm Beschreibung erledigt 5.18 Lagerbewertung Die Liste verwendet das Feld Bestand, also inkl. der Mengen aus vorhandenen Aufträgen. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 5 von 12

6 > DIVERSE NUMMERN VERWALTEN< Alle jahresabhängigen Nummernkreise sind ggf. zurückzusetzen: Nummernkreis Option Hinweis Auftragsnummer Kann Bei F1-Time-Management nicht kleiner 1000 (wg. Überschneidung W-Zeiten). Bestellnummer Kann / Muss Startet ansonsten automatisch mit "1" MUSS für BMW-Händler siehe Hinweis zu ATLAS unten Rechnungsnummer Pro verwendetem Nummernkreis Sonder Kundennummer Keine Änderung! Lieferantennummer Keine Änderung! Neufahrzeugnummer Kann Gebrauchtfahrzeugnummer Kann Ordernummer Neufahrzeug Herstellervorgabe Bonnummer Kasse Pro Kassenplatz Gewährleistungsnummer Herstellervorgabe Fahrzeugangebotsnummer Kann Identnummer Keine Änderung! GMS Angebotsnummer Keine Änderung! Belegnummer Umbuchung Keine Änderung! Belegnr. Verschrott. Keine Änderung! Provisions-Abr.Nr Kann OPTION KANN Neue Startnummern werden ansonsten automatisch vergeben (s. unten). Kann FORMEL 1 evolution-anwender: Bon- Nummern in den Kassenparametern ändern! Diese Nummern "laufen durch", d.h. wird keine manuelle Änderung vorgenommen, startet die erste Nummer im neuen Jahr mit der nächst höheren Nummer des alten Jahres. Sollen sich die Nummern im neuen Jahr unterscheiden (z.b. mit führender Jahreszahl beginnen), sind diese am 1. Arbeitstag des neuen Jahres (noch VOR erster Verwendung) anzupassen. OPTION MUSS Diese Nummernkreise müssen neu hinterlegt werden, da sie abhängig vom Kalenderjahr sind. Werden im neuen Jahr die ersten Belege erstellt, ohne dass neue Nummern definiert wurden, starten diese Belege alle mit der Nummer "000001". Soll die Nummerierung im neuen Jahr mit einem neuen Nummernkreis erfolgen, kann dieser bereits im Vorfeld hinterlegt werden, da ein Zugriff auf diese Nummern erst im neuen Jahr erfolgt. Soll die Nummerierung "durchlaufen" müssen am 1. Arbeitstag als erster Schritt zunächst die letzten Nummern des dann vergangenen Jahres notiert und um "1" erhöht als neue Nummern eingetragen werden. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 6 von 12

7 OPTION SONDER Die Rechnungsnummern sind abhängig vom Kalenderjahr, Filiale und Nummernkreis. Werden hier keine neuen Nummern hinterlegt, werden die Startnummern für das neue Jahr mit Vergabe der 1. Rechnungsnummer eines Nummernkreises per Programm mit folgender Rechenoperation aufgebaut: 1. Nummer des Rechnungsnummernkreises aus der Auftragsart (>9.11.2<) * Nummer der Filiale (nur bei Filialbetrieben, sonst "0") * Jahreszahl (wird angehängt) AUTOMATISCHE VERGABE BEISPIELE MIT FILIALEN Rechnungs-Nummernkreis = "01" 01 * Filiale "02" 02 * Ergebnis (Jahreszahl wird angehängt) = JJ Rechnungs-Nummernkreis = "05" 05 * Filiale "01" 01 * Ergebnis (Jahreszahl wird angehängt) = JJ WICHTIG: Bei Nummernkreisen > 9 wird die Startnummer auf "000001" gesetzt. In diesen Fällen ist der jeweilige Nummernkreis manuell zu setzen! BEISPIELE OHNE FILIALEN Rechnungs-Nummernkreis = "01" 01 * Filiale "00" 00 * Ergebnis (Jahreszahl wird angehängt) = JJ WICHTIG: Bei Nummernkreisen > 9 wird die Startnummer auf "000001" gesetzt. In diesen Fällen ist der jeweilige Nummernkreis manuell zu setzen! MANUELLE VERGABE Alternativ können die Nummern manuell vorbelegt werden. Bei jeder Vergabe einer Rechnungsnummer in der Auftragsbearbeitung prüft das Programm, ob diese im jeweiligen Jahr bereits vergeben wurde ist dies der Fall, wird automatisch die nächste freie noch nicht vergebene Nummer gesucht und verwendet. AUSNAHMEN RECHNUNGSNUMMER = AUFTRAGSNUMMER Die Regel der automatischen Rechnungsnummernvergabe gilt nicht, wenn der Parameter Rechnungsnummer = Auftragsnummer in > Diverse Parameter< gesetzt ist. Die Empfehlung seitens CARDIS Reynolds für diesen Parameter ist 1, da nur mit dieser Auswahl die prozentuale Aufteilung in der Auftragsbearbeitung zur Verfügung steht. Weiterhin ist die systemseitige Vergabe der Rechnungsnummer sichergestellt. Der Jahreswechsel ist der ideale Zeitpunkt einer Umstellung dieses Parameters. Bei einer Änderung sind die oben aufgeführten Hinweise zur Rechnungsnummernvergabe zu beachten! Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 7 von 12

8 WIEDERVERWENDUNG GELÖSCHTER RECHNUNGSNUMMERN Über den Parameter gelöschte Re-Nr. verwalten in > Diverse Parameter< können gelöschte Rechnungsnummern des Vorjahres erneut verwendet werden dies setzt dann die oben angeführte Logik außer Kraft. Die Empfehlung seitens CARDIS Reynolds für diesen Parameter ist N aus diesem Grund ist In FORMEL 1 evolution dieser Parameter nicht mehr vorhanden. HERSTELLER BMW GROUP / BESTELLNUMMER Da die BMW Group eingehende ATLAS-Bestellungen, deren Nummer bereits verwendet wurde, ignoriert, muss zum Jahreswechsel der Zähler auf die nächsthöhere Nummer des Vorjahres gesetzt werden, da nur so eine fortlaufende Nummerierung sichergestellt ist NACHTRÄGLICHE ÄNDERUNG DES RECHNUNGSJAHRES ABLAUF Wird per Auftrags-Sonderfunktion oder bei der Abfrage beim Rechnungsdruck Rechn.Datum vom xx.xx.xx auf xx.xx.xx aktualisieren? = J ein Rechnungsdatum geändert und zwischen den bereits gespeicherten und dem neuen Rechnungsdatum liegt eine Jahresdifferenz, erfolgt eine entsprechende Abfrage: Auswahl Bedeutung Nein Die "alte", bereits vergebene Rechnungsnummer und Datum bleiben unverändert Ja Es wird eine neue Rechnungsnummer des neu angegebenen Jahres vergeben - die bereits reservierte Rechnungsnummer des alten Jahres wird in der Tagesabschluss Liste der gelöschten Aufträge protokolliert: Geänderte Rechnungsnummer keine Löschung. Soll ein Auftrag, der im neuen Jahr eröffnet wurde, auf das alte Jahr zurückdatiert werden, ist folgendes zu beachten: Der 1. Rechnungsdruck muss zunächst im neuen Jahr erfolgen dadurch Vergabe einer Rechnungsnummer des neuen Jahres Nach dem Zurücksetzen des Auftrags kann per Sonderfunktion das Rechnungsdatum auf das alte Jahr zurückgesetzt werden. Bei erneutem Rechnungsdruck ist die Abfrage Rechn.Datum vom xx.xx.xx auf xx.xx.xx aktualisieren? mit N zu bestätigen. Danach erfolgt eine weitere Sicherheitsabfrage mit Hinweis auf das abweichende Rechnungsjahr (siehe Screenshot) die mit J zu beantworten ist. Es wird eine neue Rechnungsnummer des alten Jahres, mit altem Jahreszahl-Zusatz vergeben. Die vergebene Rechnungsnummer des neuen Jahres wird im Rechnungsausgangsbuch als gelöscht dokumentiert. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 8 von 12

9 FORMEL 1 ZEITERFASSUNG FORMEL 1 EVOLUTION Über den Menüpunkt Zeiterfassung Kalender sind die Feiertage des neuen Jahres in den Kalender einzutragen. Ebenso können im Kalender Saldokorrekturen für die Mitarbeiter erfolgen. FORMEL 1 CLASSIC Über den Menüpunkt > Saldokorrekturen verwalten< können die Jahressalden der einzelnen Mitarbeiter angepasst werden. In dem Menüpunkt > Urlaub-/Feiertage verwalten< sind die Feiertage des neuen Jahres anzulegen. Die Beschreibung zu diesen Menüpunkten ist dem Handbuch von FORMEL 1 zu entnehmen. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 9 von 12

10 ERSTER TAGESABSCHLUSS IM NEUEN JAHR AUTOMATISCHE UMSTELLUNG DER STATISTIKEN FORMEL 1 EVOLUTION Der Jahreswechsel erfolgt automatisch mit dem ersten Lauf der Aufgabe Tagesabschluss-Arbeiten [TagAb] im neuen Jahr u. a. werden dabei die Umsatzwerte der Lieferanten verschoben. VERWENDUNG FAKTURIERUNGS-ABSCHLUSS [TAGFA] Wird dieser Fakturierungs-Abschluss genutzt, muss am ersten Arbeitstag des neuen Jahres VOR dem ersten Fakturierungs-Abschluss einmalig die Aufgabe Tagesabschluss-Arbeiten [TagAb] gestartet werden. Dies kann auch geschehen, ohne dass ein Auftrag zur Abrechnung bereit steht, es wird dann nur der Jahreswechsel durchgeführt. FORMEL 1 CLASSIC Da alle Statistiken auf Kalenderjahre ausgelegt sind, erfolgt mit dem ersten Tagesabschluss im neuen Kalenderjahr - noch vor der Verbuchung der neuen Tages-Werte - eine Verschiebung verschiedener Statistikdaten: Vorjahreswerte werden gelöscht, Jahreswerte werden zu Vorjahreswerten die Jahreswerte sind dann leer, und werden anschließend mit den ersten neuen Daten befüllt. Für die Kasse geschieht dies mit dem ersten Kassenabschluss im neuen Kalenderjahr, für die Lieferanten-Umsatzwerte mit dem ersten Warenzugang über > Wareneingang erfassen<. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 10 von 12

11 FORMEL 1 FINANZBUCHHALTUNG ALLGEMEIN Der Jahresabschluss erfolgt zusammen mit dem Abschluss des letzten Monats des Geschäftsjahres, welches in > < hinterlegt ist. Vor dem Start des Monatsabschlusses überprüfen Sie bitte, ob alle Konten, die automatisch vorgetragen werden sollen, in >11.1< Feld 13 eine "1" eingetragen haben. Der Saldo der Personenkonten ist nach dem Abschluss auf diesen Konten als Vortrag gebucht. Der Vortrag auf die Sachkonten erfolgt nach dem Ausdruck eines Buchungsjournals mit Verbuchung im lfd. Monat. Der letzte Monat kann nur abgeschlossen werden, wenn das Vorjahr >11.12< mit Kontendruck abgeschlossen wurde. Vor dem letzten Monatsabschluss eine komplette Summen- u. Saldenliste ausdrucken (Deb./Kred./Sachkonten). Nach dem Abschluss in >11.5< eine OP-Liste für den letzten Monat des abzuschließenden Jahres ausdrucken: Ausdruck Offene-Posten-Liste für Debitoren in EUR - Sort.: Numerisch Druck ab Fälligk.Datum:... TTMMJJ / CR=Ab Beginn / F3=Mtl.Abgrenzung / F Druck bis Buch.Mt./Jahr:... MMJJ / F4=Zurück Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 11 von 12

12 FORMEL 1 ADD ONS ÖLZAPF-SCHNITTSTELLE (OLZ) Es sind keine Jahreswechsel-Arbeiten erforderlich. EASY ARCHIV (AOA) Die Anlage der neuen Jahresarchive erfolgt durch die Hotline von CARDIS Reynolds. DOCUMENTS (F1D) Das neue Wirtschaftsjahr wird bei entsprechenden Parametern automatisch angelegt. Bei abweichendem Wirtschaftsjahr ist dieses vom Benutzer selbst anzulegen. TIME MANAGEMENT (ATOSS) Für die hier erforderlichen Maßnahmen steht ein separates Dokument zur Verfügung (siehe hier). FINANCE (F1F) Für die hier erforderlichen Maßnahmen steht ein separates Dokument zur Verfügung (siehe hier). Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 12 von 12