Hinweise zum. Jahresabschluss der Akten im Anwaltsbereich und Notariat 2012

Transkript

1 Jahresabschluss der Akten im Anwaltsbereich und Stand: Dezember 2012

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Aktenabschluss Nummernvorschläge Akten- und Ablagenummern Standardnummernvorschläge Ändern im Anwaltsbereich Ändern im Notariat Benutzerdefinierte Nummernvorschläge Ändern im Anwaltsbereich Ändern im Notariat...9 Seite: 2 von 10

3 1 Aktenabschluss Der Jahresabschluss Ihrer Aktenverwaltung kann unabhängig vom buchhalterischen Jahresabschluss durchgeführt werden und ist im Anwaltsbereich sowie im Notariatsbereich identisch. Es ist für einen funktionierenden Programmablauf nicht zwingend erforderlich, die Aktennummernvorschläge für ein neues Jahr wieder auf <1> zu stellen und somit neu hoch zu zählen. Der besseren Übersicht halber wird dies jedoch empfohlen! Ab dem 01. Januar eines neuen Jahres wird als Jahreszahl in der Registernummer das aktuelle Jahr verwendet. Sollten also nachträglich Akten aus dem vergangenen Jahr anzulegen sein, dann sollte darauf geachtet werden, dass die Register-, bzw. Aktennummer sowie ggf. das Anlagedatum manuell umgestellt werden müssen. Beispiel: Nach dem Jahreswechsel auf 2013 soll die Registernummer 526 noch als Akte aus dem Jahr 2012 angelegt werden. Es wird zwar die fortlaufende Nummer aus 2012, jedoch bereits die Jahreszahl 2013 als Registernummer vorgeschlagen, wenn die Nummernvorschläge noch nicht auf <1> gesetzt wurden. In diesem Fall muss das Jahreskürzel <13> manuell auf <12> und ggf. das Anlagedatum auf einen Tag im Dezember 2012 geändert werden. Seite: 3 von 10

4 Anschließend kann so die nachträglich angelegte Akte mit der Registernummer <12/0526> aus dem Vorjahr gespeichert werden. Um die Nummernvorschläge nach der letzten Aktenanlage im abgeschlossenen Jahr 2012 für das Jahr 2013 zurück zu stellen, gehen Sie vor, wie nachfolgend beschrieben. Seite: 4 von 10

5 2 Nummernvorschläge 2.1 Akten- und Ablagenummern Standardnummernvorschläge Ändern im Anwaltsbereich Zur Änderung der Standardnummernvorschläge im Anwaltsbereich gelangen Sie ausgehend vom Hauptmenü über die Menüfolge Service Parameter Standardnummernvorschläge Im Fenster Nummernvorschläge ändern werden Ihnen die aktuell gespeicherten Nummernvorschläge aufgeführt. Seite: 5 von 10

6 Wollen Sie zum Jahresbeginn mit einer neuen Nummerierung beginnen, klicken Sie auf den Button Ändern und stellen für die Datenfelder» Vorschlag Aktennummer» Vorschlag Ablagenummer» Vorschlag Rechnungsnummer» Vorschlag Belegnummer (Dienstleistungskosten) jeweils die Ziffer <1> ein. Sie können diese Nummernvorschläge unabhängig voneinander auf die Ziffer <1> setzen, falls Sie einen bestimmten Datenbereich mit durchlaufender Nummer wie z.b. die Buchungsnummer im Journal fortführen möchten. Wenn bei Ihnen mehrere Firmen eingerichtet sind, müssen diese Änderungen der Nummernvorschläge in jeder Anwaltsfirma durchgeführt werden! Ihre Änderungen werden über den Button Speichern übernommen Ändern im Notariat Im Notariatsbereich erreichen Sie den gleichen Bereich ausgehend vom Hauptmenü über die Menüfolge Service Parameter Standardnummernvorschläge Seite: 6 von 10

7 Im Fenster Nummernvorschläge ändern werden Ihnen die aktuell gespeicherten Nummernvorschläge aufgeführt. Wollen Sie zum Jahresbeginn mit einer neuen Nummerierung beginnen, klicken Sie auf den Button Ändern und stellen für die Datenfelder» Vorschlag Aktennummer» Vorschlag Ablagenummer» Vorschlag Rechnungsnummer jeweils die Ziffer <1> ein. Seite: 7 von 10

8 Sie können diese Nummernvorschläge unabhängig voneinander auf die Ziffer <1> setzen, falls Sie einen bestimmten Datenbereich mit durchlaufender Nummer wie z.b. die Buchungsnummer im Journal fortführen möchten. Wenn bei Ihnen mehrere Notariate als separate Firmen eingerichtet sind, müssen diese Änderungen der Nummernvorschläge in jeder Notariatsfirma durchgeführt werden! Ihre Änderungen werden über den Button Speichern übernommen Benutzerdefinierte Nummernvorschläge Ändern im Anwaltsbereich Arbeiten Sie mit benutzerdefinierten Nummernvorschlägen, müssen die o.g. Einstellungen über die Menüfolge Service Parameter benutzerdef. Nummernvorschläge Seite: 8 von 10

9 Sie finden dort die Einstellmöglichkeit für» Vorschlag Aktennummer» Vorschlag Ablagenummer» Vorschlag Rechnungsnummer Ändern im Notariat Arbeiten Sie mit benutzerdefinierten Nummernvorschlägen, müssen die o.g. Einstellungen über die Menüfolge Service Parameter benutzerdef. Nummernvorschläge Seite: 9 von 10

10 separat für jeden angelegten Zählkreis vorgenommen werden. Sie finden dort die Einstellmöglichkeit für» Vorschlag Aktennummer» Vorschlag Ablagenummer» Vorschlag Rechnungsnummer Seite: 10 von 10