Informationsblatt Jahreswechsel

Transkript

1 Infrmatinsblatt Jahreswechsel Checkliste Aktennummern anpassen Ablagenummern anpassen Ablagenummern für das Ntariat anpassen Rechnungsnummern anpassen Speicherrte für Dkumente anpassen Basiszinssatz ergänzen Kntenrahmen / Steuerschlüssel Jahresabschluss der Finanzbuchhaltung Ntariat Aufbewahrungspflicht für digitale Daten Infrmatinsblatt: Seite 1 vn 16

2 Die Mehrzahl der Einstellungen für die Jahresumstellung in Advware können Sie mit dem Assistenten zur Jahresumstellung vrnehmen. Diesen finden Sie unter? Assistent zur Jahresumstellung. Bitte führen Sie diese Umstellung auf keinen Fall vr dem durch. Wenn Sie die Funktin über den Assistenten zur Jahresumstellung wählen, öffnet sich flgendes Fenster: Aktennummer: Advware vergibt bei der Anlage vn Akten autmatisch eine eindeutige Nummer und beginnt in jedem Jahr autmatisch mit der Nummer 1. Der Vrteil liegt darin, dass Sie für alle Akten im Jahr in sämtlichen Mdulen nur die Nummer eingeben müssen, um die Akte aufzurufen (und nicht 1/18 ). Wenn Sie dieser empfhlenen Richtlinie flgen, brauchen Sie bezüglich der Aktennummer im neuen Jahr nichts zu beachten und keine weiteren Einstellungen vrnehmen. Wenn Sie die aktuelle Aktennummer jahresunabhängig frtführen möchten, starten Sie bitte den Assistenten zur Jahresumstellung und gehen drt auf Aktennummer umstellen. Infrmatinsblatt: Seite 2 vn 16

3 Es öffnet sich flgendes Fenster: Um frtzufahren bestätigen Sie dieses Fenster bitte mit Ja. Es öffnet sich dann flgendes Fenster: Wählen Sie hier das Jahr, für welches die Akten angelegt werden sllen und tragen Sie die nächste zu vergebene Nummer ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Sllten Sie den Assistenten zur Jahresumstellung nicht für die Umstellung Ihrer Aktennummer verwenden wllen, steht Ihnen diese Funktin auch für den manuellen Weg zur Verfügung. Gehen Sie hierfür bitte auf Aktenverwaltung - Akte allgemein - Aktennummern erzeugen. Es öffnet sich flgendes Fenster: Geben Sie hier bitte das Jahr an, für welches Jahr die Akte angelegt werden sll, z.b Tragen Sie bei erste Nummer des Jahrgangs swie bei letzte Nummer des Jahrgangs bitte dieselbe Nummer ein, z.b. die Advware erzeugt nun eine Leerakte mit der Nummer Die Akte kann anschließend über das Feld aktuelle Akte aufgerufen werden und mit Inhalten gefüllt werden. Infrmatinsblatt: Seite 3 vn 16

4 Die nächste Aktennummer, die Advware vergeben würde, wenn eine neue Akte angelegt wird, ist dann die Ablagenummer: Im Gegensatz zu den Akten erflgt bei den Ablagenummern keine autmatische Anpassung an das Jahr. Wenn Sie beim Assistenten zur Jahresumstellung die Eingabe der Aktennummer mit OK bestätigt haben, gelangen Sie autmatisch in das Ursprungsfenster zurück. Gehen Sie hier bitte auf Ablagenummer umstellen. Es erscheint flgendes Eingabefenster: Wählen Sie hier das Jahr und tragen Sie die erste Nummer des Jahrgangs ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Infrmatinsblatt: Seite 4 vn 16

5 Sllten Sie den Assistenten zur Jahresumstellung nicht für die Umstellung Ihrer Ablagenummern in Advware nutzen wllen, s können Sie die Ablagenummer auch über die Grundeinstellungen in Advware umstellen. Gehen Sie dafür bitte auf Grundeinstellungen - Aktenverwaltung Akten Aktenablage. Es öffnet sich flgendes Fenster: Um im neuen Jahr mit der Ablagenummer 1 zu beginnen, tragen Sie das Jahr, führende Nullen und dann die 1 für die erste Ablagenummer ein. Verwenden Sie bitte s viele führende Nullen, s dass das Endergebnis eine 10-stellige Nummer ergibt. Ablagenummer für Ntariatsakten Wenn Sie die Ablagenummer für Ntariatsakten getrennt vn den Przessakten führen möchten, müssen Sie die Ablagenummer für die Ntariatsakten ebenfalls umstellen. Hier erflgt wie bei den Ablagenummern der Przessakten keine autmatische Anpassung an das Jahr. Wenn Sie beim Assistenten zur Jahresumstellung die Eingabe der Ablagenummer mit OK bestätigen, gelangen Sie autmatisch in das Ursprungsfenster zurück. Infrmatinsblatt: Seite 5 vn 16

6 Gehen Sie hier bitte auf Ablagenummer umstellen. Es erscheint flgendes Fenster: Wählen Sie hier das Jahr und tragen Sie die erste Nummer des Jahrgangs ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Infrmatinsblatt: Seite 6 vn 16

7 Sllten Sie den Assistenten zur Jahresumstellung nicht für die Umstellung der Ablagenummern für das Ntariat nutzen wllen, s können Sie die Ablagenummer auch über die Grundeinstellung in Advware umstellen. Gehen Sie dafür bitte auf Grundeinstellungen Aktenverwaltung Akten Aktenablage. Es öffnet sich flgendes Fenster: Um im neuen Jahr mit der Ablagenummer 1 zu beginnen, tragen Sie in der Spalte Ntariat die Ablagenummer mit einem Minuszeichen ein. Rechnungsnummer: Auch bei der Rechnungsnummer erflgt keine autmatische Anpassung an das Jahr. Wenn Sie beim Assistenten zur Jahresumstellung die Eingabe der Ablagenummer mit Ok bestätigt haben, gelangen Sie autmatisch in das Ursprungsfenster zurück. Infrmatinsblatt: Seite 7 vn 16

8 Gehen Sie hier bitte auf Rechnungsnummer umstellen. Es öffnet sich flgendes Fenster: Wählen Sie hier das Jahr und tragen Sie die erste Nummer des Jahrganges ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Ok. Infrmatinsblatt: Seite 8 vn 16

9 Sllten Sie den Assistenten zur Jahresumstellung nicht für die Umstellung Ihrer Rechnungsnummer in Advware nutzen wllen, s können Sie die Rechnungsnummer auch über die Grundeinstellungen in Advware umstellen. Gehen Sie dafür bitte auf Grundeinstellungen Aktenverwaltung Hnrar Rechnungsnummer Rechnungsnummer erhöhen. Es öffnet sich flgendes Fenster: Tragen Sie in der Spalte nächste Rechnungsnummer Ihre nächste Rechnungsnummer ein: 2018 für das Jahr, führende Nullen und die 1 für die erste Rechnungsnummer. Verwenden Sie bitte s viele führende Nullen, s dass das Endergebnis eine 10-stellige Nummer ergibt. Urlaubsansprüche: Gehen Sie auf den Buttn Urlaubsansprüche übertragen um Resturlaub aus dem Vrjahr auf das aktuelle Jahr 2018 zu übertragen. Infrmatinsblatt: Seite 9 vn 16

10 Zunächst erhalten Sie flgendes Hinweisfenster: Dieses Fenster müssen Sie durch das Klicken mit OK bestätigen. Sdann erhalten Sie die Abfrage, b Sie den Resturlaub für das Jahr 2017 übernehmen wllen. Mit Ja werden die Resturlaube vn 2017 übernmmen. Mit der Auswahl Nein werden die Resturlaube des Vrjahrs nicht übernmmen. Sdann öffnen sich die Grundeinstellungen- Urlaubsansprüche. Hier können Sie nun die Urlaubsansprüche aus dem Vrjahr 2017 auf das aktuelle Jahr 2018 übertragen. Hier können Sie nun auf den Buttn Übernehmen klicken und schließen das Fenster mit OK. Infrmatinsblatt: Seite 10 vn 16

11 Speicherrte für Dkumente: Wenn Sie beim Assistenten zur Jahresumstellung die Eingabe der Urlaubsansprüche mit Ok bestätigen, gelangen Sie autmatisch wieder in das Ursprungsfenster. Gehen Sie hier bitte auf Weiter. Es öffnet sich flgendes Fenster: Gehen Sie bitte auf Ja um in die Grundeinstellungen für die Speicherrte der Dkumente zu gelangen. (Manuell aufrufbar über Grundeinstellungen Kanzleirganisatin Standrtverwaltung Registerkarte Speicherrte für Dkumente.) Infrmatinsblatt: Seite 11 vn 16

12 Sie können wählen, b alle Benutzer in einen Ordner speichern, jeder Benutzer einen eigenen Unterrdner erhält der b für jede Akte ein eigener Ordner angelegt sll. Egal welche der genannten Varianten Sie nutzen wllen, gehen Sie wie flgt vr: Mit einem Dppelklick auf die Zeile in der Spalte Speicherrt (zum Ändern anklicken) gelangen Sie in das Fenster Ordner auswählen. Tragen Sie hier den neuen Speicherrt ein z.b. C:\Texte2018 und bestätigten Sie das Fenster mit OK. Sbald Sie das Fenster mit Ok bestätigt haben, bekmmen Sie eine Abfrage, b dieser Ordner angelegt werden sll. Bestätigen Sie diese mit Ja. Infrmatinsblatt: Seite 12 vn 16

13 Sie erhalten, sdann eine weitere Abfrage, b der zuvr ausgewählte Speicherrt für alle Zeilen übernmmen werden sllen. Bestätigen Sie dies gegebenenfalls mit Ja. Achten Sie darauf, dass Ihre Texte in regelmäßigen Abständen gesichert werden. Dkumente (z.b. aus WinWrd der Outlk) werden nicht über die Advware-Datensicherung mit gesichert. Basiszinssatz: Wenn Sie die Eingabe des Speicherrtes mit Ok bestätigt haben, öffnet sich flgendes Fenster: Infrmatinsblatt: Seite 13 vn 16

14 Gehen Sie bitte auf Ja, um den Basiszinssatz neu einzutragen. Es öffnet sich das Fenster für die Grundeinstellung des Basiszinssatzes (manuell aufrufbar über Grundeinstellungen amtliche Vrgaben Basiszinssatz) Gehen Sie auf den Buttn Neu, um den neuen Basiszinssatz einzutragen. Geben Sie an, ab welchem Datum der Basiszinssatz gilt und wie hch der Zinssatz ist. Die Höhe des aktuellen Basiszinssatzes entnehmen Sie bitte unter: Schließen Sie das Fenster mit Ok. Infrmatinsblatt: Seite 14 vn 16

15 Jahresabschluss Finanzbuchhaltung: Der Jahresabschluss in der Finanzbuchhaltung erflgt nicht über den Assistenten zur Jahresumstellung. Dieser muss manuell vn Ihnen ausgeführt werden. Beim Jahresabschluss in Advware erhalten alle Bestandsknten zum des Vrjahres einen Endbestand, welcher autmatisch den Anfangsbestand zum des Jahres bildet. Die Einnahmen- und Ausgabeknten werden über die Gewinn- und Verlustrechnung abgerechnet und sind smit abgeschlssen. Bevr Sie den Abschluss durchführen, müssen flgende Tätigkeiten ausgeführt werden: Die Umsatzsteuervranmeldung für Dezember (ggf. für Nvember, etc.) absenden, Die Abschreibungen buchen, Offene Mandantenknten mit uneinbringlichen Frderungen ausbuchen, Die Anlage EÜR ausdrucken. Führen Sie den Jahresabschluss durch, sbald Sie Ihre letzten Buchungen und die Ust- Vranmeldung für das Jahr 2017 getätigt haben. Prüfen Sie sicherheitshalber vrher die Kntstände. Keine Srge: Der Jahresabschluss kann wiederhlt werden, wenn Sie feststellen, dass Sie dch nch eine Buchung für das abgeschlssene Jahr vergessen haben. Den Jahresabschluss erstellen Sie wie flgt: Wählen Sie in der Prgrammstartleiste den Menüpunkt Finanzbuchhaltung und hier Abschluss Einnahmen- und Überschuss-Rechnung. Klicken Sie hier auf Jahresabschluss Es öffnet sich flgendes Fenster: Infrmatinsblatt: Seite 15 vn 16

16 Geben Sie das Jahr ein und klicken Sie auf Ok. Alle Abschlussbuchungen werden autmatisch erstellt. Bestandsknten erhalten einen neuen Anfangsbestand, Einnahmen- und Ausgabeknten werden abgeschlssen. Nach dem Abschluss finden Sie alle Eröffnungsbuchungen im Mdul Buchungen eingeben. Advware fragt Sie direkt, b die eingegebenen Daten verarbeitet werden sllen. Bestätigen Sie diese Frage mit Ja. Ihre entsprechenden Knten weisen nun die Anfangsbestände auf. Prüfen Sie, b Ihr Kntenrahmen die Abschlussknten 9950, 9980, 9990) enthält und jedem Knt eine Kntart zugeteilt ist. Advware bucht alle Erflgsknten auf das Gewinn- und Verlustknt (9950). Die Salden aller Bestandsknten werden in das Schlussbestandsknt (9990) gebucht und im Anfangsbestandsknt (9980) des Flgejahres übernmmen. Fehlt Ihnen eines dieser Knten, müssen Sie diese im Kntenrahmen einrichten. Hinweis: Immer wieder kmmt es vr, dass wir Anrufe erhalten, in denen uns mitgeteilt wird: Am Ende des letzten Jahres stimmte das Banksald nch und jetzt nicht mehr. Die Antwrt ist einfach: Wenn nch kein Jahresabschluss durchgeführt wurde, gibt es auch keinen Eröffnungssald für das neue Jahr. Ntariat: Im Ntariat sind, bis auf die Umstellung der Ablagenummer, keine weiteren Umstellungen erfrderlich. Advware beginnt z.b. im neuen Jahr autmatisch mit der Urkundennummer 1/2018 Steuerliche Aufbewahrungsfristen und digitale Daten Seit 2002 gelten veränderte Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltungsunterlagen. Da diese Frage in jedem Jahr wieder auftaucht, möchten wir Sie an dieser Stelle nch einmal auf 147 AO verweisen. Darüber hinaus gilt für die Außenprüfer der Finanzverwaltung das digitale Datenzugriffsrecht auf Ihre Buchhaltungsdaten. Advware unterstützt die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Infrmatinen rund um GDPdU finden Sie im Internet unter Bei weiteren Rückfragen können Sie sich aber auch gerne mit dem Advware Anwendersupprt unter der Telefnnummer in Verbindung setzen. Weitere Hilfestellungen zu diesem Thema finden Sie auch im Benutzerhandbuch swie in der Onlinehilfe. Infrmatinsblatt: Seite 16 vn 16