Kapitel 5 Excel VII. Tabellen drucken

Transkript

1 1.0 Mit der Seitenansicht arbeiten Bevr Sie eine Exceltabelle ausdrucken, sllten Sie mit der Seitenansicht die auszudruckende Seite und deren Frmat kntrllieren. In der Seitenansicht wird Ihnen angezeigt, wie sich die Tabelle bei einem Ausdruck auf einem Standarddrucker verteilt. Bei Bedarf können Sie nch Krrekturen vrnehmen und dadurch fehlerhafte Ausdrucke vermeiden. 1. Rufen Sie den Menüpunkt Datei Seitenansicht auf. Es wird die gesamt erste Druckseite angezeigt. 2. Über die Tasten Bild aufwärts bzw. Bild abwärts der den Schaltflächen Weiter und Vrwärts können Sie innerhalb der Seitenansicht die einzelnen Seiten durchblättern. 3. Mit der Schaltfläche Vergrößern bzw. Verkleinern können Sie das vrhandene Bild in der Größe anpassen. 4. Entspricht das Ergebnis Ihren Wünschen, wechseln Sie mit der Schaltfläche Drucken zum Druckdialg. 1.1 Ränder einstellen Sie können in der Seitenansicht die Seitenränder, die Psitin der Kpf- bzw. Fusszeile und die Breite einzelner Spalten verändern. Dadurch krrigieren Sie das Gesamtbild der Tabelle. 1. Klicken Sie in der Seitenansicht auf die Schaltfläche Ränder. 2. Excel blendet für alle Seitenränder, für die Kpf- bzw. Fusszeile und für alle Spaltentrennlinien s genannte Anfasser ein. 3. Ziehen Sie die Anfasser in die gewünschte Richtung. Dadurch verschieben Sie die Linien. 1.2 Seitenumbrüche einfügen Sbald sich die Datei über mehr als eine Druckseite erstreckt, führt das Prgramm autmatisch einen Seitenumbruch durch. Es werden dabei die Einstellungen des Dialgfensters Seite einrichten übernmmen. Mit der Seitenumbruchvrschau können Sie die Darstellung der Seitenumbrüche kntrllieren und festlegen

2 1. Rufen Sie den Menüpunkt Ansicht Seitenumbruchvrschau auf. 2. Durch Ziehen mit der Maus können Sie den Seitenumbruch verschieben. 3. Den Druckbereich verändern Sie durch Ziehen der Umrandungslinie. 1.3 Festen Seitenumbruch einfügen 1. Setzen Sie den Cursr in die Zelle über der bzw. links vn der ein Seitenumbruch stattfinden sll. 2. Klicken Sie auf den Menüpunkt Einfügen Seitenumbruch/Seitenwechsel, um den Seitenumbruch zu erzeugen. Wllen Sie einen senkrechten Seitenumbruch erzeugen s muß die entsprechende Zelle in der Zeile zu markieren. Um einen waagerechten Seitenwechsel zu erzeugen, müssen Sie die entsprechende Zelle der Spalte markieren. An den Stellen an denen ein Seitenwechsel stattfinden sll, fügt Excel eine gestrichelte Linie in die Tabelle ein. 1.4 Das Druckfenster Wenn Sie Einstellungen bezüglich des Ausdrucks vn Dateien vrnehmen möchten, dann wählen Sie den Druckbefehl per Menü aus. Drt können Sie z. B. festlegen, das nur markierte Bereiche ausgedruckt werden sllen, die Anzahl der Kpien bestimmen der einen anderen Drucker auswählen. 1. Das Tabellenblatt, das Ausgedruckt werden sll aktivieren. 2. Menü Datei öffnen und den Befehl Drucken wählen. Daraufhin öffnet sich das Dialgfeld Drucken

3 Name: Hier können Sie ablesen, welcher Drucker mmentan aktiv ist. Wenn Sie die Liste öffnen können Sie, falls mehrere Drucker installiert sind, einen anderen Drucker auswählen. Ausgabe in Datei umleiten: Aktivieren Sie dieses Kntrllkästchen, s wird der Ausdruck in eine Datei umgeleitet. Es wird das Dialgfeld Ausdruck in Datei geöffnet. Drt können Sie der Datei einen Namen geben und den Ordner einstellen. Die Datei wird dann als prn Datei ausgedruckt. Diese Datei können Sie zu einem späteren Zeitpunkt auf einem anderen Drucker, unabhängig vn dem Prgramm mit dem diese Datei erstellt wurde, ausdrucken. Eigenschaften: Wenn Sie das Feld Eigenschaften öffnen, können für den ausgewählten Drucker die Eigenschaften festlegen. Es öffnet sich ein Registerdialgfeld mit den Registern Papier, Grafik, Schriftarten, Geräteptinen : Papier: Die Papiergröße, das Papierfrmat, und die Papierzufuhr kann festgelegt werden. Grafik: Legen Sie hier die Auflösung, die Farbmischung, die Druckdichte und den Grafikmdus fest. Schriftarten: Legen Sie hier fest, wie True- Type-Schriftarten gedruckt werden sllen. Geräteptinen: Hier können Sie die Druckqualität und die Druckspeicherbelegung festlegen. Druckbereich: Alles: Seiten: Diese Optin ist standardmäßig aktiviert. Es werden alle Seiten der aktiven Tabellenblätter gedruckt. Wllen Sie nur einzelne Seiten des aktiven Tabellenblattes drucken, tippen Sie in das Eingabefeld vn die erste Seite, die gedruckt werden sll, ein und in das Eingabefeld bis die letzte Seite

4 Drucken: In dieser Optinsgruppe können Sie festlegen, was gedruckt werden sll. Markierung: Ist diese Optin aktiviert, werden nur die markierten Bereiche der aktiven Blätter gedruckt. Haben Sie mehrere Bereiche in einem Tabellenblatt markiert, s wird jeder Bereich auf eine extra Seite gedruckt. Ausgewählte Blätter: Gesamte Arbeitsmappe: Nur die Druckbereiche der aktiven Blätter werden gedruckt. Alle Tabellenblätter der aktiven Arbeitsmappe werden gedruckt. Exemplare: Anzahl der Exemplare: Srtieren: Vrschau: Legen Sie hier fest, wie viele Exemplare gedruckt werden sllen. Dieses Kntrllkästchen ist zu aktivieren, wenn Sie mehrere Exemplare eines Tabellenblattes, das aus mehreren Seiten besteht, ausdrucken wllen. Ist das Kntrllkästchen aktiviert, wird die Arbeitsmappe jeweils vllständig ausgedruckt, bevr der Druck des nächsten Exemplars beginnt. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, öffnet sich das Vrschau-Fenster und ermöglicht das Betrachten des Dkumentes in Ganzseitenansicht. 1.5 Vr dem Ausdruck: Seiten krrekt einrichten Über das Dialgfeld Seite einrichten können Sie das Layut Ihres Dkumentes, wie z. B. die Seitenränder der das Papierfrmat, festlegen. Öffnen Sie das Dialgfeld, indem Sie im Menü Datei auf den Befehl Seite einrichten klicken

5 Sllten Sie das Dialgfeld Drucken geöffnet haben, klicken Sie zuerst auf Vrschau und dann auf Layut. Hchfrmat / Querfrmat: Hier wählen Sie aus, b Ihr Dkument im Hchfrmat der Querfrmat gedruckt werden sll. Verkleinern / Vergrößern: Dies Optin aktivieren Sie, wenn das Tabellenblatt beim Drucken prprtinal vergrößert der verkleinert werden sll. Es ist möglich eine Verkleinerung bis auf 10 % und eine Vergrößerung bis auf 400 % durchzuführen. Eine Tabelle wird standardmäßig in einer Größe vn 100 % angezeigt, der Eintrag vn 50 % halbiert die Größe der Tabelle. Auf dem Bildschirm bleibt die Größe des Tabellenblattes vn dieser Einstellung unberührt. Manche Druckertreiber unterstützen diese Skalierung nicht, deshalb übernimmt Excel in einem slchen Fall die Skalierung der Tabelle. Anpassen: Ist bzw. wird diese Optin aktiviert, s wird das aktive Tabellenblatt der eine Markierung an die angegebene Seitenzahl angepasst. Das Tabellenblatt bzw. die Markierung werden prprtinal skaliert, s das sich das Seitenverhältnis nicht verändert. Aus diese Weise können Sie erreichen, das beim Drucken ggf. weniger Seiten als angegeben benötigt werden. Für Diagrammblätter ist diese Optin nicht verfügbar. Papierfrmat: Öffnen Sie das Listenfeld und wählen Sie das Papierfrmat aus, das Sie beim Drucken des aktiven Tabellenblattes verwenden. Druckqualität: Öffnen Sie das Listenfeld und wählen Sie die Druckqualität aus die beim Drucken des aktiven Tabellenblattes verwendet werden sll. Hiermit legen Sie gleichzeitig die Geschwindigkeit des Ausdrucks fest. Welche Einstellungen möglich sind, ist vm installierten Drucker abhängig

6 Erste Seitenzahl: Hier können Sie angeben mit welcher Seite der Ausdruck beginnen sll. Es kann für jedes Tabellenblatt eine extra Nummerierung festgelegt werden. Wenn Sie z. B. für die erste Seitennummer in einer Arbeitsmappe die Tabelle 1 auf 5 setzen, beginnt der Seitennummerierung beim Ausdruck mit 5. Wenn Sie die erste Seitennummer der Tabelle 2 dagegen auf 1 setzen, beginnt in dieser Tabelle die Seitennummerierung bei 1. In der Standardeinstellung ist Autmatisch angegeben, was bedeutet, dass die Nummerierung bei 1 beginnt. Drucken: Seitenansicht: Optinen: Öffnet das Dialgfeld Drucken. Öffnet das Dialgfeld Seitenansicht. Öffnet das Dialgfeld Eigenschaften, das spezielle Einstellungen für den ausgewählten Drucker erlaubt. Die verfügbaren Optinen sind vm jeweiligen Drucker abhängig. 2.0 Tipps zum Drucken 1. Die Tabelle enthält zu viel Spalten: Drucken Sie die Tabelle im Querfrmat aus. 2. Sie möchten nch eine spalte bzw. Reihe auf einer Seite drucken: Ändern Sie die Seitenränder. Dadurch erhalten Sie mehr Platz für die zusätzliche Spalte bzw. für zusätzliche Zeilen. 3. Sie wllen die ganze Tabelle auf einer Seite drucken: Durch verkleinern wird die Tabelle an die Druckseite angepasst. Auch nach Hinzufügen vn Spalten und Zeilen, wird die Tabelle an die Druckseite angepasst. 4. Sie wllen eine kleine Tabelle an die Größe des Papiers anpassen: Vergrößern Sie die Tabelle, um sie an die Druckseite anzupassen. 5. Den Tabellenausdruck auf dem Papier zentrieren: Über die Kntrllfelder Hrizntal bzw. Vertikal im Register Seitenränder richten Sie die Tabelle aus