Notariatsspezifische Abschlüsse Inhalt:

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1 Notariatsspezifische Abschlüsse Inhalt: Jahresabschluss Verwahrungsbuch... 2 Übersicht der Verwahrungsgeschäfte... 2 Übersicht der Geschäfte... 3 Nachträge in Urkundenrolle und Anderkonto... 4 Nummernvorschläge... 5

2 Notariatsspezifische Abschlüsse Jahresabschluss Verwahrungsbuch Um das Verwahrungsbuch abzuschließen, ist es notwendig, die Summe der offenen Massen zu bilden und als Vortrag in das neue Jahr zu übertragen. Zur Erzeugung dieser Summe im Verwahrungsbuch am Schluss des Kalenderjahres steht die Option Verwahrungsbuches zur Verfügung. beim Druck des Ist diese Option per Häkchen aktiviert, erhalten Sie folgende Zeile im Verwahrungsbuch dargestellt: Die Summe wird als Vortrag in das nächste Jahr übernommen.. Übersicht der Verwahrungsgeschäfte Die Übersicht der Verwahrungsgeschäfte nach Abschluss eines Kalenderjahres zur Einreichung beim Landgerichtspräsidenten, erhalten Sie in ReNoStar automatisch über den Button Verwahrbuch drucken>. Die Vorlage entspricht dem Muster 8 der DONot. unter der Rubrik <Masse- und 2

3 Übersicht der Geschäfte Mit dem Update 2.6 bieten wir Ihnen die Möglichkeit die Übersicht über die Geschäfte in neuer Form zu erzeugen und auszugeben: Aufruf über Urkundenrolle drucken Über die Menüleiste Einstellungen kann eine Vorlage ausgewählt werden. ReNoStar stellt Ihnen dafür einen entsprechenden Textbaustein als Standard zur Verfügung. Textname: Geschäftsübersicht URKGEG.STD Diese getroffene Einstellung wird dauerhaft gespeichert. Es ist nun der Bereich über Urkunden, Akten oder Beteiligte festzulegen, für welchen die Übersicht erstellt werden soll. Das Häkchen Übersicht über die Geschäfte setzen. 3

4 Über das Symbol kann die Übersicht angezeigt werden. Es öffnet sich die Standardtextverarbeitung, wo der Text und die Auswahl automatisch übernommen werden. Die weitere Abarbeitung entspricht der eines normalen Textes. Über das Symbol wird der Vermerk direkt aus der Textverarbeitung heraus gedruckt Nachträge in Urkundenrolle und Anderkonto Falls es nach dem Jahreswechsel und vor den Abschlussdrucken bzw. Nummernumstellungen noch notwendig ist, Urkunden aus dem Vorjahr nachzutragen, Anderkonten anzulegen oder zu bebuchen, ist es unbedingt notwendig, auf das Anlage- bzw. Belegdatum zu achten. Dieses muss ein Datum aus dem Vorjahr (altem Jahr)sein! Ferner muss bei der nachträglichen Anlage von Urkunden und Massenummern ebenso auf das nun vorgeschlagene Jahreskürzel des aktuellen neuen Jahres geachtete werden. Es besteht die Möglichkeit die vorgeschlagene Nummer händisch zu ändern oder gleich vorher das Tagesdatum kurzfristig auf Dezember des Vorjahr umzustellen, damit das Jahreskürzel des neuen Jahres erst gar nicht vorgeschlagen wird und weiter mit der alten Jahreszahl gezählt wird. Um noch nach dem Jahreswechsel die Urkundenrolle drucken zu können, ist darauf zu achten, dass das Programmdatum entsprechend umgestellt wird. Um also im Jahr 2005 die Drucke für das Jahr 2004 durchführen zu können, klicken Sie bitte doppelt auf das Tagesdatum des Fensters der Bereichauswahl der Urkundenrolle. Setzen Sie den Kalender auf den zurück. Anschließend können Urkundennummern aus dem Jahr 2004 gewählt und gedruckt werden. Das Datum muss danach wieder auf das aktuelle Datum umgestellt werden. 4

5 Nummernvorschläge Wenn alle Arbeiten für das alte Jahr abgeschlossen sind, können die Nummernvorschläge für das neue Jahr eingestellt werden. Über die Menüpunkte Service >Parameter-> Notarparameter/Kanzleianschrift Wird die Maske zur Definition der Nummernvorschläge geöffnet Wollen Sie zum Jahresbeginn mit einer neuen Nummernzählung beginnen ändern Sie bitte die Ziffern in den Feldern - Vorschlag Urkundennummer, - Vorschlag Massennummer, 5

6 - Vorschlag Verwahrbuchnummer - Vorschlag Erbvertragsnummer auf die Ziffer 1. Sie können die Nummernvorschläge unabhängig voneinander auf die Ziffer 1" setzen. Hinweis: Diese Änderung der Nummernvorschläge muss sowohl in jedem Anwaltsbereich als auch in jedem Notariat durchgeführt werden. Ferner löschen Sie die Ziffer in den Feldern: - Letzte Urkunde im Rollendruck - Seitennummer im Rollendruck - Letzte Vertr. Im Rollendruck welche beim speichern automatisch auf 0 gesetzt werden bzw. bis zum ersten Druck vorerst leer bleiben. Diese Einstellungen sind für jeden Notar vorzunehmen, falls mehrere Notare angelegt sind! Falls Sie den Aufbau der Urkunden- oder Massenummer ändern möchten, ist jetzt der sinnvollste Zeitpunkt. Generell wird aber empfohlen, den bisherigen Nummernaufbau beizubehalten. 6