MOS aik Version Clearing (DTAUS) & Datenarchivierung (IDEA)

Transkript

1 Inhaltsverzeichnis Aktualisierung 1 Allgemeines und Nutzen Voraussetzungen erweitert Verarbeitung 2 2 Einstellungen Einstellungen in den Adressen Einstellungen in den Bankkonten Einstellungen in den Sachkonten 5 3 Beleglose Zahlungen an Lieferanten Bearbeiten der Zahlungsvorschlagsliste Einstellungen erweitert Zahlungen anweisen erweitert Angewiesene Zahlungen wieder aufheben Erstellen einer Bankdatei Einstellen einer Hausbank Sofortiger OP-Ausgleich beim Erstellen einer Bankdatei Zahlungen anweisen anhand der OP-Liste erweitert Lastschriften bei Kunden Einstellungen in den Kundenadressen Lastschriften anweisen Verzugszinsen bzw. Mahngebühren erweitert 27 SP Wiederholung der Erstellung einer Bankdatei 26 6 Datenarchivierung gemäß GDPdU im IDEA-Format 26 7 Einlesen von Bankdateien 27 1

2 1 Allgemeines und Nutzen Das MOS aik Modul Clearing & Archivierung ermöglicht das Erstellen und Einlesen von Bankdateien für den elektronischen Zahlungsverkehr mit einer Bank sowie das Archivieren der finanzbuchhalterischen Daten zwecks Analyse in der IDEA Software. Mit dem MOS aik Modul Clearing & Archivierung können Sie für Überweisungen und Lastschriften im Inlandszahlungsverkehr den beleglosen bzw. elektronischen Zahlungsverkehr nutzen. Die auszuführenden Zahlungen werden in einer Bankdatei bereitgestellt. Diese Bankdatei kann im Online-Banking-Portal Ihrer Bank abgerufen und über das Internet an die Bank (Upload) übertragen werden. 1.1 Voraussetzungen erweitert Verarbeitung Um Überweisungen und Lastschriften automatisiert per Clearing bzw. Daten-(Träger) Austausch abwickeln zu können, müssen Sie einen entsprechenden Vertrag mit Ihrer Bank abschließen. Zur Durchführung von Überweisungen und Lastschriften per Clearing benötigen Sie das MOS aik- Modul Clearing & Archivierung. Zum Archivieren der finanzbuchhalterischen Daten zwecks Analyse in der IDEA Software benötigen Sie das MOS aik-modul Finanzverwaltung. Anhand einer von MOS aik vorbereiteten Zahlungsvorschlagsliste, können Sie die zu bezahlenden Offenen Posten (OPs) bestimmen und anschließend Ihrer Bank die Zahlungsaufträge per Daten-(Träger) Austausch erteilen. Zur termingerechten Zahlungsabwicklung können die offenen Posten durch Vorgabe eines Zahlungstermins, eines Schalters zur Skontobeachtung und eines Zahldatums selektiert werden. Mit dem Zahlungstermin wird festgelegt, dass alle Überweisungen mit Fälligkeit bis zu diesem Termin in die Zahlungsvorschlagsliste einbezogen und zur Zahlung angewiesen werden. Bei Aktivieren des Schalters Skontodatum beachten werden Skontotermine berücksichtigt. Mit dem Zahldatum wird der Termin für die Erstellung und Weitergabe der Bankdatei festgelegt. Daher dient dieses Datum auch zur Ermittlung der möglichen Skontoabzüge. Durch Anwendung des Zahldatums können mehrere Bankdateien vorbereitet werden, jeweils zum Zahldatum erstellt und zur Bank gegeben werden. 2

3 2 Einstellungen 2.1 Einstellungen in den Adressen MOS aik Version In den betreffenden Lieferanten- und Kundenadressen müssen die Bankdaten erfasst und Zahlungsart und Zahlungsmittel ausgewählt werden. Beispiel Lieferantenadresse: Zur Nutzung des beleglosen Zahlungsaustauschs bei Bezahlung von Lieferantenrechnungen muss als Zahlungsmittel Überweisung ausgewählt werden. Wenn Sie eine Zahlungsart mit Skonto wählen, wird der Skontoabzug bei fristgerechter Zahlung automatisch durchgeführt. 3

4 2.2 Einstellungen in den Bankkonten Beim Bankkonto können Sie einstellen, ob bei der Bezahlung von Offenen Posten per Daten- (Träger) Austausch die betreffenden Offenen Posten (OP) sofort automatisch ausgeglichen werden sollen oder ob Sie die OP-Ausgleiche erst nach der Belastung/Gutschrift auf Ihrem Bankkonto manuell anhand eines Kontoauszugs vornehmen möchten. Bei automatischem OP-Ausgleich erfolgen die Zahlungsbuchungen sofort bei der Erstellung der Bankdatei auf die Personenkonten (Kreditoren- bzw. Debitorenkonto). Wenn Sie mit einer aktiven MOS aik Finanzverwaltung arbeiten, sollte beim Erstellen der Bankdatei als Bankkonto ein Zwischenkonto für Verbindlichkeiten (bei Überweisungen) bzw. Forderungen (bei Lastschriften) verwendet werden. Die Buchung auf das eigentliche Bankkonto erfolgt erst bei der Belastung oder Gutschrift auf Ihrem Bankkonto durch manuelle Umbuchung vom Zwischenkonto auf das eigentliche Bankkonto anhand des Kontoauszugs. Die Einstellungen erfolgen in den Stammdaten der Bank: Wählen Sie das Dateiformat für den Datenaustausch mit der Bank; im Normalfall DTAUS1 Bei der Einstellung Verbuchung Beim Export erfolgt die sofortige Buchung der Zahlung bzw. die Ausgleiche der OPs auf den Personenkonten (Kreditoren und Debitoren) beim Erstellen der Bankdatei. Bei der Einstellung Verbuchung Manuell können Sie die Zahlungsbuchungen bzw. die Ausgleiche der OPs später manuell vornehmen, z. B. anhand des Kontoauszugs. 4

5 2.3 Einstellungen in den Sachkonten Auf dem Geldkonto wählen Sie im Feld Bank Ihre Hausbank aus: Wenn Sie mit einer aktiven MOS aik Finanzverwaltung und mit der Verbuchung der Zahlung Beim Export arbeiten, sollten Sie beim Erstellen der Bankdatei als Bankkonto/Sachkonto nicht das eigentliche Bankkonto, sondern ein Zwischenkonto für Verbindlichkeiten (bei Überweisungen) bzw. Forderungen (bei Lastschriften) nutzen, z. B.: Die Umbuchung vom Zwischenkonto auf das eigentliche Bankkonto erfolgt dann erst nach dem Eintreffen des Kontoauszugs bzw. der Belastung oder Gutschrift auf dem Geldkonto. 5

6 3 Beleglose Zahlungen an Lieferanten 3.1 Bearbeiten der Zahlungsvorschlagsliste Einstellungen erweitert 3.31 Die Zahlungen für Lieferantenrechnungen können anhand der Zahlungsvorschlagsliste vorbereitet werden. Das folgende Beispiel enthält Zahlungsvorschläge mit und ohne Skonto: (DB1434) Zur Anzeige von OP's, die das Sk-Datum 1 (Skontodatum1) bzw. Sk-Datum 2 (Skontodatum2) erreicht haben, kann in der Zahlungsvorschlagsliste die Skontozeitspanne in Tagen erfasst werden. (DB1605) Die Voreinstellung für das Feld Skontozeitspanne in Tagen erfolgt unter Stammdaten, Einstellungen, Mandantenstammdaten im Feld Grenztage. (DB1327) In der Zahlungsvorschlagsliste werden OPs mit unvollständigen Zahlungsdaten in rot dargestellt, z. B. bei fehlender Kontonummer. Zur Bearbeitung klicken Sie doppelt auf die betreffende Zeile oder stellen auf die Zeile ein und wählen die Funktion Buchung bearbeiten: Erfassen Sie die fehlenden Daten (im Beispiel die Kontonummer) und Speichern die Buchung. 6

7 Erfassen Sie eine Skontozeitspanne in Tagen (0-14). (DB1434) Wenn Sie z. B. als Zahlungstermin den erfassen und Skonto berücksichtigen aktivieren, wird die Skontozeitspanne in Tagen auf den Zahlungstermin addiert und alle bis zu diesem Termin möglichen Skontozahlungen werden in der Zahlungsvorschlagsliste gezeigt. Wenn Sie als Zahldatum z. B. den erfassen, wird bei den beiden dargestellten Zahlungen der Sk-Betrag 1 (Skontobetrag 1) abgezogen. Wenn Sie als Zahldatum z. B. den erfassen, wird (nur) bei der Zahlung hanssen der Sk-Betrag 2 abgezogen. Wenn Sie einem Offenen Posten in den Zahlungseigenschaften eine bestimmte Hausbank bzw. ein bestimmtes Konto zuweisen, wird bei der späteren Erstellung der Bankdatei nur dann ein Datensatz ausgegeben, wenn bei der Erstellung der Bankdatei dasselbe Konto eingestellt wird! Siehe auch den Punkt Einstellung einer bestimmten Hausbank: Wenn Sie in den Zahlungseigenschaften der OPs als Hausbank Keine belassen (Normalfall), wird bei der Erstellung der Bankdatei immer ein Datensatz ausgegeben! 7

8 3.1.2 Zahlungen anweisen erweitert 3.31 Im folgenden Beispiel soll die Zahlung der OPs lt. Zahldatum am erfolgen: Mit der Einstellung Zahlungstermin und Skonto berücksichtigen, wird die Skontozeitspanne in Tagen (0-14) auf den Zahlungstermin addiert und alle bis zu diesem Termin möglichen Skontozahlungen werden in der Zahlungsvorschlagsliste gezeigt (DB1605). Wenn Sie die Einstellung Skonto berücksichtigen deaktivieren, wird im Beispiel kein OP mehr gezeigt. Das Zahldatum enthält das Datum, an dem bezahlt werden soll. Die bis dahin möglichen Skontoabzüge werden bei der Bezahlung autom. berücksichtigt, im Beispiel also SK-Betrag 2 mit 8,00 und SK-Betrag 1 mit 2,00. Klicken Sie auf Anweisen. Bestätigen Sie die nachfolgenden Dialogbilder mit OK. 400,00 8,00-100,00 2,00-490,00 In der Zahlungsvorschlagsliste werden die Angewiesenen OPs als solche gekennzeichnet: 8

9 Wenn Sie möchten, können Sie anschließend die noch ausstehenden Zahlungen mit einem anderen Zahldatum anweisen, im Beispiel mit dem Zahldatum : Die Zahlung an bellov enthält im Beispiel in den Zahlungseigenschaften als Zahlungsmittel Scheck und wird dadurch bei der Erstellung der Bankdatei nicht berücksichtigt! Abhängig von dem, bei OP eingestellten Zahlungsmittel (Überweisung, Scheck usw.) werden die angewiesenen Zahlungen unter Offene Posten, Zahlungsverkehr, aufgelistet. 9

10 3.1.3 Angewiesene Zahlungen wieder aufheben Alle angewiesenen Zahlungen, die als Zahlungsmittel Überweisung enthalten, werden auf dem Arbeitsblatt Überweisungen zur weiteren Bearbeitung aufgelistet: DB326) Mit der Funktion Anweisen aufheben können Sie für markierte Zeilen die Zahlungsanweisung wieder aufheben. Durch Anweisen aufheben werden die markierten Überweisungen in der Tabelle gelöscht und die Zahlungseigenschaften der betreffenden OPs werden wieder zurückgesetzt d. h., Zahldatum und Zahlbetrag werden gelöscht. Das ggf. erforderliche Ausdrucken von Überweisungsformularen ist im MOS aik Handbuch Projektverwaltung beschrieben. 10

11 3.1.4 Erstellen einer Bankdatei MOS aik Version Zur Erstellung der Bankdatei werden alle angewiesenen Zahlungen, die als Zahlungsmittel Überweisung enthalten, auf dem Arbeitsblatt Überweisungen aufgelistet. In der Spalte Zahldatum ist das beim Anweisen eingestellte Zahldatum aufgeführt: Klicken Sie auf Bankdatei erstellen. Anhand des Zahldatums können Sie auswählen, welche Zahlungen in die Bankdatei ausgegeben werden: Zur Erstellung der Bankdatei wählen Sie das gewünschte Zahldatum, z. B

12 Im nächsten Dialogbild muss die Hausbank ausgewählt werden: Wenn Sie mit einer aktiven MOS aik Finanzverwaltung arbeiten, sollte beim Erstellen der Bankdatei als Bankkonto ein Zwischenkonto für Verbindlichkeiten verwendet werden. Die Buchung auf das eigentliche Bankkonto erfolgt erst bei der Belastung/Gutschrift auf Ihrem Bankkonto durch manuelle Umbuchung vom Zwischenkonto auf das eigentliche Bankkonto anhand des Kontoauszugs. Bei der Einstellung Forderungen und Verbindlichkeiten verrechnen, wird pro Adresse nur ein Datensatz ausgegeben. (DB669) Ein Clearing-Datensatz wird aber nur dann erstellt, wenn die Summe der Rechnungsbeträge größer ist als die Summe der Gutschriftsbeträge, ansonsten wird folgende Meldung eingeblendet: (DB696) Es gibt keine Einschränkung hinsichtlich der Anzahl zu verrechnender Rechnungen und Gutschriften. 12

13 Erfassen Sie den Pfad für die Ausgabe der Bankdatei, z. B.: Die beiden Zahlungen (im Beispiel mit Zahldatum ) wurden in die Bankdatei ausgegeben. Windows-Explorer-Ansicht: Übergeben Sie diese Datei an Ihre Bank. 13

14 Den Ausdruck des Banksammlers können Sie unter Offene Posten, Zahlungsverkehr, Banksammler veranlassen: Bankdatei für ein weiteres Zahldatum erstellen, im Beispiel für den Als nächstes kann die Clearingdatei mit Zahldatum erstellt werden. Klicken Sie dazu auf Bankdatei erstellen: 14

15 Bearbeiten Sie die nun folgenden Dialogbilder wie zuvor beschrieben und wählen auf diesem Dialogbild das Zahldatum: Im Beispiel wurde die Zahlung fohlinger nicht in die Bankdatei exportiert, weil in den Zahlungseigenschaften für diesen OP die Hausbank 1201 eingestellt wurde, siehe unter den Punkten Bearbeiten der Zahlungsvorschlagsliste und Einstellung einer bestimmten Hausbank: 15

16 3.1.5 Einstellen einer Hausbank MOS aik Version Wenn Sie einem Offenen Posten in den Zahlungseigenschaften eine bestimmte Hausbank bzw. ein bestimmtes Konto zugewiesen haben, wird nur dann eine Datensatz in die Bankdatei exportiert, wenn bei der Erstellung der Bankdatei dasselbe Konto eingestellt wird! Die Zahlungseigenschaften des OPs mit der eingestellten Hausbank: Wählen Sie die Funktion Bankdatei erstellen: 16

17 Wählen Sie das Zahldatum Wählen Sie zum Erstellen der Bankdatei dieselbe Hausbank bzw. dasselbe Konto wie in den Zahlungseigenschaften des OPs; nur dann wird ein Datensatz ausgegeben! Die Zahlung wird in die Bankdatei ausgegeben. Windows-Explorer-Ansicht: Der Druck des optionalen Banksammlers erfolgt unter Offene Posten, Zahlungsverkehr, Banksammler. Übergeben Sie diese Datei an Ihre Bank. 17

18 Nach der Erstellung der Bankdatei wird bei den OPs der Eintrag in der Spalte Angewiesen wieder gelöscht. Der Eintrag in der Spalte Zahldatum bleibt erhalten. Nach der Belastung Ihres Bankkontos können Sie die OP-Ausgleiche manuell anhand eines Kontoauszugs buchen. 18

19 3.1.6 Sofortiger OP-Ausgleich beim Erstellen einer Bankdatei Wenn Sie vor der Erstellung der Bankdatei bei der Hausbank das Feld Verbuchung auf Beim Export einstellen, werden die OPs beim Erstellen der Bankdatei sofort ausgeglichen bzw. als bezahlt gebucht: Wählen Sie Bankdatei erstellen: 19

20 Wenn Sie mit einer aktiven MOS aik Finanzverwaltung arbeiten, sollte als Bankkonto ein Zwischenkonto für Verbindlichkeiten verwendet werden. Die Buchung auf das eigentliche Bankkonto erfolgt dann erst bei der Belastung Ihres Bankkontos durch manuelle Umbuchung vom Zwischenkonto auf das eigentliche Bankkonto anhand des Kontoauszugs. Beim automatischen OP-Ausgleich erfolgen die Zahlungsbuchungen sofort bei der Erstellung der Bankdatei auf die Personenkonten (Kreditoren- bzw. Debitorenkonto): Im Beispiel wurde die Zahlung fohlinger nicht in die Bankdatei exportiert bzw. ausgeglichen, weil in den Zahlungseigenschaften für diesen OP die Hausbank 1201 ausgewählt wurde, siehe vorherige Beispiele und auch unter dem Punkt Bearbeiten der Zahlungsvorschlagsliste. 20

21 3.2 Zahlungen anweisen anhand der OP-Liste erweitert 3.31 Wenn Sie nicht mit der Zahlungsvorschlagsliste arbeiten möchten, können Sie die Funktion Anweisen auch in der Liste der offenen Posten ausführen. Markieren Sie dazu die betreffenden OPs und wählen mit der rechten Maustaste Anweisen oder nutzen die Funktion Buchen, Anweisen und folgen den Dialogbildern: Automatisches Anweisen von Zahlbeträgen Wenn Sie Zahlbeträge automatisch anweisen möchten, öffnen Sie die entsprechende Offene Posten Liste, filtern die betreffenden OPs, und wählen im Menü Buchen, Anweisen : 21 (DB1604) Beim Anweisen von Zahlungen kann analog zur Zahlungsvorschlagsliste eine Skontofrist in Tagen spezifiziert werden. Siehe auch unter dem Punkt Bearbeiten der Zahlungsvorschlagsliste und Im MOS aik Handbuch Finanzverwaltung.

22 4 Lastschriften bei Kunden MOS aik Version Einstellungen in den Kundenadressen Wenn Sie in der Kundenadresse im Feld Zahlungsart LASTSCHRIFT einstellen, werden OPs der betreffenden Adresse automatisch in die Tabelle der Lastschriften übernommen: Wenn Sie in der Kundenadresse eine andere Zahlungsart als LASTSCHRIFT aber als Zahlungsmittel Lastschrift wählen, müssen Sie die betreffenden Lastschriften anweisen. 22

23 4.2 Lastschriften anweisen MOS aik Version OPs von Kundenadressen mit der Zahlungsart LASTSCHRIFT werden automatisch in die Tabelle der Lastschriften übernommen: Wenn Sie in der Kundenadresse eine andere Zahlungsart als LASTSCHRIFT aber als Zahlungsmittel Lastschrift eingestellt haben, erfolgt die manuelle Zahlungsanweisung für Lastschriften auf dem Arbeitsblatt Offene Posten, OP-Verwaltung Kunden, Offene Posten. Markieren Sie die betreffenden Zeilen und wählen mit der rechten Maustaste Anweisen oder nutzen Sie die Funktion Buchen, Anweisen und folgen den Dialogbildern: Sie können aber auch das Anweisen unter Angabe eines Zahlungstermins und Zahldatums steuern. Filtern Sie dazu die betreffenden OPs und wählen Buchen, Anweisen : 23

24 Den OPs wurden der angewiesene Betrag und das Zahldatum zugeordnet: Details zu Zahlungstermin und Zahldatum sind unter dem Punkt Bei dem OP uhlen wurde ein Bearbeiten der Zahlungsvorschlagsliste Skontobetrag berücksichtigt. beschrieben. Die angewiesenen Lastschriften werden auf dem Arbeitsblatt Lastschriften aufgelistet: Wählen Sie nun Bankdatei erstellen. Markieren Sie in dem Dialogbild Export Lastschriften und wählen das Zahldatum aus. 24

25 Wenn Sie beim Bankkonto Verbuchung Beim Export eingestellt haben, erfolgt die sofortige Buchung der Zahlung bzw. die Ausgleiche der OPs auf den Personenkonten (Debitoren) beim Erstellen der Bankdatei. Siehe auch den Punkt Einstellungen in den Bankkonten. Wenn Sie mit einer aktiven MOS aik Finanzverwaltung arbeiten, sollte beim Erstellen der Bankdatei als Bankkonto ein Zwischenkonto für Verbindlichkeiten verwendet werden. Die Buchung auf das eigentliche Bankkonto erfolgt erst bei der Belastung/Gutschrift auf Ihrem Bankkonto durch manuelle Umbuchung vom Zwischenkonto auf das eigentliche Bankkonto anhand des Kontoauszugs. Die Zahlungen werden in Die Bankdatei ausgegeben. Durch die Einstellung beim Bankkonto Verbuchung Beim Export wurden die OPs beim Erstellen der Bankdatei ausgeglichen: 4.3 Verzugszinsen bzw. Mahngebühren erweitert 27 SP 1 Kommt bei Lastschriften nur im Ausnahmefall vor. Eine detaillierte Beschreibung dazu enthält die separate Dokumentation Mahnwesen. 25

26 5 Wiederholung der Erstellung einer Bankdatei Sie können einen bereits durchgeführten Datenexport zur Erstellung einer Bankdatei wiederholen. Klicken Sie z. B. im Arbeitsblatt Überweisungen auf den Link Bankdatei erstellen: In dem Dialogbild wählen Sie im unteren Bereich den zu wiederholenden Datenexport, klicken auf die Schaltfläche Weiter und verfahren anschließend wie zuvor beschrieben. 6 Datenarchivierung gemäß GDPdU im IDEA-Format Gemäß GDPdU (Grundsätze des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), können Sie mit dem MOS aik Modul Clearing & Archivierung steuerrelevante Daten von abgeschlossenen Geschäftsjahren archivieren. Dies geschieht in einem Format, das die Prüfsoftware des Bundesfinanzministeriums, IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis), einlesen kann. Aufgerufen wird die Funktion im Menü Extras, Archivieren. In den nachfolgenden Dialogbildern können Sie den Archivierungszeitraum und den Zielordner bzw. Pfad für die IDEA Dateien einstellen. Die Ausgabedateien für die IDEA Schnittstelle werden im Archivordner von MOS'aik unter...\jahreszahl\schnittstellen\idea\monat (im Format CSV ) abgelegt. z. B. für den Januar 2010 unter: C:\Mosaik{Archivordner\2010\Schnittstellen\Idea\Jan. Das Bundesfinanzministerium (BMF) wählte die Software IDEA von der Firma Audicon GmbH als Prüfsoftware für den Einsatz bei der Datenträgerüberlassung. Einsatzgebiete sind die Betriebsprüfung, Umsatzsteuer-Sonderprüfung, Lohnsteuer-Außenprüfung und die Steuerfahndung. Weitere Informationen zu IDEA finden Sie im Internet. 26

27 7 Einlesen von Bankdateien In der Finanzverwaltung können Sie unter Datei, Importieren Dateien im DTAUS1-Format mit Gutschriften einlesen: Folgen Sie den weiteren Dialogbildern. Beim Einlesen der Daten wird versucht, die Gutschriften bzw. Kundenzahlungen den entsprechenden OPs zuzuordnen. Gutschriften, die keinem OP zugeordnet werden können, müssen in der Auflistung der Unvollständigen Buchungen manuell nachbearbeitet werden: 27