Handbuch APT (Arbeitszeit-Planungs-Tool)

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1 Handbuch APT (Arbeitszeit-Planungs-Tool) Version :.0 Datum :. März 0 Autor : NAT AG

2 Inhaltsverzeichnis Einführung... Funktionen... Neuen Datensatz anlegen... 6 Datensatz ändern oder löschen... 7 Einstellungen... 8 Abwesenheitsgrund-Details... 9 Neuen Abwesenheitsgrund erstellen... 0 zusätzliche Abteilungen lesen bearbeiten... Symbole... Index... Rev.0 /.0.0 Seite /

3 Einführung Das NAT Arbeitszeit Planungs Tool (APT) ist eine browserbasierte Plattform, die geräte- und standortunabhängige Planung und Verwaltung der Abwesenheit einzelner Mitarbeiter ermöglicht. Es kann über die Filterfunktion schnell und einfach die Abteilung, bzw. ganz gezielt der Mitarbeiter gesucht werden. Der angezeigte Zeitraum kann sowohl in der Zukunft als auch in der Vergangenheit liegen. Die Anzahl der Abwesenden Personen sowie die Gesamtstundenzahl des Freizeitausgleichs bzw. Urlaubs werden übersichtlich dargestellt. Des weiteren können die Abwesenheitsgründe bearbeitet (Änderung der Bezeichnung, der Farbe, des Kürzels und der zugeordneten Lohnarten) und neue hinzugefügt werden. Aktuell werden die Abwesenheitsgründe unterschieden in Urlaub, Freizeitausgleich, Arbeitsunfall, Krank, Schule, Schulung, Kurzarbeit, Sonderurlaub und überbetriebliche Unterweisung Auszubildende. Rev.0 /.0.0 Seite /

4 Funktionen Mit dem Öffnen von APT erscheint die Abwesenheitsliste: Die Filterfunktion ermöglicht ein schnelles Auffinden der gewünschten Angaben. In der Übersicht wird in 9 verschiedene Abwesenheitsgründe unterschieden: Krank (K), Arbeitsunfall (A), Schulung (S), Kurzarbeit (KA), Schule (S), Freizeitausgleich (F), Sonderurlaub (SU), Überbetriebliche Unterweisung Auszubildende (Ü) und Urlaub (U). Angaben zu Einträgen in der Vergangenheit werden aus PDS übernommen. Es können alle allgemeinen Steuerelemente des APPS.0 verwendet werden. Achtung: die Spalten SJ, KJ, KM, KJ, AUB, sowie die Tage im Kalender selbst können nicht absteigend- bzw. aufsteigend sortiert werden Im Feld Anfangsdatum wird automatisch das aktuelle Datum angezeigt. Um gezielt ein Datum anzuzeigen, in dieses Feld klicken. Es erscheint ein Kalender in dem der Zeitpunkt, ab dem die Ansicht angezeigt werden soll ausgewählt werden kann. Sie können auch Einträge in der Vergangenheit einsehen- aber keine Änderungen vornehmen. Sie haben die Wahl die Ansicht für 0, 60 oder 90 Tage oder 6 bzw. Monate, zu erhalten, die dann, über den Scrollbar am unteren Bildschirmrand, in der gewünschten Ansicht eingestellt werden kann. Um die Suche einzuschränken wählen Sie vorab einen Standort aus. Sie können die Suche bzw. Ansicht auf eine Abteilung beschränken. Rev.0 /.0.0 Seite /

5 5 Mit der Selectbox Personal-Nr. kann gezielt eine Person ausgewählt werden. Die Liste wird aus PDS übernommen. 6 Im Feld Volltextsuche kann über Schlagworte gezielt gesucht werden. 7 Um die Suchfunktion zu aktivieren, auf die Schaltfläche Suchen klicken, bzw. um die Eingaben in die Suchfunktion zu löschen auf Suche zurücksetzen klicken. 8 9 Über das Tabellenpaging am unteren linken Bildschirmrand kann die Anzahl der Ansicht pro Seite eingestellt- und zwischen die Tabellenseiten geblättert werden. Die Angabe in den Spalten können sortiert- und ein- bzw. ausgeblendet werden. (Siehe auch Handbuch Allgemeine Steuerelemente ). Das Suchergebnis wird im Abschnitt Personal dargestellt. Neben dem Suchwort der Personal-Nr. dem Eintritts- und ggf. Austrittsdatum und der Vertretung (wird aus den Einstellungen im Menüpunkt Admin/ Berechtigungen/Vertreter übernommen) wird Ihnen neben dem Abwesenheitsgrund im Kalenderformat der gesuchten Personen/Abteilungen, SJ (Schulungstage im Jahr in Abhängigkeit von dem Anfangs- und Enddatum des Filters ) KJ (Krankheitstage im Jahr in Abhängigkeit von dem Anfangs- und Enddatum des Filters ) KM (Krankheitstage im aktuellen Monat in Abhängigkeit des aktuellen Monats und der täglichen Erfassungen im PDS (Modul: Lohn-Erfassung)) KU (Unfall in Tagen in Abhängigkeit des Anfangs- und Enddatums der Filtereinstellung ). FB Freizeitausgleich (Aktueller Bestand in Abhängigkeit des aktuellen Monats und der täglichen Erfassungen im PDS (Modul: Lohn-Erfassung)) UB Urlaub Aktueller Bestand (in Abhängigkeit des aktuellen Monats und der täglichen Erfassungen im PDS (Modul: Lohn-Erfassung)) AUB (APT Urlaub aktueller Bestand) angezeigt. 0 In der Zeile Gesamt wird Ihnen die Summe der jeweiligen Spalte angezeigt. Diese Anzeige ermöglicht Ihnen eine schnelle Übersicht der abwesenden Mitarbeiter, des allgemeinen Freizeitausgleichs- bzw. Urlaubsbestandes in Stunden sowie die Anzahl der abwesenden Mitarbeiter ganzer Abteilungen oder Standorte zu erhalten. Diese Funktion kann nur auf die Spalten FB, UB und AUB, sowie den Wochentagen, angewendet werden. Mit einem Klick auf den entsprechenden Mitarbeiter öffnet sich eine Modale Box mit einer Übersicht zu den bereits eingetragenen Abwesenheitsgründen. Wurden Eingaben unvollständig oder nicht korrekt eingegeben öffnet sich eine Modale Box in der angezeigt wird, welche Eingaben geändert werden müssen um einen erfolgreichen Eintrag zu erstellen. Rev.0 /.0.0 Seite 5/

6 Neuen Datensatz anlegen 5 Mit einem Klick direkt auf das entsprechende Datum im Kalender öffnen sich weitere Formularfelder, die Abwesenheitsdetails, in die detaillierte Eingaben zum Abwesenheitsgrund gemacht werden können. Wählen Sie aus der Selectbox den entsprechenden Mitarbeiter aus (Pflichtfeld!). Die Selectbox Abwesenheitsgrund ist ein Pflichtfeld und muss ausgewählt werden. Sie haben derzeit die Wahl zwischen Krank, Arbeitsunfall, Schulung, Kurzarbeit, Schule, Sonderurlaub, Freizeitausgleich, Überbetriebliche Unterweisung Auszubildende und Urlaub. Geben Sie ein Start- und ein Endtermin an (Pflichtfelder!). Das Datum in der Zeile Bis muss in der Zukunft liegen. (Achtung: rückwirkende Arbeitszeitplanungen können nur über das PDS vorgenommen werden). Mit einem Klick in das Feld öffnet sich ein Kalender (siehe auch Kapitel Funktionen, Seite, Punkt ), in dem das Datum ausgewählt werden kann. Sind Sie einer speziellen Benutzergruppe zugeordnet haben Sie die zusätzliche Funktion Abwesenheitsgründe einzelner Personen zu genehmigen. Markieren Sie zum genehmigen die Checkbox Genehmigt und speichern anschließend das Formular. 5 Um die Eingabe zu beenden auf die Schaltfläche Speichern klicken. Soll der Vorgang ohne Sicherung beendet werden, auf Abbrechen klicken. Eine erfolgreiche Eingabe wird mit einem Klick auf das OK einer Modalen Box bestätigt. Rev.0 /.0.0 Seite 6/

7 Datensatz ändern oder löschen Um einen Datensatz zu ändern, klicken Sie direkt auf den zu ändernden Zeitraum der entsprechenden Person. Es öffnet sich das Fenster der Abwesenheitsdetails und können bearbeitet werden (Achtung: Änderungen in der Vergangenheit können nur über PDS vorgenommen werden!). Anschließend auf die Schaltfläche Speichern klicken und die Modale Box mit OK bestätigen. Zum löschen eines Eintrags direkt auf den Eintrag klicken und im Menüpunkt Abwesenheitsdetails die Schaltfläche Löschen klicken. Es öffnet sich ein Hinweisfenster, das mit OK bestätigt werden muss. Der Löschvorgang wird über das bestätigen einer Modalen Box mit OK abgeschlossen. Rev.0 /.0.0 Seite 7/

8 Einstellungen Über das Hauptmenü APT/ Einstellungen/ Abwesenheitsgründe können neue Abwesenheitsgründe angelegt und bereits bestehende- überarbeitet werden. Nachdem, in dieser Ansicht, der Urlaub, Freizeitausgleich oder Sonderurlaub durch den Bereichsleiter genehmigt wurde, erhält die Personalabteilung eine Benachrichtigung. Der -Empfänger kann hier geändert werden (Stiftsymbol). In dieser Spalte wird angezeigt, welcher Abwesenheitsgrund mit der Mail senden -Funktion hinterlegt wurde. Sie können beim neu Anlegen oder beim bearbeiten der Abwesenheitsgrund-Details durch markieren des Feldes Mail senden diese Funktion aktivieren. (Siehe auch Seite 9) Im Absatz Zus Abteilungen lesen wird angezeigt, welcher Standort zusätzliche Leseberechtigungen für div. Abteilungen hat. Mit einem Klick auf die entsprechende Zeile in den Abwesenheitsgründen, öffnen sich die Abwesenheitsgrund Details und können bearbeitet werden: Rev.0 /.0.0 Seite 8/

9 Abwesenheitsgrund-Details Die Bezeichnung des Abwesenheitsgrundes können Sie in diesem Feld ändern Das Kürzel des Abwesenheitsgrundes ändern Sie in diesem Feld, es darf max. Zeichen beinhalten. Die Hintergrundfarbe wird im Hexadezimalcode angegeben. Sie kann hier geändert werden. Ist das Feld Mail senden aktiviert, wird eine mit den Abwesenheitseinträgen an die, unter dem Abschnitt Einstellungen, hinterlegte Adresse gesendet. In der Übersicht Abwesenheitsgründe wird diese Funktion in der Spalte Mail senden angezeigt. 5 Um eine Lohnart zu löschen, auf das entsprechende Minus-Symbol am Ende einer Zeile klicken. Eine weitere Lohnart können Sie über die Auswahlbox Lohnart auswählen hinzufügen. 6 Um die Änderungen zu aktivieren und den Vorgang abzuschließen, auf die Schaltfläche Speichern klicken. 7 Soll ein Abwesenheitsgrund nicht mehr in der Auswahl zur Verfügung stehen und vollständig gelöscht werden, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Sie werden mittels einer Modalen Box über den erfolgreichen Löschvorgang informiert. 8 Um einen neuen Abwesenheitsgrund zu erstellen, auf die Schaltfläche Neuen Datensatz anlegen klicken. Rev.0 /.0.0 Seite 9/

10 Neuen Abwesenheitsgrund erstellen 5 Geben Sie die Bezeichnung des Abwesenheitsgrundes an. (Pflichtfeld!) Geben Sie ein Kürzel für den Abwesenheitsgrund an, es darf max. Zeichen beinhalten. (Pflichtfeld!) Die Hintergrundfarbe für den Abwesenheitsgrund wird im Hexadezimalcode angegeben. (Pflichtfeld!) Ist das Feld Mail senden aktiviert, wird eine mit den Abwesenheitseinträgen an die, unter dem Abschnitt Einstellungen hinterlegte Adresse, gesendet. In der Übersicht Abwesenheitsgründe wird diese Funktion in der Spalte Mail senden angezeigt. 5 Um den neu angelegten Abwesenheitsgrund zu aktivieren, auf die Schaltfläche Speichern klicken. Rev.0 /.0.0 Seite 0/

11 Zus. Abteilungen lesen bearbeiten Die Voreinstellungen zu Zusätzliche Abteilungen lesen erfolgen in der Benutzergruppenverwaltung Modul-APT- Bereichsadmin und der in der Vertreterverwaltung voreingestellten Funktionen im Adminbereich. Soll einem Standort zusätzlich die Berechtigungen zum lesen einzelner Abteilungen erhalten, kann dies in Zus. Abteilungen lesen eingestellt werden. Z.B. die Berechtigung zum lesen der APT-Einträge der Lehrlingsabteilung: Mit einem Klick auf den entsprechenden Standort, öffnen sich die Zus. Abteilungen lesen: Details und können bearbeitet werden: Wählen Sie einen Standort aus. Die Selectbox Standort ist ein Pflichtfeld und muss Angaben enthalten. Wählen Sie die entsprechende Abteilung aus, welche die Option zus. Lesen erhalten soll. Diese Selectbox ist ein Pflichtfeld! Soll die Berechtigung eines Standortes gelöscht werden, wählen Sie den entsprechenden Standort aus und klicken anschließend auf die Schaltfläche Löschen. Eine Modale Box informiert Sie über einen erfolgreichen Löschvorgang. Wenn Sie einem Standort eine weitere Abteilung die Option zus. lesen zuordnen möchten, klicken Sie auf neuen Datensatz anlegen und wählen den entsprechenden Standort wie oben beschrieben aus der Selectbox aus und geben die entsprechende Abteilung an. Klicken Sie anschließend auf Speichern. Eine Modale Box informiert Sie über einen erfolgreichen Eintrag. Rev.0 /.0.0 Seite /

12 Symbole K Krank Notizfunktion F Freizeitausgleich Druckfunktion S Schule Hilfefunktion U Urlaub Neues Fenster öffnen A Arbeitsunfall Neuen Datensatz hinzufügen S Schulung Datensatz entfernen KA Kurzarbeit Ausgewählt SU Sonderurlaub Spalte abwärts sortieren Ü Überbetriebliche Unterweisung Spalte aufwärts sortieren Pflichtfeld Feld kann bearbeitet werden Rev.0 /.0.0 Seite /

13 Index A A,, Abwesenheit, Abwesenheitsgrund Details, 9 Abwesenheitsgründe,,, 6, 8, 9, 0 Abwesenheitsliste, APT,,,, 8 Arbeitsunfall,,, 6, Arbeitszeit Planungs Tool,, 5 B Benachrichtigung, 8 Benutzergruppe, 6 Bereichsleiter, 8 F F,, FB, 5 Filterfunktion,, Formularfelder, 6 Freizeitausgleich,,, 5, 6, 8, H Hintergrundfarbe, 9, 0 K K,, KA,, KJ,, 5 KM,, 5 Krank,,, 6, Krankheitstage, 5 KU, 5 Kurzarbeit,,, 6, L Lohnart, 9 M Modale Box, 5, 7 P PDS,, 5, 6, 7 Personal-Nr., 5 Pflichtfeld, 6, 0, S S,, Schule,,, 6, Schulung,,, 6, Scrollbar, Selectbox, 5, 6 SJ,, 5 Sonderurlaub,,, 6, 8, Standort, Stiftsymbol, 8 SU,, T Tabellenpaging, 5 U U,, UB, 5 Urlaub,,, 5, 6, 8, Ü Ü,, Überbetriebliche Unterweisung,, 6, V Volltextsuche, 5 Rev.0 /.0.0 Seite /