Ausbildungsziel: Erstellung eines Briefes mit Hilfe von Vorlagen

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1 Ausbildungsziel: Erstellung eines Briefes mit Hilfe von Vorlagen 1. Grundlagen (Inhalt Menü) Einer der grundlegendsten Anwendungen des Computers ist die als Schreibmaschine! Im Gegensatz zur Schreibmaschine kann man aber Unterlagen (zb Briefe) aus Vorlagen vorformatiert - schnell erstellen, abspeichern und anschließend für neue Briefe anpassen. Auf diese Weise ergibt sich über die Zeit einen ganzer Fundus von Unterlagen am Computer (zb Briefe an Versicherungen, etc), die es einem ermöglichen schnell neue Unterlagen daraus zu erstellen. D.h. man erstellt nicht alles von Grund auf neu, sondern greift auf die gemachte Vorarbeit zurück. Wenn man mit dieser Vorgehensweise am Computer beginnt, hat man noch keinen Fundus, aus dem man schnell einen weiteren Brief erstellen kann. Man beginnt daher mit dem Schreiben und Formatieren des Briefes bei Null oder man nimmt bereits vorhandene Vorlagen. Damit wir die Möglichkeit eine Vorlage aufzurufen überhaupt finden, müssen wir zuerst die Struktur der Menüpunkte verstehen (hier Word 2003): Menüpunkte, die die Datei direkt betreffen: Neu, Öffnen, Schließen, Speichern, Speichern unter, (Neu brauchen wir später für das Öffnen der Vorlage) Menüpunkte für die Seitengrundstruktur: Seite einrichten Druckeinstellungen vornehmen Möglichkeit zum direkten Versenden der Datei per programm Vorher geöffnete Dateien D:\Daten\GUNNET\07_Textverarbeitung\KursAnf_Brief-Vorlage_Mai_2012.doc Seite 1 von 11

2 Menüpunkte, die den Ablauf der Bearbeitung beeinflussen: Rückgängig und Wiederholen Menüpunkte, die in Zusammenhang mit der Zwischenablage stehen: Kopieren, Einfügen, Ausschneiden, Menüpunkte, die die Suche und das Ersetzen von Text beeinflussen: Suchen, Ersetzen Hinweis: Graue Einträge sind aktuell nicht möglich, zb weil kein Text markiert ist. Menüpunkte, die mit der Ansicht der Seite am Bildschirm zu tun haben (Die Größe der Seite selbst, so wie sie später ausgedruckt wird, wird über Datei, Seite einrichten eingestellt!) Ein/Ausblenden von Symbolleisten im Word-Fenster Lineal : zeigt die Seite mit Vermaßung, ermöglicht das Plazieren und Verschieben von Tabulatoren und Bereichen bei Tabellen Blenden die Kopf/Fußzeile ein/aus Darstellung der Seite am kompletten Bildschirm (Rückkehr mit ESC -Taste) Zoom: Änderung der Größendarstellung am Bildschirm D:\Daten\GUNNET\07_Textverarbeitung\KursAnf_Brief-Vorlage_Mai_2012.doc Seite 2 von 11

3 Menüpunkte, die es ermöglichen besondere Dinge außerhalb normalen Textes in das Dokument einzufügen: Einfügen von Seitenumbrüchen zum erzwungenen Seitenwechsel Einfügen von vorgefertigten Textbereichen Symbol: Sonderzeichen in anderen Schriftarten (zb Wingdings) Graphik, Datei, Objekt: Einfügen von Unterlagen zb Bildern, die auf dem Computer gespeichert sind. Wenn das Bild bereits in der Zwischenablage gespeichert kopiert ist, kann auch der Befehl Bearbeiten, Einfügen benutzt werden. Menüpunkte, die es ermöglichen die Textdarstellung der Buchstaben, der Zeilen oder ganzer Bereiche (Absatz) zu ändern (= zu formatieren). Ein Absatz ist der Textbereich bis zum nächsten (Sprich Pi ) Im sind alle Formatierung des Absatzes enthalten. Wird das des Absatzes gelöscht, geht ggf die Formatierung des Absatzes verloren oder wird an den nächsten Absatz angepasst. Hintergrund des Textes anpassen. D:\Daten\GUNNET\07_Textverarbeitung\KursAnf_Brief-Vorlage_Mai_2012.doc Seite 3 von 11

4 Verschiedene Menüpunkte in der Regel nur für Fortgeschrittene Benutzer Unter Optionen können grundlegende Festlegungen für die ganze Datei definiert werden: Menüpunkte, die es ermöglichen eine Tabelle in das Blatt einzufügen. D:\Daten\GUNNET\07_Textverarbeitung\KursAnf_Brief-Vorlage_Mai_2012.doc Seite 4 von 11

5 Menüpunkte, die es ermöglichen mehrere Dateien in Word auf dem Sichtbereich des Fensters anzuordnen. Ist hilfreich um zb 2 Dateien zu vergleichen. In diesem Beispiel ist nur eine Datei offen! Menüpunkte, die es ermöglichen Hilfefunktionen über Word aufzurufen. Unter Info steht die Version des Programmes unter die Lizenz. (Wird bei Online-Nachfragen benötigt) Die Symbolleisten zeigen einzelne Punkte aus den Menüs zur Direktanwahl an: Symbolleiste Standard : Hier Datei neu, Datei öffnen, Speichern, Diese Symbole waren auch auf der rechten Seite des Befehles in den Menüs zu sehen. Lässt man den Mauszeiger kurz auf dem Symbol stehen, wird die Bedeutung auch als Textfenster angezeigt: Die Symbolleisten können unter Ansicht Symbolleisten ein- und ausgeblendet werden: D:\Daten\GUNNET\07_Textverarbeitung\KursAnf_Brief-Vorlage_Mai_2012.doc Seite 5 von 11

6 2. Vorhandene Vorlage suchen 2.1 WORD Vorlage auf dem Computer In WORD findet man die Vorlagen bereits auf dem Computer vorinstalliert. unter Datei Neu findet sich dann auf der rechten Bildschirmseite ein neues Menüfenster D:\Daten\GUNNET\07_Textverarbeitung\KursAnf_Brief-Vorlage_Mai_2012.doc Seite 6 von 11

7 In einem neuen Fenster werden die vorhandenen Vorlagen angezeigt: Falls keine geeignete Vorlage zu finden ist, erstellen wir eine Neue mit Hilfe des Assistenten: Bei Neu erstellen wird in der Regel Dokument ausgewählt. Ausnahme: Sie wollen eine neue Vorlage erstellen. Brief nur an EINEN Empfänger: Der Brief-Assistent ermöglicht es nun in 4 Schritten, das Format des Briefes und den Inhalt festzulegen. Mit Fertig stellen wird das neue Dokument erzeugt. D:\Daten\GUNNET\07_Textverarbeitung\KursAnf_Brief-Vorlage_Mai_2012.doc Seite 7 von 11

8 Das Ergebnis passt leider nicht ganz mit den Eingaben aus dem Assistenten überein und muß daher nachfolgend überarbeitet werden. (zb fehlt der Absender und Zwischenzeilen) Zum Schluß wird das Dokument unter einem eindeutig beschreibenden Namen zb Brief_Versicherungsfall_ abgespeichert Vorlage aus dem Internet Office-Homepage- Im Internet findet man bei Microsoft viele bereits vorgefertigte Vorlagen, für alle Office- Programme, die man sich kostenlos herunterladen kann. WORD 2003: unter Datei Neu gibt es zb Vorlagen auf Office Online Es öffnet sich der Internet Explorer beim Link Im weiteren Vorlauf fordert Microsoft die Akzeptanz eines Service-Vertrages und die Installation einer Kontroll-SW für den Internet-Explorer. Hier werden normalerweise keine persönlichen Daten erfragt oder Kosten erhoben. Falls doch, sollte der Vorgang zur Sicherheit abgebrochen werden. D:\Daten\GUNNET\07_Textverarbeitung\KursAnf_Brief-Vorlage_Mai_2012.doc Seite 8 von 11

9 2.2 OPEN OFFICE Vorhandene Vorlagen werden bei OPEN-Office im Startfenster unter Vorlagen angezeigt: Werden keine passenden Vorlagen gefunden, kann man sich diese aus dem Internet nachladen. Dazu klickt man auf den blauen Link Hier erhalten sie weitere Vorlagen. Danach öffnet sich das Internet auf der Seite von Open-Office.org. Man findet die Vorlagen dann unter dem Reiter Download unter Templates bzw Vorlagen Dort kann die benötigte Vorlage auf den PC geladen und abgespeichert werden. Man sucht sich dazu die gewünschte Vorlage aus und ruft über die rechte Maustaste das Kontext- Menü bei Use it auf: D:\Daten\GUNNET\07_Textverarbeitung\KursAnf_Brief-Vorlage_Mai_2012.doc Seite 9 von 11

10 Die Vorlage kann nun auf dem PC gespeichert werden: Das Download-Fenster zeigt, wann der eigentliche Übertragungsvorgang aus dem Internet abgeschlossen ist. ÖFFNEN ruft die Vorlage sofort auf; ORDNER ÖFFNEN zeigt den Zielordner, SCHLIEßEN macht das Fenster zu und beendet den Vorgang. In OPEN OFFICE wird die Vorlage am einfachsten über Öffnen wie jedes andere Dokument aufgerufen. D:\Daten\GUNNET\07_Textverarbeitung\KursAnf_Brief-Vorlage_Mai_2012.doc Seite 10 von 11

11 Die Vorlage wird geöffnet und als neues Dokument angezeigt. Jetzt kann der Inhalt bearbeitet werden. Zum Schluß wird das Dokument unter einem eindeutig beschreibenden Namen zb Brief_Versicherungsfall_ abgespeichert. D:\Daten\GUNNET\07_Textverarbeitung\KursAnf_Brief-Vorlage_Mai_2012.doc Seite 11 von 11

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