Tabellenkalkulation mit Excel

Transkript

1 Duplikate ausfiltern Erstellen Sie zuerst eine Tabelle die folgendermaßen aussieht. Diese Datensätze kommen doppelt vor Ziel ist es, eine Liste zu erhalten, die keine Duplikate enthält. Diese Liste soll an einer anderen Stelle ausgeworfen werden. Markieren Sie eine beliebige Zelle in der Liste, z.b. B4. Gehen Sie nun auf Register: Daten -> Menüband Sortiern und Filtern -> Erweitert Es öffnet sich nun ein Dialog, der in der Zeile: Listenbereich: Den Eintrag $A$2:$C$10 haben sollte. Excel hat die gesamte Liste sofort erkannt. Unter Aktion sehen zwei Optionsfelder: Liste an gleicher Stelle filtern und An eine andere Stelle kopieren. Klicken Sie auf den Optionsknopf: An eine andere Stelle kopieren Dabei sollte sich auch gleich das Feld der Zeile Kopieren nach weiß gefärbt haben. Es ist damit aktiv. 1

2 Als nächstes muss Excel wissen, wohin die Liste gefiltert werden soll. Dazu müssen wir im Feld Zeile Kopieren nach die Startzelle festlegen. Geben Sie hier: E2 ein (oder klicken Sie mit der Maus in das weiße Feld und dann auf die Zelle E2) Das Halbfinale: Links unten sehen Sie ein Kontrollkästchen: Keine Duplikate Dies klicken Sie an und schon ist ein Haken darin. Das Finale: auf OK zu klicken und das Resultat sollte so aussehen: Hinweis: Beim wiederholten Einsetzen es Spezialfilters stellt sich die Aktions-Option immer auf Liste an gleicher Stelle filtern zurück, und bei Kopieren nach wird immer der letzte Zielbereich angegeben. Löschen Sie diesen immer und geben Sie die Startzelle ein, wohin kopiert werden soll. Weiterhin stellen Sie immer sicher, dass die Optionen richtig gesetzt sind und auch der Haken bei keine Duplikate. 2

3 Filtern nach Kriterien Übernehmen Sie folgende Daten:: Wichtige Hinweise für den Kriterienbereich: Die Überschriftenzeile Um alle Probleme zu vermeiden, kopieren Sie die Überschriftenzeile der Liste!!! Tatsächlich benötigen Sie nur die Felder, nach denen gefiltert werden soll (in unserem Beispiel wäre Datum überflüssig) aber es schadet nicht, die gesamte Zeile zu haben. Trotzdem unbedingt von der Überschriftenzeile kopieren und Nicht selbst die Überschriften im Kriterienberich schreiben sondern immer von der Liste kopieren!!! Bevor Sie weiterarbeiten, speichern Sie die Arbeitsmappe. Markieren Sie nun eine beliebige Zelle in der Liste Gehen Sie auf Register: Daten -> Menüband Sortiern und Filtern -> Erweitert Es öffnet sich nun ein Dialog, der in der Zeile: Listenbereich den Eintrag $A$2:$D$15 haben sollte. Excel hat die gesamte Liste sofort erkannt. Als nächstes wählen Sie die Aktions-Option An eine andere Stelle kopieren. das Feld der Zeile Kopieren nach ist jetzt aktiv. 3

4 Der nächste Schritt ist Excel nun zu sagen, wo der Kriterienbereich liegt. Dazu müssen wir im Feld Zeile Kriterienbereich unseren Bereich festlegen, in welchem wir die Kriterien definiert haben. In unserem Fall ist dies: $G$2:$J$3 Beachten Sie unbedingt, dass die Überschriftenzeile des Kriterienbereiches mit eingeschlossen ist. Der nächste Schritt ist Excel nun zu sagen, wohin die Liste gefiltert werden soll. Dazu müssen wir im Feld Zeile Kopieren nach die Startzelle festlegen. Geben Sie hier: A22 ein (oder klicken Sie mit der Maus in das weiße Feld und dann auf die Zelle A22) Jetzt auf OK klicken und das Resultat sollte so aussehen: Die Analyse: Die Wirkungsweise des Spezialfilters relativ einfach, wenn man diese mal verstanden hat. In dem Kriterienbereich geben Sie unter den Überschriftsfeldern die Bedingungen ein, wobei folgende Regeln gelten: Bedingungen innerhalb einer Zeile sind Und Bedingungen, dass heißt alle Bedingungen in einer Zeile müssen erfüllt sein. Übersetzt heißt die Zeile 3 im Kriterienbereich: Filtere alle Daten der Liste, deren Lieferant Hugenbichler ist und deren Betrag größer als 2000 und der Skonto kleiner ist als 3% Alle Bedingungen müssen zutreffen, also wahr sein! 4

5 Bedingungen verteilt auf Zeilen sind Oder Bedingungen Der Kriterienbereich umfasst jetzt eine Zeile mehr Das gefilterte Ergebnis Für unseren Fall heißt das folgendes: In Zeile 3 sagen wir : Filtere alle Daten der Liste, deren Lieferant Hugenbichler und deren Betrag größer als 2000 ist In Zeile 4 sagen wir: oder der Skonto kleiner ist als 3% 5

6 Eine Spalte zweimal nutzen Und Bedingungen für ein Feld realisieren Es kann durchaus vorkommen, dass Sie ein Feld auf einen Bereich filtern wollen. Sei es auf einen Datumsbereich oder auf einen Zahlenbereich. In unserer Liste sollen alle Daten herausgefiltert werden, die zwischen dem 4. und 7. September liegen. Die logische Aussage davon ist: Datum >= 04/09/14 und Datum <= 07/09/14. Dies darzustellen ist einfach, denn wir können ein Feld auch mehrfach benutzen. Der Kriterienbereich könnte dann so aussehen: Und das kommt als Filterergebnis heraus 6

7 Weitere Tipps zu Filterkriterien Text filtern *Hugenbichler* =Hugenbichler Hugenbichler <>* = Filtert alle Zellen aus, die den String "Hugenbichler" enthalten, egal an welcher Stelle auch in Verbindung mit anderem Text - Groß-/Kleinschreibung wird nicht beachtet Filtert alle Zellen aus, die nur den String "Hugenbichler" enthalten - Groß- /Kleinschreibung wird nicht beachtet Filtert alle Zellen aus, die mit dem String "Hugenbichler" beginen - Groß- /Kleinschreibung wird nicht beachtet mit beiden Möglichkeiten kann man Leerzellen ausfiltern Werte filtern und Nummernsuche <4 filtert alle Werte kleiner 4 aus <=4 filtert alle Werte kleiner gleich 4 aus 4 filtert alle Werte gleich 4 aus >4 filtert alle Werte größer 4 aus >=4 filtert alle Werte größer gleich 4 aus Besondere Tipps 0221* mit diesem Filter könnte man z.b. Telefonnummern mit der Vorwahl 0221 ausfiltern *@a *@* Sucht nach allen Adressen die mit "a" beginnen filtert alle Adressen heraus 7