1. Abfragen. Erstellen neuer Abfragen

Transkript

1 1. Abfragen Abfragen werden in Access dazu benutzt, Auswertungen durchzuführen. Auswertungen können ganz allgemein Filter oder auch Berechnungen sein, wie Währungsumrechnungen oder Summenberechnungen. Es können Daten aus einer oder mehreren Tabellen extrahiert und analysiert werden. Im Anhang ab Seite Fehler! Textmarke nicht definiert. finden Sie Beschreibungen, wie in Abfragen gerechnet werden kann. Die gewünschten Einstellungen werden in der Entwurfsansicht vorgenommen und die Ergebnisse in der Datenblattsicht durch Ausführen der Abfrage angezeigt. Erstellen neuer Abfragen Neue Abfragen erstellen Sie am besten in der Entwurfsansicht. Dabei müssen Sie diejenigen Feldnamen vom Listenbereich in den QBE- Bereich übernehmen, die Sie auch im Ergebnis der Abfrage benötigen. Eine neue Abfrage können Sie folgendermaßen erstellen: 1. Klicken Sie auf ERSTELLEN ABFRAGEN ABFRAGEENTWURF im Menüband und danach auf ABFRAGEENTWURF: 2. Danach müssen Sie alle Tabellen, aus denen Sie Daten benötigen, auswählen. In Abfragen können Sie beliebig viele Tabellen zugleich auswerten. Die Beziehungen spielen dabei eine wichtige Rolle.

2 3. Übernehmen Sie die gewünschten Feldnamen vom Listenbereich in den QBE-Bereich. 4. Speichern Sie die Abfrage und führen Sie sie aus. Abfragen speichern Sie sollten Abfragen mit aussagekräftigen Namen speichern, wenn Sie Auswertungen mit denselben Kriterien später erneut benötigen. Klicken Sie auf in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Register der Abfrage, die Sie speichern wollen und wählen Sie SPEICHERN: Abfragen schließen Abfragen können Sie folgendermaßen schließen: Klicken Sie auf: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Register der Abfrage, die Sie schließen wollen und wählen Sie SCHLIEßEN:

3 Listenbereich / QBE-Bereich Die Entwurfsansicht einer Abfrage hat folgende Bereiche: Listenbereich QBE-Bereich (Query By Example) ( Abfrage nach Beispiel ) Feldnamen vom Listenbereich in den QBE-Bereich übernehmen Im QBE-Bereich nehmen Sie Ihre Einstellungen für die Abfragen vor. Sie haben folgende Möglichkeiten Felder in den QBE-Bereich zu bringen: durch einen Doppelklick auf den Feldnamen im Listenbereich durch Ziehen am Feldnamen vom Listenbereich in den QBE- Bereich

4 durch Auswählen des Feldnamens in der Zeile Feld des QBE- Bereichs durch Tippen des Feldnamens in der Zeile Feld im QBE-Bereich, Ergänzungen werden während der Eingabe vorgenommen Feldnamen aus dem QBE-Bereich entfernen Wenn Sie ein Feld (=eine Spalte) nicht mehr im Abfrageergebnis wünschen, haben Sie folgende Möglichkeiten es zu entfernen: Klicken Sie in die Spalte, die Sie aus dem QBE-Bereich löschen wollen und danach auf im Menüband. Markieren Sie die Spalte und drücken Sie die Taste _. Tabellen im Abfrageentwurf hinzufügen Im Abfrageentwurf können Sie Tabellen folgendermaßen hinzufügen: Klicken Sie auf TABELLE ANZEIGEN in der Befehlsgruppe ABFRAGESETUP im Menüband: Klicken Sie mit der rechten Maustaste an eine freie Stelle im oberen Listenbereich der Abfrage:

5 Tabellen im Abfrageentwurf löschen Eine Tabelle können Sie im Abfrageentwurf folgendermaßen löschen: Klicken Sie auf die Tabelle im Listenbereich und drücken Sie die _-Taste. Klicken Sie auf die zu löschende Tabelle mit der rechten Maustaste und wählen Sie TABELLE ENTFERNEN im Kontextmenü: Logische Operatoren UND / ODER Die logischen Operatoren UND und ODER haben die gleiche Funktionalität wie bei den Filtern. Auch in Abfragen ist es von Bedeutung, wo Sie Kriterien einstellen: Kriterien in der gleichen Zeile müssen gemeinsam erfüllt sein (UND). Kriterien in verschiedenen Zeilen werden mit ODER verknüpft. Beispiel zu UND/ODER

6 Im obigen Beispiel sind zwei Kriterien angegeben, die einmal mit UND und einmal mit ODER verknüpft werden. Es gilt, Werte größer als und Werte kleiner als zu betrachten. Wenn Sie >5.000 UND < als Kriterium eingeben, erhalten Sie genau die Werte, wo beide Bedingungen (zugleich) zutreffen, also nur die Werte zwischen und Die Werte und werden jedoch nicht angezeigt. Dazu müssten Sie >=5.000 UND <= eingeben. Wenn Sie >5.000 ODER < eingeben, erhalten Sie alle Datensätze als Lösung, da jede Zahl größer als ODER kleiner als ist. Lösung Weiteres Beispiel zu UND / ODER Nun sind wieder zwei Kriterien gegeben, die einmal mit UND und einmal mit ODER verknüpft werden. Es gilt Werte kleiner als und Werte größer als zu betrachten. Wenn Sie <5.000 UND > als Kriterium eingeben, erhalten Sie keine Datensätze als Ergebnis, da keine Zahl existiert, die kleiner als UND ZUGLEICH größer als ist.

7 Wenn Sie <5.000 ODER > einstellen, erhalten Sie jene Datensätze, deren Werte kleiner als sind und zusätzlich jene, deren Werte größer als sind. Lösung Allgemeine Beispiele Es gibt verschiedene Operatoren zum Analysieren in Access. Mathematische Operatoren +, -, *, /, ^ Logische Operatoren UND, ODER, NICHT Vergleichsoperatoren >, >=, <, <=, <>, =, Zwischen, Wie Ausdruck Bedeutung > # # Datumwerte nach dem <> # # Alle Datumswerte, außer (Nicht der ) >= # # Datumwerte ab dem > 4999 Und < Zahlenwerte von 5000 bis 10000, wenn die Feldgröße Long Integer ist >= 5000 und <= Zahlenwerte von 5000 bis Zwischen 5000 und Zahlenwerte von 5000 bis < 5000 Oder > Zahlenwerte unter 5000 oder über < 5000 Und > Keine Datensätze!

8 Platzhalter Der * (Stern) steht für beliebig viele beliebige Zeichen. Also egal wie viele (auch keines) und egal welche Zeichen. Das? (Fragezeichen) steht für genau ein beliebiges Zeichen. Sie können mehrere Fragezeichen verwenden. In speziellen Datenbanksystemen wie z.b. MS SQL-Server werden andere Platzhalter verwendet: % entspricht *, _ entspricht? Ausdruck Bedeutung Wie "lon*" Texte, die mit "lon" beginnen Wie "IB?" Texte, die mit "IB" beginnen und genau drei Zeichen lang sind Wie "lon*" ODER Wie "ban*" Texte, die mit "lon" beginnen, aber auch Texte, die mit "ban" beginnen Wie "lon*" UND Wie "ban*" Keine Datensätze! Wie "*liday*" Texte, in denen "liday" vorkommt, egal ob am Beginn, am Ende oder in der Mitte Wie "*laza" Texte, die auf "laza" enden Wie "*plaza*" UND NICHT Wie "can*" Texte, in denen "plaza" vorkommt, die aber nicht mit "can" beginnen Sortieren in Abfragen In einer Abfrage könne Sie in der Entwurfsansicht im QBE-Bereich eine Sortierung einstellen. Sie müssen in der Spalte des Feldes, nach der Sie sortieren wollen, die Sortierreihenfolge wählen:

9 Ausführen einer Abfrage Sie können Abfragen folgendermaßen ausführen: Wechseln Sie in die Datenblattansicht der Abfrage. Klicken Sie auf AUSFÜHREN. Für beide Befehle steht die Befehlsgruppe ERGEBNISSE im Register ENTWURF des Menübands zur Verfügung: Abfrage löschen Wenn Sie eine Abfrage aus dem Navigationsbereich löschen wollen, haben Sie folgende Möglichkeiten: Klicken Sie auf die zu löschende Abfrage und drücken Sie die Taste _. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Abfrage, die Sie löschen wollen und wählen Sie den Befehl LÖSCHEN im Kontextmenü. Markieren Sie die Abfrage, und klicken Sie auf im Menüband. Am einfachsten können Sie Abfragen verstehen, indem Sie sie ausprobieren. Daher werden die Einstellungsmöglichkeiten von Abfragen in den nachfolgenden Übungsbeispielen vorgenommen.

10 Übungsbeispiel Abfrage ohne Kriterium Erstellen Sie eine einfache Abfrage, in der neben allen Namen der Kunden auch deren Reiseziele mit Abreisedatum sowie auch die Anzahl der gebuchten Personen angezeigt werden. Lernziele Einfache Abfragen erstellen Felder in den QBE-Bereich hinzufügen Eine Abfrage ausführen Schritt 1 Schritt für Schritt Neue Abfrage im Entwurf erstellen 1. Klicken Sie auf ERSTELLEN ABFRAGEN ABFRAGEENTWURF im Menüband: 2. Wählen Sie folgende Tabellen im Dialogfenster TABELLE ANZEIGEN für die Abfrage aus: Sie können einzelne nicht untereinanderliegende Tabellen bei gedrückter S-Taste markieren.

11 3. Klicken Sie auf und. QBE-Bereich einstellen Stellen Sie den QBE-Bereich folgendermaßen ein: Schritt 2 Abfrage ausführen Klicken Sie auf AUSFÜHREN im Menüband: Schritt 3 Ergebnis:

12 Schritt 4 Sortierung im Abfrageentwurf 1. Wechseln Sie in den Abfrageentwurf durch Klicken auf ANSICHT im Menüband: 2. Stellen Sie Sortierungen für die Felder KdNachname und RsBeginn ein: Wenn Sie mehrere Sortiereinstellungen vornehmen, werden diese in Access von links nach rechts abgearbeitet. Das wichtigste Kriterium steht ganz links. In obigem Fall wird als Erstes nach dem Feld KdNachname sortiert und innerhalb der gleichen Kundennachnamen nach dem Feld RsBeginn. 3. Führen Sie die Abfrage durch einen Ansichtenwechsel erneut aus:

13 Abfrage speichern 1. Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf. 2. Vergeben Sie den Namen qryurlaube: Schritt 5 3. Schließen Sie die Abfrage. Übungsbeispiel Abfrage mit UND Erstellen Sie in der Entwurfsansicht eine neue Abfrage, aus der hervorgeht, welche Reisen nach London mindestens 6 Tage dauern. Lernziel Den logischen Operator UND verwenden Schritt für Schritt Neue Abfrage im Entwurf erstellen 1. Klicken Sie auf ERSTELLEN ABFRAGEN ABFRAGEENTWURF im Menüband. 2. Wählen Sie die Tabelle tblreisen für den Abfrageentwurf aus: Schritt 1 3. Klicken Sie auf und.

14 Schritt 2 QBE-Bereich Gestalten Sie den QBE-Bereich folgendermaßen: Schritt 3 Sie müssen beide Kriterien in dieselbe Zeile eingeben, damit Access diese mit UND verknüpft! Speichern und Ausführen der Abfrage 1. Speichern Sie die Abfrage mit dem Namen qrylondon>=6tage. 2. Führen Sie die Abfrage aus. Ergebnis: Schritt 4 Eine Tabelle im Abfrageentwurf hinzufügen 1. Wechseln Sie mit dem abgebildeten Symbol in die Entwurfsansicht der Abfrage qrylondon>=6tage. 2. Klicken Sie auf TABELLE ANZEIGEN im Menüband: 3. Klicken Sie auf die Tabelle tblbuchungen: 4. Klicken Sie auf und.

15 Ergebnis Listenbereich im Abfrageentwurf: Die im Beziehungsfenster erstellte Beziehung wird in der Abfrage anzeigt. Wenn Sie die Beziehung (eig. Verknüpfung) in dieser Abfrage ändern, wirkt sich das nur auf diese Abfrage aus. 5. Führen Sie die Abfrage mit dem Befehl AUSFÜHREN aus: Ergebnis Datenblattansicht: Durch Hinzufügen der Detailtabelle tblbuchungen werden nun die gebuchten Reisen nach London angezeigt, die länger als 6 Tage dauern. In unserem Fall werden die beiden Reisen mehrfach angezeigt, da Sie mehrmals gebucht wurden.