Schnellübersichten. Access 2016 Grundlagen für Datenbankentwickler

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1 Schnellübersichten Access 2016 Grundlagen für Datenbankentwickler 1 Access kennenlernen 2 2 Mit Datenbanken arbeiten 3 3 Tabellen 4 4 Feldeigenschaften 6 5 Indizes festlegen 7 6 Beziehungen zwischen Tabellen 8 7 Daten in Tabellen eingeben und bearbeiten 9 8 Formulare 11 9 Formulare individuell gestalten Daten suchen und sortieren Mit Filtern arbeiten Mit Auswahlabfragen arbeiten Komplexe Abfragen Standardberichte Daten drucken Datenbankobjekte bearbeiten Datenbanken organisieren 20

2 1 Access kennenlernen Access starten eine Datenbank öffnen allgemeine Programmeinstellungen vornehmen eine Datenbank schließen Access beenden Klicken Sie auf das Windows-Symbol in der Taskleiste und wählen Sie Alle Apps. Die installierten Apps werden in alphabetischer Reihenfolge sortiert aufgelistet. Wählen Sie Access Register Datei, Öffnen oder S o Register Datei, Optionen Register Datei, Schließen 2 HERDT-Verlag

3 2 Mit Datenbanken arbeiten den Navigationsbereich erweitern/reduzieren eine Gruppe erweitern/reduzieren Schaltfläche Schaltfläche bzw. bzw. ein Objekt öffnen zwischen geöffneten Objekten wechseln ein Objekt schließen eine neue Datenbank mit einer mitgelieferten Vorlage eine neue Datenbank manuell Anwendungsparts hinzufügen Objekt mit rechts anklicken und Kontextmenüpunkt Öffnen Gewünschte Dokumentregisterkarte anklicken Dokumentregisterkarte mit rechts anklicken, Kontextmenüpunkt Schließen Register Datei, Kategorie Neu, gewünschte Vorlage doppelt anklicken Register Datei, Kategorie Neu, Schaltfläche Leere Desktopdatenbank Register Erstellen, Kategorie Vorlagen, Schaltfläche Anwendungsparts HERDT-Verlag 3

4 3 Tabellen eine Tabelle in der Datenblattansicht ein neues Feld über Dateneingabe ein neues Feld über die Spalte Hinzufügen ein neues Feld über die Schaltfläche Weitere Felder eine Tabelle schließen Felder aus einer bestehenden Tabelle einfügen in der Datenblattansicht ein Feld einfügen in der Datenblattansicht ein Feld löschen eine Tabelle speichern die Feldformatierung ändern eine Tabelle in der Entwurfsansicht von der Entwurfsansicht in die Datenblattansicht wechseln und umgekehrt Register Erstellen, Gruppe Tabellen, Schaltfläche Tabelle Feld der Spalte Zum Hinzufügen klicken anklicken, Beispielwert eingeben Spaltenkopf der Spalte Zum Hinzufügen klicken anklicken, Eintrag aus Feldkatalog, Feldname eingeben Register Felder, Gruppe Hinzufügen und Löschen, Schaltfläche Weitere Felder, Eintrag wählen Spaltenkopf der Spalte Zum Hinzufügen klicken anklicken, Eintrag Nachschlagen und Beziehung aus Feldkatalog, Schritte des Nachschlage-Assistenten ausführen Spalte markieren, Register Felder in der Gruppe Hinzufügen und Löschen, Schaltfläche mit dem gewünschten Datentyp anklicken Spalte markieren, Register Felder, Gruppe Hinzufügen und Löschen, Schaltfläche Löschen im Schnellzugriff Register Felder, Gruppe Formatierung, auf Pfeil des Feldes Format klicken und Formatierung wählen Register Erstellen, Gruppe Tabellen, Schaltfläche Tabellenentwurf Register Entwurf, Gruppe Ansichten, Schaltfläche Ansicht einen Feldnamen in der Entwurfsansicht festlegen In Spalte Feldname den Namen eingeben 4 HERDT-Verlag

5 den Felddatentyp in der Entwurfsansicht bestimmen In Spalte Felddatentyp den Datentyp auswählen in der Entwurfsansicht ein Feld löschen Cursor in die zu löschende Zeile setzen, Register Entwurf, Gruppe Tools, Schaltfläche Zeile löschen einen Primärschlüssel manuell festlegen Feld(er) markieren, Register Entwurf, Gruppe Tools, Schaltfläche Primärschlüssel Tabelleneigenschaften festlegen Register Entwurf, Gruppe Einblenden/Ausblenden, Schaltfläche Eigenschaftenblatt HERDT-Verlag 5

6 4 Feldeigenschaften Feldeigenschaften festlegen den Eingabeformat-Assistenten benutzen eine Nachschlageliste mit dem Assistenten eine Nachschlageliste manuell Im Feldeigenschaftenbereich der Entwurfsansicht einer Tabelle die gewünschte Eigenschaft bearbeiten Cursor in das Feld der Eigenschaft Eingabeformat setzen, auf die Schaltfläche klicken Cursor in Spalte Felddatentyp der Entwurfsansicht der Tabelle setzen, im Feld Eintrag Nachschlage-Assistent auswählen Im Feldeigenschaftenbereich das Register Nachschlagen aktivieren, im Feld Steuerelement anzeigen die Option Listenfeld bzw. Kombinationsfeld auswählen 6 HERDT-Verlag

7 5 Indizes festlegen einen Index für das aktuelle Datenfeld in der Entwurfsansicht einrichten einen Index in der Entwurfsansicht entfernen Feldeigenschaft Indiziert, Option Ja (Duplikate möglich) bzw. Ja (ohne Duplikate) Feldeigenschaft Indiziert, Option Nein einen zusammengesetzten Index definieren einen zusammengesetzten Index löschen einen Index für das aktuelle Datenfeld in der Datenblattansicht einrichten bzw. entfernen Entwurfsansicht, Register Entwurf, Gruppe Einblenden/Ausblenden, Schaltfläche Indizes, Datenfelder definieren Entwurfsansicht, Register Entwurf, Gruppe Einblenden/Ausblenden, Schaltfläche Indizes, Indexzeilen markieren, _ Register Felder, Gruppe Feldüberprüfung, Kontrollfeld Indiziert (optional Kontrollfeld Eindeutig) HERDT-Verlag 7

8 6 Beziehungen zwischen Tabellen das Beziehungsfenster öffnen das Dialogfenster Tabelle anzeigen einblenden alle Beziehungen im Beziehungsfenster anzeigen die Beziehungen einer Tabelle im Beziehungsfenster anzeigen Beziehungen automatisch eine Beziehung definieren referenzielle Integrität definieren eine Beziehungsdefinition bearbeiten eine Beziehung löschen Beziehungen drucken Objektabhängigkeiten anzeigen Register Datenbanktools, Gruppe Einblenden/ Ausblenden, Schaltfläche Beziehungen Register Entwurf, Gruppe Beziehungen, Schaltfläche Tabelle anzeigen Register Entwurf, Gruppe Beziehungen, Schaltfläche Alle Beziehungen Register Entwurf, Gruppe Beziehungen, Schaltfläche Direkte Beziehungen Register Datenblatt, Gruppe Felder und Spalten, Schaltfläche Vorhandene Felder hinzufügen Im Beziehungsfenster Feldnamen von der Mastertabelle auf die Detailtabelle ziehen Beziehungslinie doppelt anklicken, Dialogfenster Beziehungen bearbeiten Doppelklick auf Beziehungslinie Beziehungslinie markieren und Taste _ Register Entwurf, Gruppe Tools, Schaltfläche Beziehungsbericht Objekt markieren, Register Entwurf, Gruppe Einblenden/Ausblenden, Schaltfläche Objektabhängigkeiten 8 HERDT-Verlag

9 7 Daten in Tabellen eingeben und bearbeiten eine Tabelle öffnen einen neuen Datensatz erzeugen neue Daten in ein Feld eingeben Daten bearbeiten einen Feldinhalt löschen einen kompletten Datensatz löschen Daten über die Zwischenablage kopieren Daten in die Zwischenablage ausschneiden Daten aus der Zwischenablage einfügen die Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe ändern Spalten verschieben Tabellennamen im Navigationsbereich doppelt anklicken (im unteren Bereich der Tabelle) oder S + oder Register Start, Gruppe Datensätze, In das Feld klicken, Feldinhalt über die Tastatur eingeben In das Feld klicken, Änderungen vornehmen In das Feld klicken und _ In der betreffenden Zeile in die Indikatorspalte klicken, _ oder Register Start, Gruppe Datensätze, auf den Pfeil der Schaltfläche Löschen klicken, Eintrag Datensatz löschen Feldinhalte markieren, S c oder Register Start, Gruppe Zwischenablage, Kopieren Feldinhalte markieren, S x oder Register Start, Gruppe Zwischenablage, Ausschneiden In gewünschtes Feld klicken, S v oder Register Start, Gruppe Zwischenablage, oberen Bereich der Schaltfläche Einfügen anklicken Rechte Begrenzungslinie im Spaltenkopf bzw. untere Zeilenbegrenzungslinie in der Indikatorspalte mit der Maus in die gewünschte Richtung ziehen Klick auf Spaltenkopf, Spaltenkopf durch Ziehen mit der Maus verschieben HERDT-Verlag 9

10 Spalten fixieren Register Start, Gruppe Datensätze, Schaltfläche Weitere Optionen, Eintrag Felder fixieren die Spaltenfixierung aufheben Spalten ausblenden Register Start, Gruppe Datensätze, Schaltfläche Weitere Optionen, Eintrag Fixierung aller Felder aufheben Register Start, Gruppe Datensätze, Schaltfläche Weitere Optionen, Eintrag Felder ausblenden Spalten wieder einblenden Zeichen- und Rahmenformatierung ändern Register Start, Gruppe Datensätze, Schaltfläche Weitere Optionen, Eintrag Felder wieder einblenden, Kontrollfelder der einzublendenden Spalten aktivieren Register Start, Gruppe Textformatierung das geänderte Layout der Datenblattansicht speichern Tabelle schließen, Rückfrage mit Ja bestätigen die Ergebniszeile ein-/ ausblenden Register Start, Gruppe Datensätze, eine Spalte in der Ergebniszeile auswerten eine Spalte hinzufügen bzw. entfernen Schaltfläche Summen In der Ergebniszeile Zelle der auszuwertenden Spalte anklicken, Funktion im Feld wählen Register Felder, Gruppe Hinzufügen und Löschen Unterdatenblatt anzeigen Erweiterungssymbol anklicken Unterdatenblatt manuell festlegen Register Start, Gruppe Datensätze, Schaltfläche Weitere, Menüpunkt Unterdatenblatt, Unterdatenblatt 10 HERDT-Verlag

11 8 Formulare ein Formular mit dem Assistenten Register Erstellen, Gruppe Formulare, Schaltfläche Formular-Assistent ein Formular automatisch im einspaltigen Layout Register Erstellen, Gruppe Formulare, Schaltfläche Formular ein Formular automatisch in Formular- und Datenblattansicht ein Formular automatisch in der Datenblattansicht Register Erstellen, Gruppe Formulare, Schaltfläche Geteiltes Formular Register Erstellen, Gruppe Formulare, Schaltfläche Mehrere Elemente ein Formular manuell Navigationsformulare ein Formular speichern ein Formular schließen Register Erstellen, Gruppe Formulare, Schaltfläche Leeres Formular Register Erstellen, Gruppe Formulare, Schaltfläche Navigation, Eintrag wählen oder S s HERDT-Verlag 11

12 9 Formulare individuell gestalten ein Steuerelementlayout markieren einem Formular ein Design zuweisen einem Formular ein Steuerelement hinzufügen einem Formular Datum und Uhrzeit hinzufügen einem Formular einen Titel hinzufügen einem Formular eine Grafik hinzufügen Steuerelemente löschen anklicken Formularlayouttools, Register Format, Gruppe Designs, Schaltfläche Designs, Design auswählen Formularlayouttools, Register Entwurf, Gruppe Tools, Schaltfläche Vorhandene Felder hinzufügen, Feld mit der Maus in das Formular ziehen Formularlayouttools, Register Entwurf, Gruppe Kopfzeile/Fußzeile, Schaltfläche Datum und Uhrzeit Formularlayouttools, Register Entwurf, Gruppe Kopfzeile/Fußzeile, Schaltfläche Titel Formularlayouttools, Register Entwurf, Gruppe Kopfzeile/Fußzeile, Schaltfläche Logo _-Taste oder Kontextmenüpunkt Löschen 12 HERDT-Verlag

13 10 Daten suchen und sortieren Daten suchen Register Start, Gruppe Suchen, Schaltfläche Suchen oder S f oder Suchbegriff in das Suchfeld rechts neben den Navigationsschaltflächen eingeben Daten ersetzen Register Start, Gruppe Suchen, oder S h Datensätze auf- bzw. absteigend sortieren eine bestehende Sortierung entfernen Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, Schaltfläche bzw. Schaltfläche Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, HERDT-Verlag 13

14 11 Mit Filtern arbeiten einen AutoFilter aufrufen Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, Schaltfläche Filtern einen Filter deaktivieren einen Filter aktivieren den Filter eines Feldes löschen Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, Schaltfläche Filter ein/aus oder Schaltfläche neben den Navigationsschaltflächen Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, Schaltfläche Filter ein/aus oder Schaltfläche neben den Navigationsschaltflächen Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, Schaltfläche Filtern, Eintrag Filter löschen aus Feldname alle im Datenbankobjekt vorhandenen Filter löschen Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, Schaltfläche Erweitert, Eintrag Alle Filter löschen die Werteliste zum Filtern nutzen einen auswahlbasierten Filter einen formularbasierten Filter einen Spezialfilter Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, Schaltfläche Filtern, Kontrollfelder der Filterkriterien aus- bzw. einschalten Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, Schaltfläche Auswahl Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, Schaltfläche Erweitert, Eintrag Formularbasierter Filter Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, Schaltfläche Erweitert, Eintrag Spezialfilter/-sortierung 14 HERDT-Verlag

15 12 Mit Auswahlabfragen arbeiten eine Auswahlabfrage mit dem Assistenten Register Erstellen, Gruppe Abfragen, Schaltfläche Abfrage- Assistent, Eintrag Auswahlabfrage-Assistent eine Auswahlabfrage in der Entwurfsansicht Register Erstellen, Gruppe Abfragen, Schaltfläche Abfrageentwurf ein Feld in die Abfrage aufnehmen eine Sortierreihenfolge festlegen ein Feld ausblenden ein Feld für die Anzeige umbenennen eine Abfrage ausführen Feldnamen aus der Feldliste in den Entwurfsbereich ziehen oder im Entwurfsbereich in die Zeile Feld klicken und Eintrag wählen In die Zeile Sortierung klicken, Aufsteigend oder Absteigend wählen Kontrollfeld in der Zeile Anzeigen des gewünschten Feldes ausschalten Im Entwurfsbereich vor Feldnamen in der Zeile Feld klicken, neuen Namen und Doppelpunkt eingeben Register Entwurf, Gruppe Ergebnisse, Schaltfläche Ausführen eine Abfrage speichern ein Abfragekriterium definieren Spitzenwerte festlegen ein berechnetes Feld erzeugen den Ausdrucks-Generator aktivieren Symbolleiste für Schnellzugriff, Schaltfläche Speichern In die Zeile Kriterien klicken, gewünschtes Kriterium eingeben Sortierreihenfolge festlegen, Register Entwurf, Gruppe Einblenden/Ausblenden, Schaltfläche Eigenschaftenblatt oder Kontextmenüpunkt Eigenschaften, Feld Spitzenwerte Feldname und Formel in die Zeile Feld der Entwurfsansicht eingeben Register Entwurf, Gruppe Abfragesetup, Kontextmenüpunkt Aufbauen oder HERDT-Verlag 15

16 13 Komplexe Abfragen eine Abfrage mit mehreren Tabellen erzeugen in einer Abfrage Beziehungen h Aggregatfunktionen verwenden eine Parameterabfrage erzeugen eine Aktualisierungsabfrage mit einer Abfrage eine neue Tabelle erzeugen eine Anfügeabfrage eine Löschabfrage Abfrage in Entwurfsansicht, im Dialogfenster Tabelle anzeigen mehrere Tabellen auswählen in der Entwurfsansicht das Feld der Mastertabelle auf das Feld in der Detailtabelle ziehen Register Entwurf, Gruppe Einblenden/Ausblenden, Schaltfläche Summen, Funktion im Feld auswählen Parameternamen als Kriterium eingeben Register Entwurf, Gruppe Abfragetyp, Schaltfläche Aktualisieren Register Entwurf, Gruppe Abfragetyp, Schaltfläche Tabelle Register Entwurf, Gruppe Abfragetyp, Schaltfläche Anfügen Register Entwurf, Gruppe Abfragetyp, Schaltfläche Löschen den Assistenten zur Duplikatsuche aufrufen den Assistenten zur Inkonsistenzsuche aufrufen die Verknüpfungseigenschaften ändern Register Erstellen, Gruppe Abfragen, Schaltfläche Abfrage- Assistent, Eintrag Abfrage- Assistent zur Duplikatsuche auswählen Register Erstellen, Gruppe Abfragen, Schaltfläche Abfrage- Assistent, Eintrag Abfrage- Assistent zur Inkonsistenzsuche auswählen Verknüpfungslinie markieren, Kontextmenüpunkt Verknüpfungseigenschaften 16 HERDT-Verlag

17 14 Standardberichte einen Basisbericht einen Bericht mit dem Assistenten einen Bericht für mehrere Tabellen/ Abfragen einen gruppierten Bericht für eine bzw. mehrere Tabellen/Abfragen einen zusammenfassenden Bericht für eine bzw. mehrere Tabellen/ Abfragen Etiketten Tabelle oder Abfrage im Navigationsbereich markieren, Register Erstellen, Gruppe Berichte, Register Erstellen, Gruppe Berichte, Schaltfläche Berichts- Assistent Im 1. Schritt des Berichts-Assistenten Datenfelder aus mehr als einer Tabelle wählen Im 2. bzw. 3. Schritt des Berichts-Assistenten das Datenfeld wählen, nach dem die Datensätze gruppiert werden sollen Im 3. bzw. 4. Schritt des Berichts-Assistenten die Schaltfläche Zusammenfassungsoptionen wählen Register Erstellen, Gruppe Berichte, HERDT-Verlag 17

18 15 Daten drucken die Seitenansicht öffnen die Seitenansicht schließen Register Datei, Kategorie Drucken, Schaltfläche Seitenansicht Register Seitenansicht, Gruppe Vorschau schließen, Schaltfläche Seitenansicht schließen die Seiteneinstellungen verändern Register Seitenansicht, Gruppe Seitenlayout und Gruppe Seitengröße ein Datenbankobjekt mit bestimmten Einstellungen drucken festlegen, dass ein Bericht mehrspaltig gedruckt wird eine PDF-Datei Register Datei, Kategorie Drucken, Schaltfläche Drucken oder S p Register Seitenansicht, Gruppe Seitenlayout, Schaltfläche Spalten Register Datei, Kategorie Speichern unter, Option Objekt speichern als, Schaltfläche PDF, Schaltfläche Speichern unter 18 HERDT-Verlag

19 16 Datenbankobjekte bearbeiten die Ansicht der Objekte im Navigationsbereich wählen nach Objekten im Navigationsbereich suchen ein Datenbankobjekt ausblenden ausgeblendete Datenbankobjekte anzeigen ein Datenbankobjekt einblenden ein Datenbankobjekt umbenennen ein Datenbankobjekt löschen ein Datenbankobjekt in die Zwischenablage kopieren ein Datenbankobjekt aus der Zwischenablage einfügen Kontextmenüpunkt Anzeigen nach, gewünschter Untermenüpunkt Suchzeichenfolge in das Suchfeld eingeben Datenbankobjekt im Navigationsbereich markieren, Kontextmenüpunkt In dieser Gruppe ausblenden bzw. Ausblenden Obere Leiste des Navigationsbereichs, Kontextmenüpunkt Navigationsoptionen, Dialogfenster Navigationsoptionen, Kontrollfeld Ausgeblendete Objekte anzeigen aktivieren Datenbankobjekt im Navigationsbereich markieren, Kontextmenüpunkt In dieser Gruppe einblenden bzw. Einblenden Datenbankobjekt mit der rechten Maustaste im Navigationsbereich anklicken, Kontextmenüpunkt Umbenennen Datenbankobjekt im Navigationsbereich markieren, _ oder Register Start, Gruppe Datensätze, Schaltfläche Löschen Datenbankobjekt im Navigationsbereich markieren, Register Start, Gruppe Zwischenablage, Schaltfläche Kopieren oder S c Leeren Bereich im Navigationsbereich anklicken, Oberen Bereich der Schaltfläche Einfügen ANKLICKEN ODER S v HERDT-Verlag 19

20 17 Datenbanken organisieren einen anderen Standarddatenbankordner festlegen die Datenbankeigenschaften bearbeiten oder einsehen eine Datenbank exklusiv öffnen Register Datei, Schaltfläche Optionen, Kategorie Aktuelle Datenbank Register Datei, Link Datenbankeigenschaften anzeigen und bearbeiten Register Datei, Kategorie Öffnen, Speicherort wählen, Schaltfläche Öffnen, Auswahl Exklusiv öffnen ein Kennwort für eine Datenbank festlegen eine Sicherungskopie Register Datei, Kategorie Information, Schaltfläche Mit Kennwort verschlüsseln, Kennwort eingeben Register Datei, Kategorie Speichern unter, Kategorie Datenbank speichern als, Schaltfläche Datenbank sichern 20 HERDT-Verlag

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