ACCESS. Microsoft Access 97. Grundlagen Datenbanken ACC Autorin: I. Zimmermann. 3. Auflage: Oktober 1998 (200301)

Transkript

1 Microsoft Access 97 für Windows 95/98/NT Grundlagen Datenbanken ACC Autorin: I. Zimmermann 3. Auflage: Oktober 1998 (200301) by HERDT-Verlag, Nackenheim, Germany Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Microfilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Diese Unterlage wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. ACCESS

2 I NHALTSVERZEICHNIS Access 97 Basiswissen 1 Das Programm Access Was ist ein Datenbankprogramm? Objekte einer Access-Datenbank Hardware-Anforderungen Access starten Der Arbeitsbildschirm Grundlegende Hinweise zur Programmsteuerung Access beenden Schnellübersicht Übung Datenbank erstellen Datenbank schnell mit dem Assistenten erstellen Neue Datenbank manuell anlegen Datenbank öffnen und schließen Schnellübersicht Übung Tabellen erstellen und Daten erfassen Grundlagen Tabellen schnell mit dem Tabellen- Assistenten erstellen Tabellen manuell erstellen Aufbau der Datenblattansicht Feldnamen festlegen Datensätze in der Datenblattansicht eingeben Tabellen speichern und Primärschlüssel erzeugen Datensätze im AutoFormular eingeben Schnellübersicht Übung Grundlagen der Tabellenbearbeitung Tabellenteile markieren Datenfelder hinzufügen und entfernen Datensätze entfernen und neue hinzufügen Feldinhalte bearbeiten Änderungen rückgängig machen Feldinhalte suchen und ersetzen Rechtschreibprüfung in Textfeldern Anzeige (Layout) der Tabelle verändern Schnellübersicht Übung Sortieren und Filtern von Datensätzen Grundlagen Datensätze sortieren Auswahlbasierter Filter Bedingungsausdrücke formulieren Filter nach -Methode Formularbasierter Filter Spezialfilter Besonderheiten bei Und/Oder- Verknüpfungen Schnellübersicht Übung Einfache Abfragen erstellen Grundlagen Abfragearten Einfache Auswahlabfragen mit dem Assistenten erstellen Einfache Auswahlabfragen manuell erstellen Abfragen bearbeiten Abfragen ausführen Abfragen speichern, schließen und öffnen Abfragekriterien eingeben Besondere Möglichkeiten zur Formulierung von Abfragen Berechnete Felder Der Ausdrucks-Editor Schnellübersicht Übung Datenausgabe Tabellen oder Abfragen drucken Die Seitenansicht Die Seiteneinstellungen Der AutoBericht Schnellübersicht Übung Allgemeine Bearbeitung der Datenbankobjekte Grundlagen Objekte umbenennen Objekte kopieren und löschen Objekte aus- und einblenden Die Datenbankansicht Schnellübersicht Übung Aufbauwissen 9 Tabellenstruktur bearbeiten Die Tabellenstruktur in der Entwurfsansicht Datenfelder hinzufügen und bearbeiten Besonderheiten beim Erzeugen eines Primärschlüssels Feldeigenschaften festlegen Die Feldeigenschaften FELDGRÖSSE und D EZIMALSTELLEN... 89

3 Inhaltsverzeichnis I 9.6 Standardwerte festlegen Ausgabeformate definieren Eingabeformate definieren Gültigkeitsprüfung während der Dateneingabe Nachschlagelisten Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten Schnellübersicht Übung Die Indizierung Grundlagen Einfachen Index erstellen Zusammengesetzten Index erstellen Index löschen Schnellübersicht Übung Beziehungen zwischen Tabellen Grundlagen Das Beziehungsfenster Beziehungen erzeugen und löschen Besondere Einstellungen für Beziehungen mit referentieller Integrität Vorhandene Beziehungen einsehen und bearbeiten Beziehungsfenster schließen Schnellübersicht Übung Erweiterte Abfragetechniken Grundlagen Auswahlabfragen mit mehreren Tabellen Verknüpfungseigenschaften bei Abfragen mit mehreren Tabellen Abfragen mit Funktionen Parameterabfragen Aktionsabfragen Kreuztabellenabfragen Assistent zur Duplikatsuche Assistent zur Inkonsistenzsuche Schnellübersicht Übung Standardformulare erstellen Grundlagen AutoFormulare erstellen Formulare mit dem Assistenten erstellen Hauptformulare mit Unterformular erstellen Diagramm-Formulare erstellen Schnellübersicht Übung Grundlagen der Bearbeitung von Formularen Die Entwurfsansicht von Formularen Übersicht über die Steuerelemente Steuerelemente markieren Größe und Position von Steuerelementen verändern Steuerelemente kopieren und löschen Steuerelemente hinzufügen und bearbeiten Steuerelemente optisch aufbereiten Schnellübersicht Übung Standardberichte erstellen Grundlagen AutoBerichte erstellen Berichte mit dem Assistenten erstellen Gruppierte Berichte erstellen Zusammenfassende Berichte erstellen Berichte mit Diagramm erstellen Adreßetiketten erstellen Schnellübersicht Übung Grundlagen der Bearbeitung von Berichten Die Entwurfsansicht von Berichten Steuerelemente hinzufügen Weitere Funktionen einfügen Bilder und Grafiken einfügen Schnellübersicht Übung Einfacher Datenaustausch Grundlagen Access-Objekte importieren Access-Datenbankdatei konvertieren Daten schnell in Excel oder Word exportieren Tabellen verknüpfen Serienbriefe mit Word Schnellübersicht Übung Individuelle Konfiguration Symbolleisten individuell gestalten Die Access-Grundeinstellungen Schnellübersicht Übung Stichwortverzeichnis...178

4 6 Access 97 6 Einfache Abfragen erstellen In diesem Kapitel erfahren Sie zu welchem Zweck Sie Abfragen verwenden können wie Sie eine Auswahlabfrage erstellen wie Sie eine Abfrage ausführen wie Sie Berechnungen in einer Abfrage durchführen wie Sie den Ausdrucks-Editor einsetzen können Voraussetzungen Tabellen erstellen und bearbeiten Datensätze filtern und Filterkriterien definieren 6.1 Grundlagen Mit Hilfe von Filtern und Abfragen können Sie Datensätze einer Tabelle anzeigen lassen, die bestimmte Kriterien erfüllen. Beispielsweise können Sie so ermitteln, wieviel Aufträge am ausgeliefert wurden. Unterschiede zwischen Filter und Abfrage Auswahl der Daten Speicherung Filter Das Filtern erfolgt aus einer Tabelle zeilenweise. Der Filter wird mit der Tabelle gespeichert. Abfrage Eine Abfrage kann aus einer oder mehreren Tabellen zeilenweise und/oder spaltenweise erstellt werden. Die Daten, die bestimmte Kriterien erfüllen, werden in einem Dynaset (dynamische Ansicht von Daten aus einer oder mehreren Tabellen) zusammengefaßt. Sie können so die Abfrage jederzeit wieder starten und erhalten jeweils eine neue, aktuelle Auswertung der Daten. Verwendung Zur schnellen und einfachen Auswahl von Datensätzen Ergebnis eines Filters mit der Bedingung: Alle Artikel mit der Lieferanten-Nr 1 Zur Auswahl von Datenfeldern, die mehrere Bedingungen erfüllen müssen Ergebnis einer Abfrage mit der Bedingung: Alle Artikel, deren Stückpreis größer 10 DM ist, mit Auswahl der Spalten Artikel-Nr und Einzelpreis Abb. 6.1 Beispiel eines Filters und einer Abfrage 56

5 Einfache Abfragen erstellen 6 Mit einer Abfrage können Sie... Daten aus mehr als einer Tabelle ansehen und bearbeiten eine Auswahl von Feldern und Daten treffen, die Sie sehen möchten Datensätze sortieren lassen Berechnungen durchführen bzw. Gesamtsummen (beispielsweise Umsatz Januar 1997) ermitteln eine Gruppe von Daten gleichzeitig aktualisieren, löschen, pflegen oder einer anderen Tabelle anfügen eine Grundlage für eine weitere Abfrage, ein Formular, einen Bericht oder ein Diagramm schaffen nach doppelten Datensätzen suchen (Duplikatsuche) nach Datensätzen suchen, die keinen übereinstimmenden Datensatz in einer zweiten Tabelle besitzen (Inkonsistenzsuche) 6.2 Abfragearten Access bietet Ihnen mehrere Abfragearten an. Welche Abfrage Sie einsetzen, hängt von der Art der Problemstellung ab. In der folgenden Tabelle erhalten Sie eine Auswahl von Abfragearten. Art der Abfrage Beschreibung Beispielanwendung Auswahlabfrage Parameterabfrage Aktionsabfrage Die Auswahlabfrage wählt eine Gruppe von Daten aus einer oder mehreren Tabellen aus. Die Parameterabfrage zeigt ein Dialogfenster zur Eingabe von Kriterien für die Abfrage an. Mit Hilfe dieser Abfrage ändern Sie Ihren Datenbestand in einem Schritt. Welche Aufträge wurden heute an welche Kunden ausgeliefert? Drucke den Bericht der Umsatzdaten für den aktuellen Monat aus. Die Preise aller Artikel erhöhen sich um 3%. Kreuztabellenabfrage Pivot-Tabellen- Abfrage SQL-Abfrage Die Kreuztabellenabfrage gruppiert Daten mit unterschiedlichen Berechnungsmethoden. Diese Abfrage stellt eine erweiterte Kreuztabellenabfrage dar. Ihnen stehen jedoch zusätzliche Gruppierungs- und Layoutfunktionen zur Verfügung. Für diese Abfrage sind Grundkenntnisse der Tabellenkalkulation mit Excel erforderlich. Diese ist eine spezielle Abfrage, die mit der Datenbank-Abfragesprache SQL (Structured Query Language) erstellt wird und nicht Bestandteil dieser Unterlage ist. Wie entwickelten sich die Umsatzzahlen in den letzten 14 Tagen? Wie entwickelten sich die Umsatzzahlen in den letzten 14 Tagen für die Produktgruppen A, B und C? Mit SQL können alle möglichen Abfragen erstellt werden. Die Abfragetechnik wird im folgenden anhand der Auswahlabfrage erläutert. Notizen 57

6 6 Access Einfache Auswahlabfragen mit dem Assistenten erstellen Mit diesem Assistenten erstellen Sie einfache Auswahlabfragen. Sie können die Tabellen und die Datenfelder auswählen, die in der Abfrage enthalten sein sollen. Mit Hilfe des Auswahlabfrage-Assistenten können Sie sehr schnell eine Abfrage erzeugen. Diese können Sie als Grundgerüst verwenden und anschließend in der Entwurfsansicht weiterbearbeiten. Beispielsweise können Sie in der Entwurfsansicht Bedingungen formulieren oder eine Sortierung definieren. Auswahlabfrage-Assistent starten Abb. 6.2 EINFÜGEN -ABFRAGE Aktivieren Sie das Register A BFRAGEN des Datenbankfensters, und klicken Sie auf die Schaltfläche NEU. Alternativen: EINFÜGEN - ABFRAGE, 1 NEUES OBJEKT : A BFRAGE Wählen Sie im Dialogfenster den Eintrag A USWAHLABFRAGE -A SSISTENT aus. Access blendet den Auswahlabfrage-Assistenten ein Schritt 1: Wählen Sie die Tabelle aus =, für die Sie die Abfrage erstellen möchten ( Abb. 6.3 ). Abb. 6.3 Felder indie Abfrage einfügen 7 Wählen Sie aus dem Listenfeld > ein Feld oder mehrere Felder mit Hilfe der Pfeiltasten? - B aus. Ein Feld entspricht einer Tabellenspalte. Betätigen Sie die Schaltfläche W EITER C Schritt 2: Erkennt Access Zahlenwerte in der Tabelle, können Sie zwischen Detailtabelle = und Übersichtstabelle > ( Abb. 6.4 ) wählen. Eine Detailtabelle zeigt die einzelnen Werte jedes Datensatzes an. In einer Übersichtstabelle können Sie Summen, Mittelwerte, Maximal- und Minimalwerte über die Schaltfläche? erzeugen (vgl. nachfolgendes Beispiel). Geben Sie im letzten Dialogfenster einen Namen für die Abfrage ein. Folgen Sie den weiteren Anweisungen zum Fertigstellen der Abfrage. Die von Access erzeugte Abfrage enthält nur die Datenfelder, die Sie zuvor ausgewählt haben (vgl. Abb. 6.5). Abb. 6.4 Abfrageansicht wählen Abb. 6.5 Abfrageergebnis (Dynaset) 58

7 Einfache Abfragen erstellen 6 Aus der Tabelle Ausgänge wird eine Abfrage erstellt, in der die Spalte Anzahl Einheiten pro Artikel summiert wird =. Weiterhin wird die Anzahl der Ausgänge pro Artikel gezählt > ; dieser Wert ergibt sich aufgrund der summierten Datensätze pro Artikel. 1 Abfrage Summe der Ausgänge 2 Abb. 6.6 Zusammenfassungsoptionen erstellen Daten ineiner Abfrage ändern Wie Sie am Ergebnis der Abfrage sehen, handelt es sich bei der erstellten Abfrage eigentlich um eine Tabelle. Cursor- und Datensteuerung sowie Dateneingabe und -änderung können Sie analog zur Bearbeitung in der Datenblattansicht durchführen. Beachten Sie jedoch, daß bei Änderungen von Datensätzen die Datensätze der zugrundeliegenden Tabelle geändert werden. 6.4 Einfache Auswahlabfragen manuell erstellen oder Aktivieren Sie das Register T ABELLEN im Datenbankfenster, und markieren Sie die Tabelle, für die eine Abfrage erstellt werden soll. Rufen Sie den Menüpunkt EINFÜGEN - ABFRAGE auf. Klicken Sie auf den Pfeil des Symbols NEUES OBJEKT =, und wählen Sie aus dem Listenfeld die Option A BFRAGE > aus. Wählen Sie im Listenfeld des Dialogfensters N EUE A BFRAGE den Eintrag E NTWURFSANSICHT aus, und bestätigen Sie mit OK. = > Auf dem Bildschirm erscheint das Abfragefenster in der Entwurfsansicht. Name der Abfrage: Abfragetyp Feldliste Tabellenanzeigebereich Trennlinie Entwurfsbereich: Aufbau der Abfrage Abb. 6.7 Die Entwurfsansicht einer Abfrage 59

8 6 Access Abfragen bearbeiten Felder indie Abfrage aufnehmen Im geöffneten Abfragefenster sind die Felder zu bestimmen, die in die Abfrage aufgenommen werden sollen. Die Feldliste der Abfrage enthält alle Datenfelder der Tabelle. Zur Auswahl von Feldern steht Ihnen eine Reihe von Möglichkeiten zur Verfügung: Zur Auswahl eines Feldes klicken Sie dieses mit der Maus in der Feldliste an, und ziehen Sie es mit Drag & Drop in eine freie Zelle der Zeile F ELD des Entwurfsbereichs. Möchten Sie mehrere Felder hinzufügen, halten Sie beim Markieren die STRG -Taste gedrückt. Zur Auswahl eines ganzen Feldblocks halten Sie die UMSCHALTEN -Taste gedrückt, während Sie zuerst auf das erste und dann auf das letzte Feld des Blocks klicken. Um alle Felder der Abfrage hinzuzufügen, führen Sie einen Doppelklick auf die Titelleiste der Feldliste durch. Daraufhin werden alle Felder invers dargestellt und können mit Drag & Drop auf den Entwurfsbereich gezogen werden. Abb. 6.8 Felder inden Entwurfsbereich ziehen Praxistip Eine weitere Möglichkeit, alle Felder auszuwählen, besteht darin, das Sternchen (*) der Tabelle in die erste Zelle des Entwurfsbereichs zu ziehen. Der Vorteil liegt darin, daß die Abfrage nicht modifiziert werden muß, wenn die Felder der entsprechenden Tabelle geändert werden. Das Sternchen steht somit als Stellvertretersymbol für jeweils alle aktuellen Datenfelder. Der Nachteil dieses Verfahrens besteht darin, daß Felder, die dem Entwurfsbereich mit einem Sternchen hinzugefügt wurden, nicht sortiert werden können. Sortierreihenfolge der Abfrage festlegen Im Abfrageergebnis (Dynaset) lassen sich die ausgewählten Daten besser interpretieren, wenn sie in alphabetischer oder numerischer Reihenfolge präsentiert werden. Die Sortierreihenfolge wird in dem Entwurfsbereich wie folgt festgelegt: Wählen Sie im Kombinationsfeld S ORTIERUNG zwischen den Sortierreihenfolgen AUFSTEIGEND und ABSTEIGEND. Praxistip Möchten Sie nach mehreren Feldern sortieren, beispielsweise die Adressen mit gleichem Nachnamen anschließend nach Vornamen sortieren, können Sie mehrere Felder als Sortierfeld definieren. Die Reihenfolge der Sortierung erfolgt dann von links nach rechts. Felder aus der Abfrage entfernen Löschen Sie den Inhalt des Feldes F ELD in der entsprechenden Spalte. Felder imabfrageergebnis ausblenden Möchten Sie zwar ein Feld als Abfragekriterium aufnehmen (beispielsweise alle Preise größer 10,- DM), es jedoch im Abfrageergebnis nicht erscheinen lassen, können Sie dieses Feld im Entwurfsbereich ausblenden. Deaktivieren Sie in der Zeile A NZEIGEN das Kontrollfeld =. 1 60

9 Einfache Abfragen erstellen 6 Felder für das Abfrageergebnis umbenennen Sie können die Feldnamen, die Ihnen die Tabellenstruktur vorgibt, durch verständlichere Begriffe ersetzen. Klicken Sie links neben den ersten Buchstaben des Feldnamens, den Sie ändern möchten =. Geben Sie den neuen Namen ein, und schließen Sie die Eingabe mit einem Doppelpunkt ab >. 1 2 Der Feldname darf dabei nicht überschrieben werden, damit der Bezug zum Datenfeld erhalten bleibt. 6.6 Abfragen ausführen Abfrage ausführen Klicken Sie auf das Symbol, oder rufen Sie den Menüpunkt ABFRA- GE - AUSFÜHREN auf. Wechseln zur Entwurfsansicht Alternativen: oder ANSICHT - DATENBLATTANSICHT Klicken Sie auf das Symbol. Alternative: ANSICHT - ENTWURFSANSICHT Abb. 6.9 Entwurfsansicht und Ergebnis einer Abfrage der Artikel-Tabelle 6.7 Abfragen speichern, schließen und öffnen Abfrage speichern Rufen Sie den Menüpunkt DATEI - SPEICHERN auf. Alternativen: Symbol oder STRG S Falls Sie die Abfrage zum ersten Mal speichern, öffnet Access das Dialogfenster S PEICHERN UNTER. Vergeben Sie hier einen Namen. Der Name kann bis zu 64 Zeichen lang sein. Notizen 61

10 6 Access 97 Abfrage unter einem neuen Namen speichern Möchten Sie eine bereits gespeicherte und anschließend geänderte Abfrage unter einem neuen Namen speichern, rufen Sie den Menüpunkt DATEI - SPEI- CHERN UNTER\EXPORTIEREN auf. Die alte Version der Abfrage bleibt somit erhalten. Abb DATEI SPEICHERN UNTER/EXPORTIEREN Abfrage schließen Klicken Sie auf das Schließfeld des Abfragefensters. Nicht gespeicherte Änderungen der Abfrage können auf Rückfrage gespeichert werden. Abfrage in der Entwurfsansicht öffnen Abfrage in der Datenblattansicht öffnen oder Alternativen: DATEI - SCHLIESSEN oder STRG W Wechseln Sie in das Register A BFRAGEN des Datenbankfensters. Alle gespeicherten Abfragen werden hier aufgelistet. Klicken Sie die gewünschte Abfrage an, und betätigen Sie die Schaltfläche E NTWURF. Alternative: Kontextmenüpunkt ENTWURF Klicken Sie im Register A BFRAGEN des Datenbankfensters doppelt auf die gewünschte Abfrage. Klicken Sie die gewünschte Abfrage an, und betätigen Sie die Schaltfläche Ö FFNEN. Alternative: Kontextmenüpunkt ÖFFNEN 6.8 Abfragekriterien eingeben Abfrage mit einem Kriterium Kriterien einer Abfrage werden im Entwurfsbereich in der Zeile K RITERIEN des Abfragefensters definiert. Abfrage mit mehreren Kriterien Sie können auch mehrere Bedingungen in verschiedene Felder und Zeilen eintragen. Dabei gelten folgende Besonderheiten: UND-Verknüpfung: Die Bedingungen einer Zeile werden durch UND miteinander verknüpft. Nur wenn alle Bedingungen einer Zeile erfüllt sind, wird der Datensatz in das Ergebnis aufgenommen. Beispiel: Alle Artikel des Lieferanten mit der Lieferanten- Nr. 3 und deren Preis größer als 50 DM ist. ODER-Verknüpfung: Wenn Sie in zwei Zeilen Bedingungen eintragen, werden die Zeilen durch ODER verbunden. Wird die Bedingung mindestens einer Zeile mit Ja beantwortet, wird der Datensatz in das Ergebnis aufgenommen. Beispiel: Alle Artikel des Lieferanten mit der Lieferanten- Nr. 3 oder deren Preis größer als 10 DM ist. 62