Access Verbrecherdatenbank Teil 1

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1 Access Verbrecherdatenbank Teil 1 Allgemeines In dieser Übung erstellst du mit Microsoft Access eine Verbrecherdatenbank. Dabei lernst du die wesentlichen Elemente einer Datenbank wie Tabellen, Formulare usw. kennen. Anlegen einer leeren Datenbank Klicke auf das Menü Datei Neu und wähle im Arbeitsbereich den Eintrag Leere Datenbank : Speichere diese leere Datenbank unter dem Namen verbrecherdatenbank in dein Verzeichnis, indem du auf Erstellen klickst. Es erscheint nun folgendes Dialogfeld: Anlegen der Tabellen In Access werden alle Daten in Tabellen gespeichert. Für deine Verbrecherdatenbank benötigst du eine Reihe von Tabellen, die du nun der Reihe nach anlegst. Klicke zunächst doppelt auf den Eintrag Erstellt eine Tabelle in der Entwurfsansicht. In der Abbildung auf der nächsten Seite siehst du, welche Inhalte du nun festlegen sollst. Access_Verbrecherdatenbank1 Seite 1 von 15 SC 2006

2 Feldname: jedes Feld muss einen eindeutigen Namen erhalten. Felddatentyp: legt fest, wie Access die eingegebenen Daten zu behandeln hat. Feldeigenschaften: hier stellst du z. B. die Feldgröße ein und legst fest, ob in das Feld Daten eingegeben werden müssen oder nicht. Für das Feld ID legst du fest, dass Access dieses Feld als Primärschlüssel verwenden soll. Markiere dazu das Feld ID und klicke in der Symbolleiste auf das Symbol Primärschlüssel. Access_Verbrecherdatenbank1 Seite 2 von 15 SC 2006

3 Schließe nun die Tabelle, indem du in der Tabelle 1 auf das Symbol Schließen klickst. Du wirst nun gefragt, ob du die Tabelle speichern möchtest. Klicke auf Ja und gib als Namen Grunddaten ein. Auf dieselbe Art und Weise legst du nun der Reihe nach die folgenden Tabellen an: Geschlecht, Haarfarbe, Augenfarbe, Schuhgroeße, Merkmale. Die notwendigen Informationen zu Feldname und Feldgröße entnimmst du den folgenden Abbildungen: Damit hast du die Voraussetzungen für deine Verbrecherdatenbank geschaffen. Als nächstes musst du nun diese Tabellen miteinander in Beziehung (= Relation) bringen. Access_Verbrecherdatenbank1 Seite 3 von 15 SC 2006

4 Tabellen in Beziehungen bringen Access ist eine so genannte relationale Datenbank, was bedeutet, dass die Inhalte von verschiedenen Tabellen miteinander in Beziehung gebracht werden können. Das geschieht so: Klicke in der Symbolleiste auf das Symbol Beziehungen. Es erscheint folgendes Dialogfeld: Durch Klick auf Hinzufügen fügst du nun der Reihe nach alle Tabellen hinzu. Wenn du fertig bist, müssten wie in der oberen Abbildung alle Tabellen im Feld Beziehungen zu sehen sein. Access_Verbrecherdatenbank1 Seite 4 von 15 SC 2006

5 Ziehe nun mit gedrückter Maustaste den Eintrag GeschlechtNR aus der Tabelle Geschlecht auf den Eintrag Geschlecht aus der Tabelle Grunddaten. Es erscheint folgendes Dialogfeld: Klicke auf Erstellen, um eine Beziehung zwischen den beiden Tabellen herzustellen. Wiederhole das nun für alle anderen Tabellen auch, bis das Ergebnis so aussieht: Bestätige das Speichern beim Schließen mit JA! Access_Verbrecherdatenbank1 Seite 5 von 15 SC 2006

6 Bevor du nun daran gehen kannst, ein Formular zur vereinfachten Dateneingabe zu erstellen, füllst du noch einige Tabellen mit Inhalt. Öffne dazu der Reihe nach die Tabellen und gib folgende Inhalte ein: Hinweis: Du musst lediglich ins zweite Feld Daten eingeben, das erste Feld erhält von Access automatisch einen Wert (= AutoWert) zugewiesen. Die Tabelle Grunddaten füllst du im Moment noch nicht mit Daten. Access_Verbrecherdatenbank1 Seite 6 von 15 SC 2006

7 Anlegen eines Formulars Formulare dienen in Access der vereinfachten Eingabe von Daten. Gespeichert werden die Informationen, die du in ein Formular eingibst, weiterhin in der Tabelle, die dem Formular zu Grunde liegt. Wähle das Objekt Formulare und klicke doppelt auf Erstellt ein Formular unter Verwendung des Assistenten : Es erscheint nun ein Dialogfeld, indem du festlegen musst, aus welcher Tabelle du Daten in dein Formular übernehmen möchtest und welche Felder dieser Tabelle übernommen werden sollen. Betrachte dazu die folgende Abbildung und wähle dieselbe Tabelle und dieselben Felder wie dort abgebildet. Access_Verbrecherdatenbank1 Seite 7 von 15 SC 2006

8 Klicke nun auf Weiter und wähle der Reihe nach die folgenden Einstellungen aus. Einspaltig Sumi Verbrecher Klicke abschließend auf Fertig stellen. Access_Verbrecherdatenbank1 Seite 8 von 15 SC 2006

9 Das eben erstellte Formular sieht nun so aus: Dieses Formular entspricht allerdings noch nicht ganz deinen Vorstellungen einer bequemen Dateneingabe, daher musst du es noch in der Entwurfsansicht entsprechend abändern. Klicke dazu auf das Symbol Entwurfsansicht : Passe zunächst dein Formular in der Größe an, dazu musst du lediglich die Ränder des Hintergrunds verschieben. Orientiere dich am Lineal, um ein Formular zu erzeugen, das in etwa so aussieht, wie jenes in der folgenden Abbildung. Access_Verbrecherdatenbank1 Seite 9 von 15 SC 2006

10 Hier bei gedrückter Maustaste auf die Breite von ca. 21 cm ziehen. Die Höhe beträgt etwa 8 cm. Der nächste Schritt wird dir vielleicht im ersten Moment etwas seltsam vorkommen, aber du wirst bald wissen, wozu dieser gut war. Markiere der Reihe nach bei gedrückter STRG-Taste die Felder Geschlecht, Haarfarbe, Augenfarbe, Schuhgroeße und Merkmale und drücke anschließend die Taste Entf. Das Formular sieht nun so aus: Nun fügst du mit Hilfe der Toolbox der Reihe nach für die eben gelöschten Felder jeweils ein Kombinationsfeld auf. Auf der nächsten Seite erkläre ich dir für das Feld Geschlecht wie das geht, anschließend fügst du die fehlenden Felder auf dieselbe Art hinzu. Access_Verbrecherdatenbank1 Seite 10 von 15 SC 2006

11 Wähle aus der Toolbox das Symbol Kombinationsfeld aus (siehe Abbildung rechts). Ziehe nun im Formular ein Kombinationsfeld auf (die Größe spielt im Moment noch keine Rolle). Es startet nun ein Assistent, der dir bei der Erstellung hilft: Wähle der Reihe nach die Einstellungen, wie du sie in den folgenden Abbildungen siehst und klicke anschließend auf Weiter. Das Kombinationsfeld soll die Werte einer Tabelle oder Abfrage entnehmen. Tabelle: Geschlecht Ausgewählte Felder: Geschlecht Geschlecht Schlüsselspalte ausblenden Wert speichern in Feld: Geschlecht Access_Verbrecherdatenbank1 Seite 11 von 15 SC 2006

12 Nenne das Kombinationsfeld Geschlecht und klicke abschließend auf Fertig stellen. Passe nun das Kombinationsfeld in der Größe etwas an und verschiebe es im Formular, sodass das Ergebnis wie in der folgenden Abbildung aussieht: Wiederhole diese Schritte nun für Haarfarbe, Augenfarbe, Schuhgroeße und Merkmale Achte darauf, dass die Werte im richtigen Feld gespeichert werden. Das Ergebnis sollte dann etwa so aussehen: Um das Ergebnis deiner Mühe ansehen zu können, wechsle in die Formularansicht und klicke ruhig einmal einen der kleinen Pfeile des Kombinatiosfeldes an, um zu sehen, was geschieht. Access_Verbrecherdatenbank1 Seite 12 von 15 SC 2006

13 Speichere die Änderungen des Formulars und beginne nun, in der Formularansicht Daten einzugeben. Einige vorgefertigte Datensätze kannst du dir unter im Bereich Informatik herunterladen. Natürlich kannst du auch eigene Namen erfinden und eingeben. Die folgende Abbildung zeigt dir, wie das fertige Formular aussieht (in meinem Beispiel habe ich sogar noch Bilder hinzugefügt wie das geht, erfährst du im Anhang dieses Workshops auf Seite 14): Im zweiten Teil des Lehrgangs lernst du, wie du für deine Verbrecherdatenbank einen Bericht (Steckbrief) erstellst und in dein Formular eine Schaltfläche zum bequemen Aufruf des Berichts integrierst. Access_Verbrecherdatenbank1 Seite 13 von 15 SC 2006

14 Anhang: Bilder in Formular einfügen Voraussetzungen: Du benötigst für jeden Datensatz ein Bild im Format *.bmp. Access kann leider mit anderen Formaten (jedenfalls nicht ohne Programmierung) umgehen. Öffne die Tabelle Grunddaten im der Entwurfsansicht. Füge ein neues Feld mit dem Namen Bilder hinzu. Als Felddatentyp legst du OLE-Objekt fest. Speichere die Tabelle und wechsle anschließend in die Datenblattansicht der Tabelle. Klicke nun im Feld Bilder im ersten Datensatz das leere Datenfeld mit der rechten Maustaste an und wähle den Eintrag Objekt einfügen (siehe Abbildung rechts). Im nächsten Dialogfeld (siehe Abbildung unten) wählst du die Option Aus Datei erstellen und klickst anschließend auf Durchsuchen. Verzweige nun zu dem Bild, das du einfügen möchtest und klicke abschließend auf OK. Wiederhole diese Schritte für jeden einzelnen Datensatz, dem du ein Bild hinzufügen möchtest. Wechsle nun in die Entwurfsansicht des Formulars Verbrecher. Wähle aus der Toolbox das Werkzeug Gebundenes Objektfeld (Vergleiche mit der folgenden Abbildung) und ziehe im Formular einen Rahmen auf. Dieser ist zunächst noch leer. Access_Verbrecherdatenbank1 Seite 14 von 15 SC 2006

15 Klicke nun mit der rechten Maustaste auf den leeren Bilderrahmen: Wähle den Eintrag Eigenschaften und klicke auf den Reiter Alle (siehe nächste Abbildung). Klicke in die Zeile Steuerelementinhalt und anschließend auf den kleinen Pfeil rechts davon. Wähle aus den angebotenen Feldern den Eintrag Bilder. Nun sollte in deinem Formular bei jedem Datensatz das entsprechende Bild angezeigt werden. Access_Verbrecherdatenbank1 Seite 15 von 15 SC 2006

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