Microsoft Access 2010 Auswahlabfragen erstellen. Leibniz Universität IT Services Anja Aue

Transkript

1 Microsoft Access 2010 Auswahlabfragen erstellen Leibniz Universität IT Services Anja Aue

2 Abfragen... stellen Informationen aus ein oder mehreren Tabellen neu zusammen. verknüpfen mehrere Tabellen. sortieren Informationen aus Tabellen. filtern Informationen aus Tabellen nach bestimmten Kriterien. berechnen aus vorhandenen Daten neue Daten. kapseln die, in Tabellen gespeicherten Informationen. werden intern in SQL (Structured Query Language) gespeichert. Datenbanken - Einführung Seite 2

3 haben als Quelle... ein oder mehrere Tabellen. in der Datenbank vorhandene Abfragen. eine Kombination von Tabellen und Abfragen. Datenbanken - Einführung Seite 3

4 in Access Auswahlabfragen zum Sortieren, Filtern und Berechnen von Daten. Aktionsabfragen zur automatisierten Bearbeiten und Löschen von Daten Kreuztabellen stellen Daten in Zeilen / Spalten dar und werten diese aus. Datenbanken - Einführung Seite 4

5 Auswahlabfragen... sortieren Informationen aus ein oder mehreren Tabellen. filtern Informationen in Abhängigkeit von bestimmten Kriterien. stellen Informationen neu zusammen. berechnen Daten aus vorhandenen Informationen. Datenbanken - Einführung Seite 5

6 Beispiele Liste aller Mitarbeiter in Abhängigkeit der Abteilung. Mitarbeiter und deren Geburtsdatum für eine Geburtstagsliste. Anzeige der Anrufer am heutigen Tag. Kunden und deren Projekte, sortiert nach deren Fertigstellungsdatum. Berechnung Menge mal Preis pro Bestellposten. Datenbanken - Einführung Seite 6

7 Hinweise zu personenbezogenen Daten Personenbezogenen Daten werden in Abhängigkeit der Aktivität angezeigt oder nicht. Beispiel: Der Lagerist bekommt die Bestellung und deren Posten sowie die Anschrift des Kunden angezeigt. Die Bankverbindungen werden für diese Aktivität nicht benötigt und nicht angezeigt. Fragen Wie viele Gespräche hat Mitarbeiter X am Donnerstag getätigt? dürfen nicht beantwortet werden. Abfragen, die der Verhaltens- und Leistungskontrolle von Mitarbeitern dienen, sind nicht erlaubt. Datenbanken - Einführung Seite 7

8 Ergebnis einer Abfrage... wird in einer Tabelle dargestellt. stellt die Informationen in Zeilen und Spalten dar. ist immer eine Momentan-Aufnahme (Dynaset) der gerade in den Tabellen gespeicherten Daten. wird nicht gespeichert. Datenbanken - Einführung Seite 8

9 Sichten auf Daten tblprojekte ProjektName KundenNr Beginn Am Ende Am Budget tblaufgaben ProjektNr Beginn Am Ende Am Beschreibung Mitarbeiter tblaufgaben ProjektNr Beginn Am Ende Am Beschreibung Priorität Mitarbeiter tblprojekte ProjektName KundenNr Beginn Am Ende Am Budget tblaufgaben ProjektNr Beginn Am Ende Am Beschreibung Priorität Mitarbeiter Projektleiter Datenbanken - Einführung Seite 9

10 Ansichten einer Abfrage in der Datenbank In der Datenblattansicht wird das Ergebnis einer Abfrage angezeigt. Die Datenblattansicht ist die Ansicht des Nutzers. In der Entwurfsansicht wird die Struktur der Abfrage angezeigt. Es wird die Datenquelle angezeigt. In dieser Ansicht wird die Abfrage vom Entwickler mit Hilfe von grafischen Elementen erstellt. In der SQL-Ansicht wird die Abfrage in der Sprache SQL angezeigt. Die Entwurfsansicht wird in die Sprache SQL automatisiert übersetzt. Datenbanken - Einführung Seite 10

11 Wechsel der Ansichten Die Registerkarte Start ist aktiv. Klick auf den Befehl Ansicht in der Gruppe Ansichten. Oder: Die Registerkarte Abfragetools Entwurf ist aktiv. Klick auf den Befehl Ansicht in der Gruppe Ergebnisse. Jeder Befehl symbolisiert eine bestimmte Ansicht. Datenbanken - Einführung Seite 11

12 Andere Möglichkeit Am unteren Rand der Anwendung wird die Statusleiste angezeigt. Am rechten Rand der Statusleiste werden die verschiedenen Ansichten als Symbole (Datenblattansicht, PivotTable-Ansicht), PivotChart-Ansicht, SQL-Ansicht, Entwurfsansicht) dargestellt. Die momentan gewählte Ansicht wird farbig markiert. Datenbanken - Einführung Seite 12

13 Anweisung in der SQL-Ansicht... bildet die Struktur der Abfrage ab. besteht aus Schlüsselwörtern und Feldnamen, um den Aufbau einer Abfrage darzustellen. hat eine bestimmte Syntax, wie jede andere Sprache auch. Datenbanken - Einführung Seite 13

14 wird in der Entwurfsansicht erstellt Im oberen Bereich wird die Datenquelle in Form einer Feldliste angezeigt. Im unteren Bereich werden die Felder aufgelistet, die die Abfrage anzeigen soll. Die Felder können sortiert und gefiltert werden. Datenbanken - Einführung Seite 14

15 zeigt die Daten in der Datenblattansicht an Datenbanken - Einführung Seite 15

16 Bearbeitung von Daten in der Datenblattansicht Datenquelle: Eine Tabelle oder 1 : 1-Beziehung. Die Daten können genauso wie in einer Tabelle geändert werden. Datenquelle: Zwei Tabellen in einer 1 : n-beziehung. Die Daten können genauso wie in einer Tabelle geändert werden. Datenquelle: Drei oder mehr Tabellen in einer 1 : n :1- Beziehung. Die Daten sind vor Veränderungen geschützt. Datenbanken - Einführung Seite 16

17 Neue Abfrage erstellen Die Registerkarte Erstellen ist aktiv. Mausklick auf Abfrageentwurf in der Gruppe Abfragen. Die Entwurfsansicht einer Abfrage wird geöffnet. In dieser Ansicht wird die Struktur der Abfrage festgelegt. Datenbanken - Einführung Seite 17

18 Entwurfsansicht einer neu erstellten Abfrage Datenbanken - Einführung Seite 18

19 Registerkarte Abfragetools - Entwurf Gruppe Ergebnisse. Ansicht ändern. Abfrage ausführen. Gruppe Abfragetyp. Auswahl der Abfrageart. Eine Auswahlabfrage wird durch das Icon Auswählen gekennzeichnet. Gruppe Abfragesetup. Eine Tabelle dem Entwurf hinzufügen. Zeilen oder Spalten hinzufügen. Gruppe Einblenden / Ausblenden. Summe berechnen. Eigenschaften anzeigen. Datenbanken - Einführung Seite 19

20 Dialog Tabelle anzeigen... wird automatisch nach dem Erstellen einer neuen Anfrage geöffnet. kann mit Hilfe von Tabelle anzeigen in der Gruppe Abfragesetup der Registerkarte Abfragetools - Entwurf geöffnet werden. wird mit Hilfe des Kreuzes am oberen rechten Rand oder der Schaltfläche Schließen geschlossen. Datenbanken - Einführung Seite 20

21 Registerkarten des Dialogs Tabelle anzeigen In Abhängigkeit der Beschriftung der Registerkarten werden Tabellen, Abfragen oder beides angezeigt. Im unteren Bereich werden die, in der Datenbank vorhandenen Tabellen und / oder Abfragen angezeigt. Datenbanken - Einführung Seite 21

22 Datenquelle auswählen Im Dialog Tabelle anzeigen wird entsprechend der gewünschten Datenquelle eine Registerkarte ausgewählt. Mit einem Mausklick wird ein Tabellen- / Abfragename aus der Liste als Datenquelle ausgewählt. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen wird das markierte Element im oberen Bereich der Entwurfsansicht als Feldliste dargestellt. Der Dialog bleibt geöffnet. Datenbanken - Einführung Seite 22

23 Auswahl einer Gruppe von Elementen Mit einem Mausklick wird das erste Element der Reihe ausgewählt. Das letzte Element der Reihe wird mit einem Mausklick plus gleichzeitig gedrückter <HOCHSTELL>-Taste ausgewählt. Alle dazwischenliegenden Elemente werden automatisch ausgewählt. Mausklick auf die Schaltfläche Hinzufügen. Für jedes markierte Element wird automatisiert eine Feldliste in der Entwurfsansicht der Abfrage angelegt. Datenbanken - Einführung Seite 23

24 Auswahl von mehreren Elementen Mit einem Mausklick wird die erste Datenquelle ausgewählt. Die nächste Datenquelle wird mit einem Mausklick plus gleichzeitig gedrückter <STRG>-Taste ausgewählt. Mausklick auf die Schaltfläche Hinzufügen. Datenbanken - Einführung Seite 24

25 Datenquellen in der Entwurfsansicht Im oberen Bereich werden die Datenquellen angezeigt. Im unteren Bereich werden die, für die Abfrage gewählten Felder angezeigt. Datenbanken - Einführung Seite 25

26 Feldliste... wird im oberen Bereich der Entwurfsansicht der Abfrage angezeigt. wird durch einen Rahmen begrenzt, mit der diese vergrößert und / oder verkleinert werden kann. hat eine Titelleiste. In der Titelleiste wird der Name der Datenquelle angezeigt. listet alle Feldnamen (Spalten) der Datenquelle auf. Datenbanken - Einführung Seite 26

27 Elemente in der Feldliste Das Sternchen ist ein Symbol für alle Spalten / Felder in einer Tabelle oder Abfrage. Es werden die Namen der Felder (siehe Entwurfsansicht der Tabelle Spalte Feldname) angezeigt. Der Primärschlüssel der Datenquelle wird durch das Schlüsselsymbol gekennzeichnet. Datenbanken - Einführung Seite 27

28 verschieben Der Mauszeiger schwebt über der Titelleiste. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen linken Maustaste kann die Feldliste im oberen Bereich der Entwurfsansicht verschoben werden. Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird die Feldliste an der neuen Position angezeigt. Datenbanken - Einführung Seite 28

29 vergrößern oder verkleinern Der Mauszeiger schwebt über den grauen Rahmen der Feldliste. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste kann die Größe verkleinert oder vergrößert werden. Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird die Größe der Feldliste angepasst. Datenbanken - Einführung Seite 29

30 Alle Felder der Datenquelle Doppelklick auf das Sternchen in der Feldliste im oberen Bereich der Entwurfsansicht. Datenbanken - Einführung Seite 30

31 im unteren Bereich der Entwurfsansicht In der Zeile Feld wird der Text [objektname].* angezeigt. Der Objektname bezieht sich auf eine Tabelle oder Abfrage. Das Sternchen ist ein Platzhalter für alle Felder. Der Objektname wird mit dem Feldnamen durch ein Punkt verbunden. In der Zeile Tabelle der Objektname angezeigt. Das Kontrollkästchen Anzeigen hat ein Häkchen. Das Feld wird in der Datenblattansicht angezeigt. Datenbanken - Einführung Seite 31

32 Abfrage speichern <STRG>+<S>. Datei Objekt speichern unter. In dem Dialog Speichern unter wird in dem ersten Textfeld der Name der Abfrage eingegeben. Jede Bezeichnung in Access ist eindeutig. Der Name sollte das Ergebnis der Abfrage widerspiegeln. Datenbanken - Einführung Seite 32

33 Abfrage schließen Klick auf das Kreuz in der oberen rechten Ecke. Falls die Struktur der Abfrage nicht gespeichert ist, wird eine Warnmeldung ausgegeben. Datenbanken - Einführung Seite 33

34 Abfrage in der Datenblattansicht öffnen Doppelklick auf den gewünschten Abfrage-Namen in dem Navigationsbereich. Der Befehl Öffnen im Kontextmenü zu einem Abfrage-Namen. Datenbanken - Einführung Seite 34

35 Hinweise In der Datenblattansicht werden die aktuell gespeicherten Daten angezeigt. Die Datenblattansicht zeigt immer eine Momentaufnahme auf die Daten in Tabellen. Das angezeigte Ergebnis wird nicht gespeichert. Datenbanken - Einführung Seite 35

36 Abfrage in der Entwurfsansicht öffnen Klick mit Hilfe der rechten Maustaste auf den Namen einer Abfrage im Navigationsbereich. Klick auf den Befehl Entwurfsansicht im Kontextmenü. Datenbanken - Einführung Seite 36

37 Überprüfung des Ergebnis aus der Entwurfsansicht Die Registerkarte Abfragetools Entwurf ist aktiv. Mausklick auf den Befehl Ausführen in der Gruppe Ergebnisse. Die Abfrage wird in der Datenblattansicht angezeigt. Falls die gestellte Frage beantwortet ist, kann die Abfrage abgespeichert werden. Andernfalls wird zur Entwurfsansicht gewechselt und die Struktur der Abfrage verändert. Datenbanken - Einführung Seite 37

38 Felder für die Abfrage auswählen Eine Abfrage kann ein Feld, mehrere Felder oder alle Felder als Quelle nutzen. Es werden immer nur die Felder in einer Abfrage angezeigt, die für die Beantwortung der Frage benötigt werden. Datenbanken - Einführung Seite 38

39 Auswahl eines Feldes Die Abfrage ist in der Entwurfsansicht geöffnet. Im oberen Bereich der Entwurfsansicht wird die Datenquelle in Form von Feldlisten angezeigt. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maus wird das gewünschte Feld aus der Feldliste heraus auf die Zeile Feld im unteren Bereich der Entwurfsansicht gezogen. Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird der Name des gewählten Feldes in der Zeile Feld und der Name der Quelle in der Zeile Tabelle angezeigt. Datenbanken - Einführung Seite 39

40 Auswahl einer Gruppe von Feldern Mit einem Mausklick wird das erste Feld der Gruppe in der Feldliste ausgewählt. Das letzte Feld der Gruppe wird mit einem Mausklick plus gleichzeitig gedrückter <HOCHSTELL>-Taste ausgewählt. Alle dazwischenliegenden Felder werden automatisch ausgewählt. Datenbanken - Einführung Seite 40

41 Auswahl von mehreren Feldern Mit einem Mausklick wird das erste Feld ausgewählt. Das nächste Feld wird mit einem Mausklick plus gleichzeitig gedrückter <STRG>-Taste ausgewählt. Datenbanken - Einführung Seite 41

42 Auswahl von allen Felder Doppelklick auf die Titelleiste. Alle Feldnamen werden Mausklick auf den Platzhalter Sternchen. Datenbanken - Einführung Seite 42

43 und in der Abfrage nutzen Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maus werden die markierten Felder aus der Feldliste heraus auf die Zeile Feld im unteren Bereich der Entwurfsansicht gezogen. Sobald die Maustaste losgelassen wird, werden die Namen der gewählten Felder entsprechend der Reihenfolge in der Feldliste in der Zeile Feld und der passende Name der Datenquelle in der Zeile Tabelle angezeigt. Jedes Feld kann ein- oder ausgeblendet und sortiert werden. Ausnahme: Das Sternchen aus der Feldliste wird auch im unteren Bereich in der Zeile Feld als [datenquelle].* angezeigt. Alle Einstellungen gelten für alle Felder. Datenbanken - Einführung Seite 43

44 Felder ein- und ausblenden Durch ein Mausklick in das Kontrollkästchen in der Zeile Anzeigen kann ein Feld ein- oder ausgeblendet werden. Häkchen in dem Kontrollkästchen. Das Feld wird in der Datenblattansicht angezeigt. Leeres Kontrollkästchen. Das Feld wird in der Datenblattansicht nicht angezeigt. Datenbanken - Einführung Seite 44

45 Spalten in der Entwurfsansicht markieren Am oberen Rand jeder Spalte befindet sich ein grauer Balken. Durch ein Mausklick auf diesen Balken wird die Spalte vollständig markiert. Datenbanken - Einführung Seite 45

46 und löschen Die zu löschende Spalte ist markiert. <ENTF> löscht die Spalte aus dem Entwurf. Hinweis: Die Löschung in der Entwurfsansicht kann nicht rückgängig gemacht werden. Datenbanken - Einführung Seite 46

47 Reihenfolge der Spalten Die Spalten werden exakt so wie in der Entwurfsansicht angegeben, in der Datenblattansicht angezeigt. Die erste Spalte in der Entwurfsansicht entspricht der ersten Spalte in der Datenblattansicht und so weiter. Ausgeblendete Spalten werden in der Datenblattansicht übersprungen. Datenbanken - Einführung Seite 47

48 Reihenfolge ändern Die zu verschiebende Spalte ist markiert. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird die markierte Spalte verschoben. Die neue Position wird durch einen schwarzen dicken Strich markiert. Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird die Spalte an der neuen Position eingefügt. Datenbanken - Einführung Seite 48

49 Daten spaltenweise sortieren Für jede Spalte kann eine Sortierreihenfolge festgelegt werden. Die Daten können aufsteigend (A..Z, 0..9) oder absteigend (Z..A, 9..0) mit Hilfe der Zeile Sortierung sortiert werden. Datenbanken - Einführung Seite 49

50 Beispiel Unsortierte Daten A 2 C 4 B 5 C 2 A 1 Sort. A Z A 1 A 2 B 5 C 2 C 4 Sort. A Z Sort 9 1 A 2 A 1 B 5 C 2 C 2 Datenbanken - Einführung Seite 50

51 Relationen... beschreiben Beziehungen zwischen Tabellen. sind Verknüpfungen zwischen Tabellen. werden mit Hilfe von Schlüsselwerten hergestellt. Es wird der Primärschlüssel einer Mastertabelle mit einem Fremdschlüssel in einer Detailtabelle verknüpft. Datenbanken - Einführung Seite 51

52 Felder, die miteinander verknüpft werden,... haben den gleichen Datentyp. haben die gleiche Feldgröße, wenn sie vom Datentyp Zahl sind. Datenbanken - Einführung Seite 52

53 1 : n Beziehung von Tabellen In der Mastertabelle werden die Stammdaten einmalig gespeichert. Jeder Datensatz (Zeile) hat einen Primärschlüssel zur Identifizierung In der Detailtabelle stehen die Daten entsprechend einer Aktion. Die Daten werden einem bestimmten Objekt mit Hilfe des Fremdschlüssels zugeordnet. In einer Detailtabelle kann ein Fremdschlüssel mehrmals vorkommen. Datenbanken - Einführung Seite 53

54 Beispiele Student Matrikelnummer Vorname Nachname Straße Postleitzahl Ort Prüfung Matrikelnnummer Prüfungsname Note Land Länderkennung Land Stadt Land Stadt Datenbanken - Einführung Seite 54

55 in der Entwurfsansicht der Abfrage Im oberen Bereich werden die Master- und die Detailtabelle als Feldlisten abgebildet. Falls der Fremdschlüssel und der dazugehörige Primärschlüssel den gleichen Feldnamen besitzen, wird die Verknüpfungslinie automatisch gezogen. Datenbanken - Einführung Seite 55

56 Manuelle Erstellung einer Verknüpfung Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird von dem Primärschlüssel (gekennzeichnet durch das Schlüsselsymbol) in der Mastertabelle zu dem passenden Fremdschlüssel in der Detailtabelle eine Linie gezogen. Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird die schwarze Linie zwischen den beiden Schlüsseln angezeigt. Datenbanken - Einführung Seite 56

57 Verknüpfung markieren und löschen Mit einem Mausklick auf die Verknüpfungslinie wird diese markiert. Eine aktive, markierte Verknüpfungslinie wird mit einem dicken schwarzen Strich dargestellt. <ENTF> löscht die Linie. Die Löschung kann nicht rückgängig gemacht werden! Datenbanken - Einführung Seite 57

58 Eigenschaften der Verknüpfung Klick mit der rechten Maustaste auf die aktive Verbindungslinie. Auswahl des Befehls Verknüpfungseigenschaft. In den Eigenschaften-Fenster wird festgelegt, wie die Daten miteinander verknüpft werden. Datenbanken - Einführung Seite 58

59 Verknüpfungseigenschaft Datenbanken - Einführung Seite 59

60 Informationen in den Kombinationsfeldern Mit Hilfe der Kombinationsfelder im oberen Bereich werden die Namen der verknüpften Felder angezeigt. Mit Hilfe der Optionsfelder wird die Verknüpfungsart zwischen der linken und rechten Tabelle festgelegt. Datenbanken - Einführung Seite 60

61 Verknüpfungsarten (Optionsfelder) 1. Es werden nur Daten aus der Mastertabelle angezeigt, deren Primärschlüssel in der Detailtabelle genutzt wird. 2. Es werden alle Daten aus der linken Tabelle in der Entwurfsansicht angezeigt. Falls vorhanden, werden die passenden Daten aus der rechten Tabelle angezeigt. 3. Es werden alle Daten aus der rechten Tabelle in der Entwurfsansicht angezeigt. Falls vorhanden, werden die passenden Daten aus der linken Tabelle angezeigt. Datenbanken - Einführung Seite 61

62 Inner-Join-Verknüpfung (1. Optionsfeld) ID Erdteil ID Erdteil Land 1 Europa 1 1 Belgien 2 Asien 3 Afrika 4 Amerika Erdteil Europa Europa Land Belgien Polen 2 1 Polen 3 3 Algier 4 2 Indien Afrika Algier Asien Indien Es werden alle Datensätze (Zeilen) aus der linken Tabelle angezeigt, zu denen mindestens ein Pendant in der rechten Tabelle existiert. Der Primärschlüssel aus der Mastertabelle muss mindestens einmal in der Detailtabelle genutzt werden. Datenbanken - Einführung Seite 62

63 Left-Join-Verknüpfung (2. Optionsfeld) ID Erdteil ID Erdteil Land 1 Europa 1 1 Belgien 2 Asien 3 Afrika 4 Amerika Erdteil Europa Europa Land Belgien Polen 2 1 Polen 3 3 Algier 4 2 Indien Afrika Algier Asien Indien Amerika Es werden alle Datensätze (Zeilen) aus der linken Tabelle angezeigt. Falls vorhandenen, werden Informationen aus der rechten Tabelle angezeigt. Datenbanken - Einführung Seite 63

64 Right-Join-Verknüpfung (3. Optionsfeld) ID Erdteil ID Erdteil Land 1 Europa 1 1 Belgien 2 Asien 2 1 Polen 3 Afrika Erdteil Land 3 3 Algier 4 Amerika Europa Belgien 4 2 Indien Europa Polen Afrika Algier Asien Indien Es werden alle Datensätze (Zeilen) aus der rechten Tabelle angezeigt. Falls vorhandenen, werden Informationen aus der linken Tabelle angezeigt. Datenbanken - Einführung Seite 64