Microsoft Access 2010 Gruppierte Daten in Berichten

Transkript

1 Microsoft Access 2010 Gruppierte Daten in Berichten

2 Berichte... zeigen Daten zum Lesen an. können Daten gruppieren und berechnen. beziehen die Daten aus einer Tabelle oder Abfrage / SQL- Anweisung. bereiten die Daten für einen Ausdruck auf. werden für eine tabellarische Präsentation genutzt. Access Einführung, Seite 2

3 Hinweise zum Entwurf Definition der Aufgabe: Welche Frage soll der Bericht beantworten? Welche Daten werden für die Beantwortung der Frage benötigt? Nur die benötigten Daten werden in dem Bericht angezeigt. Welche Daten werden gruppiert? Wie werden die Gruppen von Daten dargestellt? Access Einführung, Seite 3

4 gruppieren Sortierte Ablage von Daten nach Kategorien. Die Daten werden mit Hilfe eines Oberbegriffes zusammengefasst. Zum Beispiel: Kunden werden mit Hilfe der Ortsangabe zusammengefasst. Bildung von Gruppen von Datensätzen in Abhängigkeit bestimmter Bedingungen. Berechnungen über eine bestimmte Anzahl von Datensätzen. Access Einführung, Seite 4

5 erstellen Das Menüband Erstellen ist aktiv. In der Gruppe Berichte werden verschiedene Möglichkeiten zur Erstellung angeboten. Bericht erstellt automatisiert ein Bericht für die, im Navigationsbereich markierte Tabelle / Abfrage erstellt. Berichtsentwurf zeigt einen leeren Bericht in der Entwurfsansicht an. Leerer Bericht zeigt einen leeren Bericht in der Layoutansicht an. Berichtsassistent erstellt ein Bericht mit Hilfe eines Assistenten. Etiketten druckt Adress-Etiketten. Access Einführung, Seite 5

6 mit Hilfe des Berichtsassistenten erstellen Das Menüband Erstellen ist aktiv. Mausklick auf den Befehl Berichtsassistent im Bereich Berichte. Anschließend öffnet sich der Assistent. Access Einführung, Seite 6

7 1. Schritt: Auswahl der Datenquelle Access Einführung, Seite 7

8 2. Schritt: Gruppierung hinzufügen Access Einführung, Seite 8

9 Nach Feld gruppieren In dem farbig hinterlegten Vorschaubild wird die Gruppierung dargestellt. Bis zu vier Gruppierungsebenen können dargestellt werden. Mausklick auf ein Element in der Liste der Feldnamen. Mit Hilfe der Schaltfläche Pfeilspitze nach rechts wird ein Feld in die Vorschau übernommen und als Gruppierung dargestellt. Der gewählte Feldname wird aus der Liste entfernt. Access Einführung, Seite 9

10 Gruppierung entfernen Mausklick auf die zu löschenden Gruppierung in dem Vorschaubild. Die aktive Gruppierung wird in Fettschrift dargestellt. Mit Hilfe der Schaltfläche Pfeilspitze nach links wird die Gruppierung entfernt und der Feldname in der Liste angezeigt. Access Einführung, Seite 10

11 Reihenfolge der Gruppierungen Die Datensätze werden entsprechend der angegebenen Gruppierungen von oben nach unten gruppiert. Mausklick auf die zu verschiebende Gruppierung in dem Vorschaubild. Die aktive Gruppierung wird in Fettschrift dargestellt. Mit Hilfe der Schaltflächen Pfeil nach oben und Pfeil nach unten kann die markierte Gruppierung um eine Position nach oben oder unten verschoben werden. Access Einführung, Seite 11

12 Gruppierungsoptionen Klick auf die Schaltfläche Gruppierungsoptionen. In dem Dialogfenster werden die Gruppierungsintervalle festgelegt. Die möglichen Intervalle werden in Abhängigkeit des Datentyps des Feldes angeboten. Zum Beispiel kann Text in Abhängigkeit einer bestimmten Anzahl von Buchstaben gruppiert werden. Access Einführung, Seite 12

13 3. Schritt: Sortierung Access Einführung, Seite 13

14 Zusammenfassungsoptionen Klick auf die Schaltfläche Zusammenfassungsoption. Numerische Werte können für die Gruppe mit Hilfe von Funktion zusammengefasst werden. In einem Bericht können die einzelnen Werte und / oder nur die berechneten Werte für die Gruppe angezeigt werden. Es kann ein prozentualer Anteil für jede Gruppe in Abhängigkeit des gesamten Berichts angezeigt werden. Access Einführung, Seite 14

15 4. Schritt: Layout-Einstellungen Access Einführung, Seite 15

16 Layout Abgestuft... entspricht einem tabellarischen Layout. zeigt zuerst die gruppierten und dann die nicht gruppierten Felder spaltenweise an. zeigt in der ersten Zeile der Tabelle die Spaltenüberschriften an. zeigt in der ersten Zeile der Gruppe den Wert der Kategorie und in den nachfolgenden Zeilen die dazugehörigen Werte der nicht gruppierten Felder an. Access Einführung, Seite 16

17 Beispiel Access Einführung, Seite 17

18 Layout Block... entspricht einem tabellarischen Layout. zeigt zuerst die gruppierten und dann die nicht gruppierten Felder spaltenweise an. zeigt in der ersten Zeile der Tabelle die Spaltenüberschriften an. zeigt gruppierte Daten nur am Anfang einer Gruppe an. Der gruppierte Wert wird nicht für die einzelnen Datensätze der Gruppe wiederholt. Access Einführung, Seite 18

19 Beispiel Access Einführung, Seite 19

20 Layout Gliederung... schreibt in die erste Zeile der Gruppe die Bezeichnung und den Wert der Gruppe. schreibt in die zweite Spalte der Gruppe die Spaltenüberschriften für alle nicht gruppierten Felder. schreibt in den nächsten Felder die dazugehörigen Werte in die passenden Spalten. entspricht der Gliederung Kapitel Abschnitt in einem Buch. Access Einführung, Seite 20

21 Beispiel Access Einführung, Seite 21

22 5. Schritt: Eingabe eines Titels Access Einführung, Seite 22

23 in der Berichtsvorschau Access Einführung, Seite 23

24 Erläuterung Die Berichtsvorschau entspricht der Seitenansicht. Formatierung der Seite für einen Bericht. Druckvorschau auf den Bericht. Exportieren der Daten in ein anderes Format. Befehl Schließen in der Gruppe Vorschau schließen auf der Registerkarte Seitenansicht wechselt in die Entwurfsansicht eines Berichts, wenn der Bericht über den Berichtsassistent geöffnet wurde. Andernfalls wird in die Berichtsansicht gewechselt. Access Einführung, Seite 24

25 Entwurfsansicht Access Einführung, Seite 25

26 Erläuterung Der Aufbau des Berichts wird angezeigt. Die Steuerelemente in den verschiedenen Berichtsbereichen werden angezeigt. Festlegung der Eigenschaften des Berichts und der, darin enthaltenen Steuerelemente. Sicht des Entwicklers. Access Einführung, Seite 26

27 Bereiche eines Berichts... beginnen mit dem grauen Balken. Auf dem Balken wird der Name des Bereichs angezeigt. können in der Höhe variieren. Die Breite des Berichts ist abhängig von der Seitenbreite. können ein- oder ausgeblendet werden. Access Einführung, Seite 27

28 Detailbereich... ist immer eingeblendet. zeigt in der Formularansicht die Daten aus der Quelle an. enthält Steuerelemente, die an Feldern in der Quelle gebunden sind. Access Einführung, Seite 28

29 Seitenkopf und -fuß... entsprechen den Kopf- und Fußzeilen eines Dokuments. zeigen die Spaltenüberschriften bei einem tabellarischen Layout an. zeigen die Seitenzahl an. können nur gemeinsam ein- oder ausgeblendet werden. Access Einführung, Seite 29

30 Berichtskopf- und fuß entspricht dem Deckblatt und der letzten Seite eines Dokuments. zeigen den Titel für den Bericht an. enthalten Berechnungen, die den gesamten Bericht betreffen. zeigen mit Hilfe von Aggregatfunktionen berechnete Werte an. können nur paarweise ein- oder ausgeblendet werden. Access Einführung, Seite 30

31 Gruppenkopf und -fuß In der Kopfzeile wird die Bezeichnung der Gruppe angezeigt. Falls die Gruppe gegliedert ist, wird der Wert sowie die Spaltenüberschriften für die Datensätze eingeblendet. Im Gruppenfuß werden Berechnungen angezeigt, die die gesamte Gruppe betreffen. Die Werte werden mit Hilfe von Aggregatfunktionen zusammengefasst. Access Einführung, Seite 31

32 Bereiche ein- und ausblenden Klick mit der rechten Maustaste auf den Beginn eines Bereiches (grauer Balken). Der Detailbereich kann nicht ein- oder ausgeblendet werden. Klick auf Seitenkopf / -fuß. Falls der Bereich eingeblendet ist, wird der Befehl farbig hinterlegt. Klick auf Bereichskopf / -fuß. Falls der Bereich eingeblendet ist, wird der Befehl farbig hinterlegt. Der Gruppenkopf / -fuß wird durch Löschung der Gruppe im Dialogfenster Gruppieren, Sortieren und Summe entfernt. Access Einführung, Seite 32

33 Bericht speichern Die Tastenkombination <STRG>+<S> speichert das Formular. Falls das Formular neu erstellt wurde, wird ein Dialogfeld zur Eingabe einer Bezeichnung geöffnet. Folgende Befehle auf dem Menüband Datei können zur Speicherung von Objekten genutzt werden: Objekt speichern als speichert ein neu erstelltes Objekt. Speichern speichert Änderungen an dem aktuellen Objekt. Access Einführung, Seite 33

34 Eigenschaften eines Berichts... geben Auskunft über die Datenquelle. legen die Seitengröße und das Verhalten der verschiedenen Bereiche zur Seite fest. verändern die Größe eines Berichts. Access Einführung, Seite 34

35 anzeigen Die Berichtslayouttools Entwurf sind aktiv. Klick auf den Befehl Eigenschaftenblatt in der Gruppe Tools. Access Einführung, Seite 35

36 Eigenschaftenblatt Auf den Registerkarten werden zeilenweise Eigenschaften für ein Objekt angezeigt. Die angezeigten Eigenschaften sind immer abhängig vom Objekttyp. Der Name des gewählten Objektes wird in dem Kombinationsfeld angezeigt. Einige Eigenschaften haben voreingestellte Werte. Mit Hilfe des schwarzen Kreuzes am rechten Rand wird das Eigenschaftenblatt geschlossen. Access Einführung, Seite 36

37 Registerkarten Format: Layout und Anordnung des Objektes. Daten: Woher kommen die Daten? Zugriffsrechte auf die Daten. Ereignis: Reaktion auf eine Benutzeraktion. Andere: Name des Objektes. Access Einführung, Seite 37

38 Eigenschaftenblatt öffnen 1. Möglichkeit: Der Mauszeiger befindet sich über ein Steuerelement oder den Bereichskopf. Im Kontextmenü wird der Befehl Eigenschaften ausgewählt. 2. Möglichkeit: Der Bericht befindet sich in der Layout- oder Entwurfsansicht. Das Menüband Entwurf ist eingeblendet. Klick auf den Befehl Eigenschaftenblatt im Bereich Tools. Access Einführung, Seite 38

39 Werte für die Eigenschaften eingeben In der linken Spalte wird der Name der Eigenschaft angezeigt. In der rechten Spalte wird der aktuelle Wert angezeigt. Einige Eigenschaften haben Standardwerte. Durch einen Mausklick in einer Zeile in der rechten Spalte, wird eine Einfügemarke eingeblendet. Der Wert wird mit Hilfe der Tastatur eingegeben. wird am rechten Rand ein schwarzer Pfeil nach unten eingeblendet. In der Liste des Kombinationsfeldes werden alle möglichen Werte aufgelistet. wird eine Schaltfläche mit drei Punkten eingeblendet. Der Wert kann mit Hilfe eines Assistenten ausgewählt werden. Access Einführung, Seite 39

40 Datenquelle des Berichts Registerkarte Daten. Datensatzquelle. Aus welcher Tabelle oder Abfrage werden Daten angezeigt. Die Daten können auch mit Hilfe einer SQL- Anweisung zusammengestellt werden. Access Einführung, Seite 40

41 Beschriftung und Standardansicht Registerkarte Format. Beschriftung zeigt den Titel für den Reiter der Registerkarte des Berichts an. Standardansicht. In der welcher Ansicht wird der Bericht nach dem Öffnen angezeigt. Access Einführung, Seite 41

42 Formatierungen bezüglich der Seite Registerkarte Format. Gruppe zusammenhalten. Kann eine Gruppe über mehrere Seiten angezeigt werden? Seitenkopf und Seitenfuß. Wird der Berichtskopf / -fuß mit dem Seitenkopf / -fuß gemeinsam auf eine Seite gedruckt? An Seite anpassen. Der Bericht wird automatisch an die Seitengröße des Drucks angepasst. Seitenränder anzeigen. Die Seitenränder werden durch eine gestrichelte Linie in der Layoutansicht dargestellt. Access Einführung, Seite 42

43 Breite eines Bereichs Der Mauszeiger schwebt über den rechten Rand des Berichts. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen linken Maustaste wird die Breite vergrößert oder verkleinert. Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird die Breite für den gesamten Bericht angepasst. Access Einführung, Seite 43

44 im Eigenschaftenblatt Registerkarte Format. Breite. Die Maßeinheit ist abhängig von den Regions- und Spracheinstellungen des Computers. Access Einführung, Seite 44

45 Hinweise Falls die Breite größer als die Druckseite ist, wird in Entwurfsansicht des Formulars ein grünes Dreieck in der oberen linken Ecke angezeigt. Die Gesamtbreite eines Berichts ist mindestens die Summe der größten Breiten aller Steuerelemente in einer Zeile plus deren Abstand zueinander. Ein Steuerelement befindet sich nie außerhalb eine Berichtes. Access Einführung, Seite 45

46 Eigenschaften der Bereiche Klick auf den Bereichskopf (grauer Balken). Der Bereich ist aktiv. Die Berichtslayouttools Entwurf sind aktiv. Klick auf den Befehl Eigenschaftenblatt in der Gruppe Tools. Die Höhe sowie die Hintergrundfarbe kann eingestellt werden. Der Name des Bereichs kann verändert werden. Access Einführung, Seite 46

47 Höhe eines Bereichs Der Mauszeiger schwebt über den oberen Rand des grauen Balkens eines Bereiches. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen linken Maustaste wird der Balken verschoben. Nach dem Loslassen der Maustaste wird je nach Verschiebung der vorherige und der dazugehörige Bereich in der Höhe verändert. Access Einführung, Seite 47

48 im Eigenschaftenblatt Registerkarte Format. Höhe. Die Maßeinheit ist abhängig von den Regions- und Spracheinstellungen des Computers. Access Einführung, Seite 48

49 Sichtbarkeit eines Bereichs Registerkarte Format. Sichtbar. Der Bereich wird in der Entwurfsansicht angezeigt, aber nicht in der Seitenansicht oder Berichtsansicht. Besser: Anzeigen. Der Bereich wird beim Drucken und / oder am Bildschirm angezeigt. Access Einführung, Seite 49

50 Hintergrundfarbe Hintergrundfarbe legt mit Hilfe eines Assistenten eine Hintergrundfarbe für den Bereich fest. Alternative Hintergrundfarbe legt mit Hilfe eines Assistenten für jede zweite Zeile eine weitere Farbe fest. Durch diese Farbe wird das Lesbarkeit von langen Listen erhöht. Access Einführung, Seite 50

51 Bereiche und die Druckseite Registerkarte Format. Zusammenhalten für Bereichskopf /-fuß, Gruppenkopf / -fuß und Detailbereich. Der Bereich wird vollständig auf eine Seite gedruckt. Neue Seite für Bereichskopf /-fuß, Gruppenkopf / -fuß und Detailbereich. Vor dem Bereich wird ein Seitenumbruch eingefügt. Der Bereich beginnt mit einer neuen Seite. Bereich wiederholen für Gruppenkopf / -fuß. Der Gruppenkopf / - fuß wird auf jeder Seite wiederholt. Access Einführung, Seite 51

52 Daten sortieren und gruppieren Das Menüband Berichtslayouttools oder Berichtsentwurfstools ist aktiv. Die Registerkarte Entwurf ist eingeblendet. Klick auf den Befehl Gruppieren und Sortieren im Bereich Gruppierungen und Summen. Access Einführung, Seite 52

53 Im Dialogfeld arbeiten Für jede Gruppe / Sortierung wird eine Zeile angelegt. Die Einrückungen kennzeichnen die Reihenfolge. Klick auf die gepunktete Schaltfläche. Die Zeile ist aktiv. Änderungen an den Einstellungen sind möglich. Klick auf das schwarze Kreuz einer aktiven Zeile. Die Sortierung / Gruppe wird entfernt. Klick auf den Pfeil nach unten oder oben. Die Reihenfolge wird verändert. Access Einführung, Seite 53

54 Sortieren nach... In Fettschrift wird der Feldname angezeigt, nach dem sortiert wird. von A nach Z. Wie wird sortiert? Durch einen Klick auf den schwarzen Pfeil rechts von der Beschriftung kann die Sortierung verändert werden. Access Einführung, Seite 54

55 neu hinzufügen Klick auf die Schaltfläche Sortierung hinzufügen. In der Liste Feld auswählen wird ein Datenfeld aus der Datenquelle des Berichts ausgewählt werden. Das gewählte Feld wird auf- oder absteigend sortiert. Access Einführung, Seite 55

56 Gruppieren nach... In Fettschrift wird der Feldname angezeigt, nach dem sortiert wird. Durch ein Klick auf den Text Mehr werden alle Einstellungsmöglichkeiten angezeigt. Durch ein Klick auf den Text Weniger werden die weiteren Einstellungsmöglichkeiten ausgeblendet. Access Einführung, Seite 56

57 Einstellungsmöglichkeiten In Fettschrift wird der Feldname angezeigt, nach dem sortiert wird. Durch ein Klick auf den Text Mehr werden alle Einstellungsmöglichkeiten angezeigt. Durch ein Klick auf den Text Weniger werden die weiteren Einstellungsmöglichkeiten ausgeblendet. Access Einführung, Seite 57

58 Gruppierungsintervall Standardmäßig wird in Abhängigkeit der Werte gruppiert. Falls zu viel Gruppen vorhanden sind, können die Werte in Abhängigkeit ihres Datentyps zu größeren Gruppen zusammengefasst werden. Access Einführung, Seite 58

59 Zusammenfassung von Werten Mit Hilfe eines Wertes können die Gruppen untereinander verglichen werden. Berechnung von Daten über x Datensätze. Access Einführung, Seite 59

60 Einstellungsmöglichkeiten Summe für zeigt das Datenfeld an, deren Werte für die Gruppe zusammengefasst werden. Typ zeigt die Zusammenfassungsfunktion an. Anzeige der Gesamtsumme für den Bericht. Zwischensumme in der Kopf- oder Fußzeile anzeigen. Die Summe der Gruppe im Verhältnis zur Gesamtsumme anzeigen. Access Einführung, Seite 60

61 Typ für alle Datensätze Werte zählen. Datensätze, die einen Wert in dem angegebenen Datenfeld haben, werden gezählt. Datensätze zählen. Alle Datensätze werden gezählt. Access Einführung, Seite 61

62 Typ für numerische Werte Funktion Summe([Feld]) Mittelwert([Feld]) Minimum([Feld]) Maximum([Feld]) Standardabweichung([Feld]) Varianz([Feld]) Erläuterung Summe einer Spalte. Durchschnitt einer Spalte. Kleinster Wert einer Spalte. Größter Wert einer Spalte. Geschätzte Werte für die Standardabweichung bei mindestens zwei Datensätzen. Geschätzte Werte für die Varianz bei mindestens zwei Datensätzen. Access Einführung, Seite 62

63 Weitere Einstellungen Muss die Gruppe auf einer Seite zusammengehalten werden? Eingabe eines festen Titels. Die Bezeichnung wird in dem Gruppenkopf über jede Gruppe angezeigt. Wird ein Gruppenkopf und / oder fuß eingefügt? Access Einführung, Seite 63

64 Gruppierung hinzufügen Klick auf die Schaltfläche Gruppe hinzufügen. Auswahl eines Datenfeldes aus der Liste Feld auswählen. Das Gruppierungsintervall etc. werden eingestellt. Access Einführung, Seite 64

65 Über einen Ausdruck gruppieren Klick auf die Schaltfläche Gruppe hinzufügen. Auswahl des Eintrags Ausdruck aus der Liste Feld auswählen. Mit Hilfe des Ausdrucksgenerators wird der gewünschte Ausdruck zusammengestellt. Das Gruppierungsintervall etc. werden eingestellt. Access Einführung, Seite 65