Schnellübersichten. Access 2016 Fortgeschrittene Techniken für Datenbankentwickler

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1 Schnellübersichten Access 2016 Fortgeschrittene Techniken für Datenbankentwickler 1 Abfragen mit Funktionen 2 2 Abfragen mit erweiterten Funktionen 3 3 Formular in der Entwurfsansicht erstellen 4 4 Eigenschaften von Formularen und Steuerelementen 5 5 Erweiterte Formulartechnik 6 6 Berichte in der Entwurfsansicht bearbeiten 7 7 Makros erstellen und bearbeiten 8 8 Erweiterte Makrotechnik 9 9 Kommunikation mit anderen Anwendungen Datentypen Link, OLE-Objekt und Anlage Datenbankverwaltung Einstellungen für Datenbanken 13

2 1 Abfragen mit Funktionen den Ausdrucks-Generator starten das aktuelle Datum des Rechners ausgeben die aktuelle Uhrzeit des Rechners ausgeben das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit des Rechners ausgeben einzelne Zeiteinheiten ermitteln mit Datum und Uhrzeit rechnen Datum und Uhrzeit formatieren einzelne Zeichen aus Textfeldern bestimmen die Länge von Zeichenfolgen in Textfeldern bestimmen Datentypen umwandeln finanzmathematische Berechnungen durchführen NULL-Werte und/oder leere Zeichenfolgen zulassen NULL-Werte abfragen NULL-Werte in andere Werte umwandeln Zelle in der Abfrage-Entwurfsansicht aktivieren, Register Entwurf, Gruppe Abfragesetup, Generator Datum() Zeit() Jetzt() Jahr(), Monat(), Tag(), Wochentag(), Stunde(), Minute(), Sekunde(), DatTeil() Arithmetische Operatoren (+ - * /), DatAdd(), DatDiff() Format() Links(), Rechts(), Teil() Länge() Str(), Wert(), ZCurrency() oder Ausdrucks- Generator aktivieren, Funktionen - Integrierte Funktionen - Konvertierung wählen RMZ() Entwurfsansicht der Tabelle aktivieren, gewünschtes Datenfeld anklicken, Eigenschaft Eingabe erforderlich = Nein, Eigenschaft Leere Zeichenfolge = Ja IstNull NZ() 2 HERDT-Verlag

3 2 Abfragen mit erweiterten Funktionen Berechnungen von Bedingungen abhängig machen NULL-Werte in andere Werte umwandeln statistische Berechnungen durchführen eine Kreuztabelle mit dem Assistenten erzeugen eine Kreuztabelle manuell erzeugen Wenn(), Schalter() NZ() Auswahl der Aggregatfunktion im Feld des Abfrageentwurfs Register Erstellen, Gruppe Abfragen, Abfrage-Assistent, Eintrag Kreuztabellenabfrage-Assistent Neue Abfrage in der Entwurfsansicht öffnen, Register Entwurf, Gruppe Abfragetyp, Kreuztabelle HERDT-Verlag 3

4 3 Formular in der Entwurfsansicht erstellen ein Formular in der Entwurfsansicht öffnen ein gebundenes Steuerelement ein ungebundenes Steuerelement ein berechnetes Steuerelement die Aktivierreihenfolge ändern Formular im Navigationsbereich markieren, Kontextmenüpunkt Entwurfsansicht Register Entwurf, Gruppe Tools, Vorhandene Felder hinzufügen, Datenfeld in das Formular ziehen Schaltfläche auswählen, gewünschte Position im Formular anklicken und Eingabe des Ausdrucks Register Entwurf, Gruppe Tools, Aktivierreihenfolge ein Steuerelement löschen Steuerelemente zueinander ausrichten _ Register Anordnen, Gruppe Anpassung und Anordnung, Ausrichten Steuerelemente gestalten Register Format, Gruppe Schriftart bzw. Steuerelementformatierung eine Schriftart zuweisen den Schriftstil ändern die Schriftgröße ändern den Text ausrichten (Linksbündig, Zentriert, Rechtsbündig) eine Hintergrundfarbe auswählen eine Textfarbe auswählen bedingte Formatierung festlegen Register Format, Gruppe Steuerelementformatierung, Bedingte Formatierung 4 HERDT-Verlag

5 4 Eigenschaften von Formularen und Steuerelementen das Eigenschaftenblatt öffnen Register Entwurf, Gruppe Tools, Eigenschaftenblatt. Formularsteuerelemente ausblenden den Dateninhalt des Formulars oder von Steuerelementen beeinflussen Steuerelemente sperren ein Optionsfeld, ein Kontrollkästchen oder eine Umschaltfläche die Anzeige von Listen- und Kombinationsfeldern steuern die Zeilen- und Spaltenzahl von Listenund Kombinationsfeldern einrichten Eigenschaftenblatt, Register Format der Formulareigenschaften Eigenschaftenblatt, Register Daten Eigenschaftenblatt, Register Daten, Eigenschaft Gesperrt - Ja Steuerelement markieren, Feld aus der Feldliste ins Formular ziehen Eigenschaftenblatt, Register Daten Eigenschaftenblatt, Register Format, Eigenschaften Zeilenanzahl und Spaltenanzahl HERDT-Verlag 5

6 5 Erweiterte Formulartechnik Linien oder Rechtecke Schaltflächen aktivieren, in das Formular klicken einen Seitenwechsel Optionsgruppen Optionswerte bestimmen ein Unterformular ein Register hinzufügen ein Register bearbeiten ein Webbrowsersteuerelement hinzufügen Schaltfläche aktivieren, in das Formular klicken Schaltfläche aktivieren, Feld aus der Feldliste in das Formular ziehen Optionsfeld markieren, Eigenschaft Optionswert im Register Daten editieren Assistent und Schaltfläche aktivieren, in das Formular klicken und den Anweisungen des Assistenten folgen Schaltfläche aktivieren, in das Formular klicken Mit der rechten Maustaste Register anklicken, den benötigten Kontextmenüpunkt wählen Schaltfläche aktivieren, in das Formular klicken, Webadresse in Dialogfenster Link eintragen 6 HERDT-Verlag

7 6 Berichte in der Entwurfsansicht bearbeiten einen leeren Bericht in der Entwurfsansicht erstellen Register Erstellen, Gruppe Berichte, Berichtsentwurf einen Bericht in der Entwurfsansicht öffnen Bereiche anzeigen oder entfernen Spalten einrichten Bericht mit der rechten Maustaste im Navigationsbereich anklicken, Kontextmenüpunkt Entwurfsansicht Kontextmenüpunkt Seitenkopf-/fuß bzw. Berichtskopf/-fuß Register Seite Einrichten, Gruppe Seitenlayout, Spalten Daten gruppieren eine Gesamtauswertung für ein bestimmtes Steuerelement eine laufende Summe drucken die Datensätze nummerieren einen Unterbericht verwenden Etiketten erstellen auf Vordrucke drucken Register Entwurf, Gruppe Gruppierung und Summen, Gruppieren und Sortieren Steuerelement markieren, Register Entwurf, Gruppe Gruppierung und Summen, Summen Im Register Daten des Eigenschaftenblatts des Steuerelementes die Eigenschaft Laufende Summe einrichten Ein berechnetes Steuerelement mit der Funktion =1, für dieses die Eigenschaft Laufende Summe einrichten Einen vorhandenen Bericht in die Entwurfsansicht des Hauptberichts ziehen Tabelle oder Abfrage im Navigationsbereich markieren, Register Erstellen, Gruppe Berichte, Etiketten Seitenansicht, Gruppe Seitengröße, Kontrollfeld Nur Daten drucken aktivieren HERDT-Verlag 7

8 7 Makros erstellen und bearbeiten ein Makro erstellen Register Erstellen, Gruppe Makros und Code, Makro Aktionen hinzufügen Aktionen mit Argumenten versehen Argumente der Aktion ausblenden Aktionen aus dem Feld Neue Aktion hinzufügen oder dem Aktionskatalog auswählen Argumente aus den Wertelisten auswählen, eingeben oder mit dem Ausdrucks-Generator erstellen Register Entwurf, Gruppe Reduzieren/Erweitern, Aktionen reduzieren Argumente der Aktion einblenden Register Entwurf, Gruppe Reduzieren/Erweitern, Aktionen erweitern ein Makro speichern ein Makro in der Entwurfsansicht ausführen oder S s Register Entwurf, Gruppe Tools, Ausführen ein Makro im Navigationsbereich ausführen ein Makro zur Überprüfung schrittweise ausführen Kontextmenüpunkt Ausführen oder Doppelklick auf Makroname Register Entwurf, Gruppe Tools, Einzelschritt 8 HERDT-Verlag

9 8 Erweiterte Makrotechnik einem Ereignis ein Makro zuweisen ein Makro in einen Bericht das Makro eines Ereignisses ändern eine neue Schaltfläche automatisch mit einem Makro verbinden Makros mit Bedingungen steuern eigene Tastaturkürzel programmieren ein Makro beim Öffnen der Datenbank automatisch ausführen ereignisgesteuertes Datenmakro erstellen Register Entwurf, Gruppe Tools, Schaltfläche Eigenschaftenblatt, Register Ereignis, Makro auswählen oder erstellen Das Eigenschaftenfenster des Berichtes öffnen, Register Ereignis, Makro auswählen oder erstellen Das Steuerelement markieren, Kontextmenüpunkt Ereignis aktivieren, die Schaltfläche Befehlsschaltfläche und den Anweisungen des Assistenten folgen Makro öffnen, Aktion Wenn im Feld Neue Aktion hinzufügen Aktion Untermakro, Tastenkombination als Makronamen eingeben, das Makro unter dem Namen AutoKeys speichern Das Makro unter dem Namen AutoExec speichern Tabelle in der Datenblattansicht öffnen, Register Tabelle, Gruppe Vorabereignisse bzw. Nachfolgeereignisse, Schaltfläche wählen benanntes Datenmakro erstellen Anwendungsprotokolldatei anzeigen Tabelle in der Datenblattansicht öffnen, Register Tabelle, Gruppe Benannte Makros, Schaltfläche Benanntes Makro, Eintrag Benanntes Makro erstellen Durch Datenmakros protokollierte Aktionen in einer Protokolldatei einsehen. HERDT-Verlag 9

10 9 Kommunikation mit anderen Anwendungen Daten importieren Daten exportieren Daten in eine Excel-Datei exportieren Register Externe Daten, Gruppe Importieren und Verknüpfen, Schaltfläche wählen Register Externe Daten, Gruppe Exportieren, Schaltfläche wählen Register Externe Daten, Gruppe Exportieren, Excel Daten in eine PDF-Datei exportieren Register Externe Daten, Gruppe Exportieren, PDF oder XPS Tabellen verknüpfen eine Verknüpfung lösen Register Externe Daten, Gruppe Importieren und Verknüpfen, Schaltfläche entsprechend dem Datentyp der zu verknüpfenden Daten, Optionsfeld für Verknüpfung im Datenimport- Assistenten Verknüpfte Tabelle im Navigationsbereich auswählen, _ oder Kontextmenüpunkt Löschen eine Verknüpfung aktualisieren Register Externe Daten, Gruppe Importieren und Verknüpfen, Tabellenverknüpfungs- Manager einen Datenimport bzw. -export speichern einen gespeicherten Datenimport bzw. -export ausführen Im letzten Schritt des Import- bzw. Export- Assistenten bzw. wählen Register Externe Daten, Gruppe Importieren und Verknüpfen bzw. Exportieren, Gespeicherte Importe bzw. Gespeicherte Exporte 10 HERDT-Verlag

11 10 Datentypen Link, OLE-Objekt und Anlage Link-Felder in Tabellen einen Link in ein Feld ein OLE-Objekt bearbeiten ein OLE-Objekt einbetten ein OLE-Objekt neu erstellen ein OLE-Objekt verknüpfen Anlagen-Felder in Tabellen eine Anlage in ein Feld eine Anlage löschen Entwurfsansicht: neues Feld vom Datentyp Link erstellen oder Datenblattansicht: neue Spalte, Register Felder (Tabellentools), Gruppe Hinzufügen und Löschen, Weitere Felder, Datentyp Link Kontextmenüpunkt Link - Hyperlink bearbeiten Im Formular oder der Datenblattansicht doppelt auf das Objekt klicken Objekt in die Zwischenablage kopieren, Kontextmenüpunkt Cursor im OLE-Datenfeld platzieren, Kontextmenüpunkt Objekt, Optionsfeld Neu erstellen aktivieren, Anwendung wählen Cursor im OLE-Datenfeld platzieren, Kontextmenüpunkt Objekt, Optionsfeld Aus Datei erstellen aktivieren, Dateiname wählen, Kontrollfeld Verknüpfen aktivieren Entwurfsansicht: neues Feld vom Datentyp Anlage erstellen oder Datenblattansicht: neue Spalte, Register Felder (Tabellentools), Gruppe Hinzufügen und Löschen, Schaltfläche Weitere Felder, Datentyp Anlage Kontextmenüpunkt Anlagen verwalten, Schaltfläche Hinzufügen Kontextmenüpunkt Anlagen verwalten, Schaltfläche Entfernen HERDT-Verlag 11

12 11 Datenbankverwaltung Datenbanken komprimieren und reparieren die Leistungsfähigkeit der Datenbank prüfen die Datenbank dokumentieren eine Datenbank nach Access 2016 konvertieren eine Access-2016-Datenbank in ein älteres Dateiformat konvertieren Register Datei, Informationen, Datenbank komprimieren und reparieren Register Datenbanktools, Gruppe Analysieren, Leistung analysieren Register Datenbanktools, Gruppe Analysieren, Datenbankdokumentierer Register Datei, Speichern unter, Datenbank Speichern als, Access- Datenbank (*.accdb) Register Datei, Speichern unter, Datenbank Speichern als, Access Datenbank oder Access 2000-Datenbank 12 HERDT-Verlag

13 12 Einstellungen für Datenbanken eine benutzerdefinierte Kategorie erstellen Titel und Symbol der Datenbank ändern ein Startformular anzeigen ein Kennwort für Datenbank vergeben das Kennwort aufheben eine Datenbank als ACCDE- Datei weitergeben Kontextmenüpunkt Navigationsoptionen im Navigationsbereich Register Datei, Optionen, Kategorie Aktuelle Datenbank, Bereich Anwendungsoptionen Register Datei, Optionen, Kategorie Aktuelle Datenbank, Bereich Anwendungsoptionen, Feld Formular anzeigen Register Datei, Öffnen, Datenbank exklusiv öffnen, Register Datei, Informationen, Mit Kennwort verschlüsseln Register Datei, Informationen, Datenbank entschlüsseln Register Datei, Speichern unter, Datenbank speichern als, im Bereich Erweitert auf ACCDE erstellen doppelklicken HERDT-Verlag 13

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