Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II -1- Die Aufgabenstellung ist der folgenden URL zu entnehmen: Übung 8.

Transkript

1 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II -1-1 Aufgabenstellung Die Aufgabenstellung ist der folgenden URL zu entnehmen: Übung 8. 2 Abfragen auf Muster und nach Listenelementen Zur Formulierung von Abfragen wurden bisher die bekannten Selektions-Operatoren verwendet. Operator Bedeutung Beispiel = gleich, (Standard) ="Magdeburg" < kleiner <# # <= kleiner oder gleich <=100 > größer >"C400" >= größer oder gleich >=18,75 <> ungleich <>"Magdeburg" Zusätzlich sind in Access die folgenden Operatoren erlaubt: Operator Bedeutung Beispiel Zwischen... Und... zwischen zwei Werten Zwischen 300 und 600 In () In einer Liste von Werten In ("Magdeburg","Halle") Wie Beschreibung eines Musters Wie "Ma*" 2.1 Abfragen auf Muster Aufgabenteil1, Teilaufgabe 1 Es sollen alle Fahrzeuge aus der Tabelle Cars selektiert werden, deren Typ- Bezeichnung mit den Buchstaben GS beginnt. Der aktuelle Wert aus dem Feld Model wird mit einem Muster verglichen. Zur Definition eines Musters werden neben den richtigen Zeichen auch sog. Platzhalter (Wildcard, Joker) benötigt. Platzhalter Bedeutung * beliebige Zeichenkette? einzelnes beliebiges Zeichen # einzelne Ziffer Für unserer Abfrage definieren wir das Muster zu "GS*" oder "GS###". Dieses Muster wird im Wie-Operanden verwendet.

2 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II -2- Ergebnis: Die Abfrage mit Wie GS### liefert ein identisches Ergebnis. Die Abfrage wird unter dem Namen GS gespeichert.

3 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II -3- Zu dieser Abfrage wird ein Bericht (Report) mittels des Assistenten erstellt. Ein Berichts-Assistent erzeugt einen Bericht für eine Tabelle (Relation). Das Ergebnis der Abfrage GS lieget ebenfalls als Relation vor, so dass dieser Assistent genutzt werden kann. Es werden alle Felder der Abfrage ausgewählt.

4 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II -4- Auf Gruppierungsebenen wird bei diesem Bericht verzichtet (Gruppierungen werden später behandelt). Auf eine Sortierung wird verzichtet.

5 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II -5- Die Ausgabe soll im Tabellenformat erfolgen (Andere Ausgabeformate sind selbständig auszuprobieren) Als Format des Berichtes wird die Formale Form gewählt.

6 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II -6- Für den Bericht wird ein Titel definiert und der Bericht wird gespeichert. Das Ergebnis:

7 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II -7- Veränderungen an dem generierten Bericht können in der Entwurfsansicht vorgenommen werden.

8 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II Aufgabenteil1, Teilaufgabe 2 Bei dieser Abfrage werden Fahrzeuge selektiert, deren Modellbezeichnung die Zeichenkette 300 enthält. Diese Abfrage kann allgemein beschrieben werden durch: *300*. Im speziellen Fall, die gesuchte Zeichenkette befindet sich ab der 3.Position in der Modellbezeichnung, kann auch folgende Abfrage verwendet werden:??300 Diese Abfrage wird unter dem Namen 300 gespeichert.

9 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II Aufgabenteil1, Teilaufgabe 3 Bei dieser Aufgabe sollen Fahrzeuge ausgewählt werden, die an drei bestimmten Standorten stehen. Zur Lösung dieser Aufgabe lässt sich der In-Operator vorteilhaft einsetzen. Der In-Operator prüft, ob der Wert für ein Feld (Spalte) in einer Liste von möglichen Werten enthalten ist. Wenn diese Bedingung erfüllt ist, dann wird der entsprechende Datensatz ausgewählt. Als Liste mit den zulässigen Werten wird definiert:( Die einzelnen Listenelemente sind durch ein Semikolon zu trennen). { E1 ; F1 ; H1 } Diese Abfrage wird unter dem Namen E1F1H1 gespeichert.

10 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II Aufgabenteil1, Teilaufgabe 4 Bei dieser Aufgabe sollen Fahrzeuge ausgewählt werden, deren Bezeichnung für die Antriebsart (Feld Transmission) nicht mit A beginnt. Es dürfen somit keine Datensätze ausgewählt werden, deren Werte im Feld Transmission mit dem Muster A* übereinstimmen. Im Ergebnis soll der Abfrage sind ausschließlich die Felder Model, LocationCode und SellingPrice aufzulisten. Das Feld Transmission wird aber zur Formulierung des Selektionskriteriums benötigt. Möglichkeit A : Das Feld Transmission wird bei der Anzeige in der Datenblattansicht unterdrückt.

11 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II -11- Ergebnis: Möglichkeit B : Das Feld Transmission wird bei der Reportgenerierung auf der Basis der Abfrage Hand nicht berücksichtigt.

12 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II Abfragen mit ODER und UND (Aufgabenteil1, Teilaufgabe 5) Für alle Wagen mit einem manuellen 5-Gang-Getriebe ist der Wert in der Spalte Transmission gleich M5. Das Selektionskriterium für diese Aufgabe lässt sich in zwei Teilkriterien unterteilen: 1. Teilkriterium: Transmission ist gleich M5 und LocationCode ist gleich E1 2. Teilkriterium: Transmission ist gleich M5 und LocationCode ist gleich L1 Beide Teilkriterien sind mit ODER zu verknüpfen, d.h. beide Teilkriterien sind in zwei Kriterienzeilen zu schreiben. Die Abfrage ist unter dem Namen M5 zu speichern.

13 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II Parameterabfragen (Aufgabenteil1, Teilaufgabe 6) In den bisherigen Abfragen, wurden die Selektionskriterien vor der Ausführung der Abfrage festegelegt. Mittels Parameterabfragen werden in der Abfrage nur Parameter (Platzhalter) eingesetzt, die dann während der Ausführung der Abfrage durch aktuelle Werte ersetzt werden. Eine Eingabeaufforderung (Der Benutzer soll einen Wert eingeben) wird durch eckige Klammern eingegrenzt und in die Kriterienzeile geschrieben. In die Kriterienzeile für das Feld LocationCode wird eingetragen: [Geben Sie den Ortscode ein: ] Es erschein ein Parameterfenster zur Eingabe.

14 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II Berechnungen in Abfragen Mit Abfragen können auch Berechnungen durchgeführt werden. Hierunter sollen numerische Berechnungen, wie beispielsweise Multiplikation, das Gruppieren von Datensätzen und die Berechnung von aggregierten Werten, wie Summen und Mittelwerte verstanden werden Aufgabenteil 1, Teilaufgabe 7 Zur Berechnung von aggregierten Werten werden sog. Aggregatfunktionen genutzt. Typische Aggregatfunktionen sind: Funktionsname Summe Mittelwert Anzahl Min Max Bedeutung Summe der Feldwerte für die ausgewählten Datensätze Mittelwert über die Feldwerte für die ausgewählten Datensätze Anzahl der ausgewählten Datensätze Kleinster Wert aus den Feldwerten für die ausgewählten Datensätze Größter Wert aus den Feldwerten für die ausgewählten Datensätze Die Aggregatfunktionen werden in einer speziellen Zeile des Entwurfsbereiches geschrieben. Mittels des -Button oder des Befehls Ansicht->Funktionen wird diese Zeile in den Entwurfsbereich eingefügt. Die aggregierten Daten aus der Aufgabenstellung beziehen sich auf das Feld SellingPrice. Aus die Anzahl der Fahrzeuge lässt sich aus diesem Feld berechnen. Das Feld SellingPrice wird drei mal in der Abfrage verwendet.

15 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II -15- Die Auswahl der entsprechenden Aggregatfunktion für jedes Feld erfolgt in der Zeile Funktion zuerst mittels rechter Maustaste und danach über Auswahl. Es wird die Funktion Anzahl zur Berechnung des Anzahl von Fahrzeugen verwendet. Für die restlichen Felder werden die Funktionen Summe und Mittelwert verwendet.

16 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II -16- Die Abfrage wird ausgeführt und unter dem Namen Summe gespeichert.

17 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II Aufgabenteil 1, Teilaufgabe 8 Eine Gruppierung ist eine Zusammenfassung von Datensätzen, die einen identischen Wert in einem Feld besitzen. Alle Datensätze einer Gruppe werden zu einem neuen Datensatz zusammengefasst. In der Aufgabenstellung sollen alle Fahrzeuge, die an einem gemeinsamen Standort stehen, zu einer Gruppe zusammengefasst werden. Die Funktion Gruppierung wird in Zeile Funktion des Entwurfsbereiches verwendet. (Einfügen in den Entwurfsbereich mit Befehl Ansicht->Funktionen). Mit der folgenden Gruppierung werden alle Datensätze, die im Feld LocationCode einen identischen Wert aufweisen gruppiert. Beachte, dass nur das Feld LocationCode verwendet wird. Ergebnis:

18 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II -18- Werden weitere Felder in die Abfrage mit einbezogen, so müssen für diese Felder Aggregatfunktionen festgelegt werden. Die Resultate dieser Aggregatfunktionen beziehen sich auf die gruppierten Datensätze. Bezüglich der Aufgabenstellung ist die Anzahl der Fahrzeuge pro Standort und der Lagerbestand in DM zu ermitteln. Die Anzahl der Fahrzeuge wird über das Feld LocationCode (andere Felder sind auch möglich) in Verbindung mit der Aggregatfunktion Anzahl berechnet. Der Lagerbestand ergibt sich aus dem Feld Cost in Verbindung mit der Aggregatfunktion Summe. Ergebnis:

19 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II Aufgabenteil 1, Teilaufgabe 9 Die Lösung dieser Teilaufgabe erfolgt analog zu Teilaufgabe 8. Es wird nur ein anderes Gruppierungsmerkmal verwendet. Ergebnis:

20 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II Modifikation von Datentypen (Aufgabenteil1, Teilaufgabe 10) Das Feld Class enthält Informationen über die Typklasse der Fahrzeuge. Bei der Eingabe von neuen Datensätzen sollen zur Unterstützung der Eingabe nur zulässige Werte zur Auswahl stehen. In dem Feld Class sollen nur die Werte S1, S2, S3, S4 und S5 zulässig sein. Ein derartiges Listenfeld wird mittels des Nachschlage- Assistenten eingebunden. In der Entwurfsansicht der Tabelle Cars wird für das Feld Class der Nachschlage- Assistent aktiviert. Die zulässigen Werte in der Liste können aus einer anderen Tabelle gelesen oder selber definiert werden. Zur Lösung wird die letztere Möglichkeit, die selbständige Eingabe der Daten genutzt.

21 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II -21- Die zulässigen Werte werden eingegeben. Nach der Beendigung des Nachschlage-Assistenten kann die Werteliste betrachtet werden.

22 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II -22-

23 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II Formulare (Aufgabenteil 2, Teilaufgabe 1 und 2) Formulare sind Access-Objekte, mit deren Hilfe Datensätze in einer Tabelle bearbeitet, angesehen und gedruckt werden können. Einfache Standardformulare können mit dem Formular-Assistenten leicht erstellt werden. Auf eine Beschreibung der Vorgehensweise wird hier verzichtet. Mit Hilfe des Assistenten wurde folgendes Standardformular generiert: In der Entwurfsansicht werden folgende Änderungen am Layout vorgenommen: Die englischen Bezeichnungen der Felder werden durch deutsche Bezeichnungen ersetzt. In der Entwurfsansicht ergibt sich folgendes Bild:

24 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II -24- Aus der Access-Hilfe: Sämtliche Informationen eines Formulars oder Berichts sind in Steuerelementen enthalten. Sie dienen zum Anzeigen von Daten, Ausführen von Aktionen oder zur Gestaltung des Formulars, Berichts oder der Datenzugriffsseite. So kann man z. B. mit Hilfe eines Textfelds in einem Formular oder Bericht Daten anzeigen, mit einer Schaltfläche auf einem Formular ein anderes Formular oder einen Bericht öffnen oder aber mit einer Linie oder einem Rechteck Steuerelemente voneinander trennen und gruppieren, damit sie einfacher zu lesen sind. Microsoft Access enthält folgende Steuerelementtypen, auf die man in der Entwurfsansicht mittels der Toolbox zugreifen kann: Textfeld, Bezeichnungsfeld, Optionsgruppe, Optionsfeld, Kontrollkästchen, Listenfeld, Befehlsschaltfläche, Bild, Linie, Rechteck sowie benutzerdefinierte ActiveX-Steuerelemente. Formulare und Berichte können zusätzlich die folgenden Steuerelemente enthalten: Umschaltfläche, Kombinationsfeld, gebundenes Objektfeld, ungebundenes Objektfeld, Unterformular/- bericht und Seitenwechsel. Steuerelemente können gebunden, ungebunden oder berechnet sein. Ein gebundenes Steuerelement ist mit einem Feld in einer zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage verbunden. Man verwendet gebundene Steuerelemente, um Werte in Felder(n) der Datenbank anzuzeigen, einzugeben und zu aktualisieren. Ein

25 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II -25- ungebundenes Steuerelement hat keine Datenquelle. Man kann mit Hilfe von ungebundenen Steuerelementen Informationen, Linien, Rechtecke und Bilder anzeigen. Ein berechnetes Steuerelement verwendet einen Ausdruck als Datenquelle. In dem mit dem Assistenten generierten Formular werden als Steuerelemente ungebundene Bezeichnungsfelder und gebundene Textfelder verwendet. Ein Bezeichnungsfeld ist fest, sein Inhalt wird nicht durch eine Tabelle verändert. Bezeichnungsfeld Textfeld Die Inhalte des Bezeichnungsfeldes sollen verändert werden. Mittels rechter Maustaste wird für das Bezeichnungsfeld VehicleID folgendes Pull- Down-Menu eröffnet:

26 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II -26- Nach dem Aktivieren der Zeile Eigenschaften wird ein weiteres Menü eröffnet: In der Zeile Beschriftung wird die neue Bezeichnung eingetragen. Nachdem für alle Felder deutsche Beschriftungen eingetragen wurden, ergibt sich folgendes Bild:

27 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II Erstellen einer Tabelle (Aufgabenteil 2, Teilaufgabe 3) Zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten ist eine Tabelle zu entwerfen. Welche Attribute (Felder) soll eine derartige Tabelle enthalten. Primärschlüssel, Name, Vorname, Geburtsdatum Die Tabelle wird in der Entwurfsansicht definiert Die Tabelle wird unter dem Namen Mitarbeiter gespeichert.

28 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II -28- Mit Hilfe des Formular-Assistenten wird ein Formular zur Dateneingabe erstellt. Nach der Beendigung des Assistenten erfolgt die Eingabe mittels des Formulars.

29 Tutorial Excel Übung 8 Datenbanken II -29-