Webcode Übungsdateien A38D-FCC4-436F. Access Susanne Weber. Grundlagen für Anwender. 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Juni 2013

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1 Webcode Übungsdateien A38D-FCC4-436F Access 2013 Susanne Weber 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Juni 2013 Grundlagen für Anwender ACC2013

2 I Access Grundlagen für Anwender Zu diesem Buch... 4 Erste Schritte mit Access 1 Access kennenlernen Datenbanken mit Access Access starten Datenbanken vom Access-Startbildschirm aus öffnen Das Access-Fenster Befehle aufrufen Die Access-Hilfe verwenden Datenbanken schließen und Access beenden Schnellübersicht Übung Mit Datenbanken arbeiten Navigationsbereich und Startformular Objekte im Navigationsbereich Objekte öffnen und schließen Schnellübersicht Übung Datenbanken anwenden 3 Daten in Formularen bearbeiten Grundlagen zu Formularen Daten eines Formulars anzeigen Felddatentypen in einem Formular Neue Datensätze eingeben Besonderheiten bei der Dateneingabe Die AutoKorrektur-Funktion Die Rechtschreibprüfung Datensätze bearbeiten und löschen Schnellübersicht Übungen Daten in Tabellen eingeben und bearbeiten Eine Tabelle in der Datenblattansicht öffnen Daten in eine Tabelle eingeben Daten in einer Tabelle bearbeiten und löschen Daten über die Zwischenablage kopieren/ verschieben Die Datenblattansicht bearbeiten Spalten auswerten Schnellübersicht Übung Daten suchen, ersetzen und sortieren Daten suchen und ersetzen Datensätze sortieren Schnellübersicht Übungen Mit Filtern arbeiten Was sind Filter? Allgemeine Filter verwenden Filter deaktivieren, aktivieren oder löschen Die Werteliste zum Filtern von Datensätzen nutzen Auswahlbasierte Filter verwenden Schnellübersicht Übungen Mit Abfragen arbeiten Grundlagen zu Abfragen Abfragen ausführen Übung Beziehungen zwischen Tabellen Daten mithilfe von Beziehungen verknüpfen Beziehungen mit referenzieller Integrität Beziehungen anzeigen Abhängige Daten in Formularen anzeigen Abhängige Daten in der Datenblattansicht anzeigen Abfragen über mehrere Tabellen Abhängige Objekte anzeigen Schnellübersicht Übungen Daten drucken Die Seitenansicht nutzen Die Druckseiten einrichten Formulare, Tabellen oder Abfragen drucken Schnellübersicht Übung Mit Berichten arbeiten Grundlagen zu Berichten Berichte öffnen und drucken Seiteneinstellungen vornehmen Schnellübersicht Übung HERDT-Verlag

3 Inhalt I Einfache Datenbanken entwickeln 14.4 Schnellübersicht Übungen Eine neue Datenbank anlegen Die vier Schritte bei einer Datenbankerstellung Einfache Datenbank planen Neue Datenbank mit einer Vorlage erstellen Neue Datenbank manuell erzeugen Schnellübersicht Übung Tabellen erstellen Grundlagen zum Erstellen von Tabellen Überblick über die Felddatentypen Tabellen in der Datenblattansicht erstellen Felddatentyp in der Datenblattansicht ändern Felder aus bereits bestehenden Tabellen einfügen Tabellenstruktur bearbeiten Feldformatierung ändern und Daten eingeben Schnellübersicht Übung Formulare erstellen Grundlagen zum Erstellen von Formularen Formulare mit dem Assistenten erstellen Formulare automatisch erstellen Formulare manuell erstellen Formulare speichern und schließen Die Layoutansicht von Formularen Mit Steuerelementlayouts arbeiten Größe und Position von Steuerelementen ändern Das Aussehen von Steuerelementen ändern Objekte in Formularen einfügen und löschen Navigationsformulare erstellen Schnellübersicht Übungen Abfragen erstellen Auswahlabfragen mit dem Assistenten erstellen Auswahlabfragen in der Entwurfsansicht erstellen Abfragekriterien definieren Berichte und Etiketten erstellen Grundlagen zu Berichten Berichte mit dem Assistenten erstellen Gruppierte Berichte erstellen Zusammenfassende Berichte erstellen Basisberichte erstellen Leere Berichte erstellen und bearbeiten Objekte in Berichte einfügen und bearbeiten Etiketten erstellen Schnellübersicht Übungen Datenbankobjekte bearbeiten Datenbankobjekte umbenennen oder löschen Datenbankobjekte kopieren und verknüpfen Datenbankobjekte im Navigationsbereich aus-/einblenden Schnellübersicht Übung Datenbanken verwalten Speicheroptionen festlegen und Datenbank sichern Datenbankeigenschaften festlegen Schnellübersicht Übung SkyDrive und Access Web Apps nutzen Via SkyDrive auf Datenbanken zugreifen Die Access Web App nutzen Schnellübersicht A Anhang: Access mit Gesten steuern Das Menüband verwenden Objekte öffnen Daten über die Bildschirmtastatur eingeben und bearbeiten Spalten markieren und verschieben Fensterinhalt scrollen Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 Access Grundlagen für Anwender Zu diesem Buch Dieses Buch vermittelt Ihnen schnell und anschaulich das grundlegende Wissen, um Access 2013 professionell anwenden und einfache Datenbanken entwickeln zu können. Lernziele Arbeitsanleitungen Vor jedem Kapitel sehen Sie die jeweiligen Lernziele und Voraussetzungen. Die Voraussetzungen enthalten auch die Angabe der im Kapitel verwendeten Beispieldatenbanken. Die effizientesten Wege zum Ziel werden Schritt für Schritt im Kapitel erklärt. Auf einen Blick Eine Übersicht der Funktionen erhalten Sie am Kapitelende. Übungen Ebenfalls am Ende des Kapitels festigen Sie Ihre erworbenen Kenntnisse. Was bedeuten die Symbole im Buch? hilfreiche Zusatzinformation Praxistipp Warnhinweis leichte Übung mittelschwere Übung schwierige Übung Nachhaltig lernen mit Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Für die meisten Kapitel stehen Ihnen Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien zur Verfügung. Mithilfe der Beispieldateien können Sie die erläuterten App-Funktionen direkt nachvollziehen. Die Übungen am Ende der einzelnen Kapitel lassen sich ohne weitere Vorbereitungen mit den jeweiligen Übungsdateien durchführen. Anhand der Ergebnisdateien kontrollieren Sie schnell, ob Sie die entsprechenden Übungen korrekt ausgeführt haben. Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, diese Dateien von der Website des HERDT-Verlages unter herunterzuladen. Nutzen Sie hierzu den Webcode, der sich rechts oben auf der Titelseite dieses Buches befindet: Hier Webcode eingeben und mit Ü bestätigen Auf der nun geöffneten Webseite Datei downloaden anklicken 4 HERDT-Verlag

5 Verwendete (Software-)Einstellungen Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf der Nutzung von Windows 8 Pro (64-Bit-Version) mit einem lokalen Benutzerkonto und einem Benutzer, der in einem (Firmen-)Netzwerk angemeldet ist, einer Erstinstallation von Access 2013 (64-Bit-Version) mit den empfohlenen Einstellungen, einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixeln, G einer ständigen Verbindung zum Internet. Haben Sie eine andere Bildschirmauflösung festgelegt, kann das Aussehen des Menübands von den Abbildungen im Buch abweichen. Wenn Sie andere als die oben aufgeführten Windows-Einstellungen verwenden, kann sich der Zugriff auf SkyDrive bzw. auf den Office Store von den Erläuterungen in diesem Buch unterscheiden. Microsoft-Konto Einige der im Buch beschriebenen Funktionen (z. B. die Nutzung von SkyDrive) können nur mit einem Microsoft-Konto verwendet werden, das Sie kostenlos im Internet anlegen können. Eine detaillierte Anleitung, in der Schritt für Schritt erläutert wird, wie Sie ein Microsoft- Konto einrichten, finden Sie bei den Beispieldateien zu diesem Buch. Das sollten Sie bereits können Sie können sich den Inhalt dieses Buches am besten aneignen, wenn Sie bereits über folgende Kenntnisse verfügen: Sie arbeiten sicher mit Maus und Tastatur.G Sie beherrschen den Umgang mit dem Windows-Startbildschirm und dem Desktop.G Sie können Fenster und den Explorer problemlos bedienen. Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, empfehlen wir Ihnen weitere HERDT-Bücher wie z. B. Access Grundlagen für Datenbankentwickler Access Automatisierung, Programmierung Diese und weitere Lehr- und Lernmaterialien können Sie direkt auf unserer Website bestellen: Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

6 1 Access Grundlagen für Anwender 1 Access kennenlernen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Access starten und beenden welche Möglichkeiten der Startbildschirm bietet wie Sie eine Datenbank öffnen und schließen welche Elemente das Access-Fenster enthält wie Sie Befehle in Access aufrufen wie Sie die Hilfe von Access nutzen können Voraussetzungen Beispieldatenbank Kontakteverwaltung 1.1 Datenbanken mit Access Was ist eine Datenbank? Eine Datenbank umfasst eine Sammlung strukturierter Informationen bzw. Daten. In Büros zum Beispiel fallen oft große Mengen an Daten an: Personaldaten, Vertriebsdaten usw. Ein Datenbankprogramm bietet viele Möglichkeiten, diese Daten zu erfassen, auszuwerten und zu verwalten. Was kann Access? Access ist ein Datenbankprogramm, mit dem Sie große Datenmengen speichern und verwalten sowie den Zugriff auf diese Daten regeln können. Access ermöglicht Ihnen, Datenbanken zu erstellen, Informationen zu einer Datenbank hinzuzufügen, Daten beliebig zu bearbeiten und zu verändern, Daten zu sortieren und nach bestimmten Kriterien zu filtern, Daten auszuwerten und zu drucken. Datenbankbegriffe Im Folgenden werden einige Begriffe definiert, die Sie bei der Arbeit mit einem Datenbankprogramm wie Access benötigen werden. Daten sind einzelne, beliebige Informationen, z. B. ein Nachname, eine -Adresse oder eine Bestellnummer. Eine Tabelle ist eine Sammlung von Daten zu einem bestimmten Thema. Alle Daten, die zusammengehören, stehen dabei in einer Zeile. Ein Datensatz ist eine Zeile in einer Tabelle. 6 HERDT-Verlag

7 Access kennenlernen 1 Ein Feld ist eine Spalte in einer Tabelle. Eine Datenbankdatei in Access enthält eine oder mehrere Tabellen mit Daten. Darüber hinaus enthält sie zusätzliche Informationen und Hilfsmittel, die Access benötigt, um die Daten zu organisieren und anzuzeigen. Wer arbeitet mit Access? Access-Benutzer können sowohl Datenbankentwickler als auch Datenbankanwender sein. Datenbankanwender greifen auf eine Datenbank zu, um neue Datensätze anzulegen, Informationen zu suchen oder bereits eingegebene Datensätze zu verändern. Sie arbeiten also mit bestehenden Datenbanken. Als Datenbankanwender werden Sie Datenbanken öffnen, Daten eingeben, bearbeiten und löschen, mit Formularen arbeiten, bestimmte Datensätze suchen und filtern, Berichte drucken. Datenbankentwickler erstellen bzw. entwickeln Datenbanken. Diese Entwicklung beinhaltet das Planen der Datenbank, das Erstellen der Datenbankstruktur und das Hinzufügen von sogenannten Formularen zur Datenerfassung und von Berichten zur Darstellung und Auswertung von Daten. Dieses Buch wendet sich an Datenbankanwender, die mit bestehenden Datenbanken arbeiten, und an Datenbankentwickler, die eine einfache Datenbank erstellen möchten. Access auf einem Touchscreen bedienen Auf einem herkömmlichen Computer können Sie in Access mithilfe von Maus und Tastatur Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte erstellen und bearbeiten. Daneben lässt sich Access auf einem Gerät mit Touchscreen, z. B. einem Tablet-PC, auch direkt mit den Fingern bedienen (vgl. Anhang). Hierbei unterstützt Sie der sogenannte Fingereingabe-Modus, der sich bei Bedarf aktivieren lässt. 1.2 Access starten Access über den Windows-Startbildschirm starten Klicken Sie auf dem Windows-Startbildschirm auf die Kachel Access oder Geben Sie auf dem Windows-Startbildschirm die Anfangsbuchstaben der App ein (ac) und klicken Sie anschließend in der Ergebnisliste auf Access Wenn Sie das erste Mal eine Microsoft-Office-App starten, wird das Dialogfenster Willkommen bei Microsoft Office 2013 eingeblendet. Hier können Sie entscheiden, welches Dateiformat die Office-Apps beim Speichern standardmäßig nutzen sollen. Aktivieren Sie in diesem Dialogfenster Office Open XML-Formate. Hierdurch stellen Sie sicher, dass sämtliche Microsoft-Office-Funktionalitäten und Dateiinhalte beim Speichern einer Datei erhalten bleiben. HERDT-Verlag 7

8 1 Access Grundlagen für Anwender 1.3 Datenbanken vom Access-Startbildschirm aus öffnen Der Access-Startbildschirm Nach dem Start wird der Startbildschirm von Access angezeigt. Hier können Sie z. B. eine neue leere Datenbank öffnen, eine neue Datenbank öffnen, die auf einer Access-Vorlage basiert, im Web vorhandene Vorlagen aufrufen, bereits vorhandene Datenbanken öffnen. Zuletzt verwendete oder eine andere bestehende Datenbank öffnen Im Web verfügbare Vorlagen aufrufen Leere Datenbank erstellen Neue Datenbank aus einer Vorlage erstellen Wurden in Access bereits Datenbanken geöffnet, werden die zuletzt verwendeten Datenbanken am oberen linken Fensterrand aufgelistet. Durch Anklicken eines Eintrags lässt sich die betreffende Datenbank öffnen. Möchten Sie, dass eine bestimmte Datenbank in der Liste der zuletzt verwendeten Datenbanken verbleibt, zeigen Sie mit der Maus auf den betreffenden Eintrag und klicken Sie auf. Die Schaltfläche ändert hierdurch ihre Form und der Name der Datenbank wird an den Anfang der Liste verschoben. Um die Fixierung des Eintrags in der Liste wieder aufzuheben, klicken Sie auf. Über den Kontextmenüpunkt Aus Liste entfernen können Sie einzelne Einträge aus der Liste entfernen. 8 HERDT-Verlag

9 Access kennenlernen 1 Bestehende Datenbank öffnen Starten Sie Access. Klicken Sie im Startbildschirm auf Weitere Dateien öffnen. Alternative: S o Computer anklicken Auf Durchsuchen klicken Bei Bedarf zu einem anderen Speicherort wechseln Gewünschte Datenbank doppelt anklicken Klicken Sie einen der zuletzt verwendeten Ordner an, wird dessen Inhalt anschließend direkt im Dialogfenster Öffnen angezeigt. Sie können in der Liste der zuletzt verwendeten Ordner einzelne Einträge auf dieselbe Weise fixieren wie die Einträge in der Liste der zuletzt verwendeten Datenbanken. Besonderheiten beim Öffnen von Datenbanken Eventuell werden Sie nach dem Starten der Datenbank aufgefordert, Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort einzugeben. Nach dem Starten der Datenbank erscheint möglicherweise eine Sicherheitswarnung. Falls Ihnen die Datenbank bekannt ist, klicken Sie auf Inhalt aktivieren, um alle Inhalte der Datenbank verwenden zu können, ansonsten informieren Sie Ihren Administrator. HERDT-Verlag 9

10 1 Access Grundlagen für Anwender 1.4 Das Access-Fenster Das Access-Fenster im Registerkartenformat Nach dem Öffnen einer Datenbank gelangen Sie in das Access-Fenster. Das Access-Fenster enthält sowohl Access-spezifische als auch Windows-Standardelemente. Symbolleiste für den Schnellzugriff Register des Menübands Menüband Registerkarte mit geöffnetem Datenbankobjekt Arbeitsbereich Navigationsbereich Statusleiste Ansichtssteuerung Je nach gewählter Installation und eventuell bereits geänderten Einstellungen kann das Access-Fenster von der hier gezeigten Abbildung abweichen. Übersicht der besonderen Access-Bildschirmelemente Symbolleiste für den Schnellzugriff Menüband Hier können Sie häufig benötigte Befehle, z. B. zum Speichern einer Datei, schnell durch Anklicken des entsprechenden Symbols ausführen. Die Auswahl an Symbolen, die in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt werden, lässt sich individuell festlegen. Sämtliche Befehle lassen sich über das Menüband aufrufen. Das Menüband ist in verschiedene Register bzw. Registerkarten unterteilt, die jeweils die wichtigsten Befehle enthalten, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. 10 HERDT-Verlag

11 Access kennenlernen 1 Navigationsbereich Arbeitsbereich Statusleiste Ansichtssteuerung Hier werden die Datenbankobjekte, z. B. Tabellen, Formulare, Berichte und Abfragen, der geöffneten Datenbank angezeigt. Über den Navigationsbereich können Sie unter anderem die Datenbankobjekte öffnen und verwalten. In diesem Bereich werden die geöffneten Datenbankobjekte angezeigt und bearbeitet. Standardmäßig ist das Registerkartenformat eingestellt. Hier erhalten Sie Hinweise zum aktuellen Programmstatus bzw. zur gerade eingeleiteten Arbeit. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste klicken, können Sie über das eingeblendete Kontextmenü beispielsweise bestimmen, welche Informationen in diesem Bereich angezeigt werden. Hier können Sie schnell zwischen den verschiedenen Ansichten eines aktiven Objektes, z. B. eines Formulars, wechseln. Allgemeine Programmeinstellungen von Access, z. B. Einstellungen zur Bildschirmdarstellung, können Sie im Dialogfenster Access-Optionen festlegen. Die hier vorgenommenen Einstellungen gelten für alle künftigen Arbeitssitzungen mit Access. Das Dialogfenster öffnen Sie, indem Sie im Register DATEI auf Optionen klicken. Wählen Sie anschließend die Kategorie Aktuelle Datenbank. 1.5 Befehle aufrufen Das Menüband nutzen Über die Elemente im Menüband können Sie auf sämtliche Befehle von Access zugreifen. Register Gruppe Dialogfenster mit weiteren Befehlen öffnen Die einzelnen Register des Menübands enthalten Zusammenstellungen von Befehlen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. So lässt sich beispielsweise über im Register START enthaltene Elemente die Sortierung der Datensätze eines Formulars festlegen. Die Elemente eines Registers sind in Gruppen angeordnet. Manche Gruppen besitzen das Symbol, mit dem Sie ein Dialogfenster mit weiteren Befehlen öffnen können. Wenn Sie das Register DATEI anklicken, wird die sogenannte Backstage-Ansicht geöffnet, in der Sie unter anderem die grundlegenden Befehle zum Erstellen, Speichern oder Drucken von Datenbanken aufrufen können. Bei aktiviertem Register DATEI wird die Statusleiste ausgeblendet und die Elemente der Symbolleiste für den Schnellzugriff stehen nicht zur Verfügung. Um die Backstage-Ansicht wieder zu verlassen, klicken Sie am oberen linken Fensterrand auf oder drücken Sie Ë. Für bestimmte Arbeiten, z. B. das Entwerfen von Formularen, blendet Access am rechten Rand des Menübands zusätzliche Register, die sogenannten Kontexttools, ein. Kontexttools HERDT-Verlag 11

12 1 Access Grundlagen für Anwender Möchten Sie, dass vom Menüband lediglich die Register angezeigt werden, klicken Sie in der rechten Ecke des Menübands auf. Um die ursprüngliche Anzeige wiederherzustellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Menüband und deaktivieren Sie Menüband reduzieren. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff individuell anpassen Mithilfe dieser Symbolleiste können Sie oft benötigte Befehle mit nur einem Mausklick ausführen. Standardmäßig sind hier nur drei Symbole enthalten. Um die Auswahl an Befehlen Ihren Bedürfnissen anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie auf den Pfeil neben der Symbolleiste und aktivieren Sie in der geöffneten Liste den Eintrag mit dem gewünschten Befehl. Um Befehle aus der Symbolleiste für den Schnellzugriff zu entfernen, deaktivieren Sie im Menü der Symbolleiste den entsprechenden Eintrag. Mit Aufgabenbereichen arbeiten Access stellt Ihnen für bestimmte Aufgaben, z. B. für das Bearbeiten von Entwürfen, Aufgabenbereiche zur Verfügung. Hier finden Sie schnell alle wesentlichen Befehle, die im Zusammenhang mit der jeweiligen Aufgabe relevant sind. Die Aufgabenbereiche werden so lange am Seitenrand angezeigt, bis Sie diese nach Abschluss der entsprechenden Arbeiten über das zugehörige Schließfeld ausblenden. Das Kontextmenü verwenden Durch Klicken mit der rechten Maustaste können Sie das Kontextmenü öffnen. Je nachdem, in welchen Bereich des Access- Fensters Sie mit der rechten Maustaste klicken, enthält das Kontextmenü verschiedene Befehle zur aktuellen Auswahl. Klicken Sie beispielsweise auf ein Symbol des Menübandes, können Sie dieses Symbol über das Kontextmenü zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Wenn Sie z. B. im Navigationsbereich für eine Tabelle das Kontextmenü aufrufen, stellt Ihnen Access die wichtigsten Befehle zusammen, die Sie auf die Tabelle anwenden können. 12 HERDT-Verlag

13 Access kennenlernen 1 Mit Optionsschaltflächen arbeiten Mit den sogenannten Optionsschaltflächen lassen sich kontextbezogene Befehle schnell ausführen. Die Optionsschaltflächen erscheinen automatisch im Arbeitsbereich, wenn bestimmte Aktionen durchgeführt wurden. Wenn Sie beispielsweise ein Feld aus einer Feldliste in ein Formular eingefügt haben, blendet Access die Optionsschaltfläche ein. Durch Anklicken der Schaltfläche können Sie in diesem Beispiel entscheiden, ob für das Formular das tabellarische Layout übernommen werden soll oder nicht. Optionsschaltflächen sind nur in der Bildschirmanzeige sichtbar und werden nicht gedruckt. 1.6 Die Access-Hilfe verwenden Schnell die gewünschten Hilfetexte finden Über das Suchfeld im Hilfefenster können Sie während der Arbeit mit Access schnell nach Erläuterungen für Begriffe und Aktionen suchen. So können Sie sich beispielsweise darüber informieren, wie Sie mit dem Navigationsbereich arbeiten können. Um einen Hilfetext aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor: Symbolleiste Suchfeld Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Access-Fensters auf oder betätigen Sie!. Das Hilfefenster mit der Hilfe-Startseite wird geöffnet. Tragen Sie im Suchfeld einen oder mehrere Begriffe ein, nach denen Sie suchen möchten. Bestätigen Sie mit der Ü-Taste oder mit Klick auf. Die entsprechenden Hilfethemen werden eingeblendet. Klicken Sie auf das blau dargestellte Hilfethema, das Sie lesen möchten. Der zugehörige Hilfetext wird eingeblendet. HERDT-Verlag 13

14 1 Access Grundlagen für Anwender Im oberen Bereich des Hilfefensters wird meist eine Kurzbeschreibung des gewählten Hilfethemas angezeigt. Daran schließt sich eine Inhaltsübersicht an, über deren Einträge Sie direkt zu den betreffenden Abschnitten wechseln können. Die Symbolleiste des Hilfefensters nutzen Sie möchten zwischen aufgerufenen Hilfethemen wechseln erneut die Startseite der Hilfe anzeigen Klicken Sie auf, um zum vorherigen, oder auf, um zum nächsten Thema zu wechseln. Klicken Sie auf. den Hilfetext drucken Klicken Sie auf. Klicken Sie auf Drucken. den Hilfetext vergrößern Klicken Sie auf. Um den Text wieder zu verkleinern, klicken Sie erneut auf. 14 HERDT-Verlag

15 Access kennenlernen 1 Hilfe zu Elementen des Menübands bzw. zu Dialogfenstern erhalten Sobald Sie mit der Maus auf ein Element im Menüband zeigen, wird eine QuickInfo mit einer kurzen Erläuterung eingeblendet. Manche QuickInfos enthalten am unteren Rand den Hinweis Weitere Infos. Wenn Sie auf diesen Hinweis klicken, wird das Hilfefenster mit dem passenden Hilfetext angezeigt. Um Hilfe zu Dialogfenstereinstellungen zu erhalten, klicken Sie am oberen Rand des betreffenden Dialogfensters auf. Ist ein Hilfetext für das Dialogfenster verfügbar, wird er direkt im Hilfefenster angezeigt. Ansonsten wird die Startseite der Hilfe eingeblendet. 1.7 Datenbanken schließen und Access beenden Datenbank schließen Klicken Sie im Register DATEI auf Schließen, um die Datenbank zu schließen, ohne Access zu beenden. Falls beim Schließen Änderungen der geöffneten Datenbank noch nicht gespeichert sind, wird ein Dialogfenster eingeblendet. Sie können das Dialogfenster mit Ja bestätigen, um die Änderungen zu speichern. In einem Access-Fenster kann immer nur eine Datenbank geöffnet sein. Wollen Sie gleichzeitig mehrere Datenbanken öffnen, müssen Sie für jede weitere Datenbank Access erneut starten. Weitere Möglichkeiten Sobald Sie Access beenden oder eine andere Datenbank öffnen, wird die geöffnete Datenbank automatisch geschlossen. Datenbank automatisch mit Access öffnen Arbeiten Sie überwiegend mit einer bestimmten Datenbank, können Sie diese Datenbank beim Start von Access automatisch öffnen lassen. Öffnen Sie die Datenbank und klicken Sie im Register DATEI auf Optionen. Wählen Sie im Dialogfenster Access-Optionen die Kategorie Clienteinstellungen. Aktivieren Sie im Bereich Erweitert das Kontrollfeld Zuletzt verwendete Datenbank beim Starten von Access öffnen. Access beenden Klicken Sie auf das Schließfeld in der rechten oberen Ecke des Access-Anwendungsfensters. Falls die aktuelle Version der geöffneten Datenbank nicht gespeichert ist, können Sie diese auf Rückfrage (Dialogfenster) speichern. HERDT-Verlag 15