D7D6-B2B7-F112. ECDL - Europäischer Computer Führerschein ISBN Sabine Buhlert, Birgit Swoboda, Susanne Weber

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1 Webcode Übungsdateien D7D6-B2B7-F112 ECDL - Europäischer Computer Führerschein Sabine Buhlert, Birgit Swoboda, Susanne Weber 1. Ausgabe, Oktober 2013 Modul Datenbanken (mit Windows 8 und Access 2013) Syllabus 5.0 ECDL-ACC ISBN

2 I ECDL - Modul Datenbanken (mit Windows 8 und Access 2013) 1 Überblick Der Europäische Computer Führerschein Zu diesem Buch... 6 Erste Schritte mit Access 2 Access kennenlernen Datenbanken mit Access Access starten Datenbanken vom Access-Startbildschirm aus öffnen Das Access-Fenster Befehle aufrufen Die Access-Hilfe verwenden Datenbanken schließen und Access beenden Schnellübersicht Übung Mit Datenbanken arbeiten Navigationsbereich und Startformular Objekte im Navigationsbereich Objekte öffnen und schließen Schnellübersicht Übung Daten eingeben und bearbeiten 4 Daten in Formularen bearbeiten Grundlagen zu Formularen Daten eines Formulars anzeigen Felddatentypen in einem Formular Neue Datensätze eingeben Besonderheiten bei der Dateneingabe Datensätze bearbeiten und löschen Schnellübersicht Übungen Daten in Tabellen eingeben und bearbeiten Eine Tabelle in der Datenblattansicht öffnen Daten in eine Tabelle eingeben Daten in einer Tabelle bearbeiten und löschen Daten über die Zwischenablage kopieren/verschieben Die Datenblattansicht bearbeiten Schnellübersicht Übung Daten suchen, ersetzen und sortieren Daten suchen und ersetzen Datensätze sortieren Schnellübersicht Übungen Mit Filtern arbeiten Was sind Filter? AutoFilter verwenden Filter deaktivieren, aktivieren oder löschen Die Werteliste zum Filtern von Datensätzen nutzen Auswahlbasierte Filter verwenden Formularbasierte Filter erstellen und speichern Spezialfilter erstellen Schnellübersicht Übung Mit Abfragen arbeiten Grundlagen zu Abfragen Abfragen ausführen Auswahlabfragen mit mehreren Tabellen Übung Datenausgabe 9 Daten drucken und exportieren Die Seitenansicht nutzen Die Druckseiten einrichten Formulare, Tabellen oder Abfragen drucken Access-Daten in anderen Anwendungen verwenden Access-Daten im XML-Format exportieren Gespeicherte Exporte nutzen Schnellübersicht Übung Mit Berichten arbeiten Grundlagen zu Berichten Berichte öffnen und drucken Seiteneinstellungen vornehmen Schnellübersicht Übung Datenbankstrukturen bearbeiten 11 Datenbankobjekte bearbeiten Datenbankobjekte umbenennen oder löschen Datenbankobjekte kopieren und verknüpfen Datenbankobjekte im Navigationsbereich aus-/einblenden Schnellübersicht Übung HERDT-Verlag

3 Inhalt I 12 Indizes festlegen Grundlagen zur Indizierung Mit Indizes arbeiten Schnellübersicht Übung Beziehungen zwischen Tabellen Daten mithilfe von Beziehungen verknüpfen Beziehungen mit referenzieller Integrität Beziehungen anzeigen Abfragen über mehrere Tabellen Abhängige Objekte anzeigen Schnellübersicht Übungen Neue Datenbank erstellen 14 Eine neue Datenbank anlegen Die vier Schritte bei einer Datenbankerstellung Einfache Datenbank planen Neue Datenbank mit einer Vorlage erstellen Neue Datenbank manuell erzeugen Schnellübersicht Übung Tabellen erstellen Tabellen in Access Grundlagen zum Erstellen von Tabellen Überblick über die Felddatentypen Tabellen in der Datenblattansicht erstellen Felddatentyp in der Datenblattansicht ändern Tabellenstruktur in der Datenblattansicht bearbeiten Feldformatierung ändern und Daten eingeben Tabellen in der Entwurfsansicht bearbeiten Felder in der Entwurfsansicht festlegen und bearbeiten Tabellenstruktur in der Entwurfsansicht ändern Tabelleneigenschaften festlegen Schnellübersicht Übung Feldeigenschaften Grundlagen zu Feldeigenschaften Die Feldeigenschaften Feldgröße und Dezimalstellen Standardwerte festlegen Die Feldeigenschaft Format Gültigkeitsprüfung während der Dateneingabe Schnellübersicht Übung Formulare erstellen Grundlagen zum Erstellen von Formularen Formulare mit dem Assistenten erstellen Formulare automatisch erstellen Formulare manuell erstellen Formulare speichern und schließen Die Layoutansicht von Formularen Mit Steuerelementlayouts arbeiten Größe und Position von Steuerelementen ändern Das Aussehen von Steuerelementen ändern Objekte in Formularen einfügen und löschen Navigationsformulare erstellen Schnellübersicht Übungen Abfragen erstellen Auswahlabfragen mit dem Assistenten erstellen Auswahlabfragen in der Entwurfsansicht erstellen Abfragekriterien definieren Schnellübersicht Übungen Berichte und Etiketten erstellen Grundlagen zu Berichten Berichte mit dem Assistenten erstellen Gruppierte Berichte erstellen Zusammenfassende Berichte erstellen Basisberichte erstellen Leere Berichte erstellen und bearbeiten Objekte in Berichte einfügen und bearbeiten Etiketten erstellen Schnellübersicht Übungen Datenbanken verwalten Speicheroptionen festlegen und Datenbank sichern Datenbankeigenschaften festlegen Schnellübersicht Übung So finden Sie die Inhalte zu den Lernzielen Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 1 ECDL - Modul Datenbanken (mit Windows 8 und Access 2013) 1 Überblick In diesem Kapitel erfahren Sie was der ECDL (Europäische Computer Führerschein) ist welche Lehrplaninhalte das Modul Datenbanken hat wie Sie mit diesem Buch arbeiten können Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser, PCs, Internet, lokale Netzwerke, Mobilgeräte, Cloud Computing und soziale Netzwerke bilden eine umfassende und immer mehr zusammenwachsende IT-Infrastruktur, die heute den Berufsalltag entscheidend bestimmt. Mit dem Ihnen vorliegenden Buch eignen Sie sich Kenntnisse und Fertigkeiten an, die für eine effiziente und sichere Nutzung dieser Technologien erforderlich sind. Die Ausrichtung des ECDL auf kontinuierliches Lernen ermöglicht Ihnen, mit der immer rascheren Entwicklung der IT-Technologie mitzuhalten. Die Inhalte sind an den Lehrplänen (Syllabi) des ECDL ausgerichtet. Der ECDL ist eine Zertifizierung der internationalen ECDL Foundation für Anwender von Standardsoftware. Die Lehrpläne sind zum Download auf der Website der DLGI verfügbar. In Deutschland ist die DLGI die einzige Akkreditierungs- und Zertifizierungsstelle für den ECDL : Es werden alle Inhalte für die jeweiligen ECDL -Modul-Prüfungen vermittelt, auf die dieses Buch vorbereitet. ECDL -Zertifikate bescheinigen dem Absolventen, dass er die an einem PC-Arbeitsplatz üblicherweise eingesetzte Standardsoftware sicher beherrscht und über die dafür erforderlichen IT-Kenntnisse verfügt. ECDL -Prüfungen können zu den folgenden Pflicht- und Wahlmodulen abgelegt werden: 4 HERDT-Verlag

5 Überblick 1 Hat ein Kandidat die oben genannten drei Pflichtmodule und ein Wahlmodul erfolgreich absolviert, wird das Zertifikat ECDL -Base erteilt, nach bestandenem ECDL -Base und weiteren drei Wahlmodulen das Zertifikat ECDL. Der ECDL als umfassende Grundqualifizierung bietet einen in der Wirtschaft anerkannten Nachweis. Weltweit haben bereits mehr als 12,5 Millionen Teilnehmer/-innen in 148 Ländern ein ECDL -Zertifikat erhalten. Sie können in Deutschland an mehr als ECDL -Prüfungszentren die Prüfungen zum ECDL absolvieren. Eine Übersicht über die Prüfungszentren finden Sie ebenfalls auf der Website der DLGI: Viel Freude beim Lernen und viel Erfolg für Ihre berufliche Zukunft wünscht Ihnen Ihr 1.1 Der Europäische Computer Führerschein Wissenswertes über den Europäischen Computer Führerschein Der Europäische Computer Führerschein (kurz ECDL) stellt ein in Europa standardisiertes Zertifikat über die Kenntnisse und Fertigkeiten der Computeranwender dar, das in ganz Europa gültig ist. Der ECDL wird von den der CEPIS (Council of European Professional Informatics Societies) angehörenden Computergesellschaften betreut. Die Europäische Union (EU) fördert die Entwicklung des ECDL, der die fundierte Vermittlung von Computerwissen zum Ziel hat. Der ECDL basiert auf einem einheitlichen europäischen Lehrplan (Syllabus). Dieser Lehrplan dient der Sicherstellung eines gemeinsamen europaweiten Standards im Bereich Computerwissen. Der Lehrplan umfasst insgesamt sieben Module. Lehrplan für das Modul Datenbanken Syllabus 5 unter Windows 8 mit Microsoft Access 2013 Die Teilnehmer sollen den Aufbau und das Leistungsspektrum von Datenbanken kennen, Nutzungsmöglichkeiten von PC-Datenbanken einschätzen können, einen praxisnahen Überblick über Funktionen und Anwendungen einer PC-Datenbank gewinnen, einfache Datenbanken erstellen und pflegen können, Tabellen erstellen und einsetzen können, Felder mit einem bestimmten Datentyp erstellen und Feldeigenschaften definieren können, mit den unterschiedlichen Abfragen in Datenbeständen umfangreich und gezielt recherchieren lernen und die erfassten Daten geeignet auswerten können, HERDT-Verlag 5

6 1 ECDL - Modul Datenbanken (mit Windows 8 und Access 2013) Formulare nutzen und eigene Formulare für eine komfortable Dateneingabe gestalten können, Berichte entsprechend den Erfordernissen der Praxis gestalten können, einen ersten Einblick in Möglichkeiten zur ergonomischen Gestaltung individueller Benutzeroberflächen und in das Sicherheitskonzept der Datenbank zum Schutz von Daten erhalten, die Möglichkeit des Datentransfers zu anderen Programmen kennenlernen und nutzen können. Lernziel Die Inhalte des vorliegenden Buches gehen teilweise über die geforderten Lehrplaninhalte hinaus, um dem Leser mit diesem Buch ein komplettes Nachschlagewerk zu allen Themen bieten zu können. 1.2 Zu diesem Buch Mit Büchern aus der Classic-Reihe des HERDT-Verlags können Sie sich schnell und grundlegend in ein Programm einarbeiten bzw. Ihre Kenntnisse vertiefen. Lernziele Arbeitsanleitungen Vor jedem Kapitel sehen Sie die jeweiligen Lernziele und Voraussetzungen. Die effizientesten Wege zum Ziel werden Schritt für Schritt im Kapitel erklärt. Auf einen Blick Eine Übersicht der Funktionen erhalten Sie am Kapitelende. Übungen Ebenfalls am Ende des Kapitels festigen Sie Ihre erworbenen Kenntnisse. Sie können sich den Inhalt dieses Buches am besten aneignen, wenn Sie bereits über folgende Kenntnisse verfügen: Sie arbeiten sicher mit Maus und Tastatur.G Sie beherrschen den Umgang mit dem Windows-Startbildschirm und dem Desktop.G Sie können Fenster und den Explorer problemlos bedienen. Was bedeuten die Symbole im Buch? hilfreiche Zusatzinformation Praxistipp Warnhinweis leichte Übung mittelschwere Übung schwierige Übung zusätzliche Inhalte, die über das im Syllabus geforderte Wissen hinausgehen, aber zum Verständnis der Zusammenhänge nachhaltig beitragen 6 HERDT-Verlag

7 Überblick 1 Nachhaltig lernen mit Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Für die meisten Kapitel stehen Ihnen Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien zur Verfügung. Mithilfe der Beispieldateien können Sie die erläuterten App-Funktionen direkt nachvollziehen. Die Übungen am Ende der einzelnen Kapitel lassen sich ohne weitere Vorbereitungen mit den jeweiligen Übungsdateien durchführen. Anhand der Ergebnisdateien kontrollieren Sie schnell, ob Sie die entsprechenden Übungen korrekt ausgeführt haben. Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, diese Dateien von der Website des HERDT-Verlages unter herunterzuladen. Nutzen Sie hierzu den Webcode, der sich rechts oben auf der Titelseite dieses Buches befindet: Hier Webcode eingeben und mit Ü bestätigen Auf der nun geöffneten Webseite Datei downloaden anklicken Verwendete (Software-)Einstellungen Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf der Nutzung von Windows 8 Pro (64-Bit-Version) mit einem lokalen Benutzerkonto und einem Benutzer, der in einem (Firmen-)Netzwerk angemeldet ist, einer Erstinstallation von Access 2013 (64-Bit-Version) mit den empfohlenen Einstellungen, einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixeln, G einer ständigen Verbindung zum Internet. Wenn Sie eine andere Bildschirmauflösung eingestellt haben, kann das Aussehen der Fenster von den Abbildungen im Buch abweichen. HERDT-Verlag 7

8 2 ECDL - Modul Datenbanken (mit Windows 8 und Access 2013) 2 Access kennenlernen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Access starten und beenden welche Möglichkeiten der Startbildschirm bietet wie Sie eine Datenbank öffnen und schließen welche Elemente das Access-Fenster enthält wie Sie Befehle in Access aufrufen wie Sie die Hilfe von Access nutzen können Voraussetzungen Beispieldatenbank Kontakteverwaltung 2.1 Datenbanken mit Access Was ist eine Datenbank? Eine Datenbank ist eine geordnete Sammlung von Daten, die durch ihre Struktur das Wiederfinden von Informationen erleichtert. In Büros zum Beispiel fallen oft große Mengen an Daten an: Personaldaten, Vertriebsdaten usw. Ein Datenbankprogramm bietet viele Möglichkeiten, diese Daten zu erfassen, auszuwerten und zu verwalten. Die Informationen einer Datenbank setzen sich aus verschiedenen Daten (beispielsweise Zahlen oder Text) zusammen. Für sich genommen sind die einzelnen Daten (z. B. die Zahlen 35 und 40) jedoch nicht einwandfrei interpretierbar. So könnten die Zahlen beispielsweise Altersangaben sein oder Schuhgrößen repräsentieren. Erst durch die Einordnung in einen bestimmten Zusammenhang (z. B. als Hausnummern) wird aus der Summe verschiedener Daten eine sinnvolle Information (z. B. eine Adresse). Typische Einsatzbereiche von computergestützten (Groß-)Datenbanken (Groß-)Datenbanken sind praktisch überall zu finden und werden für die unterschiedlichsten Aufgaben eingesetzt, z. B. bei Bibliotheken und Archiven, um die Bestände zu verwalten; Fluglinien, um Buchungen durchzuführen; Versandhäusern, um die Kundenadressen zu verwalten und die eingehenden Bestellungen abzuwickeln; Industriebetrieben, um die Lagerbestände zu verwalten; Kommunen, um Einwohnermelderegister zu verwalten; Krankenhäusern, um die Patientendaten zu verwalten. Was kann Access? Access ist ein Datenbankprogramm, mit dem Sie große Datenmengen speichern und verwalten sowie den Zugriff auf diese Daten regeln können. Access ermöglicht Ihnen, 8 HERDT-Verlag

9 Access kennenlernen 2 Datenbanken zu erstellen, Informationen zu einer Datenbank hinzuzufügen, Daten beliebig zu bearbeiten und zu verändern, Daten zu sortieren und nach bestimmten Kriterien zu filtern, Daten auszuwerten und zu drucken. Datenbankbegriffe Im Folgenden werden einige Begriffe definiert, die Sie bei der Arbeit mit einem Datenbankprogramm wie Access benötigen werden. Daten sind einzelne, beliebige Informationen, z. B. ein Nachname, eine -Adresse oder eine Bestellnummer. Eine Tabelle ist eine Sammlung von Daten zu einem bestimmten Thema. Alle Daten, die zusammengehören, stehen dabei in einer Zeile. Ein Datensatz ist eine Zeile in einer Tabelle. Ein Feld ist eine Spalte in einer Tabelle. Eine Datenbankdatei in Access enthält eine oder mehrere Tabellen mit Daten. Darüber hinaus enthält sie zusätzliche Informationen und Hilfsmittel, die Access benötigt, um die Daten zu organisieren und anzuzeigen. Wer arbeitet mit Access? Access-Benutzer können sowohl Datenbankentwickler als auch Datenbankanwender sein. Datenbankanwender greifen auf eine Datenbank zu, um Daten zu pflegen, d. h. neue Datensätze anzulegen, Informationen zu suchen oder bereits eingegebene Datensätze zu verändern. Sie arbeiten also mit bestehenden Datenbanken. Als Datenbankanwender werden Sie Datenbanken öffnen, Daten eingeben und pflegen (bearbeiten und löschen), mit Formularen arbeiten, bestimmte Datensätze suchen und filtern, Berichte drucken. Datenbankentwickler erstellen bzw. entwickeln Datenbanken. Diese Entwicklung beinhaltet das Planen der Datenbank, das Erstellen der Datenbankstruktur und das Hinzufügen von sogenannten Formularen zur Datenerfassung und von Berichten zur Darstellung und Auswertung von Daten. Datenbankadministratoren erteilen bestimmten Benutzern bzw. Benutzergruppen (Zugriffs-)Rechte, die regeln, welche Änderungen die entsprechenden Personen in einer Datenbank durchführen bzw. auf welche Daten sie zugreifen dürfen. Daneben sind die Datenbankadministratoren für die Wiederherstellung beschädigter oder fehlerhafter Datenbanken zuständig (beispielsweise nach einem Systemabsturz). Dieses Buch wendet sich an Datenbankanwender, die mit bestehenden Datenbanken arbeiten, und an Datenbankentwickler, die eine einfache Datenbank erstellen möchten. Access auf einem Touchscreen bedienen Auf einem herkömmlichen Computer können Sie in Access mithilfe von Maus und Tastatur Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte erstellen und bearbeiten. HERDT-Verlag 9

10 2 ECDL - Modul Datenbanken (mit Windows 8 und Access 2013) Daneben lässt sich Access auf einem Gerät mit Touchscreen, z. B. einem Tablet-PC, auch direkt mit den Fingern bedienen. Hierbei unterstützt Sie der sogenannte Fingereingabe- Modus, der sich bei Bedarf aktivieren lässt. 2.2 Access starten Access über den Windows-Startbildschirm starten Klicken Sie auf dem Windows-Startbildschirm auf die Kachel Access oder Geben Sie auf dem Windows-Startbildschirm die Anfangsbuchstaben der App ein (ac) und klicken Sie anschließend in der Ergebnisliste auf Access Wenn Sie das erste Mal eine Microsoft-Office-App starten, wird das Dialogfenster Willkommen bei Microsoft Office 2013 eingeblendet. Hier können Sie entscheiden, welches Dateiformat die Office-Apps beim Speichern standardmäßig nutzen sollen. Aktivieren Sie in diesem Dialogfenster Office Open XML-Formate. Hierdurch stellen Sie sicher, dass sämtliche Microsoft-Office-Funktionalitäten und Dateiinhalte beim Speichern einer Datei erhalten bleiben. 2.3 Datenbanken vom Access-Startbildschirm aus öffnen Der Access-Startbildschirm Nach dem Start wird der Startbildschirm von Access angezeigt. Hier können Sie z. B. eine neue leere Datenbank öffnen, eine neue Datenbank öffnen, die auf einer Access-Vorlage basiert, im Web vorhandene Vorlagen aufrufen, bereits vorhandene Datenbanken öffnen. Leere Datenbank erstellen Zuletzt verwendete oder eine andere bestehende Datenbank öffnen Im Web verfügbare Vorlagen aufrufen Neue Datenbank aus einer Vorlage erstellen 10 HERDT-Verlag

11 Access kennenlernen 2 Wurden in Access bereits Datenbanken geöffnet, werden die zuletzt verwendeten Datenbanken am oberen linken Fensterrand aufgelistet. Durch Anklicken eines Eintrags lässt sich die betreffende Datenbank öffnen. Möchten Sie, dass eine bestimmte Datenbank in der Liste der zuletzt verwendeten Datenbanken verbleibt, zeigen Sie mit der Maus auf den betreffenden Eintrag und klicken Sie auf. Die Schaltfläche ändert hierdurch ihre Form und der Name der Datenbank wird an den Anfang der Liste verschoben. Um die Fixierung des Eintrags in der Liste wieder aufzuheben, klicken Sie auf. Über den Kontextmenüpunkt Aus Liste entfernen können Sie einzelne Einträge aus der Liste entfernen. Bestehende Datenbank öffnen Starten Sie Access. Klicken Sie im Startbildschirm auf Weitere Dateien öffnen. Alternative: S o Computer anklicken Auf Durchsuchen klicken Bei Bedarf zu einem anderen Speicherort wechseln Gewünschte Datenbank doppelt anklicken Klicken Sie einen der zuletzt verwendeten Ordner an, wird dessen Inhalt anschließend direkt im Dialogfenster Öffnen angezeigt. Sie können in der Liste der zuletzt verwendeten Ordner einzelne Einträge auf dieselbe Weise fixieren wie die Einträge in der Liste der zuletzt verwendeten Datenbanken. HERDT-Verlag 11

12 2 ECDL - Modul Datenbanken (mit Windows 8 und Access 2013) Besonderheiten beim Öffnen von Datenbanken Eventuell werden Sie nach dem Starten der Datenbank aufgefordert, Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort einzugeben. Nach dem Starten der Datenbank erscheint möglicherweise eine Sicherheitswarnung. Falls Ihnen die Datenbank bekannt ist, klicken Sie auf Inhalt aktivieren, um alle Inhalte der Datenbank verwenden zu können, ansonsten informieren Sie Ihren Administrator. 2.4 Das Access-Fenster Das Access-Fenster im Registerkartenformat Nach dem Öffnen einer Datenbank gelangen Sie in das Access-Fenster. Das Access-Fenster enthält sowohl Access-spezifische als auch Windows-Standardelemente. Symbolleiste für den Schnellzugriff Register des Menübands Menüband Registerkarte mit geöffnetem Datenbankobjekt Arbeitsbereich Navigationsbereich Statusleiste Ansichtssteuerung Je nach gewählter Installation und eventuell bereits geänderten Einstellungen kann das Access-Fenster von der hier gezeigten Abbildung abweichen. 12 HERDT-Verlag

13 Access kennenlernen 2 Übersicht der besonderen Access-Bildschirmelemente Symbolleiste für den Schnellzugriff Menüband Navigationsbereich Arbeitsbereich Statusleiste Ansichtssteuerung Hier können Sie häufig benötigte Befehle, z. B. zum Speichern einer Datei, schnell durch Anklicken des entsprechenden Symbols ausführen. Die Auswahl an Symbolen, die in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt werden, lässt sich individuell festlegen. Sämtliche Befehle lassen sich über das Menüband aufrufen. Das Menüband ist in verschiedene Register bzw. Registerkarten unterteilt, die jeweils die wichtigsten Befehle enthalten, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Hier werden die Datenbankobjekte, z. B. Tabellen, Formulare, Berichte und Abfragen, der geöffneten Datenbank angezeigt. Über den Navigationsbereich können Sie unter anderem die Datenbankobjekte öffnen und verwalten. In diesem Bereich werden die geöffneten Datenbankobjekte angezeigt und bearbeitet. Standardmäßig ist das Registerkartenformat eingestellt. Hier erhalten Sie Hinweise zum aktuellen Programmstatus bzw. zur gerade eingeleiteten Arbeit. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste klicken, können Sie über das eingeblendete Kontextmenü beispielsweise bestimmen, welche Informationen in diesem Bereich angezeigt werden. Hier können Sie schnell zwischen den verschiedenen Ansichten eines aktiven Objektes, z. B. eines Formulars, wechseln. Allgemeine Programmeinstellungen von Access, z. B. Einstellungen zur Bildschirmdarstellung, können Sie im Dialogfenster Access-Optionen festlegen. Die hier vorgenommenen Einstellungen gelten für alle künftigen Arbeitssitzungen mit Access. Das Dialogfenster öffnen Sie, indem Sie im Register DATEI auf Optionen klicken. Wählen Sie anschließend die Kategorie Aktuelle Datenbank. 2.5 Befehle aufrufen Das Menüband nutzen Über die Elemente im Menüband können Sie auf sämtliche Befehle von Access zugreifen. Register Gruppe Dialogfenster mit weiteren Befehlen öffnen Die einzelnen Register des Menübands enthalten Zusammenstellungen von Befehlen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. So lässt sich beispielsweise über im Register START enthaltene Elemente die Sortierung der Datensätze eines Formulars festlegen. Die Elemente eines Registers sind in Gruppen angeordnet. Manche Gruppen besitzen das Symbol, mit dem Sie ein Dialogfenster mit weiteren Befehlen öffnen können. HERDT-Verlag 13

14 2 ECDL - Modul Datenbanken (mit Windows 8 und Access 2013) Wenn Sie das Register DATEI anklicken, wird die sogenannte Backstage-Ansicht geöffnet, in der Sie unter anderem die grundlegenden Befehle zum Erstellen, Speichern oder Drucken von Datenbanken aufrufen können. Bei aktiviertem Register DATEI wird die Statusleiste ausgeblendet und die Elemente der Symbolleiste für den Schnellzugriff stehen nicht zur Verfügung. Um die Backstage-Ansicht wieder zu verlassen, klicken Sie am oberen linken Fensterrand auf oder drücken Sie Ë. Für bestimmte Arbeiten, z. B. das Entwerfen von Formularen, blendet Access am rechten Rand des Menübands zusätzliche Register, die sogenannten Kontexttools, ein. Kontexttools Möchten Sie, dass vom Menüband lediglich die Register angezeigt werden, klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Access-Fensters auf. Um die ursprüngliche Anzeige wiederherzustellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste für den Schnellzugriff und deaktivieren Sie Menüband reduzieren. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff individuell anpassen Mithilfe dieser Symbolleiste können Sie oft benötigte Befehle mit nur einem Mausklick ausführen. Standardmäßig sind hier nur drei Symbole enthalten. Um die Auswahl an Befehlen Ihren Bedürfnissen anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie auf den Pfeil neben der Symbolleiste und aktivieren Sie in der geöffneten Liste den Eintrag mit dem gewünschten Befehl. Um Befehle aus der Symbolleiste für den Schnellzugriff zu entfernen, deaktivieren Sie im Kontextmenü der Symbolleiste den entsprechenden Eintrag. Mit Aufgabenbereichen arbeiten Access stellt Ihnen für bestimmte Aufgaben, z. B. für das Bearbeiten von Entwürfen, Aufgabenbereiche zur Verfügung. Hier finden Sie schnell alle wesentlichen Befehle, die im Zusammenhang mit der jeweiligen Aufgabe relevant sind. Die Aufgabenbereiche werden so lange am Seitenrand angezeigt, bis Sie diese nach Abschluss der entsprechenden Arbeiten über das zugehörige Schließfeld ausblenden. 14 HERDT-Verlag

15 Access kennenlernen 2 Das Kontextmenü verwenden Durch Klicken mit der rechten Maustaste können Sie das Kontextmenü öffnen. Je nachdem, in welchen Bereich des Access- Fensters Sie mit der rechten Maustaste klicken, enthält das Kontextmenü verschiedene Befehle zur aktuellen Auswahl. Klicken Sie beispielsweise auf ein Symbol des Menübandes, können Sie dieses Symbol über das Kontextmenü zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Wenn Sie z. B. im Navigationsbereich für eine Tabelle das Kontextmenü aufrufen, stellt Ihnen Access die wichtigsten Befehle zusammen, die Sie auf die Tabelle anwenden können. Mit Optionsschaltflächen arbeiten Mit den sogenannten Optionsschaltflächen lassen sich kontextbezogene Befehle schnell ausführen. Die Optionsschaltflächen erscheinen automatisch im Arbeitsbereich, wenn bestimmte Aktionen durchgeführt wurden. Wenn Sie beispielsweise ein Feld aus einer Feldliste in ein Formular eingefügt haben, blendet Access die Optionsschaltfläche ein. Durch Anklicken der Schaltfläche können Sie in diesem Beispiel entscheiden, ob für das Formular das tabellarische Layout übernommen werden soll oder nicht. Optionsschaltflächen sind nur in der Bildschirmanzeige sichtbar und werden nicht gedruckt. 2.6 Die Access-Hilfe verwenden Schnell die gewünschten Hilfetexte finden Über das Suchfeld im Hilfefenster können Sie während der Arbeit mit Access schnell nach Erläuterungen für Begriffe und Aktionen suchen. So können Sie sich beispielsweise darüber informieren, wie Sie mit dem Navigationsbereich arbeiten können. Um einen Hilfetext aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Access-Fensters auf oder betätigen Sie!. Das Hilfefenster mit der Hilfe-Startseite wird geöffnet. Tragen Sie im Suchfeld einen oder mehrere Begriffe ein, nach denen Sie suchen möchten. Bestätigen Sie mit der Ü-Taste oder mit Klick auf. Symbolleiste Suchfeld HERDT-Verlag 15