Access A52-51D8-3BAC. Grundkurs kompakt. Sabine Spieß 1. Ausgabe, 2. Aktualisierung, Dezember Trainermedienpaket K-ACC2010-G_TMP

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1 Webcode Begleitmedien 5A52-51D8-3BAC Sabine Spieß 1. Ausgabe, 2. Aktualisierung, Dezember 2013 Access 2010 Grundkurs kompakt medienpaket K-ACC2010-G_TMP

2 Inhalt Zu diesem Buch 4 1 Einführung in Access 7 hinweise... I 1.1 Grundlagen zu Datenbanken Grundlagen zur Erstellung einer Datenbank Access starten und beenden Eine Datenbank erstellen, öffnen und schließen Das Access-Fenster kennenlernen Den Navigationsbereich kennenlernen Datenbankobjekte öffnen und schließen Hilfe erhalten Auf einen Blick Übung Mit Tabellen arbeiten 25 hinweise... II 2.1 Eine Tabelle in der Datenblattansicht öffnen Überblick über die Datentypen Daten in eine Tabelle eingeben Besonderheiten bei der Dateneingabe Daten einer Tabelle bearbeiten oder löschen Das Tabellenlayout ändern Eine neue Tabelle erstellen Felder in einer Tabelle bearbeiten Auf einen Blick Übung Mit Formularen arbeiten 41 hinweise... III 3.1 Ein Formular öffnen und Daten anzeigen Daten in ein Formular eingeben Daten in einem Formular bearbeiten oder löschen Ein Formular mit dem Assistenten erstellen Formulare in der Layoutansicht öffnen Formular in der Layoutansicht bearbeiten Auf einen Blick Übung Beziehungen zwischen Tabellen 55 hinweise... IV 4.1 Grundlagen zu Beziehungen Primär- und Fremdschlüssel Beziehungen zwischen Tabellen Referenzielle Integrität Beziehungen anzeigen Abhängige Daten in Formularen anzeigen Abhängige Daten in Tabellen anzeigen Auf einen Blick HERDT-Verlag

3 Inhalt 5 Daten suchen, sortieren und filtern 63 hinweise...v 5.1 Daten suchen und ersetzen Datensätze sortieren Überblick über die Filtermöglichkeiten Vordefinierte Kriterien des AutoFilters nutzen Filter entfernen und erneut anwenden Die Werteliste des AutoFilters nutzen Auswahlbasierte Filter anwenden Auf einen Blick Übung Abfragen verwenden 77 hinweise...vi 6.1 Überblick zu Abfragen Verschiedene Abfragen ausführen Auswahlabfragen mit dem Assistenten erstellen Zusammenfassungsabfrage über mehrere Tabellen Abfragen in der Entwurfsansicht bearbeiten Abfragekriterien definieren Auf einen Blick Übung Daten ausgeben und drucken 91 hinweise...vii 7.1 Mit Berichten arbeiten Seiteneinstellungen von Berichten ändern Berichte drucken Tabellen, Formulare oder Abfragen drucken Bericht mit dem Assistenten erstellen Etiketten mit dem Assistenten erstellen Bericht in der Layoutansicht bearbeiten Auf einen Blick Übung Tipps und Tricks 109 hinweise...viii 8.1 Datenbankobjekte bearbeiten Daten importieren Daten exportieren Datenbankobjekte im PDF-Format speichern Datenbank in unterschiedlichen Access-Versionen nutzen Datenbanken komprimieren und reparieren Datenbanken mit Kennwort verschlüsseln Datenbanken sichern Auf einen Blick Index 124 HERDT-Verlag 3

4 Zu diesem Buch Zu diesem Buch Mit dem medienpaket können Sie Ihren Teilnehmern in kompakter Form das wichtigste Basiswissen zu Datenbanken mit Microsoft Access 2010 vermitteln. Das medienpaket besteht aus einem band und hilfreichen Begleitmedien, die als Download zur Verfügung gestellt werden. band Teilnehmerbuch + hinweise Download Dateien zum Teilnehmerbuch Begleitmedien zum band Beispieldateien Übungsdateien Ergebnisdateien Folien kursbegleitende Präsentation Arbeitsblätter mit zusätzlichen Übungen Handouts Übungsdateien Ergebnisdateien Beispieldateien Der band Damit Sie den band effizient im Kurs einsetzen können, besitzt er den gleichen Inhalt und die gleiche Seitennummerierung wie das Buch der Teilnehmer. Lernziele hinweise Arbeitsanleitungen Auf einen Blick Übungen Vor jedem Kapitel sehen Sie die jeweiligen Lernziele und Voraussetzungen. Methodisch-didaktische Hinweise zum Inhalt und Einsatz der Begleitmedien erhalten Sie auf einer Doppelseite. Der effizienteste Weg zum Ziel wird Schritt für Schritt im Kapitel erklärt. Eine Übersicht der Funktionen erhalten Sie am Kapitelende. Ebenfalls am Ende des Kapitels festigen Sie Ihre erworbenen Kenntnisse. Die Zeitangaben in den hinweisen basieren auf einer angenommenen Kursdauer von 1 bis 2 Tagen (ca. 8 bis 16 Unterrichtseinheiten à 45 Minuten). In den Zeitangaben ist die Bearbeitung der Begleitmedien nicht berücksichtigt. 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Innerhalb der Kapitel finden Sie am Seitenrand Informationen, die Sie nach Bedarf zur Gestaltung des Unterrichts nutzen können. Methodisch-didaktische Hinweise für den Zusätzliche Unterrichtsmedien, die sich im Download befinden, mit Hinweisen zu deren Einsatz im Training Beispiel-, Übungs- bzw. Ergebnisdateien des Teilnehmerbands In den Übungen können Sie auf einen Blick den Schwierigkeitsgrad ( - leicht, - mittelschwer, - schwierig) und den Zeitaufwand ( ) einschätzen. Software-Einstellungen im Buch In diesem Buch wird von einer Erstinstallation des Programms Microsoft Access 2010 unter dem Betriebssystem Windows 7 Ultimate (jeweils 64-Bit-Version) mit einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixeln und dem gewählten Design Windows 7 - Basis ausgegangen. Das sollten die Teilnehmer bereits können Dieses Buch lässt sich am besten nutzen, wenn die Teilnehmer bereits über folgende Kenntnisse verfügen: Sie beherrschen den grundlegenden Umgang mit dem Betriebssystem Windows. Sie arbeiten sicher mit einem der Microsoft-Office-2010-Programme wie Word oder Excel. Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, empfehlen wir Ihnen aus der Reihe HERDT kompakt weitere Bücher wie z. B. Excel Grundkurs kompakt - medienpaket Word Grundkurs kompakt - medienpaket Outlook Grundkurs kompakt - medienpaket PowerPoint Grundkurs kompakt - medienpaket Diese und weitere Lehr- und Lernmaterialien können Sie direkt auf unserer Website bestellen: Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

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7 1 1 Einführung in Access Voraussetzungen Grundlegende Windows-Kenntnisse Grundlegende Microsoft-Office-Kenntnisse Ziele Die Einsatzgebiete eines Datenbankprogramms kennen Die Objekte einer Access-Datenbank kennen Access starten und beenden Eine Datenbank öffnen und schließen Das Access-Fenster und den Navigationsbereich kennen Datenbankobjekte öffnen und schließen Die Hilfe-Funktion nutzen HERDT-Verlag 7

8 hinweise Unterrichtsdauer und Medien Abschnitt Mitgelieferte Medien 1.1 Grundlagen zu Datenbanken 10 min Folien Grundlagen zur Erstellung einer Datenbank 5 min Folie Access starten und beenden 5 min Folie Eine Datenbank erstellen, öffnen und schließen 10 min Das Access-Fenster kennenlernen 5 min Beispieldatei: Staedtereisen Fischer.accdb 1.6 Den Navigationsbereich kennen lernen 1.7 Datenbankobjekte öffnen und schließen 5 min Beispieldatei: Staedtereisen Fischer.accdb Arbeitsblatt: Navigationsbereich Folie 9 5 min Hilfe erhalten 5 min Arbeitsblatt: Access-Hilfe Folie 10 Handout: Access-Tastenkombinationen 1.9 Auf einen Blick Übung 10 min Übungsdatei: Staedtereisen Fischer.accdb Arbeitsblatt: Datenbank erstellen Gesamtzeit 60 min Methodisch-didaktische Hinweise Grundlagen zur Erstellung einer Datenbank Verdeutlichen Sie Ihren Teilnehmern, dass im Kursbuch die einzelnen Schritte in Kurzform dargestellt sind und dass die Datenbanktheorie weitaus umfangreicher ist. Sollen komplexe Datenbanken entwickelt werden, ist ein umfangreiches Wissen über die Datenbanktheorie notwendig. Alternativen zum Starten von Access Bei Bedarf können Sie ergänzend zum Kursbuch mithilfe der Folie 8 zeigen, wie Access über Alle Programme geöffnet wird. zeigen, wie eine Verknüpfung zu Access auf dem Desktop und/oder in der Taskleiste erstellt wird. I HERDT-Verlag

9 1 Die Backstage-Ansicht erläutern Heben Sie den Unterschied zwischen den Schaltflächen und den Kategorien in der Backstage-Ansicht hervor. Zeigen Sie, dass beim Klicken auf eine Schaltfläche ein Fenster geöffnet wird, während beim Klicken auf eine Kategorie im rechten Fensterbereich weitere Informationen erscheinen. Weisen Sie bei Bedarf darauf hin, dass die Befehle der Backstage-Ansicht in älteren Office-Versionen über das Menü Datei bzw. bei Office 2007 über die Office-Schaltfläche aufgerufen wurden. Zuletzt verwendete Datenbanken öffnen Standardmäßig werden 17 Datenbanken in der Kategorie Zuletzt verwendet angezeigt. Diese Anzahl lässt sich ändern: Register Datei, Schaltfläche Optionen, Kategorie Clienteinstellungen, Bereich Anzeigen, Listenfeld Diese Anzahl zuletzt verwendeter Dokumente anzeigen. Besonderheiten beim Öffnen von Datenbanken Oftmals werden Datenbanken z. B. im Netzwerk oder im Internet zur Verfügung gestellt. Weisen Sie die Teilnehmer darauf hin, dass beim Öffnen einer solchen Datenbank eine Sicherheitswarnung eingeblendet und die Datenbank in der sogenannten geschützten Ansicht geöffnet wird. Empfehlen Sie den Teilnehmern, insbesondere Datenbanken, die aus dem Internet stammen oder per zugesendet wurden, vor dem Öffnen mit einem Antivirenprogramm zu prüfen. Weitere Tipps für Ihre Teilnehmer Platzierung der Symbolleiste für den Schnellzugriff: Die Symbolleiste lässt sich zwar nicht frei auf dem Bildschirm verschieben, sie kann jedoch auch unterhalb des Menübands platziert werden (auf klicken und Unter dem Menüband anzeigen wählen). Menüband und Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen: Register Datei, Schaltfläche Optionen, Kategorie Menüband anpassen bzw. Symbolleiste für den Schnellzugriff. Sehr schnell lässt sich ein beliebiger Befehl aus dem Menüband zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen, indem der Befehl im Menüband mit rechts angeklickt und der Kontextmenüpunkt Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen gewählt wird. Verwenden von Tastenkombinationen: Auch gängige Tastenkombinationen wie S c (kopieren) oder S z (rückgängig machen) stehen in Access zur Verfügung. Hierzu können Sie das Handout Access-Tastenkombinationen austeilen. HERDT-Verlag

10 1 Einführung in Access 1.1 Grundlagen zu Datenbanken Was ist eine Datenbank? Folie 2 Stellen Sie mit dieser Folie die Aufgaben einer Datenbank vor. Folien 3-4 Die Datenbankobjekte können Sie mit diesen Folien erläutern. Eine Datenbank dient dazu, Daten in strukturierter Form zu speichern, zu bearbeiten, zu verwalten und auszuwerten. Bei Daten kann es sich beispielsweise um Texte, Zahlen, Datums- oder Zeitangaben, Bilder oder auch -Adressen handeln. Wozu dient Access? Mit Access lassen sich Datenbanken erstellen, Daten speichern und auswerten. Eine Access-Datenbank besteht aus verschiedenen Datenbankobjekten, mit deren Hilfe Sie spezifische Aufgaben erledigen können. Wichtige Datenbankobjekte im Überblick Tabelle Dient zum Sammeln und zur Eingabe der Daten Stellt den Speicherort für alle Daten einer Datenbank dar In der Regel sind die Daten einer Datenbank auf mehrere Tabellen verteilt. Formular Abfrage Stellt die Daten einer Tabelle übersichtlich dar Dient zum bequemen Eingeben und Bearbeiten von Daten mithilfe spezieller Felder Die Speicherung der Daten erfolgt in der zugrunde liegenden Tabelle. Dient zum Auswerten von Daten Dient zum gezielten Suchen bestimmter Daten Bericht Dient zum übersichtlichen Darstellen von Daten Dient zum Drucken von Daten Hinweis Ein Datenbankprogramm wird häufig auch als Datenbank-Management-System (kurz DBMS) bezeichnet. 8 HERDT-Verlag

11 1 Einführung in Access Wer arbeitet mit Access? Datenbankentwickler erstellen neue Datenbanken. Das Erstellen beinhaltet das Planen der Datenbank, das Entwickeln der Datenbankstruktur sowie deren Umsetzung im Datenbankprogramm (Erstellen von Tabellen, Formularen etc.). Datenbankanwender greifen auf eine bestehende Datenbank zu, um Daten einzugeben, zu bearbeiten oder zu suchen. Sie nehmen an der vorhandenen Datenbankstruktur in der Regel keine Änderungen vor. Wichtige Datenbankbegriffe im Überblick Tabelle Speicherort für alle Daten zu einem bestimmten Thema Alle Daten einer Zeile gehören inhaltlich zusammen; die Spalten einer Tabelle bilden die jeweiligen Kategorien. Folie 5 Die wichtigsten Datenbankbegriffe sind auf dieser Folie dargestellt. Datensatz Feld Daten Jede Zeile einer Tabelle entspricht einem Datensatz. In einer Datenbank wird eine Spalte als Feld bezeichnet. Jedes Feld besitzt einen eindeutigen Feldnamen (Spaltenüberschrift). Einzelne beliebige Informationen Feldname Datensatz Spalte = Feld Daten Was sind relationale Datenbanken? Access verwendet das Konzept der relationalen Datenbanken: In relationalen Datenbanken werden die Daten themenorientiert in mehrere Tabellen aufgeteilt. Über sogenannte Beziehungen können die verschiedenen Tabellen miteinander verknüpft und so Daten aus mehreren Tabellen beliebig zusammengestellt werden (vgl. Kapitel 4). Folie 6 Den Begriff "relationale Datenbank" können Sie anhand dieser Folie erläutern. So ist es beispielsweise in einer Datenbank eines Reiseveranstalters möglich, in einer Tabelle die Kundenadressen zu speichern, in einer zweiten Tabelle die gebuchten Reisen und in einer dritten Tabelle die Reiseziele. HERDT-Verlag 9

12 1 Einführung in Access Erläutern Sie ergänzend, dass insbesondere auch redundante Daten durch die Aufteilung auf mehrere Tabellen vermieden werden können. Die auf mehrere Tabellen verteilten Kunden- bzw. Reisedaten lassen sich mithilfe von Beziehungen z. B. in einem Bericht zusammenführen. Die Kundenadressen und die Reiseziele müssen nur einmal in der Datenbank erfasst werden. Die Kunden-/Reisedaten sind auf mehrere Tabellen verteilt. Bericht mit Daten aus mehreren Tabellen Datenbank oder Tabellenkalkulation? Sie können darauf hinweisen, dass bereits vorhandene Excel-Daten nach Access importiert werden können, und auf den Abschnitt 8.2 verweisen. Mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie beispielsweise Microsoft Excel lassen sich ebenfalls Daten in Tabellen erfassen. Ein Datenbankprogramm wie Access bietet jedoch folgende Vorteile gegenüber einer Tabellenkalkulation, wenn es um große Datenmengen geht: Die Datenmenge, die verwaltet werden kann, ist nahezu unbegrenzt. Zwischen den einzelnen Tabellen können Beziehungen erstellt werden. Redundante Daten lassen sich so vermeiden. Es bestehen einfachere Möglichkeiten, Daten einzugeben, zu verwalten, zu suchen und zu filtern. Ein Tabellenkalkulationsprogramm ist dagegen vorzuziehen, wenn hauptsächlich Zahlen erfasst und mit diesen Zahlen komplexe Berechnungen durchgeführt werden müssen. Um die Vorteile beider Programme nutzen zu können, bieten diese die Möglichkeit, Daten jeweils zu importieren oder zu exportieren (vgl. Abschnitte 8.2 und 8.3). 10 HERDT-Verlag

13 1 Einführung in Access 1.2 Grundlagen zur Erstellung einer Datenbank Die vier Schritte bei der Erstellung einer Datenbank Schritt 1: Die Datenbank planen Der erste Schritt umfasst die Planung der Datenbank. Die Planung ist sehr wichtig und beinhaltet sowohl die genaue Analyse der Daten als auch die Festlegung der Datenbankstruktur. Mit der Datenbankstruktur wird festgelegt, wie viele Tabellen benötigt werden, welchen Zweck die Tabellen erfüllen müssen, welche Beziehungen zwischen Tabellen bestehen, welche Daten die Tabellen enthalten. Schritt 2: Die Datenbank erstellen Im zweiten Schritt erstellen Sie eine neue leere Datenbank, in die Sie später die benötigten Datenbankobjekte einfügen. Außerdem legen Sie den Namen für die Datenbank fest. Folie 7 Die vier Schritte zur Datenbankerstellung sind auf dieser Folie enthalten. Als Tipp können Sie anführen, dass bei der Planung einer einfachen Datenbank häufig der Vergleich mit einem Karteikartensystem nützlich ist: Eine Karte im Karteikasten entspricht dabei einem Datensatz einer Tabelle der Datenbank. Schritt 3: Die Tabellen erstellen Im dritten Schritt erstellen Sie die benötigten Tabellen, legen die Felder fest und erstellen die Beziehungen zwischen den Tabellen. Schritt 4: Formulare, Abfragen und Berichte hinzufügen Legen Sie im vierten Schritt die Möglichkeiten zur Eingabe, Auswertung und Ausgabe der Daten fest. Sie erstellen Formulare, Abfragen und Berichte. Hinweis Die Entwicklung und Pflege einer Datenbank ist häufig ein fortlaufender Prozess, da die Datenbank beispielsweise für weitere Daten ergänzt werden muss. Dabei können neue Tabellen, Formulare, Abfragen und Berichte entstehen. HERDT-Verlag 11

14 1 Einführung in Access Regeln für die Vergabe von Objekt- und Feldnamen Bevor Sie Datenbankobjekte für die Datenbank erstellen, sollten Sie wichtige Regeln zur Vergabe von Objekt- und Feldnamen kennen. Namen müssen innerhalb der Datenbank eindeutig sein und können bis zu 64 Zeichen lang sein. Namen dürfen keine Punkte, Ausrufezeichen oder eckige Klammern enthalten und nicht mit einem Leerzeichen beginnen. Bei Objektnamen löscht Access automatisch ein führendes Leerzeichen. Ergänzen können Sie, dass Objekt- und Feldnamen auch selbsterklärend sein sollten, da meist mehrere Personen mit einer Datenbank arbeiten. Folgende Regeln sollten Sie außerdem beachten, um möglichst handliche Objektnamen zu wählen: Verzichten Sie auf bestimmte erlaubte Zeichen wie Fragezeichen, Bindestriche, Leerzeichen, Umlaute und "ß". Verwenden Sie insbesondere für Feldnamen keine Namen, die identisch mit Funktionsnamen sind wie Datum, Anzahl, Summe oder Name. Access zeigt zwar keine Fehlermeldung an, wenn Sie die genannten Zeichen oder Namen verwenden, jedoch können diese bei Abfragen oder beim Import und Export zu Problemen und Fehlermeldungen führen. Tipps Sie können bei umfangreichen Datenbanken zur eindeutigen Kennzeichnung aller Objekt- und Feldnamen die sogenannte Ungarische Notation verwenden. Die Ungarische Notation besagt, dass jedem Namen ein Präfix vorangestellt wird. Beim Präfix für Objektnamen handelt es sich jeweils um eine Abkürzung des Objekttyps: tbl für Tabelle, frm für Formulare, rpt für Berichte und qry für Abfragen. Beispiele für Objektnamen: tblkunden, frmkunden, rptkundendaten Bei Feldnamen können Sie entsprechend als Präfix eine Abkürzung des Tabellennamens voranstellen, in der die Felder gespeichert sind. Beispiele für Feldnamen (in der Tabelle tblkunden): KdnNachname, KdnVorname 12 HERDT-Verlag

15 1 Einführung in Access 1.3 Access starten und beenden Access starten 3 Programmeintrag anklicken 2 Anfangsbuchstaben des Programms eintippen Folie 8 Mit dieser Folie können Sie ergänzend den Startvorgang über die Startschaltfläche und den Eintrag "Alle Programme" zeigen. 1 Startschaltfläche anklicken Nach dem Start von Access Nach dem Start des Programms wird das Access-Fenster mit aktiviertem Register Datei angezeigt. Im linken Fensterbereich ist die Kategorie Neu aktiviert. Im mittleren Fensterbereich werden Schaltflächen zur Erstellung einer neuen Datenbank zur Auswahl angeboten. Hinweis Schaltflächen: öffnen beim Anklicken ein Fenster Kategorien: zeigen beim Anklicken im rechten Fensterbereich weitere Informationen bzw. Optionen an Schaltfläche: öffnet ein Fenster, in dem allgemeine Programmeinstellungen vorgenommen werden können Schaltfläche: schließt beim Anklicken das Programm Folgende Hinweise können Sie an Ihre Teilnehmer weitergeben: Die Backstage-Ansicht nimmt immer den ganzen Fensterbereich von Access ein. Bei aktivierter Backstage-Ansicht stehen einige Befehle nicht zur Verfügung, wie z. B. die Schaltflächen der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Ist bereits eine Datenbank geöffnet, kann durch Drücken von È zur Datenbank zurückgewechselt werden. Über die Schaltfläche "Optionen" lassen sich auch Einstellungen zur aktuellen Datenbank festlegen. Das Register Datei wird auch als Backstage-Ansicht bezeichnet. Das Register ist in allen Microsoft-Office-2010-Programmen vorhanden und enthält die Befehle, die allgemein zum Verwalten einer Datei benötigt werden (wie Speichern, Öffnen oder Neuerstellen). HERDT-Verlag 13