Excel 2010 für Windows 3829-D787-FBDC. Grundkurs kompakt. Sabine Spieß 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Dezember Trainermedienpaket K-EX2010-G_TMP

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1 Webcode Begleitmedien 3829-D787-FBDC Sabine Spieß 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Dezember 2013 Excel 2010 für Windows Grundkurs kompakt medienpaket K-EX2010-G_TMP

2 Inhalt Zu diesem Buch 4 1 Excel kennenlernen 7 hinweise...i 1.1 Tabellenkalkulation mit Excel Das Programm Excel starten Das Excel-Fenster kennenlernen Das Register Datei - die Backstage-Ansicht Die Excel-Arbeitsmappe kennenlernen Hilfe erhalten Auf einen Blick Übung Erste Schritte mit Excel 19 hinweise...ii 2.1 Text und Zahlen eingeben Zellinhalte ändern oder löschen Zellen markieren Besonderheiten bei der Dateneingabe Daten schnell mit der Ausfüllfunktion eingeben Summen berechnen Arbeitsmappen speichern Arbeitsmappen schließen und Excel beenden Arbeitsmappen öffnen Arbeitsmappen neu erstellen Mit mehreren Arbeitsmappen arbeiten Auf einen Blick Übungen Tabellen gestalten 37 hinweise...iii 3.1 Zellen formatieren Schriftart, -größe und -farbe ändern Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern Zellinhalte ausrichten Zeilenumbruch verwenden und Zellen verbinden Rahmenlinien und Füllfarben für Zellen verwenden Zahlenformate zuweisen Tipps zum Formatieren Formatvorlagen nutzen Die bedingte Formatierung einsetzen Auf einen Blick Übungen Die Tabellenstruktur ändern 55 hinweise...iv 4.1 Verschieben und Kopieren mit der Zwischenablage Verschieben und Kopieren mit Drag & Drop Spalten und Zeilen einfügen oder löschen Spalten und Zeilen aus- oder einblenden Tabellendaten sortieren Auf einen Blick Übungen HERDT-Verlag

3 Inhalt 5 Mit Formeln Berechnungen durchführen 65 hinweise...v 5.1 Der Aufbau einer Formel Formeln eingeben Verschiedene Bezugsarten nutzen Bezüge auf andere Tabellenblätter verwenden Auf einen Blick Übungen Funktionen nutzen 77 hinweise...vi 6.1 Der Aufbau einer Funktion Funktionen eingeben Die Funktionsbibliothek verwenden Fehlerhafte Funktionen korrigieren Auf einen Blick Übungen Diagramme erstellen 87 hinweise...vii 7.1 Diagramme in Excel einsetzen Wichtige Diagrammtypen im Überblick Ein Diagramm erstellen Anordnung der Diagrammdaten vertauschen Größe und Position eines Diagramms ändern Diagrammlayouts zuweisen Diagrammformatvorlagen verwenden Diagramm auf ein Diagrammblatt verschieben Auf einen Blick Übungen Tabellenblätter drucken 101 hinweise...viii 8.1 Tabellenblatt schnell drucken Die Druckvorschau verwenden Einstellungen zum Seitenlayout vornehmen Kopf- und Fußzeilen einrichten Tipps und Tricks zum Drucken Auf einen Blick Übung Tipps und Tricks 113 hinweise...ix 9.1 Die Rechtschreibprüfung durchführen Zellinhalte suchen und ersetzen Zeilen und Spalten fixieren Arbeitsmappen im PDF-Format speichern Arbeitsmappen in unterschiedlichen Excel-Versionen nutzen Auf einen Blick Index 122 HERDT-Verlag 3

4 Zu diesem Buch Zu diesem Buch Mit dem medienpaket können Sie Ihren Teilnehmern in kompakter Form das wichtigste Basiswissen zur Tabellenkalkulation mit Microsoft Excel 2010 vermitteln. Das medienpaket besteht aus einem band und hilfreichen Begleitmedien, die als Download zur Verfügung gestellt werden. band Teilnehmerbuch + hinweise Download Dateien zum Teilnehmerbuch Begleitmedien zum band Beispieldateien Übungsdateien Ergebnisdateien Folien kursbegleitende Präsentation Arbeitsblätter mit zusätzlichen Übungen Handouts Übungsdateien Ergebnisdateien Beispieldateien Der band Damit Sie den band effizient im Kurs einsetzen können, besitzt er den gleichen Inhalt und die gleiche Seitennummerierung wie das Buch der Teilnehmer. Lernziele Vor jedem Kapitel sehen Sie die Lernziele und Voraussetzungen. hinweise Methodisch-didaktische Hinweise zum Inhalt, zur Unterrichtsdauer und zum Einsatz der Begleitmedien erhalten Sie auf einer Doppelseite. Arbeitsanleitungen Der effizienteste Weg zum Ziel wird Schritt für Schritt erklärt, ergänzt mit Hinweisen für den im Randbereich. Auf einen Blick Eine Übersicht der Funktionen erhalten Sie am Kapitelende. Übungen Im letzten Abschnitt festigen die Teilnehmer ihre erworbenen Kenntnisse. Die Zeitangaben in den hinweisen basieren auf einer angenommenen Kursdauer von 1 bis 2 Tagen (ca. 8 bis 16 Unterrichtseinheiten à 45 Minuten). In den Zeitangaben ist die Bearbeitung der Begleitmedien nicht berücksichtigt. 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Innerhalb der Kapitel finden Sie am Seitenrand Informationen, die Sie nach Bedarf zur Gestaltung des Unterrichts nutzen können. Methodisch-didaktische Hinweise für den Zusätzliche Unterrichtsmedien, die sich im Download befinden, mit Hinweisen zu deren Einsatz im Training Beispiel-, Übungs- bzw. Ergebnisdateien des Teilnehmerbands In den Übungen können Sie auf einen Blick den Schwierigkeitsgrad ( - leicht, - mittelschwer, - schwierig) und den Zeitaufwand ( ) einschätzen. Software-Einstellungen im Buch In diesem Buch wird von einer Erstinstallation des Programms Microsoft Excel 2010 unter dem Betriebssystem Windows 7 Ultimate (jeweils 64-Bit-Version) mit einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixeln und dem gewählten Design Windows 7 - Basis ausgegangen. Das sollten die Teilnehmer bereits können Dieses Buch lässt sich am besten nutzen, wenn die Teilnehmer bereits über folgende Kenntnisse verfügen: Sie arbeiten sicher mit Maus und Tastatur und können Fenster und den Windows-Explorer problemlos bedienen. Sie beherrschen den Umgang mit der Startschaltfläche und der Taskleiste von Windows. Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, empfehlen wir Ihnen aus der Reihe HERDT kompakt weitere medienpakete wie z. B. Windows 7 - Grundkurs kompakt - medienpaket Word Grundkurs kompakt - medienpaket PowerPoint Grundkurs kompakt - medienpaket Outlook Grundkurs kompakt - medienpaket Diese und weitere Lehr- und Lernmaterialien können Sie direkt auf unserer Website bestellen: Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

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7 1 1 Excel kennenlernen Voraussetzungen Mit der Maus und der Tastatur arbeiten Die Startschaltfläche und die Taskleiste von Windows bedienen können Ziele Die Einsatzgebiete eines Tabellenkalkulationsprogramms verstehen Excel starten Das Excel-Fenster und die Excel-Arbeitsmappe kennenlernen Die Backstage-Ansicht kennenlernen Die Hilfe-Funktion nutzen HERDT-Verlag 7

8 hinweise Unterrichtsdauer und Medien Abschnitt Mitgelieferte Medien 1.1 Tabellenkalkulation mit Excel 5 min Folien Das Programm Excel starten 5 min Folie Das Excel-Fenster kennenlernen 5 min Arbeitsblatt: Excel-Fenster 1.4 Das Register Datei - die Backstage-Ansicht 5 min Die Excel-Arbeitsmappe kennenlernen 5 min Arbeitsblatt: Excel-Arbeitsmappe 1.6 Hilfe erhalten 5 min Folie 5 Arbeitsblatt: Excel-Hilfe 1.7 Auf einen Blick Übung 5 min -- Gesamtzeit 35 min Methodisch-didaktische Hinweise Kenntnisstand prüfen Prüfen Sie zu Beginn den Kenntnisstand der Kursteilnehmer, um den Unterrichtsstoff den Anforderungen anzupassen. Sind die Teilnehmer beispielsweise mit dem übergreifenden Bedienkonzept der Office-2010-Programme (Menüband, Symbolleiste für den Schnellzugriff, Backstage-Ansicht etc.) bereits vertraut, können Sie die entsprechenden Abschnitte überspringen. Beherrschen bereits alle Teilnehmer den Umgang mit der Hilfefunktion, können Sie den Abschnitt 1.6 ebenfalls überspringen. Alternative Möglichkeiten zum Starten von Excel Im Kursbuch wird beschrieben, wie Excel über das Suchfeld geöffnet werden kann. Verdeutlichen Sie den Teilnehmern ergänzend, dass es noch andere Methoden gibt, das Programm zu öffnen. Dabei sollte die Variante über Alle Programme erklärt werden. Im Gegensatz zum Suchfeld muss der Teilnehmer bei dieser Variante nicht den genauen Namen bzw. die richtige Schreibweise des gewünschten Programms kennen. Hier sind sämtliche installierten Programme aufgelistet. Gehen Sie mithilfe der Folie 4 zur Übung mit den Teilnehmern die Klicks von Alle Programme bis zum Programm durch. Zeigen Sie bei Bedarf zusätzlich, wie Sie eine Verknüpfung zu Excel auf den Desktop und/oder in die Taskleiste ziehen. I HERDT-Verlag

9 1 Die Benutzeroberfläche der Office-2010-Programme erläutern Erläutern Sie bei Bedarf kurz, dass alle Fenster unter Windows typische Elemente wie Minimier-, Vollbild-, Teilbild- und Schließfeld besitzen. Zeigen Sie den Teilnehmern, dass alle Fenster der Office Programme gleich aufgebaut sind und immer eine Symbolleiste für den Schnellzugriff und ein Menüband besitzen. Öffnen Sie dazu beispielsweise auch Word oder PowerPoint. Führen Sie eventuell vor, dass durch Drücken der A-Taste die Tasten im Menüband eingeblendet werden können, über die die Register ebenfalls aktivierbar sind. Die Backstage-Ansicht erläutern Heben Sie den Unterschied zwischen den Schaltflächen und den Kategorien in der Backstage-Ansicht hervor. Zeigen Sie, dass beim Klicken auf eine Schaltfläche ein Fenster geöffnet wird, während beim Klicken auf eine Kategorie im rechten Fensterbereich weitere Informationen erscheinen. Weisen Sie bei Bedarf darauf hin, dass die Befehle der Backstage-Ansicht in älteren Programmen über das Menü Datei bzw. bei Office 2007 über die Office-Schaltfläche aufgerufen wurden. Tipp zur Formulierung von Suchanfragen in der Hilfe Bei der Suche in der Hilfe ist die richtige Wahl des Begriffes wichtig. Vielleicht weiß der Anwender jedoch nicht, wie das Objekt oder die Programmfunktion heißt, zu der er den Hilfetext lesen möchte. Empfehlen Sie den Teilnehmern, die QuickInfo für das betreffende Objekt anzeigen zu lassen, da dort in der Regel der Name des Objekts steht. Weitere Tipps für Ihre Teilnehmer Platzierung der Symbolleiste für den Schnellzugriff: Die Symbolleiste lässt sich zwar nicht frei auf dem Bildschirm verschieben, sie kann jedoch auch unterhalb des Menübands platziert werden (auf klicken und Unter dem Menüband anzeigen wählen). Anpassung der Symbolleiste für den Schnellzugriff: Die Symbolleiste lässt sich mit weiteren Schaltflächen ergänzen (auf klicken und Befehl wählen). Häufig benötigte Schaltflächen werden an den entsprechenden Stellen im Kursbuch erwähnt. Verwenden von Tastenkombinationen: Auch gängige Tastenkombinationen wie S p (Drucken) oder S z (Rückgängigmachen) stehen in Excel zur Verfügung. HERDT-Verlag

10 1 Excel kennenlernen 1.1 Tabellenkalkulation mit Excel Folie 2 Stellen Sie anhand dieser Folie die Vorteile der Tabellenkalkulation mit Excel vor. Was ist Excel? Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm, das sich für die Eingabe und Verarbeitung von Daten in Tabellenform eignet. Dabei können die Daten beispielsweise durch Berechnungen ausgewertet oder mithilfe von Diagrammen grafisch dargestellt werden. Die entsprechenden Daten können zudem gespeichert, gedruckt, per versendet und jederzeit wieder verwendet werden. Excel 2010 ist meist als Bestandteil der Microsoft-Office-2010-Suite auf dem Computer installiert, die weitere Programme wie z. B. Word (zum Erstellen von Textdokumenten) und PowerPoint (zum Erstellen von Präsentationen) enthält. Folie 3 Um Beispiele für Arbeitsmappen zu zeigen, die mit Excel erstellt wurden, können Sie diese Folie einsetzen. Beispiel 1: Variable Kosten berechnen und darstellen Sie können monatliche Kosten eingeben, von Excel die Summe berechnen und mithilfe eines Diagramms darstellen lassen. Ändert sich ein eingegebener Kostenbetrag, berechnet Excel automatisch die Summe neu und aktualisiert das Diagramm. Beispiel 2: Sonnenscheindauer berechnen und darstellen In einer Tabelle können die Sonnenstunden verschiedener Städte erfasst werden. Von Excel können Sie die Mittelwerte berechnen und die Daten in einem Diagramm darstellen lassen. 8 HERDT-Verlag

11 1 Excel kennenlernen 1.2 Das Programm Excel starten Excel starten Alle Programme, die auf dem Computer installiert sind, lassen sich über die Startschaltfläche von Windows schnell finden und starten. 3 Programmeintrag anklicken 2 Anfangsbuchstaben des Programms eintippen 1 Startschaltfläche anklicken Tipp Excel künftig schneller starten Klicken Sie im Startmenü den Eintrag für Microsoft Excel 2010 mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Befehl An Startmenü anheften. Dem Startmenü wird im oberen Bereich dauerhaft ein Eintrag für Excel hinzugefügt. Durch Anklicken startet direkt das Programm Excel. Alle Microsoft-Office-2010-Programme finden Alle Microsoft-Office-2010-Programme, die auf dem Computer installiert sind, können Sie finden und starten, indem Sie die Startschaltfläche und anschließend Alle Programme anklicken. Klicken Sie in der angezeigten Liste den Ordner Microsoft Office an (eventuell müssen Sie mit dem Bildlauffeld nach unten scrollen, um den Eintrag zu sehen). Folie 4 Erläutern Sie anhand dieser Folie das Starten von Excel über die Startschaltfläche und über den Eintrag "Alle Programme". HERDT-Verlag 9

12 1 Excel kennenlernen 1.3 Das Excel-Fenster kennenlernen Arbeitsblatt: Excel-Fenster Die Teilnehmer können ihre Kenntnisse über die Bestandteile des Excel- Fensters festigen. Allgemeine Elemente des Excel-Fensters Nach dem Starten von Excel wird das Excel-Fenster mit einer neuen leeren Arbeitsmappe angezeigt. "Arbeitsmappe" ist die Bezeichnung für eine Excel-Datei. Alle Microsoft-Office-2010-Programme besitzen einen einheitlichen Fensteraufbau (Benutzeroberfläche) und ein einheitliches Bedienkonzept. Wichtige Elemente der Benutzeroberfläche lernen Sie im Folgenden kennen. Führen Sie vor, dass beim Zeigen mit der Maus auf die Register und gleichzeitigen Drehen des Maus- Scrollrads zwischen den Registern gewechselt werden kann. Register Symbolleiste für den Schnellzugriff Titelleiste mit Datei- und Programmnamen Menüband Statusleiste Ansichtssteuerung Zoomregler Die Titelleiste und die Statusleiste Die Titelleiste zeigt sowohl den Dateinamen als auch den Programmnamen an. Die Statusleiste enthält programmspezifische Informationen. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff Diese Symbolleiste stellt die Befehle Speichern, Rückgängig und Wiederholen in Form von Schaltflächen zur Verfügung. Die Auswahl an Schaltflächen lässt sich individuell anpassen. 10 HERDT-Verlag

13 1 Excel kennenlernen Das Menüband Das Menüband ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle Befehle, die Sie zum Arbeiten mit dem Programm benötigen. Das Menüband ist in mehrere Register unterteilt. Durch Anklicken eines Registernamens, z. B. Start oder Einfügen, wird der Inhalt des jeweiligen Registers angezeigt. Innerhalb der Register sind die einzelnen Befehle zu finden, die wiederum in logische Gruppen zusammengefasst sind. Sowohl die Register- als auch die Gruppennamen geben Auskunft darüber, welche Befehle darin enthalten sind. Weisen Sie darauf hin, dass es auch kontextbezogene Registerkarten gibt, wie z. B. für Diagramme, die nur bei bestimmten Aktionen angezeigt werden. Gruppe innerhalb eines Registers Durch Klicken auf am rechten Fensterrand kann das Menüband minimiert werden, sodass nur noch die Registernamen sichtbar sind. Durch Klicken auf erscheint das komplette Menüband wieder. Ist das Excel-Fenster verkleinert, werden die Befehle im Menüband komprimiert dargestellt bzw. bei einigen Schaltflächen ist nur das Symbol ohne die Beschriftung sichtbar. Auch mit S! oder durch Doppelklick auf das aktuelle Register kann das Menüband minimiert werden. Die Ansichtssteuerung Die Ansichtssteuerung enthält drei Schaltflächen, mit deren Hilfe Sie zwischen verschiedenen Ansichten wechseln können. Standardmäßig ist die Ansicht Normal eingeschaltet ( ). Es empfiehlt sich, für die Dateneingabe in dieser Ansicht zu arbeiten. Der Zoomregler Durch Ziehen des Zoomreglers können Sie den Inhalt einer Arbeitsmappe in verschiedenen Vergrößerungsstufen anzeigen. Die aktuell eingestellte Zoomstufe wird neben dem Zoomregler eingeblendet. Tipp Klicken Sie im Zoomregler auf bzw., um die Zoomstufe schrittweise zu verkleinern bzw. zu vergrößern. Weisen Sie darauf hin, dass die gewählte Zoomstufe standardmäßig mit der Arbeitsmappe gespeichert wird. HERDT-Verlag 11

14 1 Excel kennenlernen 1.4 Das Register Datei - die Backstage-Ansicht Was ist die Backstage-Ansicht? Die Ansicht des Registers Datei wird auch als Backstage-Ansicht bezeichnet. Während alle anderen Register Befehle enthalten, um den Inhalt einer Arbeitsmappe zu bearbeiten bzw. zu gestalten, fasst das Register Datei die Befehle zusammen, die allgemein zum Verwalten einer Datei benötigt werden. Jedes Microsoft-Office-2010-Programm enthält im Menüband ganz links das Register Datei. Durch Klicken auf das Register wird die Backstage-Ansicht geöffnet. In dieser Ansicht finden Sie beispielsweise die Befehle zum Speichern, Öffnen, Drucken, zum Neuerstellen oder zum Senden einer Datei. Auch sind hier Informationen zur Datei wie der Name des Autors oder das letzte Speicherdatum zu finden. Führen Sie vor, dass die Arbeitsmappen-Eigenschaften über das Register "Datei", Kategorie "Informationen", eingesehen werden können und hierzu kein Windows-Explorer benötigt wird. Register Datei öffnet die Backstage-Ansicht Schaltflächen: öffnen beim Anklicken ein Fenster Kategorien: zeigen beim Anklicken im rechten Fensterbereich weitere Informationen bzw. Optionen an Schaltfläche: öffnet ein Dialogfenster, um allgemeine Programmeinstellungen vorzunehmen Schaltfläche: schließt beim Anklicken das Programm Die Backstage-Ansicht nimmt den ganzen Fensterinhalt ein, sodass Sie den Inhalt der Arbeitsmappe in dieser Ansicht nicht sehen und auch nicht bearbeiten können. Ist die Backstage-Ansicht aktiviert, stehen einige Befehle wie z. B. die Schaltflächen der Symbolleiste für den Schnellzugriff nicht zur Verfügung. Ergänzen Sie, dass durch erneutes Klicken auf das Register "Datei" ebenfalls zum zuvor gewählten Register zurückgekehrt werden kann. Tipp Klicken Sie das Register Start an oder drücken Sie È, um die Backstage- Ansicht wieder zu verlassen und zur Arbeitsmappe zurückzukehren. 12 HERDT-Verlag

15 1 Excel kennenlernen 1.5 Die Excel-Arbeitsmappe kennenlernen Wichtige Elemente einer Excel-Arbeitsmappe Jede neue Arbeitsmappe enthält standardmäßig drei leere Tabellenblätter, die Sie am unteren Rand im sogenannten Blattregister erkennen können. In einer neuen Arbeitsmappe ist zunächst immer das Tabellenblatt mit dem Namen Tabelle1 und markierter Zelle A1 zu sehen. Arbeitsblatt: Excel-Arbeitsmappe Die Teilnehmer können mit dieser Übung ihre Kenntnisse über die Bestandteile einer Excel- Arbeitsmappe testen. Namenfeld Bearbeitungsleiste Markierte Zelle Blattregister Neues Tabellenblatt einfügen Arbeitsmappe Tabellenblatt Namenfeld Bearbeitungsleiste Markierte Zelle Blattregister Eine Excel-Datei wird als Arbeitsmappe bezeichnet. Eine Arbeitsmappe enthält standardmäßig drei Tabellenblätter. Auf einem Tabellenblatt geben Sie die Daten (Zahlen und Texte) ein. Anschließend können Sie z. B. Berechnungen durchführen und die Daten analysieren. Als Tabelle wird in Excel ein zusammenhängender Bereich bezeichnet, in dem inhaltlich zusammengehörige Daten in Zeilen und Spalten angeordnet sind. Möchten Sie mehrere Tabellen erstellen, können Sie diese auf verschiedene Tabellenblätter aufteilen. Das Namenfeld zeigt die Adresse der gerade markierten Zelle bzw. den Namen eines markierten Objektes an. Die Bearbeitungsleiste dient zur Eingabe und Bearbeitung von Daten und Formeln. Die markierte Zelle, auch aktive Zelle genannt, ist durch einen schwarzen Rahmen gekennzeichnet. In die markierte Zelle können Sie Daten eingeben. Das Blattregister zeigt alle Tabellenblätter an, die in der Arbeitsmappe enthalten sind. Führen Sie eventuell vor, dass es möglich ist, das Arbeitsmappenfenster separat zu reduzieren oder in Teilbild- bzw. Vollbilddarstellung anzuzeigen. HERDT-Verlag 13