Excel Grundlagen. Sabine Spieß, Peter Wies. 1. Ausgabe, 7. Aktualisierung, Juli Trainermedienpaket EX2010_TMP

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1 Sabine Spieß, Peter Wies Excel 2010 Grundlagen 1. Ausgabe, 7. Aktualisierung, Juli 2013 Trainermedienpaket EX2010_TMP

2 I Excel Grundlagen Zu diesem Buch...4 Erste Schritte mit Excel 1 Excel kennenlernen...6 Trainerhinweise... I 1.1 Tabellenkalkulation mit Excel Excel starten und beenden Das Excel-Anwendungsfenster Befehle aufrufen Die Excel-Hilfe verwenden Schnellübersicht Übung Grundlagen der Tabellenbearbeitung...16 Trainerhinweise... II 2.1 Im Tabellenblatt bewegen Daten im Tabellenblatt eingeben Zellinhalte verändern und löschen Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe verändern Zellen markieren Arbeiten rückgängig machen Arbeitsblätter drucken Arbeitsmappen speichern und schließen Arbeitsmappen erzeugen und öffnen Schnellübersicht Übung Mit Formeln arbeiten...30 Trainerhinweise... III 3.1 Aufbau und Eingabe von Formeln Die Funktion SUMME Zellbezüge durch Zeigen in Formeln einfügen Formeln bearbeiten Schnellübersicht Übung Tabellenaufbau und -gestaltung 4 Die grundlegende Zellformatierung...36 Trainerhinweise...IV 4.1 Formatierungsgrundlagen Schriftarten und Schriftattribute festlegen Zellinhalte ausrichten Zeilenumbrüche und verbundene Zellen verwenden Rahmen und Linien nutzen Hintergrundfarbe bzw. -muster zuweisen Zahlen formatieren Schnelle Formatierungsmöglichkeiten Schnellübersicht Übungen Ausfüllen, Kopieren und Verschieben...52 Trainerhinweise...V 5.1 Wiederholen und automatisches Vervollständigen Verschieben und Kopieren mittels Drag & Drop Verschieben und Kopieren mittels Zwischenablage Die Ausfüllfunktion nutzen Relative, absolute und gemischte Bezüge verwenden Schnellübersicht Übungen Tabellenstruktur bearbeiten Trainerhinweise... VI 6.1 Spalten bzw. Zeilen aus- oder einblenden Spalten bzw. Zeilen einfügen oder löschen Zellen einfügen oder löschen Schnellübersicht Übungen...66 Funktionen 7 Mit einfachen Funktionen arbeiten Trainerhinweise... VII 7.1 Aufbau und Eingabe von Funktionen Auswahl einfacher Funktionen Die Funktionsbibliothek verwenden Fehler in Formeln finden Fehlerwerte in Formelzellen Die Formelüberwachung verwenden Schnellübersicht Übungen Spezielle Funktionen einsetzen Trainerhinweise... VIII 8.1 Verschachtelte Funktionen erstellen Aufbau und Einsatzgebiete der WENN-Funktion Verschachtelte WENN-Funktionen einsetzen Die Funktionen SVERWEIS und WVERWEIS Mathematische und statistische Funktionen nutzen Übungen Mit Datum und Uhrzeit arbeiten Trainerhinweise... IX 9.1 Datums- und Zeitangaben eingeben und formatieren Einfache Zeitberechnungen durchführen Mit Datums- und Uhrzeitfunktionen arbeiten Praktische Anwendungen Schnellübersicht Übung...98 Professionelle Darstellung von Daten und Tabellen 10 Diagramme erstellen und schnell gestalten Trainerhinweise... X 10.1 Grundlagen zu Diagrammen Diagramm mit einem bestimmten Diagrammtyp erstellen HERDT-Verlag

3 Inhalt I 10.3 Anordnung der Diagrammdaten vertauschen Größe und Position eines Diagrammobjekts ändern Diagramm auf ein Diagrammblatt verschieben Diagramm mit einem vorgefertigten Layout gestalten Diagramm mit einer Diagrammformatvorlage gestalten Daten mit Sparklines veranschaulichen Schnellübersicht Übungen Diagramme bearbeiten Trainerhinweise... XI 11.1 Diagrammelemente markieren und bearbeiten Diagrammelemente formatieren Diagramme beschriften Datenreihen bzw. Datenpunkte beschriften Inhalt/Formatierung von Beschriftungselementen ändern Diagrammdarstellung bzw. -struktur ändern Diagramme drucken Schnellübersicht Übung Spezielle Gestaltungsmöglichkeiten nutzen Trainerhinweise... XII 12.1 Bedingte Formatierung nutzen Bestimmte Zellen abhängig von Bedingungen formatieren Werteverteilung mit bedingter Formatierung darstellen Was sind Formatvorlagen? Mit Formatvorlagen arbeiten Benutzerdefinierte Zahlenformate nutzen Formatcodes nutzen Datenüberprüfung bei der Eingabe vornehmen Tabellen mit Kommentaren versehen Schnellübersicht Übungen Tabellen und Arbeitsmappen 13 Tabellen mit individuellen Einstellungen drucken Trainerhinweise... XIII 13.1 Die Druckseiten kontrollieren Grundlegende Seitenlayouteinstellungen vornehmen Erweiterte Druckeinstellungen festlegen Seitenumbrüche definieren Kopf- und Fußzeilen verwenden Spalten- und Zeilentitel festlegen Schnellübersicht Übung Arbeitsmappen effektiv nutzen Trainerhinweise... XIV 14.1 Mit Arbeitsmappen arbeiten Arbeitsblätter verschieben und kopieren Anzeige der Arbeitsblätter festlegen Zellbezüge auf andere Tabellenblätter verwenden Zellbezüge auf andere Arbeitsmappen nutzen Hyperlinks nutzen Arbeitsmappen schützen Arbeitsblätter und Zellen schützen Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Schnellübersicht Übungen Mustervorlagen/Arbeitsmappen verwalten Trainerhinweise... XV 15.1 Was sind Mustervorlagen? Dokumenteigenschaften festlegen bzw. entfernen Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen Arbeitsmappen in unterschiedlichen Excel-Versionen einsetzen Schnellübersicht Übung Besondere Techniken 16 Daten sortieren und filtern Trainerhinweise... XVI 16.1 Tabellen nach Zellinhalten sortieren Tabellen nach Formatierungen sortieren Den AutoFilter verwenden Vordefinierte Filterkriterien im AutoFilter verwenden Die Liste des AutoFilters nutzen Nach Formatierungen filtern Schnellübersicht Übung Große Tabellen bearbeiten Trainerhinweise... XVII 17.1 Schnell bestimmte Zellen markieren Tabellen zoomen Arbeitsmappenfenster in Ausschnitte teilen Zeilen und Spalten fixieren Die Rechtschreibprüfung verwenden Bestimmte Zellinhalte suchen und ersetzen Schnellübersicht Übung Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 Excel Grundlagen Zu diesem Buch Mit dem Trainerband können Sie sich als Trainer schnell und grundlegend in Excel 2010 einarbeiten bzw. Ihre Kenntnisse vertiefen. Damit Sie den Trainerband effizient im Unterricht einsetzen können, besitzt er den gleichen Inhalt, das gleiche Layout und identische Seitennummerierungen wie das Buch der Kursteilnehmer. Darüber hinaus enthält der Trainerband eine Fülle an nützlichen Trainerhinweisen, die Sie bei der Durchführung und Gestaltung Ihres Unterrichts unterstützen. Ergänzend dazu stellen wir Ihnen ein umfangreiches Medienpaket zum kostenlosen Download zur Verfügung. Darin finden Sie viele hilfreiche Materialien wie Folien, Handouts, Beispieldateien und weitere Übungen. Am Anfang jedes Kapitels finden Sie eine Doppelseite mit speziellen Trainerhinweisen (Angabe der Unterrichtsdauer und der mitgelieferten Medien und methodisch-didaktische Hinweise). Bei der angegebenen Unterrichtsdauer wird die Bearbeitung der zusätzlichen Übungen nicht berücksichtigt. Innerhalb der Kapitel finden Sie am Seitenrand Angaben zum Einsatz zusätzlicher Unterrichtsmedien. Sie vermitteln den Teilnehmern die Programmfunktionen anhand handlungsorientierter Arbeitsanleitungen, die sie Schritt für Schritt direkt am Computer umsetzen können. Damit die Teilnehmer schnell zum Ziel kommen, wird in diesem Buch in der Regel nur eine Variante, einen Befehl auszuführen, vorgestellt. In den Trainerhinweisen finden sich jedoch häufig Erläuterungen zu alternativen Methoden, die Sie nach Bedarf in den Unterricht einbringen können. An jedem Kapitelende befindet sich die Schnellübersicht, in der die Teilnehmer schnell noch einmal nachschlagen können, wie die im Kapitel beschriebenen Programmfunktionen aufgerufen werden. Zur Festigung des Stoffes werden am Ende der Kapitel praxisorientierte Übungen angeboten. Die entsprechenden Übungs- und Ergebnisdateien sowie Beispieldateien finden Sie im Download. Darüber hinaus können Sie die im Download mitgelieferten Materialien wie Arbeitsblätter, Handouts, Folien und weitere Beispieldateien nach Bedarf einsetzen. Verwendete (Software-)Einstellungen Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf einer Erstinstallation des Programms Microsoft Excel 2010 unter dem Betriebssystem Windows 7 Ultimate (bei gewähltem Design WINDOWS 7 - BASIS), den Standardeinstellungen des Programms, einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixel. Wenn Sie eine andere Bildschirmauflösung eingestellt haben, kann das Aussehen der Fenster von den Abbildungen im Buch abweichen. 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Auszeichnungen im Text KAPITÄLCHEN kennzeichnen Namen von Programmelementen (z. B. Register START). GROSSBUCHSTABEN kennzeichnen Menü-/Kontextmenüpunkte (z. B. KOPIEREN). Kursivschrift kennzeichnet Ordnernamen und Links (z. B. Ordner Dokumente). Arbeitsschritte,, ( ) Übungsschritte Die Symbole am Seitenrand bedeuten hilfreiche Zusatzinformation Praxistipp Warnhinweis Unterrichtsmedien in Form von Arbeitsblättern Folien Handouts Beispieldateien für den Trainer Die Symbole in den Übungen bedeuten leichte Übung mittelschwere Übung schwierige Übung Nachhaltig lernen mit Medien von HERDT Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, besuchen Sie doch einmal unseren Webshop: Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

6 1 Excel Grundlagen 1 Excel kennenlernen Trainerhinweise Unterrichtsdauer und Medien Abschnitt Mitgelieferte Medien 1.1 Tabellenkalkulation mit Excel 10 min Folie 2 Folie Excel starten und beenden 5 min Folie Das Excel-Anwendungsfenster 5 min Befehle aufrufen 10 min Folie Die Excel-Hilfe verwenden 5 min A1_Hilfetext_suchen Folie Schnellübersicht Übung 10 min A2_Anwendungsfenster Gesamtzeit 45 min Methodisch-didaktische Hinweise Voraussetzungen Bei diesem Buch wird vorausgesetzt, dass die Teilnehmer mit dem Betriebssystem Windows vertraut sind. Das bedeutet, sie beherrschen den Umgang mit der Startschaltfläche, der Taskleiste und können den Windows-Explorer problemlos bedienen. Befehlsvarianten vorstellen In Excel 2010 gibt es meist mehrere Möglichkeiten, einen Befehl auszuführen. In diesem Buch werden die Varianten beschrieben, die allgemein als die zweckmäßigsten gelten. Sie können jedoch auch andere Möglichkeiten vorstellen, sodass sich die Teilnehmer die Variante aneignen können, mit der sie persönlich am besten arbeiten können. Abschnitt 1.1 Vorteile der Tabellenkalkulation (S. 6 und S. 7) Die Folie 2 zeigt zwei Beispiele für Excel-Tabellen und ein Diagramm. Erklären Sie anhand der Folie 3 einige Vorteile von Excel. Abschnitt 1.2 Verschiedene Möglichkeiten, Excel zu starten (S. 7) Zeigen Sie den Teilnehmern, dass es noch weitere Methoden gibt, Excel zu starten. Die Folie 4 zeigt die Variante über die Startschaltfläche - ALLE PROGRAMME. I-1 HERDT-Verlag

7 Excel kennenlernen - Trainerhinweise 1 Excel beenden (S. 8) Zeigen Sie das Dialogfenster, das eingeblendet wird, falls beim Schließen von Excel eine Arbeitsmappe in der aktuellen Version noch nicht gespeichert wurde. Erinnern Sie die Teilnehmer daran, dass beim Beenden der Arbeit am Computer sowohl Excel als auch das Betriebssystem immer ordnungsgemäß beendet werden sollten. Abschnitt 1.3 Bestandteile des Anwendungsfensters (S. 8) Erläutern Sie kurz, dass alle Fenster unter Windows typische Elemente wie Minimier-, Vollbild-, Teilbild und Schließfeld besitzen. Zeigen Sie, dass alle Fenster der Office-2010-Programme gleich aufgebaut sind und immer eine Symbolleiste für den Schnellzugriff und ein Menüband besitzen. Abschnitt 1.4 Das Menüband erläutern (S. 10) Erklären Sie den Teilnehmern, wie das Menüband aufgebaut ist. Erläutern Sie insbesondere die Bedeutung der Backstage-Ansicht (Register DATEI). Führen Sie vor, dass mithilfe des Maus-Scrollrades zwischen den Registern gewechselt werden kann (mit dem Mauszeiger auf ein Register zeigen und am Scrollrad drehen). Anschließend können Sie zeigen, dass durch Drücken der A-Taste die Register auch mit Tastenkombinationen aktiviert werden können. Unterschiedliche Wege zum Aufrufen von Befehlen (S. 10) Erläutern Sie mit der Folie 5, dass es meist mehrere Wege gibt, einen Befehl auszuführen, und es der Vorliebe des Anwenders überlassen ist, welche Vorgehensweise gewählt wird. Abschnitt 1.5 Tipps zur Formulierung von Suchanfragen (S. 12) Bei der Suche ist die richtige Wahl des Suchbegriffs sehr wichtig. Es kann jedoch sein, dass der Nutzer nicht weiß, wie ein bestimmtes Programmelement heißt. Sie können empfehlen zu testen, ob eine Infobox erscheint, wenn im Programm mit der Maus auf das betreffende Objekt gezeigt wird. In der Infobox wird in der Regel der Name des Objekts angezeigt. Erwähnen Sie dass Groß-/Kleinschreibung bei der Eingabe einer Frage keine Rolle spielt, dass Tippfehler bei der Eingabe einer Frage nicht erkannt werden (z. B. Formle statt Formel) und somit keine passenden Ergebnisse gefunden werden. Die Symbole des Hilfefensters (S. 13) Die Symbole können Sie anhand der Folie 6 erläutern. Die Online-Hilfe (Office.com) (S. 14) Sie können zusätzlich erläutern, dass bei der Online-Hilfe die Startseite der Hilfe anders aussieht, die Hilfethemen umfangreicher sind und ständig aktualisiert werden. Nach Erläuterung des Abschnitts können Sie das Arbeitsblatt A1_Hilfe_aufrufen austeilen. HERDT-Verlag I-2

8 1 Excel Grundlagen 1 Excel kennenlernen In diesem Kapitel erfahren Sie welche Vorteile die Tabellenkalkulation mit Excel bietet wie Sie Excel starten und beenden welche Elemente das Excel-Anwendungsfenster enthält wie Sie in Excel Befehle aufrufen wie Sie die Excel-Hilfe nutzen 1.1 Tabellenkalkulation mit Excel Was versteht man unter Tabellenkalkulation? 2 In einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel können Sie Daten (Zahlen, Text) in Tabellen eingeben und formatieren. Die Daten lassen sich anschließend beispielsweise mit Formeln (Berechnungsanweisungen) auswerten oder als Diagramm anschaulich grafisch darstellen. Spaltenbuchstabe Zelle B7 Zeilennummer Beispiel für eine Excel-Tabelle mit Diagramm Eine Tabelle ist - ähnlich einem Schachbrett - in einzelne Felder (Zellen) aufgeteilt. Jede Zelle kann innerhalb der Tabelle durch ihre Koordinaten bzw. ihren Zellbezug (Spalten- und Zeilenbezeichnung) genau lokalisiert werden. In der oberen Tabelle wird z. B. in Spalte B, Zeile 7 der Gesamtumsatz der Filialen angezeigt. Die entsprechende Zelle besitzt folglich den Zellbezug B7.G Worin besteht der Vorteil einer Tabellenkalkulation? 3 In einer Tabellenkalkulation können Sie durch die Eingabe von Formeln Berechnungen durchführen. In der abgebildeten Tabelle wird in Zelle B4 die Summe der gefahrenen Kilometer mit der Formel = ermittelt. Formel mit festen Werten 6 HERDT-Verlag

9 Excel kennenlernen 1 Sie können die Berechnungen variabel halten, indem Sie innerhalb der jeweiligen Formeln anstelle fester Werte die Zellbezüge der Zellen angeben, in denen sich die gewünschten Werte befinden. Die Ergebnisse der Formeln werden dann von Excel automatisch neu berechnet, wenn die Werte in den betreffenden Zellen nachträglich geändert werden. Variable Berechnung mithilfe von Zellbezügen Im oberen Beispiel wird die Summe der gefahrenen Kilometer in Zelle B4 mit der Formel =B1+B2+B3 berechnet. Wenn die Werte in den Zellen B1, B2 oder B3 geändert werden, passt Excel das Ergebnis in Zelle B4 automatisch den geänderten Werten an. Aufbau einer Excel-Datei Eine Excel-Datei wird als Arbeitsmappe bezeichnet. Diese besteht aus einzelnen Arbeitsblättern - ähnlich einem Schnellhefter, der mit einzelnen Seiten gefüllt ist. Arbeitsblätter können z. B. Tabellenblätter oder Diagrammblätter sein. Sie können die Arbeitsblätter in der Arbeitsmappe löschen, umbenennen, kopieren, verschieben oder durch weitere Blätter ergänzen. Auch die Reihenfolge der Arbeitsblätter lässt sich nachträglich verändern. Tabellenblätter Tabellenblätter einer Excel-Arbeitsmappe 1.2 Excel starten und beenden Excel über die Startschaltfläche starten Klicken Sie auf die Startschaltfläche, um das Startmenü zu öffnen. Geben Sie im Suchfeld die Anfangsbuchstaben des Programmnamens ein (ex) und wählen Sie in der anschließend eingeblendeten Liste den Eintrag MICRO- SOFT EXCEL Wenn Sie Excel das erste Mal starten, wird möglicherweise das Dialogfenster WILLKOMMEN BEI MICROSOFT OFFICE 2010 eingeblendet. Hier können Sie entscheiden, welches Dateiformat die Office-Programme beim Speichern standardmäßig nutzen sollen. Aktivieren Sie in diesem Dialogfenster das Optionsfeld OFFICE OPEN XML-FORMATE. Hierdurch stellen Sie sicher, dass sämtliche Excel-Funktionalitäten und Dateiinhalte beim Speichern einer Arbeitsmappe erhalten bleiben. HERDT-Verlag 7

10 1 Excel Grundlagen Wurde Excel auf Ihrem Rechner schon einmal ausgeführt, befindet sich im linken Bereich des Startmenüs gegebenenfalls ein entsprechender Eintrag, über den sich das Programm schnell starten lässt. Excel beenden Klicken Sie auf das Schließfeld in der rechten oberen Ecke des Excel-Anwendungsfensters. Falls eine oder mehrere geöffnete Arbeitsmappen nicht in ihrer aktuellen Version gespeichert sind, können Sie diese Dateien auf Rückfrage (Dialogfenster) speichern. 1.3 Das Excel-Anwendungsfenster Bestandteile des Anwendungsfensters Nach dem Start des Programms wird das Excel-Anwendungsfenster angezeigt. Dieses enthält sowohl Excel-spezifische Elemente als auch Windows-Standardelemente (z. B. Bildlauffelder zum Scrollen in Tabellenblättern). Symbolleiste für den Schnellzugriff Register Bereich mit Minimierfeld, Vollbild-/Teilbildfeld, Schließfeld (Arbeitsmappenfenster/Anwendungsfenster) Menüband Namenfeld Aktive Zelle Bearbeitungsleiste Aktuelles Tabellenblatt Bildlauffeld Blattregister Statusleiste Ansichtssteuerung Zoomregler Je nach gewählter Bildschirmauflösung und eventuell bereits geänderten Einstellungen in Excel kann das Anwendungsfenster von der hier gezeigten Abbildung abweichen. 8 HERDT-Verlag

11 Excel kennenlernen 1 Übersicht über die Excel-Bildschirmelemente Menüband Symbolleiste für den Schnellzugriff Namenfeld Bearbeitungsleiste Hier und in der aktiven Zelle können Sie Daten eingeben und bearbeiten. Arbeitsmappenfenster Tabellenblatt Blattregister Ansichtssteuerung Sämtliche Befehle des Programms lassen sich über das Menüband aufrufen. Das Menüband ist in verschiedene Register (bzw. Registerkarten) unterteilt, in denen die jeweiligen Befehle nach Kategorien geordnet zur Verfügung stehen. Hier können Sie häufig benötigte Befehle (z. B. zum Speichern einer Datei) schnell durch Anklicken des entsprechenden Symbols ausführen. Die Auswahl an Symbolen, die in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt werden, lässt sich individuell festlegen. Im Namenfeld wird der Zellbezug der aktiven Zelle angezeigt. Es lässt sich beispielsweise nutzen, um schnell zu einer bestimmten Zelle auf dem Tabellenblatt zu wechseln. Wenn Sie Excel starten, ist bereits eine leere Arbeitsmappe in einem eigenen Fenster (Arbeitsmappenfenster) innerhalb des Anwendungsfensters geöffnet. Sie können das Arbeitsmappenfenster separat reduzieren, in Teilbild- oder Vollbilddarstellung anzeigen und schließen. Eine Arbeitsmappe enthält standardmäßig drei Tabellenblätter, auf denen Sie Daten eingeben und Berechnungen durchführen können. Die Tabellenblätter besitzen den Namen TABELLE und eine fortlaufende Nummerierung (z. B. TABELLE1). Die Namen der Arbeitsblätter werden im Blattregister angezeigt. Über das Blattregister können Sie ein anderes Arbeitsblatt anzeigen oder neue Tabellenblätter einfügen. Hier können Sie schnell zwischen den verschiedenen Ansichten von Excel wechseln (Normalansicht, Seitenlayoutansicht, Umbruchvorschau ). Zoomregler Durch Ziehen des Zoomreglers nach rechts bzw. links können Sie die Anzeige einer Tabelle vergrößern oder verkleinern. Statusleiste Hier erhalten Sie nützliche Hinweise, z. B. zum aktuellen Programmstatus. Über das Kontextmenü der Statusleiste lässt sich bestimmen, welche Informationen in diesem Bereich angezeigt werden. Allgemeine Programmeinstellungen von Excel (z. B. Einstellungen zur verwendeten Standardschriftart) können Sie im Dialogfenster EXCEL-OPTIONEN festlegen. Die hier vorgenommenen Einstellungen gelten für alle künftigen Arbeitssitzungen mit Excel. Das Dialogfenster öffnen Sie, indem Sie auf das grün gefärbte Register DATEI klicken und die anschließend im linken Fensterbereich eingeblendete Schaltfläche OPTIONEN betätigen. HERDT-Verlag 9

12 1 Excel Grundlagen Merkmale von Tabellenblättern Sie können Ihre Tabellen auf verschiedenen Tabellenblättern erstellen. Mehrere Tabellenblätter lassen sich in einer einzigen Arbeitsmappe speichern. Vorhandene Tabellenblätter Aktives Tabellenblatt Tabellenblätter im Blattregister Zwischen Tabellenblättern wechseln Tabellenblätter umbenennen Neue Tabellenblätter einfügen Klicken Sie im Blattregister auf den Tabellenblattnamen. Klicken Sie doppelt auf den Tabellenblattnamen. Geben Sie einen neuen Namen ein (maximal 31 Zeichen) und bestätigen Sie mit der Ü-Taste. Klicken Sie im Blattregister auf das Symbol. Excel fügt hinter den vorhandenen Arbeitsblättern ein neues Tabellenblatt ein. 1.4 Befehle aufrufen 5 Das Menüband nutzen Das Menüband bietet Ihnen Zugriff auf sämtliche Befehle von Excel, die Sie über die dortigen Elemente (z. B. über Symbole) aufrufen können. Register Gruppe Die einzelnen Register des Menübands enthalten Zusammenstellungen von Befehlen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. So lässt sich beispielsweise über die im Register SEITENLAYOUT enthaltenen Elemente das Layout einer Arbeitsmappe festlegen. Die Elemente eines Registers sind in Gruppen angeordnet. Viele Gruppen besitzen das Symbol, mit dem Sie ein Dialogfenster mit weiteren Befehlen öffnen können. Wenn Sie das grün gefärbte Register DATEI anklicken, wird die sogenannte Backstage- Ansicht geöffnet, in der Sie unter anderem die grundlegenden Befehle zum Erstellen, Speichern oder Drucken von Arbeitsmappen aufrufen können. Bei aktiviertem Register DATEI wird die Statusleiste ausgeblendet und die Elemente der Symbolleiste für den Schnellzugriff stehen nicht zur Verfügung. Während Sie bestimmte Arbeiten in Excel durchführen (z. B. Diagramme bearbeiten), blendet das Programm sogenannte Kontexttools ein, über die Ihnen am rechten Rand des Menübands zusätzliche Register zur Verfügung stehen. Zusätzliche Register Möchten Sie, dass vom Menüband lediglich die Register angezeigt werden, klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Anwendungsfensters auf das Symbol. Um die ursprüngliche Anzeige wiederherzustellen, klicken Sie auf das Symbol. 10 HERDT-Verlag

13 Excel kennenlernen 1 Das Kontextmenü verwenden Durch Klicken mit der rechten Maustaste können Sie das Kontextmenü öffnen. Je nachdem, in welchen Bereich des Anwendungsfensters oder des Tabellenblattes Sie mit der rechten Maustaste klicken, enthält das Kontextmenü verschiedene Befehle zur aktuellen Auswahl. Wenn Sie beispielsweise in einer Zelle das Kontextmenü aufrufen, stellt Ihnen Excel die wichtigsten Befehle zusammen, die Sie auf die Zelle anwenden können. Zusätzlich wird die sogenannte Minisymbolleiste eingeblendet, über die sich schnell verschiedene Formatierungsbefehle wählen lassen. Klicken Sie hingegen mit der rechten Maustaste auf ein Symbol des Menübands, können Sie dieses Symbol über das eingeblendete Kontextmenü zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Kontextmenü einer Zelle Sie können auch vor dem Aufruf des Kontextmenüs ein bestimmtes Objekt markieren (z. B. ein Diagramm), um spezielle Befehle zu diesem Objekt einzublenden. Mit Optionsschaltflächen arbeiten Mit den sogenannten Optionsschaltflächen (= "intelligente Etiketten") stellt Excel eine Möglichkeit zur Verfügung, kontextbezogene Befehle schnell auszuführen. Die Optionsschaltflächen erscheinen meist automatisch in der Tabelle, nachdem eine bestimmte Aktion durchgeführt wurde. Wenn Sie beispielsweise eine neue Zeile in eine Tabelle eingefügt haben, blendet Excel die Optionsschaltfläche ein. Durch Anklicken der Schaltfläche lässt sich ein Pull-down-Menü öffnen, in dem Sie entscheiden können, ob für die neue Zeile die Formatierung der benachbarten Zeilen übernommen werden soll oder nicht. Pull-down-Menü einer Optionsschaltfläche Optionsschaltflächen sind nur in der Bildschirmanzeige sichtbar und werden nicht gedruckt. 1.5 Die Excel-Hilfe verwenden Schnell die gewünschten Hilfetexte finden Über das Suchfeld im Hilfefenster können Sie während der Arbeit mit Excel schnell nach Erläuterungen für Begriffe und Aktionen suchen. So können Sie sich beispielsweise darüber informieren, wie Sie eine neue Arbeitsmappe erstellen können. Um einen Hilfetext aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor: 1 Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Anwendungsfensters auf das Symbol oder betätigen Sie die Funktionstaste!. Das Hilfefenster mit der Hilfe-Startseite wird geöffnet. HERDT-Verlag 11

14 1 Excel Grundlagen Symbolleiste Die Hilfe-Startseite Tragen Sie im Suchfeld einen oder mehrere Begriffe ein, nach denen Sie suchen möchten. Bestätigen Sie mit der Ü-Taste oder mit der Schaltfläche SUCHEN. Die entsprechenden Hilfethemen werden eingeblendet. Liste der gefundenen Hilfethemen Klicken Sie auf das blau dargestellte Hilfethema, das Sie lesen möchten. Der zugehörige Hilfetext wird eingeblendet. 12 HERDT-Verlag

15 Excel kennenlernen 1 Im oberen Bereich des Hilfefensters wird meist eine Kurzbeschreibung zum gewählten Hilfethema angezeigt. Umfangreiche Hilfetexte besitzen eine Inhaltsübersicht, über deren Einträge Sie direkt zu den betreffenden Abschnitten wechseln können. Die Symbolleiste des Hilfefensters nutzen Sie möchten 6 zwischen aufgerufenen Hilfethemen wechseln erneut die Startseite der Hilfe anzeigen Klicken Sie auf das Symbol, um zum vorherigen, oder auf das Symbol, um zum nächsten Thema zu wechseln. Klicken Sie auf das Symbol. den Hilfetext drucken Klicken Sie auf das Symbol. Klicken Sie im eingeblendeten Dialogfenster auf die Schaltfläche DRUCKEN. das Hilfefenster nicht im Vordergrund anzeigen Klicken Sie auf das Symbol. Klicken Sie anschließend in Ihre Excel-Tabelle. Das Hilfefenster wird ausgeblendet und kann über das Fragezeichensymbol in der Windows-Taskleiste wieder eingeblendet werden. Durch Anklicken des Symbols wird das Hilfefenster wieder im Vordergrund angezeigt. Im Hilfefenster über das Inhaltsverzeichnis auf Informationen zugreifen Sie sollten das Inhaltsverzeichnis der Hilfe nutzen, wenn Sie nicht wissen, welche Begriffe Sie im Suchfeld der Hilfe eingeben müssen, um die gewünschten Hilfetexte aufzurufen; Sie sich über einen kompletten Themenbereich informieren möchten. HERDT-Verlag 13